Minimera metadata i Microsoft Word 2000-dokument

Ta bort ditt namn från dina dokument

Gör så här om du vill visa eller ändra ditt användarnamn:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg -menyn. Välj fliken Användarinformation .
   
   Följande redigeringsrutor visas:

   Namn
   Initialer
   E-postadress

2. Om du inte vill att denna information ska visas i dina dokument skriver du icke-identifierande strängar eller blanksteg i rutorna och klicka sedan på OK för att acceptera ändringarna.

Anmärkning: alla nya dokument som du skapar innehåller information, snarare än de standardvärden som anges vid installation av Office. Befintliga dokument kan emellertid redan innehålla informationen.

Ta bort personlig dokumentinformation

När du skapar eller sparar ett dokument i Word kan dokumentinformation sparas i dokumentet. Det finns flera metoder du kan använda för att komma åt denna information:

• Öppna dokumentet. Klicka på Egenskaperpå Arkiv -menyn. Sammanfattning, statistik, innehålloch anpassade flikar kan innehålla olika egenskaper som ditt namn, din chefs och företagets namn.

• Högerklicka på dokumentet i Utforskaren, och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn. Flikarna i dialogrutan Egenskaper kan innehålla information.

• Det är möjligt att använda ett Visual Basic for Applications-makro eller annan programkod för att läsa egenskaperna i dialogrutan Egenskaper .

Gör så här om du vill ta bort dokumentinformation från ett dokument eller en mall:

1. Öppna dokumentet eller mallen.

2. Klicka på Egenskaperpå Arkiv -menyn.

3. Avmarkera på fliken Sammanfattning Författare, Chef, företagoch andra redigeringsrutor som du inte vill sprida.

4. Ta bort alla egenskaper som innehåller information som du inte vill sprida på fliken anpassad .

5. Klicka på OKnär du är klar. Klicka på Spara på Arkiv -menyn och klicka sedan på Stäng på Arkiv -menyn.

När du har utfört dessa åtgärder bör inte dokumentet innehålla sammanfattningsegenskaper.

Ta bort personlig dokumentinformation när du är ansluten till ett nätverk

Om du är inloggad på ett nätverk, visas ditt användarnamn för nätverket i Författare Redigera på fliken Sammanfattning och i fältet senast sparad av på fliken statistik när du sparar ett dokument. Detta kan inträffa även om du har tagit bort personlig information från datorn.

Ta bort dokumentinformation från ett dokument när du arbetar i ett nätverk:

1. Om dokumentet lagras på en nätverksserver kopierar du det till den lokala hårddisken.

2. Starta datorn, men inte logga in till nätverket. När dialogrutan för nätverksinloggning visas klickar du på Avbryt eller trycker på ESCAPE.
   
   Anmärkning: Om du inte kan starta Windows genom att trycka på ESCAPE (till exempel datorn körs Windows NT), du kan inte fortsätta så här.

3. Öppna dokumentet.

4. Klicka på Egenskaperpå Arkiv -menyn.

5. Avmarkera på fliken Sammanfattning Författare, Chef, företagoch andra redigeringsrutor med information du inte vill sprida.

6. Ta bort alla egenskaper som innehåller information som du inte vill sprida på fliken anpassad .

7. Klicka på OKnär du är klar. Klicka på Spara på Arkiv -menyn. Klicka sedan på Stäng på Arkiv -menyn.

När du loggar in till nätverket, inte öppna filen. Om du gör att ditt användarnamn för nätverket skriva till filen. Däremot kan du använda Utforskaren för att kopiera filen till en nätverksserver eller en diskett.

Ta bort kommentarer i dokument

Microsoft Word ger dig möjlighet att lägga till kommentarer till dokument. Normalt innehåller kommentarerna namnet på personen som skapade dem, så att du kan se vem som har skrivit.

Kommentarer visas normalt som ett markerat textavsnitt. Du kan högerklicka på kommentaren och klicka sedan på Ta bort kommentar .

