Project Online: Rekommendationer för att hantera risker

En del av naturlandskapet i varje projekt är riskfyllt – viss osäkerhet som kommer från att inte veta hur framtida händelser kommer att utvecklas när du och din grupp implementerar projektet. Om du vill förhindra att projektet spårar ur på grund av ett olyckligt inträffar eller till och med en oväntad möjlighet, kan du utveckla en riskhanteringsplan för projektet och spåra den i Project Web App via din Project Online-prenumeration.

I det här avsnittet

• Vad är riskhantering och hur relaterar det till projektledning?
• Metodtips för riskhantering för projekt
• Registrera och spåra risker i Project Online

Vad är riskhantering och hur relaterar det till projektledning?

En risk är en osäkerhetsnivå som kan ha en negativ effekt på projektet. Vanligtvis tänker vi på risker när det gäller dåliga saker som kan hända, till exempel en orkan som försenar ett byggprojekt. Risker kan dock också vara positiva och leda till större möjligheter, till exempel en marknadsföringskampanj så framgångsrik att kundernas svar överbelastar företagets webbplats.

Riskhantering är alltså processen för att identifiera och planera för risker som potentiellt kan påverka projektet när det gäller omfattning, aktiviteter, schema, kostnader, resurser, kvalitet och så vidare. Här är några exempel:

• Produkten eller tjänsten under utveckling beror på ny teknik som inte är helt testad.
• Underleverantörer och andra resurser kanske inte är tillgängliga när du behöver dem.
• Leveranser från leverantörer kan bli försenade.
• En okänd konkurrent kan få sin version av produkten eller tjänsten till marknaden först.
• Byggandet är planerat under vintern, då snöiga förhållanden kan orsaka förseningar.
• Vaga projektkrav kan orsaka omfattningskrypning.
• Det finns en brant inlärningskurva för de programvaruverktyg som används i projektet.

Överst på sidan

Metodtips för riskhantering för projekt

I det här avsnittet beskrivs tekniker som hjälper dig att definiera riskhanteringsplanen för projektet.

Identifiera riskerna

Nedan beskrivs hur du och din grupp kan identifiera projektrisker. Kom ihåg att överväga positiva risker, eller möjligheter, som kan uppstå.

• Ring projektgruppen för att identifiera risker. Ha en facilitator och en inspelare så att alla har en röst och alla risker fångas upp.
• Granska de större faserna i projektplanen med sikte på risker.
• Granska lärdomar från tidigare liknande projekt, titta på vad som gick fel i dessa projekt och avgöra om det kan hända i ditt nuvarande projekt. Titta också på vad som gick särskilt bra och se om någon av dessa var överraskningar som kan vara en positiv risk för ditt projekt.
• Gör en SWOT-analys för att undersöka styrkor, svagheter, möjligheter och hot mot projektet. Detta är ett annat bra sätt att se både positiva och negativa risker.
• Överväg riskkategorier som tekniska, externa, organisatoriska och projekthanteringsfaktorer. Tekniska aspekter kan omfatta projektkrav och komplexiteten eller tillförlitligheten hos den teknik som används i projektet. Externa faktorer kan vara underleverantörer och leverantörer, väder, kundbehov, marknaden och regeländringar. Organisationsrisker kan omfatta beroende av andra projekt, flera krav på samma resurser av olika projekt, konkurrens om finansiering eller ändrade strategiska prioriteringar. Projektledningsrisker kan omfatta noggrannheten i arbets- och kostnadsberäkningar eller metoder för att samla in status och spåra kostnader.
• Tänk på projekttriangeln (omfattning, tid och pengar) tillsammans med andra projektdrivare för risker. Vad kan påverka omfattning och aktiviteter? Vad kan hända med viktiga milstolpar och projektets slutdatum? Projektets budget och utgifter? Resurstillgänglighet och prestanda? Kvalitet?

Betygsätt riskerna

När du har fångat upp riskerna är det dags att betygsätt dem för sannolikhet och påverkan. För varje risk anger du antingen ett tal eller en procentsats som representerar sannolikheten för att den här risken ska realiseras.

För varje risk anger du också ett tal som representerar den betydelse eller inverkan som den här risken skulle ha om det hände. Du kan göra skalan till det som verkar mest användbar för dig, så länge du tillämpar den konsekvent på alla risker.

Multiplicera de två talen och du har din riskpoäng.

Prioritera riskerna

Ordna riskerna från högsta till lägsta riskpoäng för att se var du behöver mest fokus i din riskhanteringsplan. Här är ett exempel på en lista över risker som du kan skapa med Project Web App. Observera att de är i ordning från högsta till lägsta riskpoäng. Mer information finns i Registrera och spåra risker i Project Online senare i det här avsnittet.

När du söker igenom listan med prioriterade risker kommer du förmodligen att se naturliga grupper:

• Risker med högre resultat kräver ett planerat svar.
• Risker med måttliga resultat kräver ett beslut från fall till fall om huruvida de motiverar ett planerat svar.
• Risker med låga resultat kommer sannolikt inte att behöva ett planerat svar, men de är värda att besöka ibland under hela projektets livslängd för att se om förhållandena har ändrats för att ge dem högre prioritet.

