Använd dialogrutan Samla in data med e-postalternativ för att visa och ändra de alternativ som styr hur Access bearbetar svar på ett e-postmeddelande för datainsamling. Inställningarna gäller för alla framtida svar på det e-postmeddelande som är markerat eller som genereras.
Observera att de ändringar du gör i de här inställningarna inte påverkar de svar som redan finns i din Outlook-postlåda.
Så här visar du dialogrutan
-
Öppna databasen som innehåller meddelandet som du vill ändra alternativen för.
-
Klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data.
-
I dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden markerar du det meddelande som du vill ändra inställningarna för och klickar sedan på Meddelandealternativ.
Importinställningar
Behandla svar automatiskt och lägga till data i databasen
Med det här alternativet kan Access behandla svar så snart de når din Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010 Inkorgen. Access 2007/2010 och Outlook 2007/2010 samarbetar för att exportera formulärinnehållet i vart och ett av svaren till måltabellerna i Access. Om den här kryssrutan inte är markerad måste du behandla svaren manuellt.
Läs mer om automatisk och manuell bearbetning av svar
Svar exporteras automatiskt från Outlook till Access om följande villkor uppfylls när svaren når din Outlook-postlåda:
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010 Outlook 2007 eller Outlook 2010 måste vara installerat på datorn. Om programmet inte körs när ett svar tas emot börjar bearbetningen nästa gång du startar Outlook.
-
Access 2007 eller Access 2010 Access 2007 eller Access 2010 måste vara installerat på datorn.
-
Databas Databasen får inte vara lösenordsskyddad och ska inte vara öppen i exklusivt läge. Databasens namn eller plats får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Tabell och frågor Namnen på de tabeller eller frågor som du har angett och egenskaperna för de underliggande fälten får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet. Om du till exempel ändrar datatypen för ett fält från Tal till Räknare när du har skickat meddelandet misslyckas exporten.
-
Behörigheter Du måste ha de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.
Om ett eller flera villkor inte uppfylls misslyckas automatisk bearbetning. Åtgärda problemen och exportera sedan de svar som misslyckades manuellt. Svar som når din postlåda när du har löst problemen bearbetas fortfarande automatiskt.
Manuell bearbetning Om du vill styra både vilka svar som bearbetas och när de bearbetas väljer du manuell bearbetning. I det här fallet når svaren inkorgen i Outlook, men de exporteras inte till databasen förrän du väljer och högerklickar manuellt på varje svar i Outlook och klickar sedan på Exportera data till Microsoft Office Access för var och en.
Du kan också behöva behandla alla svar manuellt som inte bearbetas automatiskt. När du har löst problemet som orsakade felet måste du exportera var och en av svaren manuellt.
Tänk på följande innan du startar en export:
-
Access 2007 eller Access 2010 Access 2007 eller Access 2010 måste vara installerat på datorn.
-
Databas Om databasen är lösenordsskyddad uppmanas du att ange lösenordet när du startar exporten. Databasen ska inte heller vara öppen i exklusivt läge, och varken namnet eller platsen för databasen kan ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Tabeller och frågor Varken namnen på de tabeller och frågor som du har angett eller egenskaperna för de underliggande fälten kan ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Behörigheter Du måste ha de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.
Ignorera svar från dem som du inte har skickat meddelandet till
Med det här alternativet kan endast de svar som skickas av de ursprungliga mottagarna av meddelandet bearbetas automatiskt. Svar från andra mottagare lagras i målmappen i Outlook, men de bearbetas inte automatiskt. Om du vill kan du behandla dessa svar manuellt.
Acceptera flera svar från varje mottagare
Med det här alternativet kan mottagarna skicka flera svar på samma e-postmeddelande. Om du väljer det här alternativet kan varje mottagare svara på meddelandet flera gånger och varje svar bearbetas automatiskt. Om du inte väljer det här alternativet kan varje mottagare fortfarande skicka flera svar, men endast det första svaret från varje mottagare bearbetas automatiskt. Alla efterföljande svar från mottagaren lagras i målmappen i Outlook, och sedan kan du antingen bearbeta dem manuellt eller ta bort dem.
Obs!: Den här inställningen styr endast antalet svar och inte antalet poster i ett enda svar som bearbetas. Med andra ord, om du skickar ett InfoPath 2007- eller InfoPath 2010-formulär kan en mottagare skicka flera poster till dig i ett enda svar. Alla poster i svaret bearbetas automatiskt i Access, eftersom posterna alla finns i ett formulär i ett enda meddelande.
Tillåt flera rader per svar
När du använder ett InfoPath-formulär för att skicka data kan en mottagare lägga till fler poster genom att klicka på Infoga en rad längst ned i e-postmeddelandet. Om du bara vill bearbeta en post per svar avmarkerar du den här kryssrutan.
Tillåt endast uppdateringar av befintliga data
När du använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data kan en mottagare skicka nya poster till dig, förutom uppdateringar av befintliga poster. Om du vill förhindra att mottagaren lägger till nya poster med hjälp av InfoPath-formuläret markerar du den här kryssrutan.
Inställningar för automatisk bearbetning
Antal svar som ska behandlas
Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som du vill ska behandlas automatiskt. Om du vill att alla svar ska behandlas automatiskt anger du ett stort värde i textrutan. Svar som tas emot när det angivna värdet har nåtts lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt.
Datum och tid för stopp
Ange ett datum och en tid när automatisk bearbetning av svar ska stoppas för det här e-postmeddelandet. Svar som tas emot efter detta datum och den här tiden lagras i målmappen i Outlook, men bearbetas inte automatiskt.
