Så här kan du dela med dig av en Access-skrivbordsdatabas

I den här artikeln

• En översikt över olika sätt att dela Access-data

• Dela en enda databas

• Dela en uppdelad databas

• Dela data på en SharePoint-webbplats

• Dela data med hjälp av en databasserver

En översikt över olika sätt att dela Access-data

Databasprogram ändras och växer med tiden. Många faktorer påverkar behov och prestanda, inklusive antalet samtidiga användare, nätverksmiljön, dataflöde, svarstid, databasens storlek, toppanvändningstider och förväntad tillväxttakt. Om databaslösningen lyckas behöver den antagligen utvecklas. Som tur är har Access en evolutionär väg, från enkel till avancerad, som du kan ta över tid för att effektivt skala din lösning. I följande tabell sammanfattas Access-scenarier och arbetsbelastningar som hjälper dig att välja den sökvägen.

Överst på sidan

Dela en enda databas

Det här är det enklaste alternativet med de lägsta kraven, men det är också det som ger minst antal funktioner. Databasfilen sparas på en delad nätverksenhet och flera personer kan använda databasfilen samtidigt. Det kan emellertid uppstå problem med pålitligheten och tillgängligheten om flera personer ändrar data samtidigt eftersom alla databasobjekt är delade. Den här tekniken kan även försämra prestandan eftersom alla databasobjekt skickas över nätverket.

Det här alternativet kan vara bra om endast några få personer ska använda databasen samtidigt och om användare inte måste anpassa databasens utseende. Men den här metoden är mindre säker än andra metoder för att dela en databas, eftersom varje användare har en fullständig kopia av databasfilen, vilket ökar risken för obehörig åtkomst.

Så här delar du en databas med hjälp av en delad mapp:

1. Dela en mapp med specifika personer i en hemmiljö eller småföretagsmiljö. Mer information finns i Fildelning via ett nätverk i Windows.

2. Kontrollera att Access är inställt på att öppnas i delat läge på alla användarnas datorer. Det här är standardinställningen, men du bör kontrollera att om en användare öppnar databasen i exklusivt läge stör det datatillgängligheten.

   1. Starta Access och klicka på Alternativ under Arkiv.

   2. I rutan Access-alternativ klickar du på Klientinställningar.

   3. I avsnittet Avancerat under Standardläge för öppning väljer du Delat, klickar på OK och avslutar sedan Access.

3. Kopiera databasfilen till den delade mappen. När du har kopierat filen måste du se till att filattributen är inställda på att tillåta skrivning och läsning till databasfilen. Användarna måste ha skriv- och läsbehörighet om de vill använda databasen.

4. Skapa en genväg till databasfilen på varje användares dator. Mer information finns i Skapa en genväg på skrivbordet för ett Office-program eller en fil.

Överst på sidan

Dela en uppdelad databas

Det här är ett bra val om du inte har en SharePoint-webbplats eller en databasserver. Du kan dela en delad databas över ett lokalt nätverk (LAN). När du delar upp en databas ordnar du om den i två filer – en backend-databas som innehåller datatabellerna och en frontend-databas som innehåller alla andra databasobjekt, till exempel frågor, formulär och rapporter. Varje användare interagerar med data med hjälp av en lokal kopia av frontend-databasen.

Fördelarna med att dela upp en databas är följande:

• Förbättrad prestanda    Endast data delas i nätverket, inte tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler.

• Större tillgänglighet    Databastransaktioner, till exempel postredigeringar, slutförs snabbare.

• Högre säkerhet    Användarna får åtkomst till backend-databasen via länkade tabeller. det är mindre troligt att inkräktare kan få obehörig åtkomst till data via frontend-databasen.

• Förbättrad tillförlitlighet    Om en användare stöter på ett problem och databasen stängs oväntat begränsas eventuella skadade databasfiler vanligtvis till kopian av frontend-databasen som användaren hade öppen.

• Flexibel utvecklingsmiljö    Varje användare kan oberoende av varandra utveckla frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt utan att påverka andra användare. Du kan också utveckla och distribuera en ny version av databasens klientdel utan att avbryta åtkomsten till data som är lagrad på databasens serverdel.

Mer information finns i Dela upp en Access-databas.

Överst på sidan

Dela data på en SharePoint-webbplats

Det finns flera sätt att dela Access-data på en SharePoint-webbplats:

• Länka    Länkningsprocessen ansluter till data i ett annat program, så att du kan visa och redigera den senaste informationen både i SharePoint och i Access utan att skapa och underhålla en kopia av data i Access. Om du inte vill kopiera en SharePoint-lista till Access-databasen, utan i stället vill köra frågor och generera rapporter baserat på innehållet i listan, kan du länka till data.

