Importera eller länka till en Excel-arbetsbok

Vanliga scenarier för att importera Excel data till Access

• Du använder Excel länge, men i fortsättningen vill du använda Access för att arbeta med dessa data. Du vill flytta data i Excel kalkylblad till en eller flera nya Access databaser.

• Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access, men ibland får du data i Excel format som måste kopplas till dina Access databaser. Du vill importera dessa Excel kalkylblad till databasen när du får dem.

• Du använder Access för att hantera dina data, men de veckorapporter du får från resten av gruppen är Excel arbetsböcker. Du vill effektivisera importprocessen genom att säkerställa att informationen importeras till din databas vid en viss tidpunkt varje vecka.

Om det är första gången du importerar data från Excel

• Det går inte att spara en Excel arbetsbok som en Access databas. Excel tillhandahåller inte funktioner för att skapa en Access databas från Excel data.

• När du öppnar en Excel arbetsbok i Access (i dialogrutan Öppna ändrar du listrutan Filformat till MicrosoftOfficeExcel Filer och väljer den fil du vill ha), Access skapar en länk till arbetsboken i stället för att importera data. Att länka till en arbetsbok skiljer sig från att importera ett kalkylblad till en databas. Mer information om hur du länkar finns i avsnittet Länka till data i Excel längre fram i den här artikeln.

Förbereda kalkylbladet

1. Leta reda på källfilen och markera kalkylbladet som innehåller de data som du vill importera till Access. Om bara en del av kalkylbladets information ska importeras kan du definiera ett namngivet område för de celler som ska importeras.
   
   Definiera ett namngivet område (valfritt)   

   1. Växla till Excel och öppna kalkylbladet som innehåller data som du vill importera.

   2. Markera området med celler som innehåller de data du vill importera.

   3. Högerklicka i det markerade området och klicka sedan på Namnge ett område eller Definiera namn.

   4. Ange ett namn för området i rutan Namn i dialogrutan Nytt namn och klicka sedan på OK.

      Kom ihåg att det bara går att importera ett kalkylblad åt gången. Om du vill importera data från flera kalkylblad måste importåtgärden upprepas för varje kalkylblad.

2. Granska källinformationen och vidta åtgärder enligt följande tabell.

   Element	Beskrivning
   Antal kolumner	Antalet källkolumner som du vill importera får inte överstiga 255, eftersom Access inte har stöd för fler än 255 fält i en tabell.
   Hoppa över kolumner och rader	Det är en bra metod att i källkalkylbladet eller det namngivna området bara inkludera de rader och kolumner som ska importeras. Rader    Det går inte att filtrera eller hoppa över rader under importen. Kolumner    Det går inte att hoppa över kolumner under importen om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell.
   Tabellformat	Kontrollera att cellerna är i tabellformat. Om kalkylbladet eller det namngivna området innehåller sammanfogade celler placeras innehållet i cellen i fältet som motsvarar kolumnen längst till vänster och de andra fälten lämnas tomma.
   Tomma kolumner, rader och celler	Ta bort alla onödiga och tomma kolumner och rader i kalkylbladet eller området. Om kalkylbladet eller området innehåller tomma celler kan du försöka lägga till saknade data i dem. Om du vill lägga till poster i en befintlig tabell, kontrollera att motsvarande fält i tabellen har stöd för null-värden (saknade eller okända värden). Null-värden godkänns i fält där Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och där null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.
   Felvärden	Om kalkylbladet eller området har celler som innehåller felaktiga värden, till exempel #NUM och #DIV, bör du korrigera värdena innan du startar importen. Om ett källkalkylblad eller källområde innehåller felvärden placerar Access ett null-värde i motsvarande fält i tabellen. Mer information om hur du korrigerar dessa fel finns i avsnittet Felsöka saknade eller felaktiga värden, senare i den här artikeln.
   Datatyp	Undvik importfel genom att kontrollera att alla källkolumner innehåller samma typ av data i alla rader. Access söker igenom de åtta första källraderna för att fastställa datatypen för fälten i tabellen. Vi rekommenderar att du kontrollerar att de åtta första källraderna innehåller värden av samma datatyp för alla kolumner. Annars kanske Access inte tilldelar rätt datatyp till kolumnen. Det är också bra att formatera varje källkolumn i Excel och tilldela ett specifikt dataformat till varje kolumn innan du startar importen. Formatering rekommenderas särskilt om en kolumn innehåller värden av skilda datatyper. I ett kalkylblad kanske till exempel kolumnen FlygNr innehåller både numeriska värden och text, som 871, AA90 eller 171. Så här undviker du saknade eller felaktiga värden: Högerklicka i kolumnhuvudet och klicka sedan på Formatera celler. Välj ett format under Kategori på fliken Tal. För kolumnen FlygNr skulle det vara lämpligt att välja Text. Klicka på OK. Om källkolumnen är formaterad, men ändå innehåller blandade värden i raderna efter den åttonde raden, kanske värden hoppas över eller konverteras felaktigt vid importen. Information om felsökning finns i stycket Felsöka saknade eller felaktiga värden.
   Första raden	Om den första raden i kalkylbladet eller det namngivna området innehåller namnen på kolumnerna kan du ange att Access behandla data på den första raden som fältnamn under importen. Om det inte finns kolumnnamn i källkalkylbladet rekommenderar vi att du lägger till det före importen. Obs!: Om du vill lägga till data i en befintlig tabell bör du kontrollera att varje kolumns namn överensstämmer exakt med motsvarande fälts namn. Om namnen inte överensstämmer misslyckas importen. Om du vill se namnen på fälten öppnar du tabellen i designvyn i Access.