Alla nya kommentarer som du skapar bör inte innehålla ditt användarnamn, eftersom du har tagit bort den från dina Alternativ i dialogrutan som visas ovan.

Ta bort sidhuvuden och sidfötter från dokument

Sidhuvud och sidfot i ett dokument kan innehålla identifierande information. Ta bort information från sidhuvud och sidfot:

1. Klicka på Sidhuvud och sidfotpå Visa -menyn.

2. Sidhuvudet och sidfoten visas längst upp och längst ned på varje sida i dokumentet. ändra dem som du vill.

3. När du är klar klickar du på Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot .

Ta bort ombearbetningsmarkeringar

Dokument kan innehålla ombearbetningsmarkeringar, så att du kan ta reda på vem som gör ändringar i ett dokument. När du accepterar eller avvisar ombearbetningsmarkeringar sparas den reviderade texten i dokumentet, och ombearbetningsmarkeringarna tas bort.

Du accepterar eller avvisar du revisioner:

1. Peka på Spåra ändringar på Verktyg -menyn och klicka sedan på Acceptera eller avvisa ändringar.

2. Använd knapparna två hitta för att hitta revisioner att acceptera eller avvisa i dialogrutan Granska ändringar eller klicka på Acceptera alla eller Ignorera alla.

3. När du är klar klickar du på Stäng.

Stänga av snabbsparfunktionen

Snabbspara går det snabbare att spara ett dokument genom att spara de ändringar som görs i ett dokument.

Utformningen av Snabbspara text som tas bort från ett dokument kan finnas kvar i dokumentet när du har sparat dokumentet. Om du är orolig för att borttagen text i dina dokument, bör du utföra följande steg:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg -menyn.

2. Välj fliken Spara .

3. Avmarkera kryssrutan Snabbspara . Klicka på OK.

Ytterligare information om Snabbspara finns i följande artiklar i Microsoft Knowledge Base:

211209 WD2000: öppna Word-dokument i textredigerare visar borttagen Text

197978 WD2000: vanliga frågor om ”Snabbspara”

Söka efter och ta bort Text som formaterats som dold

Det är möjligt att formatera text som är dold i ett Word-dokument. Eftersom dold text kan innehålla information som du inte vill sprida, kanske du vill visa och ta bort den. Ta bort all text i ett dokument som är formaterat som dold, utför du följande steg:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg -menyn. Klicka på fliken Visa .

2. Markera kryssrutan dold text och klicka sedan på OK.

3. Klicka på Ersättpå Redigera -menyn.

4. Klicka på mer för att expandera dialogrutan.

5. Klicka i rutan bredvid Sök efter.

6. Klicka på Format och klicka sedan på teckensnitt. Markera kryssrutan dold och klicka sedan på OK.

7. Klicka på Ersätt alla.

All dold text tas bort från dokumentet. Utför följande steg om du vill stänga av visningen av dold text:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg -menyn. Klicka på fliken Visa .

2. Avmarkera kryssrutan dold text . Klicka på OK.

Ta bort hyperlänkar från dokument

Dokument kan innehålla hyperlänkar till andra dokument eller webbsidor på ett intranät eller på Internet. Hyperlänkar visas normalt som blå understrukna textsträngar.

Om du vill ta bort en hyperlänk från ett dokument manuellt, högerklicka på hyperlänken, peka på hyperlänk på snabbmenyn och klicka sedan på Ta bort hyperlänk.

Du kan använda ett Visual Basic for Applications-makro för att göra detta om du vill ta bort alla hyperlänkar i ett dokument. I följande exempel Visual Basic for Applications-makro tar bort alla hyperlänkar i ett dokument.

Obs: I följande exempelmakro tas endast länken bort. Texten i hyperlänken kvar i dokumentet.

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub

Om du vill ta bort alla spår av både hyperlänken och hyperlänkens text från dokumentet du vill kan du använda följande makro i stället.

Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub

Mer information om hur du använder exempelkoden i den här artikeln klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:

212536 OFF2000: hur du kör exempelkod från artiklar i Knowledge Base

Ta bort formatmallar från dokument

Dokument kan innehålla formatmallar med metadata. Du kan ta bort formatmallarna eller byta namn på dem För att göra detta:

1. Öppna dokumentet som innehåller formatmallarna.

2. Klicka på formatmallpå Format -menyn.

3. Markera den formatmall som du vill ta bort eller byta namn på. Klicka på Ta bort om du vill ta bort formatmallen eller klicka på Ändra om du vill byta namn på den.

Ta bort gamla filversioner från dokument

Word innehåller en filversionsfunktion som gör det möjligt att spara flera versioner av samma dokument i samma fil. Du kanske vill ta bort äldre versioner av dokumentet innan du delar med andra.

Utför följande steg om du vill ta bort en eller flera versioner av ett dokument:

1. Klicka på versionerpå Arkiv -menyn.

2. Välj versionen av dokumentet som du vill ta bort. Du kan markera mer än en version genom att trycka på CTRL-tangenten medan du markerar versionerna.

3. Klicka på Ta bort.

4. Klicka på Spara på Arkiv -menyn när du har tagit bort alla gamla versioner av dokumentet.

Ta bort länkar från fältkoder

Länkade bilder och andra objekt i Word-dokument kan innehålla länkinformation, till exempel sökvägen till den länkade bilden eller objektet. Du kan ta bort länkinformation från dokumentet genom att redigera fältkoderna.

Att visa fältkoder:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg -menyn. Klicka på fliken Visa .

2. Klicka för att markera kryssrutan fältkoder . Klicka på OK.

När fältkoder är synliga kan se du om någon av dem innehåller identifierande information.

Ta bort länkinformation från en länkad bild eller annat objekt:

1. Markera den länkade bilden eller objektet. Eller markera fältkoden för bilden eller objektet om fältkoderna visas.

2. Tryck på CTRL + SKIFT + F9.

Bilden eller objektet är nu länkad. Observera att bryta länken till en bild eller ett objekt kan orsaka att vara icke-redigerbara.

Ta bort mallens namn och plats

Alla dokument som skapas i Word baseras på en mall. Som standard är detta mallfilen Normal.dot i mappen mallar. Du kan emellertid skapa ett dokument som baseras på en annan mall på en annan plats. Sökväg och namn för den här mallen lagras i dokumentets egenskaper.

Om du vill visa mallens namn och plats, klicka på Egenskaper på Arkiv -menyn och välj fliken Sammanfattning .

Även om du inte skickar mallen tillsammans med dokumentet behåller dokumentets namn och plats för mallen. Så här ändrar du mallens namn och plats till icke-identifierande värden, gör du följande:

1. Klicka på mallar och tilläggpå Verktyg -menyn.

2. Klicka på Bifoga.

3. Välj en mall som har ett namn och en plats som inte är känsliga eller unika. Eftersom det finns på varje dator som har installerat Microsoft Word, kan du till exempel vill markera Normal.dot.

4. Klicka på Öppna. Klicka på OK.

Obs: mallen kan innehålla makron, autotextposter, egna format och egna verktygsfält. Ändrar mallar kan spärra vissa av dessa element i dokumentet.

Ta bort Information om cirkulationslista

Om du skickar ett dokument via e-post med hjälp av en cirkulationslista, kan routningsinformation kopplas till dokumentet. Om du vill ta bort denna information från dokumentet måste du spara dokumentet i ett format som inte behåller cirkulationsinformation.

Spara dokumentet i RTF-(Rich Text Format) eller HTML-format i Microsoft Word. Stäng dokumentet och öppna den nya filen. Eftersom cirkulationsinformation finns inte längre, kan du nu spara dokumentet i Microsoft Word-format.

