Så här: Använda kopplade dokument för att skapa en lista sorterad efter kategori i Word 2000

Hur du ställer in datafilen

Sortera datafilen så att alla poster med samma värde för nyckeln fältet kategori (det fält som du basera sorteringen) visas tillsammans, enligt följande exempeldatafil. Följande exempellistan sorteras efter fältet ort (Stad är nyckelfältet i det här exemplet):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Hur du ställer in huvuddokument

Anmärkning: < Ange > utser ett stycketecken i följande exempel. Tryck ned RETUR om du vill skriva ett stycketecken.

Om du vill konfigurera huvuddokumentet som en katalog, så här:

1. Öppna ett nytt tomt dokument och klicka på Koppla dokumentpå Verktyg -menyn.

2. Klicka på Skapai Koppla dokument och klicka sedan på katalog.

3. Klicka på Nytt huvuddokument när du tillfrågas.

4. Klicka på Hämta Datai Koppla dokument, och klicka sedan på Öppna datakälla om du vill bifoga datafilen (Använd exempelfilen som du skapade i avsnittet ”Ställa in the Data filens” i den här artikeln).

5. Infoga följande fält om du vill jämföra innehållet i varje post i fält med innehållet i nästa fält posten för att bestämma om nyckelfält innehållet ändras från en post till nästa.

Obs: det här exemplet används exempeldata från avsnittet ”Ställa in the Data filens” i denna artikel. Tryck på CTRL + F9 om du vill infoga fälttecknen.

{ Om { MERGESEQ } = ”1” ”{ MERGEFIELD Stad }” ”” }< RETUR >
{ Uppsättning Place1 MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
{ Om Place2 { } <> { Place1 }”< RETUR >
{ MERGEFIELD Stad }< RETUR >
<ENTER>
{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }””{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }” } { Place2 ange MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
Fälten i det här exemplet skapar en katalog över på samma sida som följer:

Atlanta

Svensson 3 000 kr
Gates 50 000 kr
Henderson 10 000 kr

Houston

Karlsson 8 000
Kelley 9 000 dollar
Peterson $0

Tvinga varje ny kategori till en ny sida

Nyckelfältet i det här exemplet är { MERGEFIELD Stad }. När värdet för ort ändras i datafilen till en annan stad, en ny sida läggs till i det sammanfogade resultatet och kopplingsåtgärden fortsätter överst på nästa sida. Tryck på CTRL + F9 om du vill infoga fälttecknen.

{ Om { MERGESEQ } = ”1” ”{ MERGEFIELD Stad }” ””}< RETUR >
{ Uppsättning Place1 MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
{ Om Place2 { } <> { Place1 }”< RETUR >
Torrsubstanshalt sidan Break torrsubstanshalt
{ MERGEFIELD Stad }< RETUR >
<ENTER>
{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }””{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }” } { Place2 ange MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
Anmärkning: Om du vill infoga en sidbrytning, antingen genom att trycka på CTRL + RETUR eller klicka på Brytning på Infoga -menyn, markera Sidbrytningenoch klicka sedan på OK.

Fälten i det här exemplet ger en katalog över på separata sidor på följande sätt:

Atlanta

Svensson 3 000 kr
Gates 50 000 kr
Henderson 10 000 kr

Torrsubstanshalt sidan Break torrsubstanshalt
Houston

Karlsson 8 000
Kelley 9 000 dollar
Peterson $0

Så här formaterar du nyckelfältet

Nyckelfältet i det här exemplet är {MERGEFIELD Stad}. Du kan infoga formateringsväxel för att formatera resultaten av {MERGEFIELD Stad} som versaler \ * övre. Tryck på CTRL + F9 om du vill infoga fälttecknen.

{ Om { MERGESEQ } = ”1” ”{ MERGEFIELD Stad \ * versal }” ”” }< RETUR >
{ Uppsättning Place1 MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
{ Om Place2 { } <> { Place1 }”< RETUR >
{ MERGEFIELD Stad \ * versal }< RETUR >
<ENTER>
{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }””{ MERGEFIELD medarbetare } { MERGEFIELD försäljning }” } { Place2 ange MERGEFIELD Stad { }}< RETUR >
Fält som anges i det här exemplet produkten en katalog över på samma sida med staden visas i versaler, enligt följande:

ATLANTA

Svensson 3 000 kr
Gates 50 000 kr
Henderson 10 000 kr

HOUSTON

Karlsson 8 000
Kelley 9 000 dollar
Peterson $0
Obs: du kan formatera olika nyckelfält MERGEFIELD Stad för { }, genom att markera hela fältet (inklusive fältet klamrar {}) och formatera fält i dina inställningar. Klicka på teckensnitt på Format -menyn om du vill formatera fältet.

Hur processen fungerar

Första IF-fältet i följande exempel infogas orten och en vagnretur (< RETUR >) endast för den första posten i dokumentkopplingen. För alla efterföljande poster infogar fältet om ingenting (””). Den första kopplade posten identifieras genom att jämföra fältet MERGESEQ-fält (som returnerar sekvensnumret för den aktuella posten) att siffran ”1”.

Andra om-fältet infogar ett tecken (eller en sidbrytning om det tvingar varje stad till en ny sida) namnet på staden två mer returnera tecken, anställdes namn och försäljningsbeloppet (i den ordningen), endast om IF-fältet bestämmer att den aktuella posten innehåller en stad namn som skiljer sig från den föregående posten. Om den anser att den aktuella posten innehåller namnet på en stad som är samma som föregående post infogas bara nästa medarbetarens namn och försäljningsbelopp.

Det här IF-fältet identifierar nya orten genom att jämföra text för de bokmärken som anges i de två fälten uppsättning. Texten för bokmärket ”Place1” är alltid lika med fältet ort för den aktuella posten och texten för bokmärket ”Place2” är lika med fältet ort för föregående post.