Obs!: Mer information om datainsamling i Access 2016 och senare finns i Importera, exportera SQL Server.
Du kan samla in eller uppdatera information via e-post med hjälp av Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access vägleder dig genom att skapa ett formulär för datainsamling och skicka formuläret i ett e-postmeddelande. När e-postmottagarna returnerar de ifyllda formulären kan du välja att de insamlade data ska bearbetas automatiskt och lagras i en viss Access-databas. Den här metoden för datainsamling kan spara tid och arbete som vanligtvis ingår i en kopierings- och inklistringsprocess eller en manuell datainmatningsprocess. Följande är några scenarier där du kan använda den här processen för att samla in data:
Undersökningar Du kan göra en undersökning och sammanställa resultaten genom att först skapa en Access-databas med de tabeller som behövs för att lagra resultaten, och använda guiden för att generera ett undersökningsformulär och sedan skicka dem till undersökningsdeltagarna. När deltagarna svarar lagras undersökningsdata automatiskt i databasen.
Statusrapporter Oavsett om det är den senaste lagernivåstatusen eller den senaste informationen om väntande problem kan din grupp hålla dig informerad genom att skicka e-postmeddelanden som innehåller aktuell information med jämna mellanrum.
Händelsehantering När du organiserar en konferens eller utbildning eller andra evenemang kan du skicka ett eller flera formulär som ett e-postmeddelande för att samla in kontaktinformation, rese- och hotellpreferenser och så vidare. Om du väljer att låta svaren bearbetas automatiskt kan deltagarna när som helst ändra sina inställningar utan att behöva meddela dig, och du har alltid tillgång till de senaste uppgifterna i beslutssyfte.
I den här artikeln förklaras vad du behöver använda den här processen, hur du kommer igång med guiden och sedan får du ytterligare information om olika steg så att du kan göra det mest välgrundade valet när du följer guiden.
Obs!: Du kan inte lägga till insamlade data om mottagaren har använt antingen Hotmail eller Yahoo för att skicka datainsamlingsformuläret till dig.
Innan du börjar
Om det är första gången du samlar in data med hjälp av e-postmeddelanden gör du följande:
-
Kontrollera att du har installerat följande program på datorn:
-
Access 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du måste ha Outlook installerat och konfigurerat på den dator som du använder för att skicka e-postmeddelandena. Om du har Outlook installerat men ännu inte konfigurerat startar du Outlook och följer anvisningarna i Startguiden för Outlook. Mer information om guiden finns i Hjälp om Outlook.
-
Om du planerar att använda ett InfoPath-formulär kontrollerar du att du har InfoPath 2007 eller senare version installerad och att mottagarna också måste ha InfoPath installerat på sina datorer.
-
E-postmottagarna måste antingen ha InfoPath eller en e-postklient som stöder HTML-format installerat på sina datorer för att kunna visa och redigera formuläret.
Formuläret som används för att samla in data via e-postmeddelanden är inte ett Access-formulär. Guiden genererar ett särskilt formulär i HTML- eller InfoPath-format.
Identifiera en måldatabas. Databasen kan ha antingen .mdb- eller .accdb-format. Dessutom stöds .mde- och .accde-filer. Om du inte vill använda en befintlig databas måste du skapa en ny.
-
-
Identifiera eller skapa de tabeller som du vill fylla i med data från e-postsvaren. Om du samlar in data för befintliga tabeller kontrollerar du att tabellerna inte är skrivskyddade och att du har nödvändig behörighet för att lägga till eller uppdatera innehållet.
Obs!: Fälttyperna Bifogad fil, Räknare, OLE och Flervärdesfält kan inte samlas in med hjälp av e-postmeddelanden
Om datainsamlingsåtgärden fyller två eller fler tabeller måste du skapa en urvalsfråga och använda den som formulärets datakälla. Kontrollera att frågan innehåller alla obligatoriska fält från de underliggande tabellerna. Om du använder en befintlig fråga kontrollerar du att frågan inte är skrivskyddad och att du har rätt behörighet för att lägga till eller uppdatera innehållet. Mer information om hur du skapar en fråga baserat på två eller fler tabeller finns i artikeln Introduktion till frågor.
