Använd Access-projekthanteringsdatabasen för att hantera projekt och tillhörande uppgifter och anställda. Du kan också söka efter och filtrera projektinformation, ange vanliga uppgifter och skicka eller ta emot data via e-postmeddelanden.
Obs!: Databasmallen Projekthantering har uppdaterats under de senaste åren. De här anvisningarna gäller den senaste versionen av mallen som kan laddas ned. Om stegen nedan inte stämmer överens med vad du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.
Använda databasen
I den här artikeln tar vi upp de grundläggande stegen för att använda databasmallen Projekt för skrivbordet.
Förbereda databasen för användning
Så här kontrollerar du att allt databasinnehåll är aktiverat:
-
Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.
Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Avgöra om en databas ska vara betrodd.
Lägg till anställda
För att börja använda databasmallen Projekt är det första steget att lägga till anställda, så att du har någon att tilldela projekt och uppgifter till. Använd den här proceduren om du vill lägga till anställda manuellt eller i nästa avsnitt för att lägga till anställda från dina Outlook-kontakter.
-
Klicka på Personallista i formuläret Projektlista.
-
Fyll i information om varje anställd i formuläret Personallista .
-
Om du vill ange mer detaljerad information om en anställd dubbelklickar du på den anställdes namn i formuläret Personallista och anger informationen i formuläret Personalinformation .
-
Klicka på Stäng för att återgå till formuläret Projektlista .
Lägga till kontakter från Microsoft Outlook
Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till anställda från det programmet utan att behöva skriva in informationen på nytt.
-
Klicka på Personallista i formuläret Projektlista.
-
Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Personallista.
-
I dialogrutan Välj namn som ska läggas till väljer du namnen som du vill lägga till i databasen.
-
Klicka på Lägg till och sedan på OK.
Lägga till ett nytt projekt
-
Klicka på Nytt projekt i formuläret Projektlista.
-
Fyll i information om projektet i formuläret Projektinformation och klicka sedan på Stäng.
Redigera ett befintligt projekt
-
Dubbelklicka på det projekt som du vill redigera i formuläret Projektlista .
-
I formuläret Projektinformation lägger du till eller redigerar informationen om projektet.
Lägga till en uppgift
-
Klicka på Lägg till aktivitet i formuläret Projektinformation.
-
Fyll i uppgiftens information i formuläret Uppgiftsinformation och klicka sedan på Stäng.
Det nya projektet visas i listan Projektaktiviteter i formuläret Projektinformation .
Redigera en uppgift
-
Klicka på fliken Projektaktiviteter i formuläret Projektinformation.
-
Dubbelklicka på den uppgift som du vill redigera.
-
Redigera uppgiftens information i formuläret Uppgiftsinformation och klicka sedan på Stäng.
Lägga till en gemensam uppgift
Vanliga uppgifter är uppgifter som ofta används i många olika projekt, till exempel budgetering eller utbildning. När du har angett en gemensam aktivitet kan den läggas till i alla projekt i Project-databasen utan att du behöver ange aktivitetsinformationen igen.
-
Klicka på Vanliga aktiviteter i formuläret Projektinformation.
-
Markera kryssrutan bredvid varje vanlig aktivitet som du vill lägga till i projektet. Lägg till nya vanliga uppgifter i slutet av listan.
-
Klicka på Stäng för att återgå till formuläret Projektinformation .
-
Filtrera projektlistan
I formuläret Projektlista kan du filtrera listan med projekt och spara dina favoritfilter för framtida användning.
-
Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.
-
Klicka på Spara filter.
-
Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret Filterinformation och klicka sedan på Stäng.
-
Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter eller klicka på (Rensa filter) för att ta bort filtret.
Visa information om projekt eller anställda
Med formulären Projektinformation och Personalinformation kan du visa och ange mer information om ett projekt eller en anställd. Så här visar du formuläret Projektinformation eller Formuläret Personalinformation :
-
Dubbelklicka på det objekt som du vill visa i formuläret Projektlista eller Anställningslista .
Lägga till bifogade filer
I formuläret Projektinformation , formuläret Uppgiftsinformation och formuläret Personalinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.
-
Dubbelklicka på fältet Bifogade filer i ett informationsformulär (dubbelklicka på bildikonen i formuläret Personalinformation).
-
Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.
-
Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil .
-
Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.
-
Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.
Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.
Visa rapporter
I databasen Projekt finns flera rapporter, bland annat Öppna projekt, Uppgiftsinformation, Adressbok för anställda med mera. Så här visar du en rapport:
-
I formuläret Projektlista väljer du den rapport som du vill visa i listan Rapporter .
Så här skriver du ut en rapport:
-
Klicka på Arkiv > Skriv ut.
Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.
