Så här utvärderar du begäranden om projektändring

Av Jane Suchan, PMP

Okontrollerad förändring är en av projektledarens största fiender.     Därför kan en solid förändringsprocess vara projektledarens bästa vän. Genom att införa den här typen av process kan du leverera det kunden har begärt, på den tidslinje som krävs och inom den överenskomna budgeten. Utan ändringskontroll blir projektets omfattning ett rörligt mål och du riskerar att missa en eller flera av dina projektframgångsfaktorer. Förmågan att hantera och kontrollera förändringar, särskilt för projektomfattning, är en nyckel till att nå mål och en typisk prestationsindikator för en projektledare. Projektändring är oundvikligt och du måste vara beredd att ta itu med det när – inte om – det sker.

Balansera hantering av förändringar och byråkrati

En utmaning för projektledare är att balansera behovet av att kontrollera projektförändringen och samtidigt undvika onödig byråkrati. Frågan är: Var är tipping point? Eftersom varje projekt är unikt slutar ändringskontrollen att tillföra värde och förvandlas till byråkrati från projekt till projekt.

Vissa av dina intressenter, eller till och med projektgruppens medlemmar, kan känna att det är ditt sätt att undvika den fruktade omfattningskrypningen, och att du är ovillig att vara flexibel och göra det som är bäst för din kund och verksamheten. Det är viktigt att skingra denna uppfattning. Informera dem om att det du gör är raka motsatsen: du genomför en effektiv process för att konsekvent utvärdera begärda ändringar. Om det anses vara en bra idé att göra ändringen har du processer för att svara när det behövs.

Överst på sidan

Projektändringsplanen

En projektändringsplan beskriver vad som händer när avvikelser uppstår för att hjälpa dig att svara snabbt. Det är inte avsett att förhindra ändringar. Syftet är snarare att beskriva en process som gör det tydligt hur förändringar kommer att meddelas, hur beslut kommer att fattas och hur projektet kommer att anpassas i enlighet därmed.

Överst på sidan

Placera ändringskontrollen på plats

Du bör sätta ändringskontrollprocessen i kraft så snart du skapar en baslinje för viktiga leverabler, till exempel affärskrav och schema. Projektgruppen och intressenterna – och alla andra som påverkas av ändringar i projektet – bör granska och godkänna ändringshanteringsplanen innan du sätter den i spel.

Små förändringar som har liten inverkan på projektets övergripande framgång bör inte medföra samma stringenser som de som görs i krav eller milstolpar i kritiskt linjeschema. Projektändringshanteringsplanen måste ange när en formell begäran om projektändring (PCR) krävs. Till exempel:

• Vilka är tröskelvärdena för schema- och budgetändringar?

• Finns det ändringar som alltid kräver en ändringsförfrågan?

• Vilka ändringar kan ändringsprocessen hoppa över?

En varning här: ofta är det massor av små förändringar som gör skadan, snarare än de stora, uppenbara. Tänk på detta när du definierar dina PCR-villkor. Din ändringshanteringsplan ska till exempel definiera kategorier för ändringsförfrågningar, till exempel vad som är huvud- eller del:

• Större förändringar    Dessa bör vara har dokumenterats som en PCR. Större projektändringar:

  • Påverka krav eller arbetsobjekt på den kritiska linjen, fördröja viktiga milstolpar eller det övergripande projektets slutdatum med en viss tidsprocent eller varaktighet. Viktiga ändringskriterier bör definieras för varje projekt.

  • Kräv ytterligare finansiering (i dollar eller procent av budgeten). Beloppet bör återigen definieras för varje projekt.

• Mindre ändringar    Dessa rutinmässiga ändringar kräver ingen PCR. Mindre ändringar:

  • Påverka inte planen nämnvärt. De förlänger inte slutdatumet för milstolpar eller aktiviteter med projektsamband.

  • Har ingen negativ ekonomisk inverkan. Inga varianser för projektbudget inträffar till följd av detta.

Överst på sidan

Tips för att utvärdera ändringsförfrågningar

Projektändringsplanen bör också innehålla information om hur ändringsförfrågningar utvärderas. Det är viktigt att kriterierna för denna utvärdering fastställs innan den behövs så att tiden inte slösas bort och når konsensus. Genom att ange dessa parametrar kan du balansera förändringar med övergripande affärsmål och fördelar.

Här är några vanliga frågor att tänka på när du utvärderar en ändringsförfrågan:

• Lägger den här ändringen till i eller ändrar affärskraven?

• Finns det någon lösning, eller är den här ändringen nödvändig för att projektet ska lyckas?

• Kräver denna förändring en ökning av finansieringen?

• Kommer detta att fördröja projektets slutdatum?

• Även om denna förändring kan ha en negativ inverkan på detta projekt, leder det till betydande affärsuppsidor som gör det värt det?

• Är det nu mer meningsfullt att genomföra den här ändringen än att fördröja den? Kommer förseningen att kosta företaget mer pengar i slutändan?

• Har alla berörda intressenter övervägts och stöder de förändringen?

• Finns det avtalsmässiga konsekvenser att överväga? Kommer till exempel åtaganden med externa leverantörer inte att uppfyllas på grund av den här ändringen?

Överst på sidan

Godkänna begäranden om projektändring

Det är också viktigt att definiera vem som kan godkänna – eller inte kan godkänna – begärda ändringar. Det är vanligt att definiera olika myndighetsnivåer så att rutinmässiga ändringar kan hanteras effektivt, medan betydande förändringar får den nödvändiga nivån av chefsåtgärd.

När en föreslagen ändring påverkar projektets omfattning bör du betrakta det som ett affärsbeslut som kräver godkännande från projektsponsorn. När omfattningen inte påverkas kan projektgruppen och sponsorn besluta att projektledaren har befogenhet att godkänna ändringen inom vissa gränser. För vissa projekt skapas och samlas ändringskontrollnämnder regelbundet för att överväga och godkänna ändringsförfrågningar. Det kan finnas olika kontrolltavlor för ändringar i organisationen, som hanterar olika typer av ändringsförfrågningar. En kontrolltavla för tekniska ändringar kan till exempel titta på tekniska problem.

Ett enkelt sätt att sammanfatta riktlinjerna för att godkänna ändringsförfrågningar är i en tabell som den nedan, som baseras på ett exempelprojekt:

Överst på sidan

Den stora vinsten

Projektteam är alltid angelägna om att komma åt projektkörning, ibland på bekostnad av effektiv planering. Det är frestande att ta genvägar och anta att du kommer att räkna ut allt eftersom. Att ha en väl utvecklad förändringskontrollprocess på plats, innan förändringar sker, kommer att ha stora utbetalningar och bättre övergripande projektresultat. Genom att ta bort subjektiviteten från ändringskontrollen kan projektgruppen hantera fluktuationer effektivt och effektivt. En genomtänkt och detaljerad plan för ändringshantering som har accepterats av projektgruppmedlemmar och intressenter kommer att spara tid och pengar, något projektledare aldrig har tillräckligt av.

Överst på sidan