Utveckla riskhanteringsplanen

Med dina poängsatta och prioriterade risker har du nu grunden för att utveckla riskhanteringsplanen för ditt projekt. Bestäm följande möjliga svar för var och en av de risker som du har beslutat att ditt team behöver hantera:

• Undvik risken. Om risken inte är värd att vara en del av projektet kan du eliminera den. Det kan till exempel vara klokare att ersätta en aktivitet eller resurs som medför en oacceptabelt hög risk med ett lämpligt alternativ.
• Överför risken till någon annans ansvar, till exempel en annan avdelning eller en leverantör. Andra exempel är försäkringar eller garantier. Kostnaden för överföring av risken måste vara mindre än vad du skulle uppleva om du behöll ansvaret för risken.
• Skapa en beredskapsplan för att förhindra att risken inträffar, eller för att minimera eller minimera effekten av risken om det händer. Det här är den del av riskhanteringsplanen som troligen kommer att göra mest arbete eftersom du skapar en alternativ plan tillsammans med utlösarpunkter som avgör när beredskapsplanen aktiveras.
• Acceptera risken. För vissa högriskrisker är det mer kostnadseffektivt att "ta risken" än att undvika, överföra eller minimera den.

Observera att planen för en enda risk kan innehålla ett eller flera av dessa svar. Du kan till exempel göra vad du kan för att förhindra att risken uppstår, men du kan också ha en plan för vad du skulle göra om det händer ändå.

När du bestämmer vilka av metoderna som ska användas bör du ta hänsyn till kostnaderna när det gäller pengar, tid och ansträngning. Du vill skapa en bra balans mellan att gå vidare med projektet och att undvika, förebygga eller planera för viktiga risker.

Tilldela en riskhanterare

Välj någon annan än projektledaren som ska vara den riskhanterare som ansvarar för att förutse risker under hela projektets livscykel. Denna individ bör vara någon som kan titta på projektet med en hälsosam skepsis om osäkerheter.

Riskhanteraren är också den som håller ett öga på utlösande punkter för beredskapsplaner, övervakar de lågprioritetsrisker och ser till att riskhanteringsplanen genomförs.

Uppmuntra gruppmedlemmar att rapportera risker

Alla gruppmedlemmar bör ha möjlighet att rapportera risker som de förutser i projektet. I Project Web App kan gruppmedlemmarna ta risker med sina tilldelade uppgifter och projekt. Det kan till och med vara en anonym riskrapporteringskanal om du tror att den kan få bättre resultat.

Överst på sidan

Registrera och spåra risker i Project Online

I Project Web App, som du har via din Project Online-prenumeration, kan du skapa riskdatabasen för projektet och kontinuerligt övervaka och uppdatera din riskhanteringsplan. I det här riskspårningssystemet kan du ange sannolikhet och prioritet, tilldela den till en teammedlem och ge den en tidsgräns. Gruppmedlemmar kan också visa och redigera risker i Project Web App.

Registrera en risk

1. Välj Projekt under Spåra ditt arbetepå startsidan för Project Online.
2. På sidan Projektcenter , under kolumnen Projektnamn , väljer du namnet på det projekt som du vill lägga till eller redigera en risk för.
3. Klicka på Risker i den vänstra rutan.
4. Klicka på nytt objekt på sidan Risker.
5. Fyll i formuläret som visas. De obligatoriska fälten är Rubrik, Sannolikhet och Påverkan. Ytterligare fält inkluderar Ägare, Tilldelad till, Kostnad, Beskrivning, Åtgärdsplan, Beredskapsplan och Utlösare. Fyll i alla andra fält som du har information för. Du kan alltid lägga till mer information senare.
   
6. Välj spara längst ned på sidan.

Ändra riskinformation

1. Välj Projekt under Spåra ditt arbetepå startsidan för Project Online.
2. På sidan Projektcenter , under kolumnen Projektnamn , väljer du namnet på det projekt som du vill lägga till eller redigera en risk för.
3. Klicka på Risker i den vänstra rutan.
4. På sidan Risker väljer du namnet på den risk du vill ändra.
5. Välj Redigera objekt ovanför formuläret som visas.
6. Ändra eller slutför något av fälten.
7. Om du vill bifoga en fil till riskposten väljer du Bifoga fil i gruppen Åtgärder på fliken Redigera. Välj Välj fil, navigera till och markera filen och klicka sedan på Öppna. Klicka på OK.
8. Välj spara längst ned på sidan.

Visa listan över risker i ett projekt

1. Välj Projekt under Spåra ditt arbetepå startsidan för Project Online.
2. På sidan Projektcenter , under kolumnen Projektnamn , väljer du namnet på det projekt som du vill lägga till eller redigera en risk för.
3. Klicka på Risker i den vänstra rutan.
4. På sidan Risker granskar du de risker som har angetts för det aktuella projektet.
5. Om du vill sortera i stigande ordning efter ett fält, till exempel Tilldelad till, Statusfält eller Exponering (produkten av sannolikheten efter effektfaktorer ), klickar du på kolumnrubriken. Om du vill sortera i fallande ordning klickar du på kolumnrubriken en andra gång.
   

Överst på sidan