Använd mallen Databas för uppgiftshantering i Access för att spåra en grupp med arbetsobjekt som du eller din grupp behöver slutföra. Du kan också söka efter och filtrera uppgiftsinformation, visa eller dölja kolumner, skicka e-postmeddelanden och mappa uppgiftsägares adresser.
Vill du watch en video om hur du använder den här mallen? Läs den här artikeln Använda databasmallen Uppgiftshantering.
Obs!: Databasmallen Uppgiftshantering har uppdaterats under de senaste åren. De här anvisningarna gäller den senaste versionen av mallen som kan laddas ned. Om stegen nedan inte stämmer överens med vad du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.
Använda databasen
I den här artikeln tar vi upp de grundläggande stegen för att använda databasmallen Uppgiftshantering.
Förbereda databasen för användning
-
När du först öppnar databasen visas välkomstformuläret i Access. Om du vill förhindra att formuläret visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa välkommen när databasen öppnas .
Stäng välkomstformuläret för att börja använda databasen.
-
Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.
Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Avgöra om en databas ska vara betrodd.
Söka efter en uppgift eller kontakt
I rutan Snabbsökning kan du snabbt hitta en uppgift i formuläret Uppgiftslista eller en kontakt i formuläret Kontaktlista .
-
Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning och tryck sedan på RETUR.
Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till den fullständiga listan klickar du på Rensa den aktuella sökningen. (Det är X i sökrutan.)
Filtrera uppgiftslistan
I formuläret Uppgiftslista kan du filtrera listan med uppgifter och spara dina favoritfilter för framtida bruk.
-
Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.
-
Klicka på Spara filter.
-
Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret Filterinformation och klicka sedan på Stäng.
-
Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter eller klicka på (Rensa filter) för att ta bort filtret.
Visa eller dölja kolumner
I formuläret Uppgiftslista och formuläret Kontaktlista är vissa fält (kolumner) dolda som standard. Så här ändrar du vilka fält som ska visas:
-
Klicka på Visa/dölj fält.
-
I dialogrutan Ta fram kolumner väljer du bredvid varje kolumn som du vill visa. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.
Visa uppgifts- eller kontaktinformation
Med formuläret Uppgiftsinformation och formuläret Kontaktinformation kan du visa och ange mer information om ett objekt. Så här visar du formuläret Uppgiftsinformation eller formuläret Kontaktinformation :
-
Klicka på Öppna bredvid det objekt som du vill se i formuläret Uppgiftsinformation eller kontaktinformation.
Lägga till bifogade filer
I formuläret Uppgiftsinformation och formuläret Kontaktinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.
-
Klicka på Lägg till eller ta bort bifogade filer under bildramen i formuläret Uppgiftsinformation.
Klicka på Redigera bild under bildramen i formuläret Kontaktinformation.
-
Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.
-
Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil .
-
Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.
-
Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.
Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.
Lägga till kontakter från Microsoft Outlook
Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till kontakter eller uppgiftsägare från det programmet utan att behöva ange informationen på nytt.
-
Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Kontaktlista.
-
I dialogrutan Välj namn som ska läggas till väljer du namnen som du vill lägga till i databasen.
-
Klicka på Lägg till och sedan på OK.
Visa en karta över en kontakts adress
Om du har angett en gatuadress för kontakten i formuläret Kontaktinformation kan du visa en karta över den platsen:
-
Klicka på Klicka för att mappa.
Visa rapporter
Uppgiftsdatabasen innehåller flera rapporter, bland annat Aktiva uppgifter, Uppgiftsinformation, Kontaktadressbok med mera. Så här visar du en rapport:
-
I navigeringsfönstret, under Rapporter, dubbelklickar du på den rapport som du vill visa.
Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.
Ändra databasmallen Uppgiftshantering
Anpassa uppgiftsdatabasen genom att lägga till ett nytt fält i tabellen Uppgifter och sedan lägga till fältet i formuläret Uppgiftslista , formuläret Uppgiftsinformation och rapporten Uppgiftsinformation .
Lägga till ett fält i tabellen Uppgifter
-
Stäng alla öppna flikar.
-
Dubbelklicka på tabellen Uppgifter i navigeringsfönstret.
-
Bläddra till höger tills du ser kolumnen Lägg till nytt fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken och skriv sedan in fältnamnet.
Första gången du anger data i kolumnen anger Access datatypen åt dig.
Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport
När ett fält har lagts till i en tabell kan du sedan lägga till det i ett formulär eller en rapport.
-
Högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy.
-
Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Kontroller på fliken Format.
-
Dra önskat fält från fältlistan till formuläret eller rapporten.
