Grundläggande uppgifter i Access 2010

Relationsdatabaser i Access

Ibland behöver du en relationsdatabas för att spåra sådan information – ett lager med data som har delats in i mindre datasamlingar (så kallade tabeller) för att eliminera redundans och sedan relatera tillsammans baserat på vanliga informationsbitar (så kallade fält). En relationsdatabas för händelseplanering kan till exempel innehålla en tabell med kundinformation, en tabell med leverantörsinformation och en tabell med händelseinformation. Tabellen med händelseinformation kan ha ett fält som relaterar den till kundtabellen och ett fält som relaterar den till leverantörstabellen. På så sätt kan informationen ändras en gång i leverantörstabellen, i stället för i varje händelse som leverantören var inblandad i, om telefonnumret ändrades.

Access är ett verktyg som du kan använda för att snabbt och enkelt utveckla relationsdatabasprogram som hjälper dig att hantera information. Du kan skapa en databas som hjälper dig att hålla reda på vilken typ av information som helst, till exempel lager, professionella kontakter eller affärsprocesser. I Själva verket innehåller Access mallar som du kan använda direkt för att spåra en mängd olika information, vilket gör det enkelt även för nybörjare.

När du öppnar Access

När du börjar Access 2010 visas Microsoft Office Backstage-vyn där du kan få information om den aktuella databasen, skapa en ny databas, öppna en befintlig databas och visa aktuellt innehåll från Office.com.

Backstage-vyn innehåller också många andra kommandon som du kan använda för att justera, underhålla eller dela dina databaser. Kommandon i Backstage-vyn gäller vanligtvis för hela databaser, inte för objekt inuti en databas.

Överst på sidan

Lägga till en tabell

Du kan lägga till en ny tabell i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen Tabeller på fliken Skapa .

Oavsett vilken vy du börjar i kan du alltid växla till den andra vyn med hjälp av vyknapparna i statusfältet i Access-fönstret.

Skapa en tom tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access skapa tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare) och Access anger fältdatatypen baserat på vilken typ av data du anger.

1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

2. Access skapar tabellen och placerar sedan markören i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .

3. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen– eller så kan du klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen senare i den här artikeln.

   • Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan det nya namnet.

     Tips: Ge varje fält ett beskrivande namn så att du kan se vad det innehåller utan att behöva titta på data.

   • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på kolumnrubriken och sedan dra den dit du vill ha den. Du kan också markera flera intilliggande kolumner och dra dem alla till en ny plats tillsammans.

     Om du vill lägga till fler fält i tabellen kan du antingen börja skriva i kolumnen Klicka för att lägga till i databladsvyn, eller så kan du lägga till nya fält med hjälp av kommandona i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Fält .

Skapa en tabell som börjar i designvyn    I designvyn skapar du först den nya tabellens struktur. Sedan växlar du antingen till databladsvyn för att ange data eller så anger du dina data med någon annan metod, till exempel med ett formulär.

Designvyn är inte tillgänglig för tabeller i en webbdatabas.

1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

2. För varje fält i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp .

3. Du kan ange ytterligare information för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen som du anger visas i statusfältet när insättningspunkten är i fältet och används som statusfältstext för alla kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport, och för alla kontroller som skapas för fältet av Formulärguiden eller Rapportguiden.

4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

   • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

5. Du kan börja ange data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn, klicka i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i nästa avsnitt.

Skapa en tabell baserat på en SharePoint-lista    Med en SharePoint-lista kan dina data användas av personer som inte har Access. Dessutom lagras listdata på en server, vilket i allmänhet ger bättre skydd mot dataförlust än filer som lagras på en stationär dator. Du kan antingen börja med en ny lista eller länka till en befintlig lista. Du måste ha tillräcklig behörighet på SharePoint-webbplatsen där du vill skapa listan. detta kan variera beroende på webbplats, så kontakta SharePoint-administratören för mer information om dina alternativ.

Den här funktionen är inte tillgänglig i en webbdatabas.

1. Gå till gruppen Tabeller på fliken Skapa och klicka på SharePoint-listor.

2. Du kan använda någon av listmallarna för att skapa en vanlig SharePoint-lista, till exempel Kontakter eller Händelser.

   Du kan också välja att skapa en anpassad lista eller länka till eller importera en befintlig lista. Klicka på önskat alternativ.

3. Om du väljer någon av listmallarna eller skapar en anpassad lista öppnas dialogrutan Skapa ny lista som vägleder dig genom processen. Om du väljer att använda en befintlig lista öppnas dialogrutan Hämta externa data .

