Har du någonsin förväxlat en fas med en process? Eller en portfölj med en slutprodukt? Kanske inte, men terminologi för projektledning kan vara förvirrande, och den här artikeln kan hjälpa dig att reda ut det.
Artikelinnehåll
- Hitta rätt: faser, processer, portföljer och produkter
- Utdata: projektets slutprodukter
- Hur passar Microsoft Project in i ditt projekthanteringssystem?
- Har du inte fått nog? Vill du veta mer?
Hitta rätt: faser, processer, portföljer och produkter
Ett projekt är helt enkelt en uppsättning aktiviteter som utförs enligt ett schema och som ger någon form av resultat. Vissa projekt är fristående, utan koppling till annat arbete som pågår i en organisation. Å andra sidan är vissa projekt en del av större insatser, t.ex. faser, processer, program och portföljer.
Faser
Projekt kan schemaläggas i faser, så att flera projekt som relaterar till samma mål kan hanteras tillsammans. En välgörenhetsorganisation anordnar till exempel en insamling varje år. För att hantera alla projekt som är kopplade till funktionen grupperar de projekten i tre faser: Planering, Händelsedag och Uppföljning. Varje fas innehåller flera projekt.
| Fas | Projekt | Fasutgång |
|---|---|---|
| Planering |
|
Slutfört dokument för evenemangsplan |
| Evenemangsdag |
|
Händelsen körs som planerat |
| Follow-Up |
|
Färdigt obduktionsdokument |
Processer
Aktiviteterna i två olika projekt kan vara relaterade till varandra för att bilda en process. Anta till exempel att du har två projekt: ett innehåller de aktiviteter som krävs för att producera ett callcenter-biljettsystem och det andra innehåller de aktiviteter som krävs för att anställa och utbilda supportpersonal för ett callcenter.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Aktiviteter:
|
Aktiviteter:
|
|
Utdata: Biljettsystem för callcenter |
Utdata: Supportpersonal på callcenter |
Den kombinerade uppsättningen aktiviteter från de två projekten utgör en process för att inrätta ett callcenter. Processen har en utgång från ett fullt fungerande callcenter.
| Process |
|---|
Projekt 1-aktiviteter:
|
Projekt 2-aktiviteter:
|
|
Processens resultat: Fullt fungerande callcenter |
Program
Ett program är en grupp projekt som hanteras tillsammans för att på bästa sätt utnyttja deras relaterade status. Till exempel kan ett byggföretag som arbetar med en ny avstyckning hantera varje hus i avstyckningen som ett separat projekt. Genom att gruppera projekten i ett program för hela underavdelningen kan företaget enkelt se framstegen för underavdelningen som helhet och planera för att ta in resurser från tredje part, såsom betongbilar eller landskapsarkitekter.
| Program | Projekt |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portföljer
Vissa projektledare kan använda portföljer för att para ihop projekt och program med motsvarande strategiska affärsmål. Ett programvaruutvecklingsföretag har till exempel identifierat tre strategiska affärsmål: "Förnya branschen", "Utveckla säker programvara" och "Ge förstklassig kundsupport". Organisationen konfigurerar portföljer för vart och ett av dessa mål (innovation, säkerhet och support) och anpassar aktuella projekt och program inom dessa portföljer.
| Portfölj | Projekt och program |
|---|---|
| Innovation |
|
| Säkerhet |
|
| Support |
|
Utdata: projektets slutprodukter
Projekt, faser och processer producerar alla någon form av utdata, en så kallad slutprodukt. En slutprodukt är vanligtvis ett fysiskt objekt, till exempel ett dokument eller en färdig produkt. Leverabler kan vara produkter eller varor, men de kan också vara resultat eller tjänster. Följande tabell innehåller några exempel på dessa typer av slutprodukter.
| Typ av slutprodukt | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
| Produkt | Ett fysiskt objekt som är resultatet av ett projekt, en fas eller en process. Produkter kan vara fristående slutprodukter eller så kan de vara en del av en större slutprodukt. | Dokument, program, hus |
| Resultat | Utdata från ett slutfört projekt, en slutförd fas eller process. | Reviderad process för buggtriage, ny organisationsstruktur, riktlinjer för grönt byggande |
| Service | Ett resultat av ett projekt, en fas eller en process som gör det möjligt för en organisation att utföra en affärsfunktion. | Fullt fungerande callcenter, bemannat bord på en konferens, radiosändningstjänst |
Hur passar Microsoft Project in i ditt projekthanteringssystem?
Ett projektledningssystem syftar på den integrerade uppsättning processer, tekniker, metoder och verktyg som används för att schemalägga och spåra projekt. Microsoft Project är ett verktyg i det större projekthanteringssystemet. Projekt, som även kallas projektplaner, sparas som separata filer i Project 2010 och kan grupperas i större projekt, som faser, processer, program och portföljer.