Lagra data som nya poster i följande situationer:
-
Om data fyller i flera tabeller.
-
Om måltabellen inte har något primärnyckelfält. Primärnyckelvärdena är nödvändiga för att mappa varje svar till en befintlig post. Om måltabellen inte har ett primärnyckelfält kan du antingen lägga till det nu eller tilldela ett befintligt fält som har unika värden som primärnyckel.
-
Om måltabellen inte har några poster. Om tabellen är tom förutsätter guiden att du vill lägga till poster.
-
Om mottagarnas e-postadresser inte lagras som ett fält i databasen. När du samlar in data för att uppdatera poster kan du inte skriva adresserna manuellt i det meddelande som genereras av guiden. Adressfältet måste finnas i måltabellen eller i en tabell som har en relation till måltabellen.
Kom igång
-
Öppna den databas där de insamlade data ska lagras.
-
Om du vill lägga till data i en enda tabell markerar du tabellen i navigeringsfönstret. Om du vill fylla i flera relaterade tabeller markerar du frågan som är bunden till dessa tabeller.
-
Gör något av följande för att starta guiden:
-
Klicka på Skapa e-post i gruppen Samla in data på fliken Externa data.
-
Högerklicka på tabellen eller frågan och klicka sedan på Samla in och uppdatera data via e-post.
Obs!: Om tabellen inte innehåller några fält, eller bara har fälttyperna Räknare, OLE-objekt, Bifogad fil eller uppslagsfält med flera värden, visas följande meddelande i Access: Den valda tabellen eller frågan har inga fält som stöder insamling av data via e-post.
-
Om tabellen innehåller fält som stöder datainsamling startas guiden. Om måltabellen stöder både tillägg och uppdatering av data vägleder guiden dig genom de steg som krävs för att samla in data via e-postmeddelanden.
Använd följande avsnitt som referens för eventuella frågor som du kan ha genom följande sju huvudsteg i processen.
Välj vilken typ av datainmatningsformulär du vill skicka
Välj typ av formulär baserat på hur lätt det är att använda för dig själv och dina mottagare.
Välj HTML-formulär Ett HTML-formulär kan visas och redigeras av alla användare vars e-postklient stöder HTML
Välj Microsoft InfoPath-formulär Det här alternativet visas endast om InfoPath är installerat på datorn. Välj endast det här alternativet om alla mottagare har InfoPath och Outlook installerade på sina datorer. Ett InfoPath-formulär ger en bättre datainmatnings- och redigeringsmiljö
Vilken sida i guiden som visas härnäst beror på om målobjektet stöder uppdatering av data. Om objektet är en fråga som baseras på två eller flera tabeller, eller om det är en tabell som inte har ett primärnyckelfält eller inte innehåller några poster, förutsätter guiden att du vill lägga till nya poster och uppmanar dig att välja formulärfälten. I alla andra fall uppmanas du i guiden att ange om du vill lägga till eller uppdatera data innan du uppmanas att välja formulärfälten.
Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data
Ange vad du vill göra med data. Vilken typ av formulär du använder påverkar antalet nya poster som en mottagare kan skicka till dig i ett enda svar. När du uppdaterar data identifierar antalet poster som måste uppdateras av en mottagare antalet förifyllda formulär som ska ingå i ett meddelande.
Obs!: Om du vill lägga till nya poster skriver du e-postadresserna i adressrutan i e-postmeddelandet när meddelandet skapas. Om du vill uppdatera befintliga data måste mottagarnas e-postadresser lagras som ett fält i den underliggande tabellen eller frågan, eller i en relaterad tabell.
Ange de data du vill samla in
När du väljer vilka fält som ska ingå i formuläret behöver du inte ta med alla fält som finns i den underliggande tabellen eller frågan i formuläret. Följande villkor måste dock vara uppfyllda:
-
Obligatoriska fält: Fält som är markerade med en asterisk (*) är obligatoriska fält. Om du samlar in nya poster innehåller guiden automatiskt alla fält vars obligatoriska egenskap är inställd på Ja. Om en posts obligatoriska fält är tomma går det inte att lägga till posten i tabellen.