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Överst på sidan

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in data i en Access-tabell. I allmänhet fungerar det här bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som de är i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram bör du först avgränsa kolumnerna med hjälp av flikar, eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet och sedan kopiera data. Om dina data behöver redigeras eller manipuleras (t.ex. genom att dela upp fullständiga namn i för- och efternamn) kanske du vill göra det innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anger Access datatypen för varje fält efter vilken typ av data som hittas där. Om ett inklistrade fält till exempel bara innehåller datumvärden används datatypen Datum/tid i Access för det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej" tillämpas datatypen Ja/Nej på fältet.

Fälten namnges beroende på vad som hittas på den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de följande raderna avgör Access att den första raden är en del av informationen och tilldelar fälten allmänna namn (Fält1, Fält2 och så vidare). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de efterföljande raderna använder Access den första raden som fältnamn och exkluderar den första raden i de faktiska data.

Om Access tilldelar allmänna fältnamn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

1. Spara tabellen genom att klicka på Spara på fliken Arkiv.

2. Dubbelklicka på varje kolumnrubrik i databladsvyn och skriv ett namn på kolumnen.

3. Spara tabellen igen.

Överst på sidan

Importera eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som du har samlat in i ett annat program som du vill använda i Access. Du kanske arbetar med personer som lagrar sina data i andra program och du vill arbeta med deras data i Access. Eller så kanske du har flera olika datakällor och behöver en "landningsplatta" där du kan samla dem alla för djupare analys.

Access gör det enkelt att importera eller länka data från andra program. Du kan hämta data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd andra källor. Processen skiljer sig något beroende på datakällan, men de här anvisningarna hjälper dig att komma igång:

1. Klicka på kommandot för den typ av fil som du importerar från i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

   Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser rätt programtyp klickar du på Mer.

   Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera & Länk kan du behöva starta programmet där du ursprungligen skapade data och sedan använda det programmet för att spara data i ett filformat som stöds i Access (till exempel en avgränsad textfil ) och sedan importera eller länka till data.

2. I dialogrutan Hämta externa data klickar du antingen på Bläddra för att bläddra till källdatafilen eller skriver den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn .

3. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell med hjälp av importerade data eller skapa en länkad tabell som har en länk till datakällan.

4. Klicka på OK.

   Beroende på vad du väljer öppnas dialogrutan Länka objekt eller dialogrutan Importera objekt .

5. Slutför processen med hjälp av dialogrutan. Den exakta proceduren du följer beror på vilket import- eller länkalternativ du har valt.

6. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

   Om du väljer att importera frågar Access om du vill spara information om importen som du just har slutfört.

7. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen klickar du på Spara importsteg och anger sedan informationen.

   Du kan sedan enkelt återskapa importen genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data , klicka på importspecifikationen och sedan klicka på Kör.

8. Om du inte vill spara åtgärdens information klickar du på Stäng.

Access importerar data till en ny tabell och visar sedan tabellen under Tabeller i navigeringsfönstret.

Om du vill veta mer om hur du importerar data till Access följer du länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Nästa steg

Resten av designprocessen varierar beroende på dina mål, men du vill antagligen överväga att skapa frågor, formulär, rapporter och makron. Den här artikeln innehåller inte information om hur du skapar ytterligare databasobjekt.

Mer information finns i följande artiklar:

• Introduktion till frågor

• Introduktion till formulär

• Introduktion till rapporter i Access

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Många börjar utforska Access efter att först ha skapat en lista i Excel. Excel är ett bra ställe att starta en lista på, men när listan växer blir det svårare att ordna och hålla sig uppdaterad. Att flytta listan till Access är vanligtvis nästa logiska steg.

En databastabell liknar strukturen i ett kalkylblad, eftersom data lagras i rader och kolumner. Därför är det oftast enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den största skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och lagra dem i en databas är hur data organiseras. Att bara importera hela kalkylbladet som en ny tabell i en databas löser inte problemen med att organisera och uppdatera data, särskilt om kalkylbladet innehåller redundanta data. För att lösa dessa problem måste du dela upp kalkylbladsdata i separata tabeller, var och en med relaterade data. Mer information om hur du ordnar data i tabeller finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

I Access finns tabellanalysguiden, som kan hjälpa dig att slutföra processen. När du har importerat data till en tabell hjälper guiden dig att dela upp tabellen i separata tabeller, som var och en innehåller data som inte dupliceras i någon av de andra tabellerna. Guiden skapar också de relationer som behövs mellan tabellerna.

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

2. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn och klicka sedan på Skapa.

   Den nya databasen öppnas och Access skapar en ny tom tabell, Tabell1.

3. Stäng Tabell1.

   När du tillfrågas om du vill spara ändringar i designen för Tabell1 klickar du på Nej.

