Så här avslutar du räkenskapsåret i Small Business Accounting 2006, i Accounting Express och Accounting Professional

Steg 1: utföra vissa års sluts uppgifter manuellt

Utför följande uppgifter manuellt innan du avslutar räkenskapsåret:

• Rensa förbetalda utgifter

• Stämma av bank konton

• Stämma av kredit korts konton

• Spela in avskrivningar

• Justera lager

Steg 2: justera Journal poster

Gör följande justeringar av Journal poster:

• Korrigera eventuella fel som uppstod när du registrerade en transaktion.

• Tilldela intäkter till den period då intäkterna erhållits.

• Tilldela utgifter till den period då utgifterna inträffade.

Om du vill göra ändringar i Journal poster klickar du på ny journal post på företags menyn.

Steg 3: kontrol lera att databasen innehåller fel

ANMÄRKNINGAR

• Kontrol lera att ingen har företags databasen öppen.

• Utför det här steget på den dator där databasen finns.

Följ de här stegen för att kontrol lera att databasen innehåller fel:

1. Starta Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional och öppna sedan en företags databas förutom den som du vill granska.

2. På Arkiv -menyn pekar du på verktygoch klickar sedan på data verktyg.

3. Klicka på fliken Avancerade verktyg och sedan på Reparera.

4. Välj den databas som du vill söka efter fel och klicka sedan på Reparera.

5. Om du får ett meddelande om att alla anslutningar till databasen är stängda klickar du på Ja.

6. Om inga fel hittas klickar du på OK. Om fel hittas granskar du dem och gör eventuella nödvändiga justeringar.

7. Klicka två gånger på Stäng .

Steg 4: säkerhetskopiera företags databasen innan du avslutar räkenskapsåret

Kommentarer

• Kontrol lera att ingen har företags databasen öppen förutom på den dator där databasen finns.

• Utför det här steget på den dator där databasen finns.

Gör så här för att säkerhetskopiera företagets databas:

1. Starta Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional och öppna sedan den företags databas som du vill säkerhetskopiera.

2. På Arkiv -menyn pekar du på verktygoch klickar sedan på data verktyg.

3. Klicka på säkerhetskopierapå fliken grundläggande verktyg .

4. Klicka på Bläddra.

5. Skriv ett namn på filen och klicka sedan på Spara. Obs! Standard fil typen är komprimerad säkerhets kopia (*. zip). Standard platsen för filer finns på följande sökväg:

   Mitt Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Om du vill begränsa åtkomsten till säkerhets kopian skriver du ett lösen ord i rutan lösen ord och skriver sedan lösen ordet igen i rutan Bekräfta lösen ord .

7. Klicka på OK.

8. När du får ett meddelande om att säkerhets kopieringen är klar klickar du på OK.

9. Klicka på Stäng.

Steg 5: skriva ut en råbalans innan du avslutar räkenskapsåret

Ange alla transaktioner för året innan du skriver ut rapporten för råbalans. Om du anger ytterligare transaktioner senare måste du skriva ut en ny råbalans. Den här rapporten visar alla konton och saldon från ett visst datum.

1. På menyn rapporter pekar du på företag och finansoch klickar sedan på råbalans.

2. I listan från väljer du i verktygsfältet klickar du på anpassat.

3. I rutan datum skriver du det datum du vill ha eller väljer datum i kalendern.

4. Klicka på Uppdatera rapportpå Visa -menyn.

5. Klicka på Skriv utpå Arkiv -menyn.

Steg 6: skriva ut obligatoriska års bokslut

De vanligaste ekonomiska rapporterna är följande:

• Balans räkning

• Vinst och förlust

• Kassa flödes rapport

Om du vill söka efter dessa rapporter pekar du på företag och finans på menyn rapporter och klickar sedan på den rapport som du vill använda.

• Skriv ut rapporten balans räkning för den sista dagen i räkenskapsåret. Om du vill ange datum väljer du rätt värden i listan från och meddatum listan i verktygsfältet. I listan rapport bas väljer du antingen kontanter eller periodisering, beroende på vilken redovisnings metod som företaget använder.

• För rapporten vinst och förlust väljer du ett datum intervall som motsvarar räkenskapsårets första och sista dag. Det gör du genom att välja rätt värden i listan datum intervall , från och fråni verktygsfältet . I listan rapporter väljer du kontanter eller periodisering, beroende på vilken redovisnings metod som företaget använder.

• För rapporten kassa flödes utdrag väljer du ett datum intervall som motsvarar räkenskapsårets första och sista dag. Det gör du genom att välja rätt värden i listan datum intervall , från och fråni verktygsfältet .

Steg 7: skapa ett nytt räkenskapsår

Du måste registrera ett nytt räkenskapsår så att du är redo att registrera transaktioner under nästa år.

1. På menyn företag klickar du på Hantera räkenskapsår.

2. Klicka på nytt räkenskapsår. Ett standard datum fylls i Start rutan för räkenskapsåret . Detta datum är baserat på det sista datumet i det föregående räkenskapsåret. Du kan inte ändra det här datumet.

3. I rutan Stäng av räkenskapsåret skriver du sista dagen i nästa räkenskapsår eller väljer datum i kalendern.

4. Klicka på OK.

Steg 8: Stäng räkenskapsåret

Du kan ha ett obegränsat antal öppna räkenskapsår. När du stänger räkenskapsår måste du stänga dem i kronologisk ordning. När du avslutar ett räkenskapsår inträffar följande aktiviteter:

• Balans räknings konton summeras och saldot vidarebefordras till det första saldot för nästa år.

