Det kan gå snabbt att genomföra projekt. Innan du vet ordet av blir ett enkelt byggprojekt ett collage av mindre projekt, till exempel design, utgrävning, grundarbete och marknadsföring. Du får mer kontroll över dina projekt genom att skapa mindre projekt i Project och sedan länka dem till en enda Project-fil för att visa var de passar in i huvudprojektet.
Artikelinnehåll
- Översikt över huvudprojekt
- Arbeta med underprojekt i ett huvudprojekt
- Hur resurser påverkas när du kombinerar filer
- Andra sätt att kombinera filer
Översikt över huvudprojekt
Tänk på ett överordnat projekt som en samling konsoliderade projekt som visar en hierarki mellan flera relaterade projekt. Projekt som infogas i ett huvudprojekt kallas för delprojekt.
När du infogar ett underprojekt skiljer sig en liten projektikon från sammanfattningsaktiviteter som är en del av huvudprojektet.
I huvudprojektet visas underprojekt som sammanfattningsaktiviteter som du enkelt kan ordna i en disposition.
Klicka på plustecknet bredvid ett underprojekt för att visa underprojektets aktiviteter.
Varje delprojekt representerar en fas eller annan funktionsgrupp i huvudprojektet.
När du infogar ett underprojekt i huvudprojektet länkas de två projekten till varandra, och du kan visa all information i underprojektet från huvudprojektet.
När du uppdaterar ett underprojekt från huvudprojektet uppdateras det även i dess källfil. Om du bara måste kombinera filer för att skapa en rapport eller skriva ut en vy med kombinerad projektinformation kan du också konsolidera dem tillfälligt i en vy.
När du skapar ett huvudprojekt och underprojekt kan du bryta ned ett stort projekt och delegera dess delar till nödvändiga personer. När man tilldelar delprojekt på det här sättet lägger tilldelningen av delprojekt på det här sättet ansvar på dem som utför arbetet och en kombination av auktoritet och ansvarsskyldighet. När det gäller Project kan det vara bra att skapa delprojekt i ett huvudprojekt för att projektledare ska få tillgång till och kontroll över sina delar av schemat.
För att avgöra om du ska dela upp ett stort projekt i ett huvudprojekt och underprojekt ska du tänka på följande:
- Ditt projekt är mycket stort och detaljerat. Om projektet innehåller fler än några hundra aktiviteter kan det bli lättare att hantera det genom att dela upp det i underprojekt. Om vissa delar av projektet innehåller arbete som är mer detaljerat än andra kan det vara bra att göra om dessa delar till underprojekt så att de flesta användare bara ser en sammanställd beskrivning av underprojektet, men intressenter kan visa den mer detaljerat. En enda fil är nästan alltid det snabbare alternativet, men att kunna fokusera på bara en del av projektet kan vara värt kompromissen.
- Din organisation är inte centraliserad. I en decentraliserad eller distribuerad organisation ger ett huvudprojekt och delprojekt medarbetarna mer kontroll över sitt eget arbete än vad en centraliserad projektfil har.
- Du vill effektivisera organisationens planeringsmetoder. Om lägre chefer ansvarar för och vet vilka aktiviteter som behövs i projektet kan det vara bättre att låta dem planera sina gruppers arbete och sedan konsolidera sina projektfiler till ett huvudprojekt. Om uppifrån och ned-planering är normen kanske du vill ordna om den ursprungliga planen i delprojekt när den implementeras, så att enskilda projektledare eller grupper har tillgång till och kontroll över sina egna scheman.
- Du arbetar med flera projekt. Projektledare kan ha en uppsättning projekt som de arbetar med hela tiden, oavsett om projekten är relaterade till varandra eller inte. I stället för att öppna dem ett i taget kan du öppna alla delprojekt samtidigt som du öppnar huvudprojektet. Den här metoden gör det också enklare att generera rapporter om flera projekt. Om projekten är relaterade till varandra kan projektledaren skapa aktivitetssamband mellan aktiviteter i olika projekt. Om du skapar samband mellan projekt blir det lättare för olika projektledare att se hur andra projektledares arbete påverkar deras scheman.
- Vissa projekt är underordnade andra. Du kan återge hierarkin i flera projekt på ett korrekt sätt genom att infoga olika projekt i andra filer. Den resulterande strukturen av delprojekt bör återspegla gruppmedlemmarnas prioriteringar och ansvarsområden, liksom det inbördes förhållandet mellan aktiviteter i olika områden och den övergripande deadlinen.
- Flera personer kan ändra i projektet. Under idealiska förhållanden ägs, hanteras och ändras en projektfil av en enda projektledare. Men ofta är ett projekt en del av ett större program som högre chefer kan behöva hantera. Projektgruppmedlemmar kan fokusera på sitt arbete genom att visa det som en separat fil, och projektledaren som styr huvudprojektet kan samordna varje underprojektgrupps schema.
