När projektet fortskrider kan du granska hur arbetet med aktiviteterna påverkar projektets övergripande scheman.
Vad vill du göra?
Granska skillnader i schema
När du spårar förloppet för projektet kan du granska skillnaderna mellan planerade, schemalagda och verkligt arbete. På så sätt kan du bedöma om arbetet med projektet fortskrider som förväntat. Du kan jämföra arbetsmängder för aktiviteter som helhet eller för resurser och deras enskilda tilldelningar.
Det enklaste sättet att jämföra arbetsmängder med den ursprungliga planen är att använda tabellen Arbete i en ark vy, till exempel vyn Gantt-schema eller vyn Resursanvändning . Värdet i fältet Arbete representerar det aktuella schemalagda arbetsvärdet, som visar summan av verkligt och återstående arbete för aktiviteter som har startat och visar det senaste beräknade arbetsvärdet för aktiviteter som ännu inte har påbörjats.
Om du sparade en originalplan lagras de ursprungliga planerade arbetsmängderna i fältet Originalplan . Med det här fältet kan du jämföra arbetsmängder i den ursprungliga planen med aktuella schemalagda arbetsbelopp. I fältet Varians visas den beräknade varians mellan planerat och schemalagt arbete, d.v.s. skillnaden mellan fälten Originalplan och Arbete .
Du kan också granska verkliga arbetsbelopp i fälten Faktiskt . För slutförda aktiviteter innehåller fälten Arbete och Faktiskt samma värde.
|
Jämföra... |
Beskrivning |
Hur gör jag? |
|
Aktuellt aktivitetsarbete med den ursprungliga planen |
Du kan undersöka om aktiviteterna använder mer eller mindre arbete än planerat med hjälp av Gantt-schemat med tabellen Arbete. |
Klicka på Gantt-schema på fliken Visa. Klicka på pilen vid Tabeller i gruppen Data och klicka sedan på Arbete. Jämför värdena i fälten Arbete och Originalplan . Om du vill se variansen mellan fälten Arbete och Originalplan granskar du avvikelsefältet . För slutförda aktiviteter representerar den här variansen skillnaden mellan verkligt och planerat arbete. För pågående aktiviteter är fältet Arbete summan av Verkligt arbete och Återstående arbete. För aktiviteter som ännu inte har startats är fältet Arbete den aktuella projektionen och är ofta densamma som originalplanen. I avvikelsefältet jämförs bara fälten Arbete och Originalplan . Det jämför inte andra baslinjefält (t.ex. Originalplan1, Originalplan2 och så vidare). |
|
Aktuellt aktivitets- och tilldelningsarbete med den ursprungliga planen |
Du kan undersöka om aktiviteter och deras tilldelade resurser använder mer eller mindre arbete än planerat med hjälp av vyn Aktivitetsanvändning med tabellen Arbete tillämpad. |
Klicka på Aktivitetsanvändning i gruppen Aktivitetsvyer på fliken Visa. Klicka på pilen på Tabeller i gruppen Data på fliken Visa och klicka sedan på Arbete. Granska de totala arbetsvärdena i bladdelen av vyn. Förutom fältet Aktivitetsnamn visar tabellen Arbete, Originalplan, Varians, Faktisk, Återstående och % W. Comp. (procent färdigt arbete). Sammanfattningsraderna visar de totala arbetsvärdena för varje aktivitet medan de kursiviserade posterna visar de enskilda arbetsvärdena för varje uppgift. Granska tidfasade värden för arbete för varje aktivitet och tilldelning i tidrapportsdelen av vyn under varje tidsperiod. |
|
Aktuellt resurs- och tilldelningsarbete med den ursprungliga planen |
Du kan undersöka om resurser och tilldelningar använder mer eller mindre arbete än planerat med hjälp av vyn Resursanvändning med tabellen Arbete tillämpad. |
Klicka på Resursanvändning på fliken Visa. Klicka på pilen på Tabeller i gruppen Data på fliken Visa och klicka sedan på Arbete. Granska de totala arbetsvärdena i bladdelen av vyn. Förutom fältet Resursnamn visas % Comp i tabellen. (procent färdigt), fälten Arbete, Övertid, Originalplan, Varians, Faktisk och Återstående . Sammanfattningsraderna visar de totala arbetsvärdena för varje resurs, medan de kursiva posterna visar de enskilda arbetsvärdena för varje tilldelning. Granska tidfasade värden för arbete för varje resurs och tilldelning i tidrapportsdelen av vyn under varje tidsperiod. |
Obs!: Resursdata är originalplanerade på projektnivå. Därför kan originalplanerade resursdata variera mycket beroende på ett antal faktorer. Du har till exempel ett projekt med många aktiviteter och många resurser som är tilldelade till de aktiviteterna. När du sparar en baslinje registreras resursallokeringsdata på projektnivå. Om du lägger till en aktivitet vid ett senare tillfälle och konfigurerar den nya aktiviteten så att den lyfts upp till projektnivån ändras inte resursallokeringsbaslinjen.
Visa projektarbete över tid
Genom att visa arbete som har delats upp efter tidsperiod kan du se arbete inom perioder som sträcker sig från en minut till ett år.
-
Klicka på Aktivitetsanvändning i gruppen Aktivitetsvyer på fliken Visa, eller klicka på Resursanvändning i gruppen Resursvyer.
-
Klicka på pilen under Tidsskala i gruppen Zooma. Välj Tidsskala i listan och klicka sedan på fliken Översta nivån, Mellannivå eller Lägsta nivå .
