Av Jane Suchan, PMP
Projektledning handlar om att ta reda på vad du vill åstadkomma, skapa en att göra-lista med arbete som behöver göras för att få dig dit, bestämma hur lång tid det kommer att ta och beräkna hur mycket det kommer att kosta. Låter enkelt, va? Men den riktigt svåra delen är att hålla reda på allt. Körs projektet i tid? Kommer det att göras i förväg? Är det under budget? Kommer det fortfarande att ligga under budget när allt arbete är klart?
Ett sätt att utvärdera ett projekts hälsa är att spåra skillnaden mellan den ursprungliga projektplanen och vad som faktiskt händer. Detta gap är mer känt som varians, en jämförelse av det avsedda eller budgeterade beloppet och det faktiska beloppet som spenderas. Variansanalys är praxis att jämföra faktiska projektresultat med vad som var planerat eller förväntat. Det är ett sätt att kvantifiera hur bra ― eller hur illa ― ett projekt fortskrider.
Planering för varianser: Upprätta baslinjer
För att fastställa projektavvikelser måste du lägga en insats i marken som utgångspunkt: det här är din baslinje. Utan detta jagar du och försöker kontrollera ett rörligt mål. Två viktiga baslinjer att fastställa innan du kan sätta variansspårning och rapportering i spel är kostnad och schema. Men innan du kan komma dit, kommer du att vilja spika ner projektets omfattning.
Använda en struktur för arbetsfördelning för att skapa omfattning
Baslinjen för omfattningen omfattar alla projektleveranser. identifierar den allt arbete som ska utföras. Ett sätt att dokumentera omfattningen är att skapa en strukturstruktur (Work-Breakdown Structure), en hierarkisk vy över projektleveranser. Varje nivå nedåt i hierarkin representerar en allt mer detaljerad beskrivning av slutprodukter. Till exempel skulle en struktur för konstruktion av ett nytt hus innehålla grund-, inramnings-, tak- och el- och VVS-system, samt landskapsarkitekturplaner, arkitektoniska ritningar och inspektionstillstånd.
Upprätta schema- och kostnadsbaslinjer
Schema- och kostnadsbaslinjer fastställs först när omfattningen har fastställts. Utan en tydlig bild av vad projektet kommer att producera kan du inte avgöra hur lång tid det kommer att ta eller hur mycket det kommer att kosta.
Schemats originalplan är det godkända projektschemat, grunden för mätning och rapportering av schemaprestanda. Kostnadsbaslinjen är den godkända tidsfasade budgeten, mot vilken kostnadsprestandan kommer att mätas. Det bestäms genom att kostnaderna för en viss projektperiod eller -fas läggs till, vilket kräver att kostnader tilldelas till projektaktiviteter. Att allokera kostnader till projektkomponenter kan vara tidskrävande, men det gör att du kan utföra mer detaljerade och exakta kostnadsrapportering, något som dina intressenter och projektsponsor kommer att vara mycket intresserade av.
Så här upprättar du schema- och kostnadsbaslinjer:
-
Utveckla schemat genom att identifiera de aktiviteter och aktiviteter som ska producera varje slutprodukt i strukturplanen.
-
Identifiera resurser för varje aktivitet. Överväg begränsningar eller hur mycket tid varje person realistiskt kan ägna åt det här projektet.
-
Uppskatta hur lång tid (i timmar eller dagar) det tar att slutföra varje aktivitet.
-
Beräkna kostnaden för varje aktivitet med ett genomsnittligt timpris eller en daglig kostnad för varje resurs plus eventuella fasta kostnader som är kopplade till aktiviteten.
-
Bestäm vilka aktiviteter som är beroende av andra och utveckla sedan den kritiska linjen.
-
Utveckla kostnadsbaslinjen. detta är en tidsfasad budget för att mäta projektets kostnadsprestanda. Det gör du genom att lägga till beräknade kostnader, efter aktivitet eller tidsperiod.
Svara på varianser: Ändra kontroll
När du har etablerat omfattning, schema och kostnadsbaslinjer skapar du de steg som teamet ska vidta för att hantera varianser för dessa planer. Den här informationen blir din projektändringsplan. Den här planen definierar när du fastställer att en projektändringsförfrågan (PCR) krävs, hur du dokumenterar varianser och skickar för godkännande och vad som händer när en ändringsbegäran har godkänts.
Variansberäkningar används för att avgöra om en PCR behövs och om projektschemat eller kostnadsbaslinjerna kommer att ändras. Varianser kan vara antingen positiva eller negativa:
-
En positiv varians anger att projektet ligger före eller under budget. Positiva scenarier kan göra att du kan omfördela pengar och resurser till dem i det negativa territoriet.
