Filtrering är ett användbart sätt att bara visa de data som du vill visa i Access-databaser. Du kan använda filter för att visa specifika poster i ett formulär, en rapport, en fråga eller ett datablad, eller för att skriva ut endast vissa poster från en rapport, en tabell eller en fråga. Genom att använda ett filter kan du begränsa data i en vy utan att ändra designen för det underliggande objektet.
I den här artikeln
Hur filter är användbara
Eftersom vyn du får när du har använt ett filter bara innehåller poster med de värden som du har valt förblir resten av informationen dold tills du rensar filtret.
Obs!: Kolumner i datablad och kontroller i formulär och rapporter som är bundna till uttryck stöder inte filtrering.
Det finns flera typer av filter och vissa av dem är lätta att använda och ta bort. Access innehåller några vanliga filter som är inbyggda i varje vy. Tillgängligheten för filterkommandon beror på fältets typ och värden.
Om du till exempel vill visa poster för personer vars födelsedagar infaller under en viss månad klickar du på kolumnen Födelsedatum . Gå till fliken Start i gruppen Sortera & Filter , klicka på Filter och sedan på Datumfilter i dialogrutan och välj sedan den datumperiod som krävs.
1. Vilka filter som är tillgängliga beror på datatypen i den markerade kolumnen.
2. Alla datum i periodfiltret ignorerar dag- och årsdelen av datumvärdena.
I den här filtrerade vyn ser du bara de poster där månadsdelen av fältet Födelsedatum är inställd på april.
1. Filterikonen i kolumnrubriken och postnavigatorfältet anger att den aktuella vyn filtreras i kolumnen Födelsedatum.
2. När du håller muspekaren över kolumnrubriken i databladsvyn visas det aktuella filtervillkoret.
Obs!: När du använder ett filter på en kolumn som redan har filtrerats tas det föregående filtret bort automatiskt. Även om endast ett enda filter kan användas för ett fält i taget kan du ange olika filter för varje fält i vyn.
Om du till exempel vill se namnen på kontakter i Storbritannien vars födelsedagar infaller i april kan du filtrera tabellen Kontakter i fältet Land/Region och även på fältet Födelsedatum. När du filtrerar flera fält i en enda vy kombineras filtren med operatorn OCH, så här:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
Så här återgår du till ofiltrerad vy: Ta bort filtren. Om du tar bort ett filter tillfälligt tas det bort från vyn, så att du kan växla tillbaka till den ursprungliga ofiltrerade vyn.
Om du vill växla mellan de filtrerade och ofiltrerade vyerna: klicka på Växlingsfilter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Så här tar du bort ett filter permanent från en vy: Rensa filtret. Mer information om hur du rensar filter finns i avsnittet Rensa ett filter.
Filterinställningarna fortsätter att gälla tills du stänger objektet, även om du växlar till en annan vy av objektet. Med andra ord, om du filtrerar ett formulär i databladsvyn gäller filterinställningarna fortfarande även om du växlar till formulärvyn eller layoutvyn och fortsätter att gälla tills du stänger formuläret. Om du sparar objektet medan filtret används blir det tillgängligt nästa gång du öppnar objektet. Mer information om hur du sparar ett filter finns i avsnittet Spara ett filter i den här artikeln.
Välja och använda en filtertyp
Du kan välja mellan flera färdiga filter för en datatyp. Dessa filter är tillgängliga som menykommandon i följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport och Layout. Utöver dessa filter kan du också filtrera ett formulär eller datablad genom att fylla i ett formulär (kallas Filtrera efter formulär).
Om du vill ha mer flexibilitet och känner dig bekväm med att skriva uttryck kan du skapa egna filter med hjälp av alternativen på fliken Filtrera dokument.
Välj bland följande typer av filter:
Vanliga filter: Så här filtrerar du efter specifika värden eller ett intervall med värden.
Filtrera efter markering: Filtrera alla rader i en tabell som innehåller ett värde som matchar ett markerat värde på en rad genom att filtrera databladsvyn.
Filtrera efter formulär: Om du vill filtrera på flera fält i ett formulär eller datablad, eller om du försöker hitta en viss post.
Avancerat filter: Så här filtrerar du en typ där du definierar egna filtervillkor.
Obs!: Om du inte ser filterkommandona i någon av vyerna kan formulärets eller databasens designer ha inaktiverat filtreringen. Kontakta designern om du behöver mer hjälp.
Vanliga filter
Förutom OLE-objektfält och -fält som visar beräknade värden erbjuder alla fälttyper vanliga filter. Listan över tillgängliga filter beror på det valda fältets datatyp och värden.