3. Stäng källarbetsboken om den är öppen. Om källfilen är öppen kan datakonverteringen under importen misslyckas.

Förbereda måldatabasen

1. Öppna den Access databas där importerade data ska lagras. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad och att du har behörigheter för att ändra i databasen.

   -eller-

   Om du inte vill lagra data i en befintlig databas skapar du en tom databas. Gör så här:.

   Klicka på Ny på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

2. Innan du börjar importera ska du bestämma om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell.

   Skapa en ny tabell    Om du väljer att lagra data i en ny tabell skapar Access en tabell och lägger till importerade data i den här tabellen. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skriver Access över innehållet i tabellen med importerade data.

   Lägg till i en befintlig tabell    Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs raderna i det Excel kalkylbladet till i den angivna tabellen.

   Kom ihåg att det vanligaste felet som inträffar vid tilläggsåtgärder beror på att källinformationen inte överensstämmer med måltabellens struktur och fältinställningar. Sådana fel undviker du genom att öppna måltabellen i designvyn och kontrollera följande:

   • Första raden    Om den första raden i källkalkylbladet eller det namngivna området inte innehåller kolumnrubriker, kontrollera att varje kolumns position och datatyp överensstämmer med motsvarande fält i tabellen. Om den första raden innehåller kolumnrubriker behöver kolumnordningen inte motsvara fältordningen, men namnet och datatypen för varje kolumn i källkalkylbladet måste överensstämma exakt med motsvarande fälts namn och datatyp.

   • Saknade eller extra fält    Om ett eller flera fält i källkalkylbladet saknas i måltabellen måste de läggas till innan du startar importen. Fält som inte finns i källan behöver däremot inte tas bort från tabellen om fälten har stöd för null-värden.

     Tips: Fält har stöd för null-värden om Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och om null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.

   • Primärnyckel    Om tabellen innehåller ett primärnyckelfält måste källkalkylbladet eller källområdet ha en kolumn som innehåller värden som är kompatibla med primärnyckelfältet och de importerade nyckelvärdena måste vara unika. Om en importerad post innehåller ett primärnyckelvärde som redan finns i måltabellen visar importen ett felmeddelande.

   • Indexerade fält    Om Ja (inga dubbletter) har angetts för egenskapen Indexerat för ett fält i tabellen, måste motsvarande kolumn in källkalkylbladet eller källområdet innehålla unika värden.

     Gå till nästa steg och kör importåtgärden.

Starta importåtgärden

1. Platsen för import-/länkguiden skiljer sig något beroende på vilken version av Access. Välj de steg som matchar din Access version:

   • Om du använder den senaste versionen av Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019 klickar du på Ny datakälla > Från fil > Exceli gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

   • Om du använder Access 2016 klickar du på Exceli gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

   Obs!: Fliken Externa data är bara tillgänglig om en databas är öppen.

2. Ange namnet på den Excel fil som innehåller de data du vill importera i rutan Filnamn i dialogrutan Hämta externa data – Excel kalkylblad.

   -eller-

   Klicka på Bläddra och leta reda på filen som du vill importera i dialogrutan Öppna.

3. Ange hur du vill lagra importerade data.

   Om du vill lagra data i en ny tabell väljer du Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ombeds du namnge den här tabellen.

   Om du vill lägga till data i en befintlig tabell väljer du Lägg till en kopia av posterna i tabellen och markerar en tabell i listrutan. Det här alternativet är inte tillgängligt om databasen inte innehåller några tabeller.

   Information om hur du länkar till datakällan genom att skapa en länkad tabell finns i Länka till data i Excel senare i den här artikeln.

4. Klicka på OK.

   Guiden Importera kalkylblad startas och leder dig genom importen. Gå till nästa uppsättning instruktioner.

Använda guiden Importera kalkylblad

1. På den första sidan i guiden väljer du det kalkylblad som innehåller de data som ska importeras. Klicka sedan på Nästa.