Obs!: Du kan klicka på något av alternativen i listan Tidsskala för att ange den nedre tidsskalenivån.
-
Klicka på den tidsenhet du vill använda i rutan Enheter på fliken för den visade tidsskalenivån.
Om du till exempel vill se arbete uppdelat efter veckor och sedan efter dagar klickar du på Veckor i rutan Enheter på fliken Översta nivån och klickar sedan på Dagar i rutan Enheter på fliken Mellannivå .
Obs!: Om du vill visa färre än tre tidsskalor väljer du de tidsskalor du vill ska visas i listan Visa under Tidsskalealternativ.
-
Om du vill formatera utseendet på tidsskalan anger du de värden du vill använda i rutorna Etikett, Justera och Antal . Markera eller avmarkera kryssrutorna Använd räkenskapsår och skalstreck och klicka sedan på OK.
-
Välj Arbete, Verkligtarbete, Ackumulerat arbete, Överbeläggning, Kostnad eller Återstående tillgänglighet i gruppen Information på fliken Format.
Meddelanden:
-
Om du vill lägga till eller visa fler alternativ klickar du på Lägg till information. Dialogrutan Detaljformat visas. Välj de fält du vill använda i Tillgängliga fält på fliken Användningsinformation. Klicka på Visa. Om du vill ta bort alternativ kan du välja fält i Visa dessa fält och sedan klicka på Dölj för att ta bort alternativ. Använd pilarna Flytta för att ändra i vilken ordning fälten visas. Klicka på OK.
-
Du kan också visa det arbete som är kopplat till en markerad aktivitet i en delad vy, som ibland kallas för en kombinationsvy. Om du vill skapa en delad vy väljer du den vy som du vill ska visas längst upp fönster i vyn och väljer sedan Information i gruppen Delad vy på fliken Visa. Välj den vy du vill använda i listan. Vyn i det nedre fönstret visar detaljerad information om aktiviteterna eller resurserna i den övre fönstervyn. När du till exempel visar en aktivitetsvy i det övre fönstret och vyn Resursanvändning i det nedre fönstret, visar vyn i det nedre fönstret de resurser som tilldelats de aktiviteter som valts i det övre fönstret, med information om dessa resurser. Den resursinformation som visas gäller alla tilldelade aktiviteter för varje resurs, inte bara de aktiviteter som är markerade i det övre fönstret.
Identifiera aktiviteter som ligger efter schemat
Om du har angett en originalplan för projektet kan du se hur aktiviteterna förlöper över tid och se om start- och slutdatumen har förhalats. Du kan följa förloppet genom att jämföra baslinje- och schemalagda eller faktiska start- och slutdatum.
-
Klicka på pilen i Gantt-schema på fliken Visa och välj sedan Uppföljnings-Gantt.
-
Klicka på pilen vid Tabeller i gruppen Data och välj sedan Varians.
Om avvikelsefälten inte visas justerar du vydelaren eller trycker på TABB för att gå igenom fälten för att visa dem.
I vyn Uppföljnings-Gantt visas två aktivitetsstaplar, en ovanpå den andra, för varje aktivitet. I den nedre stapeln visas baslinjestart- och avslutsdatum, och i den övre stapeln visas schemalagda start- och slutdatum så att du kan se skillnaden mellan planen och det aktuella schemat. På fliken Format under Verktyg för Gantt-schema kan du dessutom klicka på Originalplan för att visa baslinjerna för diagrammet.
Du kan också se om start- och slutdatumen för aktivitetstilldelningar är försenade med hjälp av filtret Glidande uppgifter . Det här filtret visar resurser som har tilldelats till aktiviteter som ännu inte har slutförts och som har försenats från slutdatumet för originalplanen. Om du vill använda det här filtret måste du ha sparat en originalplan.
-
Klicka på Resursanvändning på fliken Visa.
-
Välj Fler filter i listan Filter i gruppen Data.
-
Välj Resurs bredvid Filter i listan Fler filter. Klicka på Glidande uppgifter i listan.
-
Om du bara vill visa de uppgifter som är försenade klickar du på Använd. Om du vill visa alla uppgifter med en färgad markering på de glidande uppgifterna klickar du på Markera.
Hitta slack i mitt schema
Mängden slack i schemat anger hur mycket du kan fördröja aktiviteter innan andra aktiviteter eller projektets slutdatum påverkas.
-
Klicka på pilen i Gantt-schema i gruppen Aktivitetsvyer på fliken Visa och välj Fler vyer.
-
Dialogrutan Fler vyer visas. Klicka på Detalj-Gantt i listan Vyer och klicka sedan på Använd.
-
Klicka på pilen på Tabeller i gruppen Data på fliken Visa och klicka sedan på Schema.
I diagramdelen av vyn visas slack som tunna staplar till höger om aktiviteter, med slackvärden angränsande till de vanliga Gantt-staplarna.
Tryck på TABB för att gå till fälten Fritt slack och Totalt slack om de inte visas i bladdelen av vyn.
Meddelanden:
-
Om du vet var slack finns i schemat kan du flytta aktiviteter när vissa faser i schemat inte har något slack och andra faser har för mycket.
-
Slackvärden kan också vara tecken på inkonsekvenser i schemaläggningen. Ett negativt slackvärde uppstår till exempel om en aktivitet har ett Avslut-till-start-beroende med en efterföljande aktivitet och den efterföljande aktiviteten har ett Måste starta-villkor som infaller tidigare än slutet för den första aktiviteten. Negativt slack kan också uppstå när en aktivitet är schemalagd att avslutas efter sitt tidsgränsdatum.
-