4. Klicka på Excel i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

5. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data.

6. Leta reda på filen i dialogrutan Öppna .

7. Markera filen och klicka sedan på Öppna.

8. I dialogrutan Hämta externa data kontrollerar du att alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen är markerat.

9. Klicka på OK.

   Guiden Importera kalkylblad startas och du får några frågor om dina data.

10. Följ anvisningarna och klicka på Nästa eller Bakåt för att navigera mellan sidorna. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Obs!: Access frågar om du vill spara information om importåtgärden som du just slutfört. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen klickar du på Ja och anger sedan informationen. Du kan sedan enkelt återskapa åtgärden i framtiden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data . Om du inte vill spara åtgärdens information klickar du på Stäng.

Data importeras till en ny tabell och visas sedan under Alla tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Använda tabellanalysguiden för att ordna dina data

När dina data har importerats till en Access-tabell kan du använda tabellanalysguiden för att snabbt identifiera redundanta data. Guiden är sedan ett enkelt sätt att ordna data i separata tabeller, så att de lagras på det mest effektiva sättet. Access bevarar den ursprungliga tabellen som en säkerhetskopia och skapar sedan nya tabeller som du kan använda som grund för databasprogrammet.

1. Öppna Access-databasen som innehåller den tabell som du vill analysera.

2. Klicka på Analysera tabell i gruppen Analysera på fliken Databasverktyg.

   Tabellanalysguiden startas.

   De två första sidorna i guiden innehåller en kort självstudiekurs – komplett med knappar som du kan klicka på för att visa exempel. Om du inte ser de inledande sidorna, utan i stället ser en kryssruta med etiketten Visa inledande sidor?, markerar du kryssrutan och klickar sedan på Bakåt två gånger för att se introduktionen. Om du inte vill se de inledande sidorna igen när du har läst introduktionen kan du avmarkera kryssrutan Visa inledande sidor? .

3. På sidan Vilken tabell innehåller fält med värden som upprepas i många poster? markerar du den tabell som du vill analysera och klickar sedan på Nästa.

4. Du kan låta guiden bestämma vilka fält som ska användas i vilka tabeller, eller så kan du själv fatta det beslutet. Om du följer guidens förslag kan du fortfarande göra ändringar i tabelllayouten på nästa sida i guiden.

   Obs!: Om du låter guiden bestämma vilka fält som ska placeras i vilka tabeller, kanske dess val inte alltid är lämpliga för dina data, särskilt om det inte finns mycket data att arbeta med. Du bör noggrant kontrollera guidens resultat. Å andra sidan kan guiden föreslå en mer effektiv organisation än den du tänker på, så det är en bra idé att åtminstone prova guidens beslut en gång. Om du inte gillar förslagen kan du ändå ordna om fälten manuellt och du kan alltid klicka på Tillbaka och ordna alla fält själv.

5. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden avgöra bör du se flera tabeller som är kopplade med relationslinjer. Annars skapas bara en tabell som innehåller alla fält. I båda fallen kan du göra ändringar på den här sidan.

   • Du kan dra fält från en tabell till ett tomt område på sidan om du vill skapa en ny tabell som innehåller dessa fält. Du uppmanas att ange ett tabellnamn i Access.

   • Du kan dra fält från en tabell till en annan tabell om du tror att de kommer att lagras mer effektivt där.

   • De flesta tabeller får ett ID eller fältet Genererat unikt ID . Om du vill veta mer om ID-fälten klickar du på Tips i det övre högra hörnet i guiden.

   • Om du vill ångra en ändring klickar du på knappen Ångra .

   • Om du vill byta namn på en tabell dubbelklickar du på namnlisten, skriver det nya namnet och klickar sedan på OK.

6. När du har ordnat fälten som du vill ha dem klickar du på Nästa.

7. Om guiden hittar poster som har mycket liknande värden identifieras dessa värden som möjliga typografiska fel och visar en skärm där du kan bekräfta vad du ska göra åt dem. Bläddra igenom listan för att hitta värden i kolumnen Korrigering och klicka sedan på rätt objekt i listrutan. Välj (Lämna som den är) för att förhindra att guiden gör ändringar i värdet. När du är klar klickar du på Nästa.

8. Guiden frågar om du vill skapa en fråga som liknar den ursprungliga tabellen. Om du redan har skapat formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen är det en bra idé att skapa en sådan fråga. Om du väljer Ja, skapar frågan byter guiden namn på den ursprungliga tabellen genom att lägga till "_OLD" i tabellnamnet och sedan namnge den nya frågan med namnet på den ursprungliga tabellen. Formulären och rapporterna som baseras på tabellen använder nu frågan för sina data, och de fortsätter att fungera som tidigare.

