Använd mallen Access-kontaktdatabas för att hålla reda på namn, adresser, telefonnummer och annan information. Med den här nya versionen av en populär Access-mall kan du också kategorisera varje kontakt, skicka e-postmeddelanden och skapa kartor över adresser.
Vill du watch en video om hur du använder den här mallen? Läs den här artikeln Använda databasmallen Kontakter.
Obs!: Databasmallen Kontakter har uppdaterats under de senaste åren. De här anvisningarna gäller den senaste versionen av mallen som kan laddas ned. Om stegen nedan inte stämmer överens med vad du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.
Kom igång
I den här artikeln beskrivs de grundläggande stegen för att använda mallen Kontaktdatabas.
Förbereda databasen för användning
-
När du först öppnar databasen visas välkomstformuläret i Access. Om du vill förhindra att formuläret visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa välkommen när databasen öppnas .
Stäng välkomstformuläret för att börja använda databasen.
-
Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.
Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Avgöra om en databas ska vara betrodd.
Lägga till kontakter från Microsoft Outlook
Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till kontakter från programmet utan att behöva ange informationen på nytt.
-
Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Kontaktlista.
-
I dialogrutan Välj namn som ska läggas till väljer du namnen som du vill lägga till i databasen.
-
Klicka på Lägg till och sedan på OK.
Sök efter en kontakt
I rutan Snabbsökning kan du snabbt hitta en kontakt i formuläret Kontaktlista .
-
Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning i formuläret Kontaktlista och tryck sedan på RETUR.
Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till den fullständiga listan klickar du på Rensa den aktuella sökningen. (Det är X i sökrutan.)
Visa eller dölja kolumner
I formuläret Kontaktlista är vissa fält (kolumner) dolda som standard. Så här ändrar du vilka fält som ska visas:
-
Klicka på Visa/dölj fält.
-
Markera kryssrutan bredvid varje kolumn som du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner . Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.
Visa kontaktinformation
I formuläret Kontaktinformation kan du se och ange mer information om varje kontakt. Så här visar du formuläret Kontaktinformation:
-
Klicka på Öppna bredvid den kontakt som du vill se i formuläret Kontaktlista.
Lägga till en bild
I formuläret Kontaktinformation kan du lägga till en bild för kontakten.
-
Klicka på Redigera bild under bildramen.
-
Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.
-
Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil .
-
Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.
-
Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.
Obs!: Du kan bifoga flera filer till varje kontakt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.
Visa en karta över en kontakts adress
Om du har angett en gatuadress för kontakten i formuläret Kontaktinformation kan du visa en karta över den platsen:
-
Klicka på Klicka för att mappa.
Visa rapporter
Kontaktdatabasen innehåller två rapporter: Katalog och Telefonbok. Så här visar du en rapport:
-
I navigeringsfönstret, under Rapporter, dubbelklickar du på den rapport som du vill visa.
Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.
Ändra kontaktdatabasen
Du kan anpassa databasen Kontakter genom att lägga till ett nytt fält i tabellen Kontakter och sedan lägga till fältet i formuläret Kontaktlista och formuläret Kontaktinformation .
Lägga till ett fält i tabellen Kontakter
-
Stäng alla öppna flikar.
-
Dubbelklicka på tabellen Kontakter i navigeringsfönstret.
-
Bläddra till höger tills du ser kolumnen Lägg till nytt fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken och skriv in fältnamnet.
Första gången du anger data i kolumnen anger Access datatypen åt dig.
Lägga till ett fält i ett formulär
När ett fält har lagts till i en tabell kan du sedan lägga till det i ett formulär.
-
Högerklicka på formuläret i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy.
-
Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.
-
Dra önskat fält från fältlistan till formuläret.