-
Fälttyper som inte stöds: Du kan inte ta med vissa fälttyper i formuläret, till exempel Räknare, Bifogad fil, OLE-objekt eller uppslagsfält med flera värden.
-
Fältet Primärnyckel: Användaren kommer dock att kunna ange ett värde i fältet när han eller hon lägger till poster. svaret bearbetas inte om det angivna värdet redan används.
Obs!: För varje fält som ingår anger du en etikett under Fältegenskaper och klickar på Skrivskyddad om du inte vill att användaren ska ändra data i det fältet.
Ange automatisk eller manuell databehandling
Du kan välja en automatisk eller manuell bearbetning av svar. Automatisk bearbetning innebär att när du får svar arbetar Outlook och Access tillsammans för att exportera data till måltabellerna i databasen. Automatisk bearbetning kan spara tid och arbete. Manuell bearbetning innebär bara att du startar exporten för att överföra data från en angiven mapp i Outlook till måltabellen i Access.
Svaren exporteras till måltabellen så länge följande villkor uppfylls när svaren når din postlåda:
-
Outlook måste redan köras på datorn. Om Outlook inte körs startar bearbetningen nästa gång du startar Outlook.
-
Access får inte vara lösenordsskyddat och bör inte vara öppet i exklusivt läge. Databasens namn eller plats får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Namnen på tabellerna och frågorna, och egenskaperna för fälten som ingår i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Du måste ha de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.
Obs!: Om automatisk bearbetning misslyckas kan du försöka åtgärda eventuella problem och sedan exportera de svar som misslyckades manuellt. Alla svar som når inkorgen när du har löst problemen bearbetas fortfarande automatiskt.
Ange egenskaper för att styra automatisk bearbetning av svar
Om du vill ange en annan Outlook-mapp där svar lagras klickar du på mappnamnet på sidan Ange hur du vill bearbeta svar i guiden. I dialogrutan Välj mapp väljer du antingen en annan mapp eller klickar på Ny för att skapa en ny mapp.
Om du klickar på Ange egenskaper för att styra automatisk bearbetning av svar för att ändra eller finjustera importinställningar finns information om tillgängliga alternativ i följande tabell:
|
Alternativ |
Resultat |
|---|---|
|
Ignorera svar från dem som du inte har skickat meddelandet till |
Markera den här kryssrutan om du bara vill att de svar som skickats av de ursprungliga mottagarna av meddelandet ska behandlas automatiskt. Svar från andra personer lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt. |
|
Acceptera flera svar från varje mottagare |
Markera den här kryssrutan om du bara vill att det första svaret från varje mottagare ska behandlas automatiskt. De andra och efterföljande svaren lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt. Obs!: Den här inställningen styr bara antalet svar och inte antalet poster i ett enskilt svar som bearbetas. Om du skickar ett InfoPath-formulär kan en användare med andra ord skicka flera poster i ett enda svar, och alla poster i svaret bearbetas automatiskt, även om kryssrutan inte är markerad. |
|
Tillåt endast uppdateringar av befintliga data |
När mottagare använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data kan de skicka nya poster utöver uppdateringar av befintliga poster. Markera den här kryssrutan om du bara vill bearbeta uppdateringar av befintliga poster. |
|
Antal svar som ska behandlas |
Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som du vill ska behandlas automatiskt. Om du vill att alla svar ska behandlas automatiskt anger du ett stort värde, till exempel 5 000, i textrutan. Svar som tas emot när det angivna värdet har nåtts lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt. |
|
Datum och tid för stopp |
Ange när automatisk bearbetning av svar ska stoppas för det här e-postmeddelandet. Svar som tas emot efter detta datum och den här tiden lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt. |
Om du vill ändra de här alternativen senare klickar du på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. I dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden markerar du det meddelande som du vill ändra inställningarna för och klickar sedan på Meddelandealternativ. De ändringar du gör i dialogrutan påverkar alla efterföljande svar som du får för det meddelandet.