Du kan också använda följande steg:

1. Inaktivera Snabbspara med hjälp av anvisningarna ovan.

2. Peka på Skicka tillpå Arkiv -menyn och klicka sedan på Andra mottagare.

3. Klicka på Rensa om du vill ta bort cirkulationslistan. Klicka på OK.

4. Klicka på Sparapå Arkiv -menyn.

Dokumentet sparas nu utan cirkulationsinformation.

Ta bort namnen på föregående författare

Namnen på de 10 senaste personer som arbetade på ett dokument i dokumentet lagras. Detta är en automatisk funktion som inte kan stängas av.

Du kan dock ta bort namnen på de 10 senaste författarna från ett dokument genom att spara dokumentet i ett format som inte behåller sådan information. Till exempel om du sparar dokumentet i RTF-(Rich Text Format) eller HTML-format, förloras redigering information. Du kan sedan stänga och öppna RTF-/ HTML-dokument och spara den i Microsoft Word-format.

Ta bort ditt namn från Visual Basic-kod

När du spelar in ett VBA-makro i Word börjar det inspelade makrot med ett huvud av följande slag:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

Ta bort ditt namn från makron som du har spelat in:

1. Öppna det dokument som innehåller makron.

2. Peka på makropå Verktyg -menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor. Eller tryck på ALT + F11.

3. Dubbelklicka på modulen som innehåller makron i projektfönstret.

4. Ta bort ditt namn från den inspelade makrokoden.

Tryck på ALT + Q för att återgå till programmet när du har tagit bort ditt namn. Klicka på Spara på Arkiv -menyn.

Ta bort Visual Basic-referenser till andra filer

I Visual Basic Editor och det är möjligt att skapa en referens till en annan fil. Om en användare öppnar ett dokument som innehåller referenser till andra filer, kan användaren se namnen på filerna.

Om du vill ta bort dessa referenser gör du följande:

1. Öppna dokumentet som innehåller referenser till.

2. Peka på makropå Verktyg -menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor. Eller tryck på ALT + F11.

3. Klicka på referenserpå Verktyg -menyn.

4. Avmarkera kryssrutan bredvid den referensfiler. Klicka på OKnär du är klar.

5. Tryck på ALT + Q.

6. Klicka på Sparapå Arkiv -menyn.

Anmärkning: tar bort referenser till andra filer kan minska möjligheten för makron i dokumentet ska fungera korrekt.

Ta bort nätverks- eller hårddiskinformation

När du sparar ett dokument till den lokala hårddisken eller till en nätverksserver, kan information som identifierar hårddisken eller nätverksservern skrivas i dokumentet.

Gör följande om du vill ta bort informationen från dokumentet:

1. Öppna dokumentet.

2. Klicka på Spara som i Arkiv -menyn. Spara dokumentet på diskettenheten (vanligen A:).

3. Klicka på Stäng på Arkiv -menyn.

4. Ta ut disketten från diskettenheten.

Du kan nu använda Utforskaren för att kopiera dokumentet från disketten till en hårddisk eller en nätverksserver.

Anmärkning: på grund av storleksbegränsningen på diskett (vanligen 1,44 MB) den här metoden kan inte användas om dokumentets filstorlek överskrider mängden ledigt utrymme på disketten.

Inbäddade dokument i dokument kan innehålla Metadata

Om du bäddar in ett objekt i ett dokument behåller objektet sina egna egenskaper, oavsett vad du gör i dokumentet. Har till exempel, om du bäddar in en Microsoft Excel-arbetsbok i ett Word dokument, dokumentet och arbetsboken sina egna egenskaper.

Du kan ta bort metadata från ett inbäddat objekt genom att aktivera objektet, ta bort alla metadata enligt beskrivningen ovan, återaktivera behållardokumentet (med det tidigare exemplet är detta Word-dokument), och sedan spara behållardokumentet.

