Som standard kan du skriva ut rapporter som inte innehåller några poster. Du kan lösa problemet genom att använda ett makro eller En VBA-kod (Microsoft Visual Basic for Applications) för att identifiera avsaknaden av poster i en rapport och sedan avbryta utskriften. Anvisningarna i den här artikeln förklarar hur du använder båda teknikerna.
Vad vill du göra?
Du vill antagligen avbryta utskriften av en rapport när den inte innehåller några poster. Om du till exempel börjar sälja en ny produkt kommer det sannolikt att finnas en tidsperiod där du ännu inte har registrerat någon försäljning. Du bör därför överväga möjligheten att vissa av rapporterna kanske inte innehåller några detaljposter och att mängdfunktioner, till exempel funktionen Antal , kanske inte har något att räkna. Om du vill hantera en sådan förekomst smidigt kan du skapa ett makro som avbryter utskriftsjobbet. Du kan också lägga till några rader med noggrant placerad VBA-kod för att göra samma sak. VBA är det programmeringsspråk som Access använder.
Du lägger till antingen makrot eller VBA-koden i rapportens På ingen Data-händelseprocedur . Access utlöser händelsen Vid inga data när du kör en rapport som inte har några poster. Makrot och VBA-koden som beskrivs i den här artikeln visar ett lämpligt meddelande och avbryter utskriften av rapporten när rapporten inte innehåller några data. När du lägger till ett makro eller VBA-kod i händelseproceduren Vid inga data körs makrot eller VBA-koden när du öppnar en rapport som inte innehåller några poster. När du klickar på OK för att stänga ett varningsmeddelande stängs även den tomma rapporten. När du lägger till makrot eller VBA-koden i rapporten öppnas inte en tom rapport när du försöker visa den i rapportvyn eller layoutvyn – men du kan öppna rapporten i designvyn.
Använda ett makro för att avbryta utskriften
Makrot som beskrivs i det här avsnittet visar ett varningsmeddelande när du försöker skriva ut en tom rapport. När du klickar på OK för att stänga meddelanderutan avbryts utskriftsåtgärden automatiskt i makrot. Om du inte tar med ett varningsmeddelande visas det som om ingenting händer när du försöker skriva ut rapporten – något som förmodligen förvirrar användarna av rapporten.
Skapa makrot
-
Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka på Designvy.
-
På fliken Design går du till gruppen Visa/dölj och klickar på Egenskapssida.
-eller-
Dubbelklicka på rutan i det övre vänstra eller högra hörnet av rapporten, beroende på nationella inställningar och språkinställningar.
-
Klicka på fliken Händelse och sedan på
Dialogrutan Välj bygge visas.
-
Klicka på Makroverktyget och sedan på OK.
Makrodesignern startar och visar ett tomt makro.
-
I listrutan med makroåtgärder i fönstret för makrodesign väljer du Meddelanderuta i listan.
-
i rutan Meddelande skriver du texten för aviseringsmeddelandet.
Du kan till exempel ange följande: Det finns inga poster att rapportera.
-
Du kan också ändra argumentvärdet i rutan Ljudsignal från Ja till Nej och i listan Typ välja den typ av ikon som du vill ska visas i aviseringsmeddelandet.
-
I rutan Rubrik skriver du rubriken för aviseringsmeddelandet.
Du kan till exempel ange Inga poster.
-
Välj listrutan med makroåtgärder under instruktionen Meddelanderuta och välj sedan AvbrytHändelse.
-
Klicka på Spara i gruppen Stäng på fliken Design.
-
Klicka på Stäng i gruppen Stäng på fliken Design. Om ett varningsmeddelande visas och du tillfrågas om du vill spara ändringar i makrot och rapportegenskapen klickar du på Ja, stänger rapporten, sparar ändringarna om du uppmanas till det och fortsätter med nästa steg för att testa det.
Testa makrot
-
Högerklicka på rapporten som innehåller makrot i navigeringsfönstret och klicka på Skriv ut. Beroende på vilka alternativ du har valt visas ett varningsmeddelande i Access.
När du klickar på OK för att stänga meddelandet stoppas utskriftsåtgärden AvbrytHändelse . Eftersom du inte har angett någon annan händelse (till exempel att öppna rapporten för visning) stängs rapporten.
Använda VBA-kod för att avbryta utskrift
VBA-koden som beskrivs här fungerar ungefär som makrot som beskrevs i föregående avsnitt– det visar ett varningsmeddelande när du öppnar en tom rapport och sedan avbryter utskriftsåtgärden när du stänger aviseringsmeddelandet.
Lägga till VBA-kod
-
Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka på Designvy.
Obs!: För att slutföra den här proceduren använder du en rapport som inte innehåller några poster.
-
På fliken Design går du till gruppen Visa/dölj och klickar på Egenskapssida.
-eller-
Dubbelklicka på rutan i det övre vänstra eller högra hörnet av rapporten, beroende på nationella inställningar och språkinställningar.
-
Klicka på fliken Händelse och sedan på
Dialogrutan Välj bygge visas.
-
Klicka på Kodverktyget och sedan på OK.
Visual Basic Editor startas och en tom händelseprocedur visas.
-
Skriv följande kod i Visual Basic Editor så att den Report_NoData proceduren ser ut ungefär så här när du är klar:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
När du är klar klickar du på Arkiv och sedan på Spara.
-
Klicka på Arkiv och sedan på Stäng och återgå till Microsoft Access.
-
Stäng den öppna rapporten och klicka sedan på Ja för att bekräfta att du har sparat den.
-
Högerklicka på rapporten som du just ändrade i navigeringsfönstret och klicka på Skriv ut. Beroende på vilka alternativ du har valt visas ett varningsmeddelande i Access.
I den Report_NoData proceduren används funktionen MsgBox för att visa knappen Det finns inga poster för att rapportera meddelanden och en OK-knapp . När du klickar på OK instruerar raden "Cancel=True" i proceduren Access att avbryta rapporten. Avbryt är ett argument som automatiskt skickas till händelseproceduren och alltid kontrolleras av Access när händelseproceduren är klar.