2. På den andra sidan i guiden klickar du på Visa blad eller Visa namngivet område, markerar kalkylbladet eller det namngivna området som du vill importera och klickar på Nästa.

3. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamn markerar du Första raden innehåller kolumnrubriker. Klicka på Nästa.

   Om du importerar data till en ny tabell använder Access kolumnrubrikerna för att namnge fälten i tabellen. Du kan ändra namnen under importen eller när den har slutförts. Om du lägger till data i en befintlig tabell bör du kontrollera att kolumnrubrikerna överensstämmer exakt med fältnamnen i måltabellen.

   Fortsätt med steg 6 om du lägger till data i en befintlig tabell. Om du lägger till data i en ny tabell utför du resten av stegen.

4. Du blir ombedd att granska fältegenskaperna. Klicka på en kolumn nere på sidan för att visa motsvarande fältegenskaper. Du kan också göra något av följande:

   • Kontrollera och ändra eventuellt målfältets namn och datatyp.

     Access granskar de åtta första raderna i varje kolumn för att föreslå datatypen för motsvarande fält. Om de första åtta raderna i kalkylbladets kolumn innehåller olika typer av värden, till exempel text och tal, föreslås en datatyp som är kompatibel med alla värden kolumnen, vilket oftast gäller för datatypen Text. Du kan välja en annan datatyp, men kom ihåg att värden som inte är kompatibla med den valda datatypen förbises eller konverteras felaktigt under importen. Mer information om hur du korrigerar saknade eller felaktiga värden finns i avsnittet Felsöka saknade eller felaktiga värden senare i den här artikeln.

   • Ange Ja för Indexerat om du vill skapa ett index för fältet.

   • Om du vill hoppa över en källkolumn helt markerar du kryssrutan Ingen import av fält (Hoppa över).

     Klicka på Nästa när du har valt alternativen.

5. På nästa skärm anger du en primärnyckel för tabellen. Om du väljer Låt Access lägga till primärnyckel lägger Access till ett Räknare-fält som det första fältet i måltabellen och fyller automatiskt i det med unika ID-värden, med början från 1. Klicka på Nästa.

6. På den sista skärmen i guiden anger du ett namn för måltabellen. I rutan Importera till tabell anger du tabellens namn. Om tabellen redan finns visas en fråga i Access om du vill skriva över det befintliga innehållet i tabellen. Klicka på Ja om du vill fortsätta eller På om du vill ange ett annat namn för måltabellen och klicka sedan på Slutför för att importera data.

   Om Access kunde importera vissa eller alla data visas en sida i guiden som visar importåtgärdens status. Där kan du välja att spara åtgärdens inställningar i en specifikation som du kan använda för andra importer. Om åtgärden misslyckades helt visar Access meddelandet Ett fel uppstod vid försök att importera filen.

7. Klicka på Ja om du vill spara uppgifterna om åtgärden för framtida bruk. Genom att spara uppgifterna kan du upprepa åtgärden vid senare tillfällen, utan att använda guiden.

Se Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation för att lära dig hur du sparar din specifikationsinformation.

Se Köra en sparad import- eller exportspecifikation för att lära dig hur du kör en sparad import- eller länkspecifikation.

Se Schemalägga en import- eller exportspecifikation för att lära dig hur du schemalägger import- och länkaktiviteter att köra vid bestämda tidpunkter.

Lista med felsträngar och felsökningstips

Överst på sidan

Vanliga scenarier för länkning till ett Excel kalkylblad inifrån Access

Vanligtvis länkar du till ett Excel kalkylblad (i stället för att importera) av följande anledningar:

• Du vill fortsätta att behålla dina data i Excel kalkylblad, men kunna använda de kraftfulla fråge- och rapporteringsfunktionerna i Access.

• Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access, men data från externa källor som du arbetar med finns i Excel kalkylblad. Du vill inte behålla kopior av externa data, men vill kunna arbeta med dem i Access.

Om det är första gången du länkar till ett Excel kalkylblad

• Du kan inte skapa en länk till en Access databas inifrån Excel.

• När du länkar till en Excel fil skapar Access en ny tabell, som ofta kallas för en länkad tabell. Tabellen visar data i källkalkylbladet eller det namngivna området, men dessa data lagras inte i databasen.

• Du kan inte länka Excel data till en befintlig tabell i databasen. Det går alltså inte att lägga till data i en befintlig tabell genom att utföra en länkning.

• En databas kan innehålla flera länkade tabeller.

• Alla ändringar du gör i data i Excel återspeglas automatiskt i den länkade tabellen. Innehållet och strukturen i en länkad tabell i Access är dock skrivskyddade.

• När du öppnar en Excel arbetsbok i Access (i dialogrutan Öppna ändrar du listrutan Filformat till Exceloch väljer den fil du vill ha), Access skapar en tom databas och startar automatiskt guiden Länka kalkylblad.