9. Klicka på Slutför.

   Guiden skapar de nya tabellerna efter angiven tid och öppnar dem sedan. Stäng dem när du är klar med att kontrollera resultatet.

Överst på sidan

Arbeta med data från andra program

Access 2010 innehåller funktioner för att arbeta med data som lagras i andra program.

Skapa en ny Access-databas som länkar till data i ett annat filformat    Du kan använda Access för att öppna en fil i ett annat filformat, till exempel text, dBASE eller ett kalkylblad. Access skapar automatiskt en Access-databas och länkar filen åt dig.

1. Starta Access.

2. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

3. Klicka på den typ av fil som du vill öppna i listan i dialogrutan Öppna . Om du är osäker på filtypen klickar du på Alla filer (*.*).

4. Om det behövs bläddrar du till mappen som innehåller filen som du vill öppna. När du hittar filen dubbelklickar du på den för att öppna den.

5. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Importera eller länka data till en befintlig Access-databas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller så att data finns i Access-filen, eller så kan du länka till data från Access så att data finns kvar i den ursprungliga filen (utanför Access-filen).

1. Klicka på det format som data lagras i i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

   Du kan importera eller länka till data från följande källor:

   • Excel    Du kan hämta data från ett kalkylblad eller ett namngivet område i en Excel-arbetsbok. Varje kalkylblad eller namngivet område måste importeras eller länkas separat.

   • Access    Det här är väldigt praktiskt för att skilja processen från dina data och skapa en delad databas. Du kan alltså använda en databas för att innehålla alla formulär, rapporter och makron och spara dina data i en annan databas. Du kan sedan utveckla förbättringar utan att avbryta någons arbete. Du kan också kombinera data från många olika Access-databaser i en, vilket gör det enklare att sammanfatta data mellan avdelningar eller mellan affärspartner.

   • ODBC-databas    Många program stöder det här formatet, inklusive många databasserverprodukter. På så sätt kan du skapa "landningsplatta"-databaser där du kombinerar data från olika system.

   • Textfil    Du kan ansluta till en enkel textfil och även använda Access för att ändra innehållet i filen. Det kan göra Access-data lätta att använda i en rad olika program.

   • XML-fil    Det här formatet ger också kompatibilitet med en mängd andra program, inklusive vissa webbservrar.

   • SharePoint-lista    Det gör att dina data kan användas med en webbläsare, det vanliga sättet att använda en SharePoint-lista.

   • Datatjänster    Du kan ansluta till webbdatatjänster inom företaget.

   • HTML-dokument   

   • Outlook-mapp    Du kan ansluta till Outlook-mappar så att du enklare kan integrera din kontaktinformation med resten av dina data.

   • dBase-fil    dBase är ett populärt alternativ databassystem som stöds av Access

     Dialogrutan Hämta externa data visas.

2. Följ anvisningarna i dialogrutan.

   Access importerar eller länkar data till databasen. För de flesta format måste du ange platsen för data och sedan välja hur du vill att data ska lagras i databasen.

Överst på sidan

Använda en Access-databasfil i flera versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i en tidigare version av Access-databasen finns i en fil och du vill använda databasen i flera versioner av Access kan du skapa en ny klientdatabas i en senare version och länka den till den ursprungliga filen. Användare som har den tidigare versionen av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har den senare versionen kan använda den nya frontend-databasen för att länka till samma data. Du kan skapa flera frontend-versioner om du behöver ha plats för flera versioner av Access.

Överst på sidan

Använda ett klient-/backend-program i flera versioner av Access

Om Access-databasen redan är en front end/back end-program kan du konvertera den främre änden till det nya filformatet. Inga ändringar krävs för backend-databasen.

Följande procedur visar hur du använder kommandot Spara databas som för att konvertera frontenddatabasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med det här kommandot bevaras den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och en kopia skapas i det format som du anger.

1. Stäng frontend-databasen. Om filen är en Access-databas med flera användare som finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du att ingen annan har den öppen.

2. Starta Access 2010.

3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

4. Bläddra till frontenddatabasens plats och dubbelklicka sedan på den för att öppna den.

   Om dialogrutan Databasförbättring visas och du tillfrågas om du vill förbättra databasen klickar du på Nej.

5. Om ett formulär visas när du öppnar databasen stänger du formuläret.

6. Klicka på Spara databas som på fliken Arkiv.

7. Skriv ett namn för den nya databasen i dialogrutan Spara som .

8. Klicka på Spara.

Nu kan du förbättra den nya databasen så att den har stöd för nya funktioner.

Överst på sidan