Högerklicka på det fält som du vill filtrera. Om du vill filtrera på flera kolumner eller kontroller måste du antingen markera och filtrera varje kolumn eller kontroll separat eller använda ett avancerat filteralternativ. Mer information finns i avsnitten Filtrera efter formulär och Avancerade filter i den här artikeln.
Om du till exempel vill se de filter som är tillgängliga för fältet Födelsedatum klickar du på Filter i gruppen Sortera & Filter på fliken Start.
1. Om du vill filtrera efter specifika värden använder du listan med kryssrutor. I listan visas alla värden som visas i fältet.
2. Om du vill filtrera efter ett intervall med värden klickar du på något av dessa filter och anger de värden som krävs. Om du till exempel vill visa födelsedagar mellan dagens datum och slutet av året klickar du på Mellan och anger sedan lämpliga start- och slutdatum i dialogrutan Mellan . Om du vill se alla födelsedagar som infaller på ett visst datum klickar du på datumet så visas alla födelsedagar som infaller på det specifika datumet.
Det är viktigt att observera att värdena i ett datumfält påverkar listan med typspecifika filter. Om det senaste datumvärdet i ett datumfält infaller under de senaste två åren visas en längre, mer detaljerad filterlista. Om inget av datumen i ett fält är mindre än två år gammal visas den kortare filterlistan.
Obs!: Typspecifika filter är inte tillgängliga för fälten Ja/Nej, OLE-objekt och bifogade filer. Värdelistan är inte tillgänglig för long text-fält eller för fält som innehåller RTF.
Använda ett vanligt filter
-
Öppna en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postväljarens fält.
Tips: Om du vill ta bort alla filter för ett visst objekt klickar du på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klickar sedan på Radera alla filter.
-
Klicka någonstans i kolumnen eller kontrollen som motsvarar det första fältet som du vill filtrera och klicka på Filter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Så här använder du ett vanligt filter: Peka på Textfilter (eller Tal eller Datum) och klicka sedan på det filter du vill använda. Filter som Lika med och Mellan uppmanar dig att ange nödvändiga värden.
Tips: Vissa tecken, till exempel *, %, och ?, har en särskild betydelse när de anges i en filtertextruta. * representerar till exempel en teckensträng, så strängen a* matchar alla strängar som börjar med en, och inte bara den bokstavliga strängen a*. Om du vill bortse från den speciella innebörden av ett tecken omger du det med hakparenteser [], så här: a[*]. Databaser som använder ansi-89-standardbehandlingen *, ?, [, ], , -, och # som specialtecken. Databaser som använder standardbehandlingsfilen ANSI-92 %, _, [, ], ^och - som specialtecken. Du kan använda båda standarderna med Access, men du kan inte blanda de två standarderna (t.ex . ?a*) i ett visst uttryck..
Så här använder du ett filter baserat på fältvärden: Avmarkera kryssrutorna bredvid de värden som du inte vill filtrera på och klicka sedan på OK.
Om du vill filtrera efter ett eller bara ett fåtal värden i en lång lista avmarkerar du först kryssrutan (Markera alla) och väljer sedan de värden du vill använda.
Filtrera efter nullvärden (ett null-värde anger att det inte finns några data) i text-, tal- och datumfält: Avmarkera kryssrutan (Markera alla) i listan med kryssrutor och markera sedan kryssrutan bredvid (Tomma celler).
Filtrera efter markering
Om du vill visa alla rader i en tabell som innehåller ett värde som matchar värdet i en rad kan du snabbt filtrera databladsvyn genom att välja ett specifikt värde och sedan klicka på kommandot Markering . Listrutan visar tillgängliga filtreringsalternativ. De här alternativen varierar beroende på datatypen för det valda värdet. Ett annat sätt att komma åt markeringsfilteralternativen är att högerklicka på den specifika cellen.
Om till exempel värdet 1967-02-21 är markerat i fältet Födelsedatum går du till fliken Start , gruppen Sortera & filter och klickar på Markering för att visa filtret efter markeringskommandon och väljer sedan filtreringsalternativet.
Listan med kommandon beror också på hur mycket av värdet som är markerat. Om du till exempel bara markerar några av tecknen i värdet visas en annan lista med kommandon, beroende på vilken del av fältet du valde.
1. Filtrera med hjälp av början av ett fältvärde...
2. ... mitten av ett fältvärde...
3. ... eller slutet av ett fältvärde.
Obs!: Filtrering av en del av en markering är inte tillgängligt för flervärdesfält. Kommandot Markering är inte tillgängligt för bifogade filer.
Om du vill ta bort ett filter går du till fliken Start , gruppen Sortera & filter , klickar på Växlingsfilter eller på Avancerat och klickar på Radera alla filter.
Använda ett filter baserat på en markering
-
Öppna en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postväljarens fält.