• Flytta    När du flyttar data från Access till en SharePoint-webbplats skapar du listor på SharePoint-webbplatsen som förblir länkade till tabeller i databasen. Guiden Exportera tabeller till SharePoint hjälper dig att flytta data från alla tabeller samtidigt och behålla deras relationer.

Mer information finns i Importera, länka eller flytta data till SharePoint.

Varning!    Även om du kan spara en Access-databasfil till OneDrive eller ett SharePoint-dokumentbibliotek rekommenderar vi att du undviker att öppna en Access-databas från dessa platser. Filen kan laddas ned lokalt för redigering och sedan laddas upp igen när du har sparat ändringarna i SharePoint. Om fler än en person öppnar Access-databasen från SharePoint kan flera kopior av databasen skapas och vissa oväntade beteenden kan inträffa. Den här rekommendationen gäller för alla typer av Access-filer, inklusive en enskild databas, en delad databas och filformaten .accdb, .accdc, .accde och .accdr. Mer information om hur du distribuerar Access finns i Distribuera ett Access-program.

Överst på sidan

Dela data med hjälp av en databasserver

Du kan använda Access med en databasserverprodukt, till exempel SQL Server, när du vill dela med dig av din databas. Den här metoden ger dig många fördelar men kräver extra programvara , en databasserverprodukt.

Den här metoden liknar att dela upp en databas eftersom tabellerna lagras i nätverket och varje användare har en lokal kopia av en Access-databasfil som innehåller länkar till tabellerna, tillsammans med frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Fördelarna med den här delningsmetoden beror på vilken databasserverprogramvara du använder, men omfattar vanligtvis användarkonton och selektiv åtkomst till data, utmärkt datatillgänglighet och bra integrerade datahanteringsverktyg. Dessutom fungerar de flesta databasserverprogram bra med tidigare versioner av Access, så alla användare måste inte använda samma version. Endast tabeller delas. Mer information finns i Migrera en Access-databas till SQL Server, Importera eller länka till data i en SQL Server-databas och Länka till eller importera data från en Azure SQL Server-databas.

Fördelar med att dela med dig av en databas med hjälp av en databasserver

• Hög prestanda och skalbarhet    I många situationer ger en databasserver bättre prestanda än bara en Access-databasfil. Många databasserverprodukter har också stöd för mycket stora databaser med terabytekapacitet vilket är cirka 500 gånger större än den nuvarande maxstorleken för en Access-databas (två gigabyte). Databasserverprodukter arbetar normalt väldigt effektivt genom att behandla frågor parallellt (med hjälp av multipla, ursprungliga trådar inom en och samma process för att hantera användarförfrågningar) samt minimera behovet av extra minne när fler användare läggs till.

• Ökad tillgänglighet    I de flesta databasserverprodukter kan du säkerhetskopiera databasen medan den används. Med andra ord behöver du inte tvinga användarna att avsluta sitt arbete och stänga databasen när du vill säkerhetskopiera databasen. Dessutom hanterar databasserverprodukterna normalt samtidig redigering och postlåsning på ett mycket effektivt sätt.

• Förbättrad säkerhet    Ingen databas kan göras helt säker. Men databasserverprodukterna har ett kraftfullt säkerhetssystem som hjälper till att skydda dina data mot obehörig åtkomst. De flesta databasserverprodukter erbjuder kontobaserat skydd vilket gör att du kan bestämma vem som ska kunna se vilka tabeller. Även om någon obehörig skulle få åtkomst till Access klientdel så kan denna person inte använda informationen tack vare det kontobaserade skyddet.

• Automatisk återställning    I händelse av systemfel (t.ex. en krasch i operativsystemet eller strömavbrott) har vissa databasserverprodukter automatiska återställningsmetoder som återställer en databas till det senaste konsekvenstillståndet på några minuter, utan att databasadministratören behöver ingripa.

• Serverbaserad bearbetning    Genom att använda Access i en klient-/serverkonfiguration kan du minska nätverkstrafiken genom att bearbeta databasfrågor på servern innan resultat skickas till klienten. Att låta servern utföra behandlingen är oftast effektivare, särskilt om du arbetar med stora datamängder.

• Azure SQL Server    Förutom fördelarna med SQL Server erbjuder dynamisk skalbarhet utan driftstopp, intelligent optimering, global skalbarhet och tillgänglighet, eliminering av maskinvarukostnader och minskad administration.

Överst på sidan