• Journal poster skapas för att nollställa alla inkomst-och utgifts konton. Skillnaden är bokförd på kontot för balanserade vinst medel.

• Statusen för räkenskapsåret är inställd på stängd.

Följ de här stegen om du vill avsluta räkenskapsåret:

1. På menyn företag klickar du på Hantera räkenskapsår.

2. I listan med perioder väljer du det år du vill stänga och klickar sedan på Stäng räkenskapsår.

3. Om du ombeds att flytta netto intäkten till kontot för balanserade vinst medel klickar du på Ja.

Steg 9: skriva ut en råbalans när du har stängt räkenskapsåret

Gör så här om du vill skriva ut rapporten med råbalans:

1. På menyn rapporter pekar du på företag och finansoch klickar sedan på råbalans.

2. Klicka på anpassati rutan från .

3. I rutan datum skriver du den första dagen på nästa räkenskapsår eller väljer datum i kalendern.

4. Klicka på Uppdatera rapportpå Visa -menyn.

5. Klicka på Skriv utpå Arkiv -menyn.

6. Jämför den här rapporten med rapporten Råbalans som du skapade i "skriva ut en råbalans innan du stänger räkenskapsåret". Kontrol lera följande:

   • Saldot överförs till nästa år.

   • Saldona på inkomst-och utgifts kontona är noll och skillnaden bokförs på kontot för balanserade vinst medel.

   • De totala debet-och total beloppen i rapporten för råbalans som du skrev ut efter att du avslutat räkenskapsåret matchar de totala debet-och total beloppen i råbalansen för råbalans som du skrev ut innan du avslutade räkenskapsåret.

7. Om du måste justera poster klickar du på ny journal post på företags menyn.

Steg 10: säkerhetskopiera företags databasen när du har stängt räkenskapsåret

Kommentarer

• Kontrol lera att ingen har företags databasen öppen.

• Utför det här steget på den dator där databasen finns.

Gör så här för att säkerhetskopiera företagets databas:

1. Starta Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional och öppna sedan den företags databas som du vill säkerhetskopiera.

2. På Arkiv -menyn pekar du på verktygoch klickar sedan på data verktyg.

3. Klicka på säkerhetskopierapå fliken grundläggande verktyg .

4. Klicka på Bläddra.

5. Skriv ett namn på filen och klicka sedan på Spara.Obs! Använd ett annat fil namn från det du använde när du skapade säkerhets kopian innan du avslutade räkenskapsåret. Standard fil typen är komprimerad säkerhets kopia (*. zip). Standard platsen för filer finns på följande sökväg:

   Mitt Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Om du vill begränsa åtkomsten till säkerhets kopian skriver du ett lösen ord i rutan lösen ord och skriver sedan lösen ordet igen i rutan Bekräfta lösen ord .

7. Klicka på OK.

8. När du får ett meddelande om att säkerhets kopieringen är klar klickar du på OK.

9. Klicka på Stäng.

Vanliga frågor (FAQ)

Q1: kan jag spara en transaktion om jag stängde räkenskapsåret? Kan transaktioner sparas till ett avslutat år?A1: Du kan inte spara en transaktion när du har stängt året. Men du kan öppna året igen och sedan spara en transaktion. Om du repoen ett år som inte är aktuellt år måste du öppna det året och alla mellanliggande stängda år i omvänd kronologisk ordning genom att börja med det senaste året och arbeta bakåt. När du har gjort ändringar måste du stänga alla öppna i kronologisk ordning genom att börja med det äldsta året och arbeta framåt. Om du vill öppna ett avslutat slutet år måste du vara tilldelad eller inloggad som någon av följande roller:

• Ägare i Small Business Accounting 2006, i Accounting Express eller accounted Professional

• Revisor i Small Business Accounting 2006, i Accounting Express eller accounted Professional

• Administratör på datorn som kör Small Business Accounting 2006, Accounting eller Accounting Professional

K2: hur många räkenskapsår kan jag fortsätta att öppna?A2: Det finns inga begränsningar för hur många räkenskapsår du kan hålla öppet. Q3: måste jag avsluta ett räkenskapsår före den första dagen av nästa räkenskapsår?A3: Du kan avsluta ett räkenskapsår när som helst efter sista dagen på året. Men tills du avslutar ett räkenskapsår kommer det ingående saldot för balans räknings kontona inte att vidarekopplas till det nya året. Dessutom kommer utgifts konton inte att nollställas och ingen skillnad tillämpas på kontot för balanserade vinst medel.Q4: Vad händer med ett inaktivt konto när jag stänger ett räkenskapsår?A4: Om du har ett inaktivt konto när du stänger räkenskapsåret ändras inte konto status. Detta gäller oavsett om det inaktiva kontot har ett saldo. Q5: Hur visar jag Journal posten som representerar inkomst-och utgifts konton som har nollställts och sedan bokförts på kontot för balanserade vinst medel?A5: Följ de här stegen om du vill visa Journal posten:

1. Peka på företags listorpå företag -menyn och klicka sedan på konto plan.

2. Dubbelklicka på kontot för balanserade vinst medel i listan diagram med konton för att öppna konto registret.

3. Dubbelklicka på raden som uppfyller följande villkor:

   • Datumet är den sista dagen i det avslutade räkenskapsåret

   • Beskrivningen av kommentars rutan är utgående från räkenskapsåret.