-
Flytta till posten som innehåller det värde som du vill använda som en del av filtret och klicka sedan i kolumnen (i databladsvyn) eller kontrollen (i vyn Formulär, Rapport eller Layout).
Så här filtrerar du baserat på en del av markeringen. markera de tecken du vill använda, gå till fliken Start , gruppen Sortera & filter , klicka på Markering och klicka sedan på det filter du vill använda.
Filtrera efter formulär
Det här filtret är användbart när du vill filtrera på flera fält i ett formulär eller datablad, eller om du försöker hitta en viss post. Access skapar ett tomt formulär eller datablad som liknar det ursprungliga formuläret eller det ursprungliga databladet och sedan kan du fylla i så många fält som du vill. När du är klar hittar Access de poster som innehåller de angivna värdena.
Obs!: Du kan inte ange fältvärden för flervärdesfält med hjälp av filter efter formulär eller för fält med datatypen Lång text, Hyperlänk, Ja/Nej eller OLE-objekt, även om du kan ange värden för andra fält i postuppsättningen.
Om du till exempel vill hitta alla kundposter där kontaktpersonens rubrik är Ägare och den personen finns antingen i Portland eller Eugene öppnar du databladet eller formuläret Kunder och klickar på Avancerat i gruppen Sortera & Filter på fliken Start och sedan på Filtrera efter formulär.
Ange den första uppsättningen värden och klicka sedan på fliken Eller längst ned i databladet eller formuläret och ange sedan nästa uppsättning värden. Observera att om du vill att ett fältvärde ska fungera som ett filter oberoende av andra fältvärden måste du ange det värdet på fliken Leta efter och varje Eller-flik . Varje Eller-flik representerar en alternativ uppsättning filtervärden.
Så här visar du bara de poster som matchar indata: Klicka på Växla filter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Använda ett filter genom att fylla i ett formulär
-
Öppna en tabell eller fråga i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn.
-
Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postväljarens fält.
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Filtrera efter formulär på snabbmenyn.
-
Beroende på om du arbetar i databladsvyn eller i formulärvyn gör du något av följande:
Databladsvy: Klicka på den första raden i kolumnen som du vill filtrera på, klicka på pilen som visas och välj sedan ett värde. Om du vill lägga till ytterligare värden klickar du på fliken Eller längst ned i databladet och väljer ett annat värde.
Formulärvy: Klicka på pilen som visas i kontrollen och välj ett värde som du vill filtrera efter. Om du vill lägga till ytterligare värden klickar du på fliken Eller längst ned i formuläret och väljer ett annat värde.
Tips: Du kan inte ange fältvärden för flervärdesfält med hjälp av filtret efter formulär, men du kan ange värden för ett fält som inte är flervärdesfält i postuppsättningen.
-
Om du vill ange en lista med möjliga värden för ett fält använder du operatorn eller . Ange till exempel "Portland" eller "Oregon" i fältet Ort för att filtrera efter poster som innehåller något av värdena.
-
Om du vill filtrera baserat på status för en kontroll, till exempel en kryssruta eller knapp, klickar du på kontrollen så att den är i det tillstånd du vill ha. Om du vill återställa kontrollen till en neutral position, så att den inte används som ett villkor för filtrering av poster, kontrollerar du att den inte är tillgänglig (visas nedtonad).
-
Om du vill filtrera efter poster som har null (saknas), icke-null, tomma (tomma eller "") eller ifyllda värden skriver du Är Null, Är Inte Null, "" eller Inte "" i fältet.
-
-
Om du till exempel vill ange två alternativa uppsättningar villkor för att bara visa namnen på kontakter vars LandRegion-värde är USA och vars födelsedagar infaller i april, kan du göra något av följande:
-
Om du vill hämta alla poster som uppfyller någon av flera uppsättningar villkor anger du villkoret genom att ange den första uppsättningen villkor, klicka på fliken Eller och sedan ange nästa uppsättning villkor. Observera att om du vill att ett fältvärde ska fungera som ett filter oberoende av andra fältvärden måste du ange det värdet på fliken Leta efter och varje Eller-flik . Med andra ord representerar fliken Leta efter och varje Eller-flik en alternativ uppsättning filtervärden.
-
Observera också att varje gång du lägger till ett fältvillkor på fliken Eller skapas en annan Eller-flik i Access. På så sätt kan du ange flera "eller"-villkor. Filtret returnerar alla poster som innehåller alla värden som anges på fliken Leta efter , eller alla värden som anges på den första fliken Eller , eller alla värden som anges på den andra fliken Eller och så vidare.
-
Om du vill ta bort ett filter och visa alla poster klickar du på Växla filter igen.
Om du vill ändra ett filter efter formulär klickar du på Avancerat och sedan på Filtrera efter formulär igen. Den aktuella filtervillkorsuppsättningen visas.
