Innehållstyper i SharePoint är nödvändiga för att hantera metadata och säkerställa konsekvens i hela organisationen. Allt innehåll i SharePoint skapas utifrån en innehållstyp. Den här guiden hjälper dig att förstå vad innehållstyp är och hur du skapar, publicerar och hanterar innehållstyper effektivt.
Vad är en innehållstyp?
En innehållstyp i SharePoint är en återanvändningsbar samling mallar, metadata (kolumner), arbetsflöden, beteenden och andra inställningar för en kategori av objekt eller dokument. En innehållstyp samlar ihop ett objekt och information om objektet. Objektet kan vara en av många olika typer av filer, ett dokument, en Excel-arbetsbok eller till och med en statusindikator för en förloppsrapport. Det kan också vara en lista eller en mapp. En innehållstyp associerar objektet med viktiga metadata eller annan information, till exempel en mall eller en bevarandeprincip. Det gör att du kan hantera inställningarna för en informationskategori på ett centraliserat, återanvändbart sätt.
Standardinnehållstyper och anpassade innehållstyper
SharePoint innehåller många inbyggda innehållstyper som standard. Du kan använda de fördefinierade innehållstyperna, som Tomt dokument eller Meddelande, utan ändringar, eller så kan du skapa anpassade innehållstyper som uppfyller din organisations unika krav.
Standardinnehållstyper
Här följer en kort lista med några standardinnehållstyper i SharePoint. Det finns många fler, som du kan se genom att titta på sidan Webbplatsinställningar på en SharePoint-webbplats.
- Dokumentinnehållstyper: Grundläggande sida, Dokument, Formulär, Länk och Wiki-sida
- Mappinnehållstyper: mapp, diskussion och sammanfattningsaktivitet
- Listinnehållstyper: Meddelande, Händelse, Kontakt, Problem, Länk, Reservationer, Uppgift med mera
Det här är bara några exempel på det breda utbudet av innehållstyper som finns tillgängliga. Följ de här stegen om du vill visa vilka standardtyper som är tillgängliga på din webbplats:
Visa alla standardinnehållstyper
Obs
Du måste ha minst en roll som webbplatsägare för att kunna se alla standardinnehållstyper på en SharePoint-webbplats.
- Markera listan som du vill arbeta med i Snabbstart eller välj Inställningar
- Välj Webbplatsinformation.
- Välj sedan Visa alla webbplatsinställningar.
- Välj webbplatsinnehållstyper under Web Designer Galleries.
- På sidan Galleri för innehållstyper visas innehållstyperna (t.ex. rapport, bild eller dokument), överordnad (t.ex. dokument, objekt eller multimediatillgång) och källa (vanligtvis din aktuella webbplats).
Information om hur de inbyggda innehållstyperna relaterar till varandra finns i SharePoint i Microsoft 365 standardinnehållstyphierarki.
Se Lägga till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek
Anpassade innehållstyper
Anpassade innehållstyper kan göra det lättare för användarna att vara konsekventa. Även om det finns många inbyggda innehållstyper kanske du vill skapa anpassade innehållstyper för din organisation. Varje organisation har unika krav och olika typer av innehåll. Det kan till exempel finnas formella kontrakt, rapporter, offerter, designspecifikationer, företagsprocedurer och så vidare. Du kan skapa separata innehållstyper för att hantera den variationen.
Innehållstyper kan definieras för nästan alla objekt i SharePoint. Detta omfattar dokument och andra filer, listobjekt, mediefiler och mappar. Du kan ange följande attribut för varje innehållstyp. De här attributen associeras automatiskt varje gång någon skapar ett nytt dokument eller annan fil med en viss innehållstyp.
- Dokumentmallen, om det är ett dokument
- Principer för informationshantering som anger kvarhållnings- och granskningsprinciper
- Kolumner (metadata) som är associerade med innehållet
- Arbetsflöden som objekt av den här innehållstypen kan använda
- Anpassade funktioner
Du kan till exempel definiera innehållstypen Försäljningskontrakt och lägga till den i biblioteket som din grupp använder. När någon sedan vill skapa en offert väljer de bara Försäljningskontrakt på menyn Nytt dokument .