-
En negativ varians är indikatorn på att projektet ligger efter eller ligger över budget och att du måste vidta åtgärder. Du kan behöva öka budgeten eller acceptera minskade vinstmarginaler.
Varianströsklar är en viktig del av alla projekthanteringsabonnemang. De utgör de väsentliga ändringarna av projektet och kräver därför dokumentation och godkännande i en pcr. Alla PCR-data kommer inte att resultera i att omfattningen, schemat eller budgeten återupprättas. Det här är en viktig uppgift som kan kräva mycket tid för att slutföra, och du är skyldig att få godkännande upp och ned i projektorganisationen.
Genom att följa upp kostnads- och schemaavvikelser under hela projektets livscykel kan du identifiera svaga punkter ― områden med upprepade förändringar ― och svara i enlighet därmed. Om du till exempel ser att testteamet stöter på ständiga fördröjningar kan du behöva tilldela ytterligare resurser för att hålla schemat.
Ta det ett steg längre: EV-analys
Ingen diskussion om projektavvikelser är fullständig utan att nämna upparbetat värde, en projekthanteringsteknik för att uppskatta kostnader och schema vid en viss tidpunkt. Ev.upparbetad värdeanalys jämför arbetet som slutförts med de etablerade baslinjerna. Det hjälper dig att utvärdera aktuella projektresultat och göra kurskorrigeringar där det behövs.
Om du vill utföra ev.upparbetad värdeanalys måste du ha en struktur, ett detaljerat projektschema och en budget (efter fas eller tidsperiod) för det planerade arbetet.
Ställa frågor om upparbetat värde
Vid något tillfälle mäter EV-analyser projektets hälsa genom att ställa tre viktiga frågor:
-
Planerat värde: Hur mycket krävs för arbetet?
-
Upparbetat värde: Vad slutförde du egentligen?
-
Faktisk kostnad: Hur mycket kostade det dig att slutföra arbetet?
Planerat värde (NUVÄRDE) är den budgeterade kostnaden för planerade aktiviteter. Ev är summan av alla budgeterade kostnader för slutfört arbete. Faktiska kostnader (AC) är vad som spenderades på det producerade arbetet.
Lär dig mer om EV-analys
Det enklaste sättet att beskriva upparbetat värde är genom exempel. Anta att du hanterar ett fyra månader långt projekt med en budget på 100 000 USD. Du är tre månader in i det, och du inser att teamet har slutfört bara hälften av arbetet, vilket EV är $ 50,000. Enligt projektschemat ska cirka 75 procent av arbetet ha utförts vid det här laget, vilket innebär att NUVÄRDE är $75,000. Du vet också att teamet har spenderat $ 90,000 hittills, vilket innebär att AC är $ 90,000.
Med hjälp av dessa tal kan du beräkna kostnads- och schemaavvikelser. Kostnadsavvikelsen (CV) mäter skillnaden mellan de faktiska kostnaderna för utfört arbete och projektbudgeten:
CV = EV – AC
Schemaavvikelsen (SV) mäter verkliga framsteg jämfört med projektschemat:
SV = EV – PV
I exemplet ovan är kostnadsavvikelsen för det här projektet 50 000 – 90 000 kr = 40 000 kr. Schemaavvikelsen är 50 000 kr – 75 000 kr = 25 000 kr.
Alla projektledare kan se att projektet har spenderat 90 procent av sin budget och bara har slutfört 50 procent av arbetet. Projektet är försenat och kommer att vara över budget när det är klart, så förändring krävs. Projektledaren bör minska omfattningen, förlänga schemat eller få mer finansiering för att slutföra arbetet.
Komma igång med variansspårning
Det är ganska enkelt att integrera variansspårning i projektledningen, men det krävs ett systematiskt tillvägagångssätt. När du har fått projekttilldelningen kan du samarbeta med din sponsor för att fastställa omfattning, budget och schema. Arbeta sedan med din grupp för att skapa en robust ändringshanteringsplan, som identifierar varianströsklar och beskriver hur du hanterar varianser om de överskrider tröskelvärden. När du har utvecklat strukturplanen och definierat det detaljerade projektschemat kan du ange projektschema och budget. När alla komponenter är på plats är du redo att börja spåra varianser och omsätta dina ändringshanteringsplaner i praktiken.
|
Om författaren Jane Suchan är programchef med erfarenhet av att hantera företagsinitiativ och utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington. |