Avancerat filter
Ibland kanske du vill använda ett filter som är en avancerad filtertyp och du kan behöva skriva filtervillkoret själv. Till exempel för att hitta poster som innehåller datum som inträffar under de senaste sju dagarna eller de senaste sex månaderna.
För att använda de avancerade filtren krävs skrivuttryck. Uttryck liknar formler i Excel och de villkor som du anger när du utformar en fråga.
Ett exempel på var du kan använda ett avancerat filter är att hitta namnen på de kontakter vars födelsedagar inträffat under de senaste sju dagarna. När du har använt ett avancerat filter kan du ytterligare begränsa resultatet till dem vars land/region är USA.
Använda ett avancerat filter
-
Öppna en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att Inget filter är nedtonat i fältet för postnavigatorn (är inte tillgängligt). Om postnavigatorfältet inte visas klickar du på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klickar sedan på Radera alla filter (om Rensa alla filter är nedtonat finns det inga filter som gäller).
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
-
Lägg till fälten som du vill filtrera efter i rutnätet.
-
Ange ett villkor på raden Villkor för varje fält. Villkoren används som en uppsättning och endast poster som matchar alla villkor på raden Villkor visas. Om du vill ange alternativa villkor för ett enskilt fält skriver du det första villkoret på raden Villkor och det andra villkoret på raden Eller och så vidare.
Tips:
-
Hela uppsättningen villkor på raden Eller används som ett alternativ till villkorsuppsättningen på raden Villkor . Alla villkor som du vill ska tillämpas för båda villkorsuppsättningarna måste skrivas på både raden Villkor och raden Eller . Klicka på Växla filter för att visa de filtrerade raderna.
-
Ett bra sätt att lära sig att skriva villkor är att använda ett vanligt filter eller ett filter baserat på val som ger ett resultat som ligger nära det du letar efter. När filtret används för vyn visar du sedan fliken Filtrera objekt
-
Specialkommandon på fliken Filtrera dokument
Du kan använda två specialkommandon på fliken Filtrera dokument. När du högerklickar någonstans ovanför designrutnätet på fliken är kommandona Läs in från fråga och Spara som fråga tillgängliga på snabbmenyn.
Kommandot Läs in från fråga läser in utformningen av en markerad fråga i rutnätet. På så sätt kan du använda frågevillkoren som filtervillkor.
Med kommandot Spara som fråga kan du spara filterinställningarna som en ny fråga.
Ta bort eller använda ett filter igen
Om du vill växla till den ofiltrerade vyn med data tar du bort filtren genom att klicka på Filtrerat i postnavigatorns fält för att återgå till den fullständiga vyn.
När du tar bort de aktuella filtren tas filtren bort tillfälligt från alla fält i vyn. Om du till exempel först använder filter i fälten Land/Region och Födelsedatum och sedan tar bort filtren visas alla poster igen.
Om du vill återanvända de senaste filtren klickar du på Ofiltrerad i postbläddringsfältet .
Radera ett filter
Rensa ett filter när du inte längre behöver det. Om du tar bort ett filter tas det bort från vyn och du kan inte längre återanvända det genom att klicka på Ofiltrerad i statusfältet. Du kan ta bort ett enda filter från ett enda fält eller ta bort alla filter från alla fält i vyn.
-
Så här tar du bort ett enda filter från ett enda fält: Högerklicka på den filtrerade kolumnen eller kontrollen och klicka sedan på Rensa filter från fältnamn.
-
Så här tar du bort alla filter från alla fält: Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Radera alla filter på snabbmenyn.
Spara ett filter
Det kan vara bra att spara ett filter om du kommer att använda det igen. Filterinställningarna som gäller vid den tidpunkt då du stänger en tabell, fråga, formulär eller rapport sparas automatiskt tillsammans med objektet och de är tillgängliga för återanvändning. Men som standard tillämpas inte filterinställningarna automatiskt när du öppnar objektet nästa gång.
För att säkerställa att de aktuella filtren tillämpas automatiskt när du nästa gång öppnar en tabell, fråga, formulär eller rapport, från objektets egenskapssida, anger du objektets FilterOnLoad-egenskap till Ja. Egenskapen FilterOnLoad används nästa gång du öppnar objektet. När du ändrar den här inställningen måste du stänga objektet och öppna det igen för att kunna använda den nya inställningen.
Obs!: Egenskapsinställningen FilterOnLoad används bara när objektet läses in. Om du anger den här egenskapen för ett objekt i designvyn och sedan växlar till en annan vy tillämpas inte inställningen. Du måste stänga och öppna objektet igen för att ändringarna i egenskapsinställningen FilterOnLoad ska börja gälla..