En dokumentinnehållstyp som det här försäljningskontraktet kan ha följande attribut:
Mallen för dokumentet
Kolumner som är associerade med innehållet, där varje kolumn representerar ett metadataobjekt. I följande lista visas till exempel några vanliga dokumentmetadata:
- Säljare
- Kundföretag
- Inköpsordernummer
och så vidare ...
Ett krav på att automatiskt visa dokumentinformationspanelen och samla in den information som krävs varje gång en användare skapar en ny fil av den här typen
Inställningar för informationshantering som anger kvarhållningsprincipen, om den kan granskas och så vidare
Skapa egna innehållstyper
När du vill skapa en anpassad webbplatsinnehållstyp utgår du alltid från en befintlig innehållstyp, oavsett om du använder en befintlig kategori eller om du vill skapa en ny kategori. Du kan välja bland de fördefinierade webbplatsinnehållstyperna i galleriet för innehållstyper. Den nya webbplatsinnehållstypen ärver alla attribut från den överordnade innehållstypen, till exempel dokumentmallen, inställningen för skrivskydd och kolumner. När du har skapat det kan du ändra alla de här attributen. Du kanske vill använda en annan mall än den som anges i den överordnade mallen.
Följ de här stegen om du vill skapa en anpassad innehållstyp:
Skapa anpassade innehållstyper
- Markera listan som du vill arbeta med i Snabbstart eller välj Inställningar
- Välj Webbplatsinformation och välj sedan Visa alla webbplatsinställningar.
- Välj webbplatsinnehållstyper under Web Designer Galleries.
- På sidan Galleri för innehållstyp väljer du + Skapa innehållstyp.
- På panelen Skapa innehållstyp fyller du i Namn och Beskrivning för den anpassade innehållstypen.
- Välj Använda en befintlig kategori eller Skapa en ny kategori.
- Välj en överordnad under Överordnad innehållstyp, till exempel Innehållstyper för digitala resurser eller Innehållstyper för dokument. Listrutan ändras under den överordnade innehållstypen. Välj en mer specifik överordnad innehållstyp. Om du till exempel har valt Mappinnehållstyper kan du begränsa det till Diskussion, Mapp eller Sammanfattningsaktivitet i den här rutan.
- Välj Skapa.
Innehållstyppublicering
Innehållstyper definieras för en webbplats och gäller på den webbplatsen och dess underwebbplatser. Men ibland vill du använda en viss innehållstyp på flera webbplatser eller i flera webbplatssamlingar. Din organisation kan till exempel använda en standardmall för dokument som kräver standardiserade metadata. Eftersom du vill att alla användare i företaget ska använda den här innehållstypen för dokument är det bra att publicera i alla webbplatssamlingar. Eller så kanske teknikavdelningen skapar en innehållstyp för designspecifikationer och vill publicera den bara i teknikwebbplatssamlingarna.
Eftersom innehållstyper omfattar metadata, är innehållstyper och metadata mycket nära sammankopplade. En hanterad metadatatjänst i SharePoint gör det möjligt att publicera en innehållstyp på de webbplatser där den används. Webbplatser och webbplatssamlingar som ingår i den hanterade metadatatjänsten kallas för prenumerationswebbplatser.
En tjänst för hanterade metadata måste skapas och konfigureras explicit. För att inkludera innehållstyppublicering anger administratören en specifik webbplatssamling som ett nav. Anslutna program och webbplatssamlingar kan prenumerera på innehållstyperna i hubben. Genom att konfigurera hanterade metadatatjänster gör du det möjligt att centralt hantera innehållstyper. Innehållstyper skapas på navplatsen och eventuella uppdateringar kan distribueras automatiskt till prenumerantwebbplatserna.
Mer information om publicering av innehållstyper finns i Publicera en innehållstyp från ett nav för innehållspublicering .