Anmärkning: när du aktiverar ett inbäddat objekt i ett dokument visas bara en del av det inbäddade objektet i dokumentet. objektet kan innehålla ytterligare information som inte visas. Om du vill att dokumentet ska innehålla endast en rendering av det inbäddade objektet och inte det faktiska innehållet klippa ut objektet och sedan använda kommandot Klistra in Special på Redigera -menyn för att klistra in objektet i dokumentet med ett metafilformat. När du gjort detta kan redigera du inte längre det inbäddade objektet. den ska inte innehålla några metadata.

Dokumentvariabler kan innehålla Metadata

Microsoft tillhandahåller programmeringsexempel endast utan garanti varken uttryckliga eller underförstådda. Detta inkluderar men är inte begränsat till, underförstådda garantier om säljbarhet eller lämplighet för ett särskilt ändamål. Den här artikeln förutsätter att du är bekant med det programmeringsspråk som demonstreras och de verktyg som används för att skapa och felsöka procedurer. Microsofts supporttekniker kan hjälpa till med att förklara funktionen hos en viss procedur, men kan inte ändra dessa exempel för att ge ytterligare funktioner eller skapa procedurer som motsvarar dina speciella behov.
Mer information om hur du använder exempelkoden i den här artikeln klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:

212536 OFF2000: hur du kör exempelkod från artiklar i Knowledge Base
Använd följande exempel makro om du vill ta bort dokumentvariablerna i ditt Word-dokument:

Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub

För mer information om variabler i Visual Basic Editor klickar du på Hjälp om Microsoft Visual Basic på Hjälp -menyn, Skriv Variabler egenskap i Office-assistenten eller Svarsguiden och klicka på Sök för att visa den avsnittet.

Allmänna förslag för ökad säkerhet

Här är några allmänna förslag som du kan använda för att öka säkerhetsnivån i datormiljön:

• När du inte sitter vid datorn, kan du skydda den med en lösenordsskyddad skärmsläckare, effekt på lösenord eller lock-funktionen i Windows NT.

• Om datorn har några delade mappar, kontrollera att du använder lösenord till dem så att endast behöriga användare kan komma åt dina aktier. För ännu bättre säkerhet, använda åtkomstkontroll på användarnivå, så att du kan styra exakt vem som får åtkomst till datorns resurser.

• När du tar bort en fil kan du omedelbart tömma Papperskorgen. Du kanske vill överväga ett verktyg som raderar eller skriver över filer när de tas bort helt.

• När du säkerhetskopierar dina data, spara säkerhetskopiorna på en säker plats, till exempel ett kassaskåp, ett säkerhetsskåp eller ett låst förvaringsskåp. Lagra en enda kopia av säkerhetskopiorna på en säker plats ifall din primära plats är oanvändbar.

• Viktiga dokument bör vara lösenordsskyddade för att säkerställa att endast behöriga användare kan öppna dem. Dina lösenord ska lagras i en säker plats. Observera att om du inte kommer ihåg ett lösenord, det finns inget sätt att återskapa innehållet i ett lösenordsskyddat dokument.

• Distribuera inte dokument i elektronisk form. I stället ut dem. Använd inte identifierande inslag som speciella teckensnitt, vattenmärken, logotyper eller specialpapper, om du inte behöver (till exempel för en presentation).

• E-post är inte anonym. Skicka inte ett dokument om du är orolig för din identitet som knytas till dokumentet.

• Skicka ett dokument via Internet med antingen HTTP eller FTP-protokollet. Information som skickas över protokollen skickas i ”klartext”, vilket innebär att det är tekniskt möjligt (om än osannolikt) att fångas.

För mer Information

Mer information som hör till de avsnitt som beskrivs tidigare i denna artikel finns i följande artiklar i Microsoft Knowledge Base:

195007 WD2000: vissa dokumentegenskaper fylls i automatiskt

194606 WD2000: Sammanfattning Under egenskaper krypteras inte

209638 WD: lösenord efterfrågas inte för ”ändra” i e-postklient