Det kan vara överväldigande att hantera en upptagen kalender, särskilt när inkommande nya händelser står i konflikt med befintliga. För att hålla ordning kan Copilot boka om personliga avtalade tider och 1:1 (möten med dig och en annan person) när konflikter uppstår, vilket minskar den manuella ansträngning du behöver göra för att ditt schema ska fungera smidigt.
Du har kontroll
Du bestämmer vilka datum och tider som är acceptabla om Copilot behöver schemaläggas om åt dig, och du kan när som helst kontrollera vad Copilot har schemalagt om i meddelandefönstret i Outlook. Email meddelanden kommer också snart för att hålla dig informerad. Och som alltid kan du ändra datum och tid för dina händelser från kalendern när du vill.
Aktivera alternativet Schemalägg automatiskt om med Copilot
Du kan låta Copilot automatiskt schemalägga om händelser eller serier när du använder nya Outlook för Windows, Outlook på webben eller Microsoft 365-Calendar i Microsoft Teams.
-
Skapa en ny händelse eller serie eller öppna en befintlig händelse eller serie.
-
Aktivera Om konflikter uppstår låter du Copilot schemalägga om händelsen.
-
Välj acceptabla dagar och tider för att hitta de bästa alternativen om Copilot behöver schemalägga om åt dig (det här steget är valfritt, men du får bättre resultat om du väljer dagar och tider).
Några saker du bör veta om automatisk omläggning och serier
Om du skapar en ny serie och Automatisk omplanering med Copilot är inaktiverat kan du inte aktivera det för en enda instans av serien senare.
Om du skapar en ny serie och aktiverar Automatisk omplanering med Copilot kan alternativet inaktiveras för en enda instans senare, men du kan inte ändra dina acceptabla dagar och tider för en enda instans.
Copilot schemaläggs bara om konflikter uppstår senare
Copilot schemaläggs automatiskt om händelsen baserat på dina acceptabla dagar och tider endast om:
-
Du accepterar en ny händelse som inträffar samtidigt.
-
Schemalägg eller schemalägg om en ny händelse så att den inträffar samtidigt.
Annars stannar händelsen kvar på de ursprungliga dagarna och tiderna.
Obs!: Endast händelser med statusen Upptagen eller Frånvarande beaktas när konflikter utvärderas. Det innebär att om det finns en konflikt i kalendern med en händelse som har Automatisk omplanering med Copilot aktiverat, men din status för mötet i konflikt är preliminärt, schemaläggs inte Copilot på nytt.
Om du vill se vad Copilot har schemalagt om kontrollerar du meddelandefönstret i Outlook
Meddelanden om ändringar av dina händelser visas i meddelandefönstret i Outlook och omfattar:
-
Händelsen har schemalagts om.
-
Det gick inte att schemalägga om händelsen enligt dina önskemål.
-
Händelsen har ändrats och kan inte längre schemaläggas om automatiskt (till exempel om fler personer läggs till i en händelse senare).
I framtiden kommer Copilot också att skicka e-postmeddelanden för viktiga meddelanden.
Du kan hantera dina meddelandeinställningar från Outlook-inställningarna.
Scenarier som påverkar automatisk omläggning
Tips: I alla dessa scenarier vet du vad som händer med information i meddelandefönstret i Outlook.
Om något av det här händer kan Copilot inte schemalägga om åt dig. Om automatisk omläggning redan har aktiverats meddelar Copilot dig att det inte längre hanterar mötet åt dig.
-
Fler än en deltagare läggs till eller så vidarebefordras mötet till ytterligare deltagare. Konferensrum räknas inte som deltagare.
-
En händelse är längre än 5 timmar, inklusive heldagshändelser.
-
En serie schemaläggs med återkommande händelser mindre ofta än varje månad (till exempel var 2:e månad).
-
En serie schemaläggs på ett visst datum i månaden (till exempel den tredje i varje månad).
-
En händelse eller serie schemaläggs i en sekundär eller delad kalender.
-
En händelse eller serie är inställd på att visas som Frånvarande
-
Deltagaren avböjer ditt 1:1-möte. Copilot vet inte om deltagarens avböjning indikerar att mötet ska ställas in eller schemaläggas på nytt. I framtiden accepterar Copilot automatiskt nya tidsförslag från deltagarna.
-
Händelsen eller serien passar inte bra eftersom:
-
Inga tider är tillgängliga (Copilot försökte 5 gånger för att hitta en tid och kunde inte).
-
Ombokningsgränsen har nåtts (händelsen har redan schemalagts om automatiskt 5 gånger, vilket anger att det förmodligen inte är en prioritet och att fortsätta att schemalägga om kanske inte är rätt lösning).
-
Vanliga frågor och svar
Vad ser deltagarna när Copilot automatiskt schemaläggs om?
För närvarande är deltagarna inte medvetna om att Copilot planerade om mötet. De får ett vanligt mötesuppdateringsmeddelande som om du hade ändrat mötestiden. Vi funderar aktivt på hur vi kan förbättra detta, så skicka gärna in förslag via Hjälp > Feedback.
Hur väljer Copilot när man ska schemalägga om till, om det finns flera lediga tider?
Copilot väljer den tillgängliga tid som är närmast den ursprungliga tiden för mötet inom de dagar och tider som du angett som acceptabla alternativ.
Får deltagaren en uppdatering om jag aktiverar detta för ett möte men inte ändrar något annat?
Om du aktiverar Automatisk omläggning med Copilot för ett befintligt möte och inte gör några andra ändringar får deltagaren inget mötesuppdateringsmeddelande. Vi uppdaterar upplevelsen så att händelseformulärets knapp heter "Spara" i det här scenariot i stället för den aktuella "Skicka"-etiketten.