Det kan vara bra att låta huvudprojektets milstolpar utgöra drivkrafter för milstolparna i varje delprojektgrupp för att schemana ska samordnas mot en tidsgräns. Du kan koordinera milstolpar genom att skapa ett samband mellan milstolparna eller genom att kopiera och klistra in milstolpeuppgifterna från huvudprojektet till varje underprojekt. - Projektet har flera intressenter som bryr sig om olika delar av projektet. När personer vill titta på olika detaljer kan projektledare placera alla projektfiler på en server och anpassa olika vyer för olika intressenter. Samma projektfil kan användas som ett underprojekt i olika huvudprojekt för att anpassa den information som visas.
- Du vill att dina delprojekt ska vara skrivskyddade. Du kan behålla ytterligare kontroll över delar av ett projekt genom att flytta aktiviteter till ett underprojekt och begränsa åtkomsten till nyckelpersoner.
- Du vill analysera den kritiska linjen för varje fas utöver det övergripande projektet. Varje enskilt projekt innehåller en kritisk linje. När du konsoliderar flera projekt till ett huvudprojekt blir det lättare att se helheten som flera kritiska linjer i huvudprojektet, samtidigt som separata kritiska linjer för varje delprojekt behålls.
Läs mer
- Skapa ett överordnat projekt genom att länka projekt
- Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)
Arbeta med underprojekt i ett huvudprojekt
När du infogar ett underprojekt i ett huvudprojekt representeras underprojektet som en sammanfattningsaktivitet i aktivitetslistan och en projektikonindikator visas i fältet Indikatorer . Delprojektet har indrag på dispositionsnivån för den rad där du infogar det, men du kan dra in eller ut det precis som med andra aktiviteter. Eftersom underprojektet representeras som en sammanfattningsaktivitet kan du inte redigera sammanfattningsinformationen, men du kan expandera dispositionen för att visa underprojektets aktiviteter och redigera projektinformationen i huvudprojektfilen.
Obs
Den formatering som du har använt för sammanfattningsaktiviteter eller Gantt-staplar i ett underprojekt visas inte i huvudprojektet. Formateringsinformation lagras i varje fil och måste tillämpas separat på huvudprojektet.
När du sparar huvudprojektet sparas även ändringar i underprojektet i underprojektets källfil. Om du vill arbeta direkt i källfilen utan att öppna huvudprojektfilen uppdateras ändringar i underprojektets källfil automatiskt i huvudprojektfilen.
Obs
Om du inte längre behöver synkronisera huvudprojektet och underprojektet kan du ta bort länken mellan dem. Om sedan ändringar görs i antingen underprojektet eller huvudprojektet ändras inte den andra filen.
Läs mer
Hur resurser påverkas när du kombinerar filer
När du konsoliderar filer till en huvudprojektfil förblir resurserna för båda filerna separata, precis som aktiviteterna i ett underprojekt finns kvar i underprojektet. Du kan ändra resursinformation i huvudprojektet och ändringarna replikeras i underprojektets källfil. Du kan visa alla resurser i huvudprojektet och underprojekt tillsammans i vyn Resurslista , men du kan inte tilldela en resurs till något annat projekt än det underprojekt som den kom från.
Obs
Om samma resurser används i flera underprojekt förekommer dubbletter av resursnamn eftersom resurserna inte är kombinerade. Men om du vill tilldela resurser i olika delprojekt och lösa dubbletter av resursnamn kan du kombinera dem i en resurspool och göra dem tillgängliga för de andra filerna.
Andra sätt att kombinera filer
Med huvudprojekt och underprojekt kan du skapa en hierarki av projekt som återspeglar förhållandet mellan dem och, i vissa fall, strukturen i din organisation. Men det kan finnas andra anledningar till att konsolidera projektfiler. Du kanske till exempel vill kombinera dem tillfälligt för en snabb genomgång eller för utskrift.
Konsolidera orelaterade filer
Använd konsoliderade filer om du har flera filer som du vill kombinera i ett fönster, oavsett om filerna är relaterade eller inte. Om du kombinerar orelaterade filer i ett konsoliderat projekt blir det enklare att visa information från flera projekt i olika vyer och att skriva ut dem. Du kan konsolidera projektfiler om du måste hålla reda på många pågående projekt, till exempel när du utvecklar olika produkter samtidigt. Du kan sortera och gruppera efter produktnamn, projektdeadlines och chefer för att hitta och utvärdera den specifika information du behöver. Du kan till exempel skriva ut en Gantt-schemavy som innehåller alla dina projekt.
Skapa en arbetsyta
Ett alternativ till att konsolidera projekt är att skapa en arbetsyta med enskilda projektfiler, där var och en öppnas i ett eget fönster. Använd en arbetsyta om du ofta arbetar med samma projektfiler och inte vill konsolidera dem till ett enda stort projekt.
När du öppnar filerna och sedan sparar dem som en arbetsyta sparas filerna och deras aktuella inställningar i en enda arbetsytefil. När du sedan öppnar arbetsytefilen öppnar du alla inkluderade filer på en gång. Varje projekt har en egen knapp i Aktivitetsfältet, vilket gör det enkelt att växla från ett projekt till ett annat.
Om du vill skapa en arbetsyta markerar eller öppnar du projektfilerna och väljer sedan Spara>arbetsyta.