Hantera svar manuellt
Om du vill styra när och vilka svar som ska behandlas ska du inte välja alternativet Automatisk process. Svaren lagras i en angiven mapp i Outlook tills du markerar och högerklickar på varje svar i mappen och klickar sedan på Exportera data till Microsoft Access på snabbmenyn.
I vissa fall kan du också behöva behandla svar manuellt som inte kunde bearbetas automatiskt.
Kom ihåg följande innan du exporterar data
-
Access-databasen ska inte vara öppen i exklusivt läge och namnet eller platsen för databasen får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Namnen på tabellerna och frågorna, och egenskaperna för fälten som ingår i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.
-
Du måste ha de behörigheter som krävs för att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.
Välj hur du vill ange mottagarnas e-postadresser
Om du endast samlar in ny information kan du ange e-postadresserna på två sätt:
-
Skriv e-postadresserna individuellt i Outlook-e-postmeddelandet eller välj adresserna i en adressbok.
-
Använd fältet för e-postadress i tabellen eller frågan i den aktuella Access-databasen.
Obs!: När du samlar in data för att uppdatera befintliga poster visas inte den här dialogrutan, eftersom mottagarnas e-postadresser först måste vara tillgängliga som ett fält i databasen.
Ange e-postadresserna direkt i Outlook
Om du anger mottagare i Outlook kan du förhandsgranska och anpassa meddelandet innan du skickar det. I e-postmeddelandets brödtext finns en kort introduktion och ett formulär. Vi rekommenderar att du inte gör några ändringar i formuläret. Ändringar i formulärstrukturen kan resultera i att svaret inte bearbetas.
Använda e-postadresserna som lagras i ett fält i databasen
Alternativet för att välja En associerad tabell refererar till tabeller som är relaterade. Om du vill visa eller redigera tabellrelationer i databasen går du till Databasverktyg. i gruppen Relationer klickar du på Relationer
Mer information om relationer finns i artikeln Guide till tabellrelationer.
Granska och ange mottagarlistan
Det sista huvudsteget är att förhandsgranska och anpassa e-postmeddelandet, finjustera mottagarlistan och sedan skicka datainsamlingsmeddelandet.
Skapa och skicka e-postmeddelandet
När guiden informerar dig om att du nu kan skapa e-postmeddelandet och visar hur du visar e-poststatus med hjälp av kommandot Hantera svar kan vissa varningsmeddelanden visas. I följande tabell beskrivs varje varning och vilken åtgärd du kan vidta för att lösa problemet:
|
Varningsmeddelande |
Beskrivning |
Slution |
|---|---|---|
|
Vissa poster innehåller inte en giltig adress i fältet för angiven e-postadress. Inga data returneras för dessa rader. |
Fältet e-postadress som du har markerat innehåller null-värden. |
Om du vill samla in data för varje post avslutar du guiden och ersätter null-värdena med e-postadresser. Starta sedan guiden igen. |
|
Du har för närvarande ett exklusivt lås på databasen. automatisk bearbetning misslyckas tills låset släpps. |
Databasen är för närvarande öppen i exklusivt läge. |
Om du väljer att låta svaren bearbetas automatiskt misslyckas bearbetningen eftersom Access inte kan lägga till eller uppdatera en databas som har ett exklusivt lås. Stänga och öppna databasen igen i icke-exklusivt läge direkt efter att meddelandet skickats |
|
Dessa e-postmeddelanden kan innehålla uppgifter som är konfidentiella eller känsliga. |
Du samlar in data för att uppdatera befintliga poster och formuläret som du ska skicka fylls i i förväg med befintliga data. |
Om vissa formulärfält innehåller känsliga data går du tillbaka till guiden där du valde fälten och tar bort fälten som innehåller känsliga data från formuläret |
När du har förhandsgranskat och anpassat meddelandet kan du filtrera fältet för e-postadress och välja mottagare. Välj de e-postadresser du vill använda genom att markera motsvarande kryssrutor. Om du ser en dialogruta med ogiltiga e-postadresser antecknar du adresserna i listan och klickar på Avsluta. Kontrollera de ogiltiga adresserna, gör eventuella korrigeringar och försök sedan skicka meddelandet igen.
