Skapa en ny databas

I den här artikeln beskrivs grunderna för att starta Access och skapa en databas som ska användas på stationära datorer och inte på webben. Här förklaras hur du skapar en skrivbordsdatabas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från grunden genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Du får också veta några av de tekniker du kan använda för att hämta befintliga data till den nya databasen.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

• Översikt
• Skapa en databas med hjälp av en mall
• Skapa en databas utan att använda en mall
• Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell
• Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa
• Lägga till en programdel
• Öppna en befintlig Access-databas

Översikt

När du startar Access första gången, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas vyn Microsoft Office Backstage.

Backstage-vyn är en utgångspunkt från vilken du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa aktuellt innehåll från Office.com – allt som du kan använda Access för att göra med en databasfil eller utanför en databas, i motsats till inuti en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visas fliken Nytt i Backstage-vyn. På fliken Nytt kan du skapa en ny databas på flera sätt:

• En tom databas Du kan börja från början om du vill. Det här är ett bra alternativ om du har mycket specifika designkrav eller har befintliga data som du behöver anpassa eller införliva.
• En mall som installeras med Access Överväg att använda en mall om du ska starta ett nytt projekt och vill ha ett försprång. Access levereras med flera mallar installerade som standard.
• En mall från Office.com Förutom de mallar som ingår i Access kan du hitta många fler mallar på Office.com. Du behöver inte ens öppna en webbläsare, mallarna finns tillgängliga på fliken Nytt .

Lägga till i en databas

När du arbetar i en databas kan du lägga till fält, tabeller och programdelar.

Programdelar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de vore ett. En programdel kan till exempel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt med hjälp av programdelen.

Du kan också skapa frågor, formulär, rapporter, makron – alla databasobjekt som du är van att arbeta med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd olika mallar som du kan använda som de är eller som utgångspunkt. En mall är en databas som är klar att användas och som innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra ärenden, hantera kontakter eller hålla reda på utgifter. Vissa mallar innehåller några exempelposter för att demonstrera hur de kan användas.

Om någon av dessa mallar passar dina behov är det oftast det snabbaste sättet att komma igång med databasen. Men om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kanske du bestämmer dig för att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar har en datastruktur som redan är definierad och det kan krävas mycket arbete för att anpassa befintliga data till mallens struktur.

1. Om du har en databas öppen klickar du på Stäng på fliken Arkiv. Fliken Nytt visas i Backstage-vyn.
2. Det finns flera uppsättningar mallar på fliken Nytt , varav vissa är inbyggda i Access. Du kan hämta fler mallar från Office.com. Mer information finns i nästa avsnitt i den här artikeln.
3. Välj den mall som du vill använda.
4. Access föreslår ett filnamn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan klickar du på , bläddrar till den mapp där du vill spara den och klickar sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.
5. Klicka på Skapa.
   Access skapar en databas från den mall som du väljer och öppnar sedan databasen. För många mallar visas ett formulär där du kan börja ange data. Om mallen innehåller exempeldata kan du ta bort varje post genom att klicka på postväljaren (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande:
   Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.
6. Om du vill börja ange data klickar du i den första tomma cellen i formuläret och börjar skriva. Använd navigeringsfönstret för att bläddra efter andra formulär eller rapporter som du kanske vill använda. Vissa mallar innehåller ett navigeringsformulär som gör att du kan flytta mellan de olika databasobjekten.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Använda en mall för att skapa en Access-skrivbordsdatabas.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte vill använda en mall kan du skapa en databas genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall innefattar detta något eller båda av följande:

• Ange, klistra in eller importera data i tabellen som skapas när du skapar en ny databas och sedan upprepa processen för nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa .
• Importera data från andra källor och samtidigt skapa nya tabeller.

Skapa en tom databas

1. Klicka på Ny på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.
2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn . Om du vill ändra standardplatsen för filen klickar du på Bläddra efter en plats där du vill placera databasen (bredvid rutan Filnamn), bläddrar till den nya platsen och klickar sedan på OK.
3. Klicka på Skapa.
   Access skapar databasen med en tom tabell med namnet Tabell1 och öppnar sedan Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .
4. Börja skriva för att lägga till data. Du kan också klistra in data från en annan källa, som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Att mata in data i databladsvyn är utformat för att likna att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas när du anger data. När du lägger till en ny kolumn i databladet definieras ett nytt fält i tabellen. Access anger automatiskt varje fälts datatyp baserat på de data du anger.

Om du inte vill ange data i Tabell1 just nu klickar du på Stäng . Om du har gjort några ändringar i tabellen uppmanas du att spara ändringarna. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, på Nej om du vill ignorera dem eller på Avbryt om du inte vill lämna tabellen öppen.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa .

Skapa en tabell med början i databladsvyn I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access bygga upp tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 o.s.v.) och varje fälts datatyp anges automatiskt i Access baserat på de data du anger.

1. Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell.
   Access skapar tabellen och markerar den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .
2. Klicka på den typ av fält du vill lägga till i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Tabellfält. Om du inte ser den typ som du vill använda klickar du på Fler fält .
3. Access visar en lista över vanliga fälttyper. Klicka på den fälttyp som du vill använda så läggs det nya fältet till i databladet vid insättningspunkten.
   Du kan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält i ett datablad visas ett lodrätt infogningsfält där fältet kommer att placeras.
4. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistrar in data från en annan källa på det sätt som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.
5. Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver det nya namnet.
   Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att du ser vad det innehåller när du ser det i fönstret Fältlista .
6. Om du vill flytta en kolumn markerar du kolumnen genom att klicka på rubriken och drar sedan kolumnen till önskad plats. Du kan också markera flera intilliggande kolumner och sedan dra dem till en ny plats på en gång. Om du vill markera flera kolumner som ligger intill varandra klickar du på kolumnrubriken i den första kolumnen och klickar sedan på kolumnrubriken i den sista kolumnen samtidigt som du håller ned SKIFT.

Skapa en tabell med början i designvyn Först skapar du tabellstrukturen i designvyn. Sedan växlar du till databladsvyn och anger data eller anger dem på något annat sätt, till exempel genom att klistra in eller importera.

1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

2. Skriv ett namn för varje fält i tabellen i kolumnen Fältnamn och välj sedan en datatyp i listan Datatyp .

3. Om du vill kan du ange en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som statusfältstext för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista , och för alla kontroller som skapas för det fältet när du använder Formulärguiden eller Rapportguiden.

4. När du har lagt till alla fält, sparar du tabellen:

   • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

5. Du kan börja skriva in data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa, på det sätt som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn Oavsett hur du skapade tabellen är det en bra idé att undersöka och ange fältegenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, andra kan bara anges i designvyn. Du växlar till designvyn genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och sedan klicka på Designvy. Om du vill visa egenskaperna för ett fält klickar du på fältet i designrutnätet. Egenskaperna visas under designrutnätet, under Fältegenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fältegenskap klickar du på egenskapen och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskapslistan under Fältegenskaper. Du kan få mer detaljerad information genom att klicka på knappen Hjälp.

I följande tabell beskrivs några av de fältegenskaper som ofta justeras.

Egenskap	Beskrivning
Fältstorlek	För textfält anger den här egenskapen det maximala antalet tecken som kan lagras i fältet. Maxvärdet är 255. För talfält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (Långt heltal, Dubbel och så vidare). För att få den mest effektiva datalagringen rekommenderar vi att du allokerar så lite utrymme som du tror att du kommer att behöva för data. Du kan justera värdet uppåt senare, om dina behov ändras.
Formatera	Den här egenskapen anger hur data visas. Det påverkar inte de faktiska data som de lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget format.
Indatamask	Använd den här egenskapen om du vill ange ett mönster för alla data som ska anges i fältet. På så sätt kan du vara säker på att alla data anges korrekt och att de innehåller det antal tecken som krävs. Om du vill ha hjälp med att skapa en indatamask klickar du på till höger om egenskapsrutan.
Standardvärde	Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i fältet varje gång en ny post läggs till. Om du till exempel har ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum då posten lades till kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde.
Obligatoriskt	Den här egenskapen anger om ett värde krävs i det här fältet. Om du sätter den här egenskapen till Ja kan du inte lägga till en ny post såvida inte ett värde anges för fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dem i en Access-tabell. I allmänhet fungerar detta bäst om dina data redan är uppdelade i kolumner, som de är i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram är det bäst att avgränsa kolumnerna med data med hjälp av flikar, eller att konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar data. Om dina data behöver redigeras eller ändras (t.ex. dela upp fullständiga namn i för- och efternamn) kan det vara bra att göra det innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges datatypen för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om ett fält som klistrats in till exempel bara innehåller datumvärden, används datatypen Datum/tid för fältet. Om det inklistrade fältet endast innehåller orden "ja" och "nej" används datatypen Yes/No för fältet.

Fälten namnges beroende på vad som finns på den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de följande raderna avgör Access att den första raden är en del av informationen och tilldelar fälten allmänna namn (F1, F2 osv.). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de följande raderna avgör Access att den första raden består av fältnamn. Access namnger fälten i enlighet med detta men tar inte med den första raden i data.

Om allmänna fältnamn tilldelas i Access bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

1. Tryck på CTRL+S för att spara tabellen.
2. Dubbelklicka på varje kolumnrubrik i databladsvyn och skriv ett beskrivande fältnamn för varje kolumn.
3. Spara tabellen igen.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera data till en ny tabell eller lägga till dem i en befintlig tabell i Access. Eller så kanske du arbetar med personer som lagrar sina data i andra program, och du vill arbeta med dem i Access genom att länka till dem. Oavsett vilket så är det enkelt att arbeta med data från andra källor i Access. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd andra källor. Processen du ska använda skiljer sig något beroende på källan, men följande procedur hjälper dig att komma igång.

1. Välj Ny datakälla i gruppen Importera & länka på fliken Externa data i Access och välj sedan kommandot för den typ av fil som du importerar.
   Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Ny datakälla>från Excel-fil>.

   Obs

   Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera & länka , kanske du måste starta programmet där du ursprungligen skapade data och sedan använda det programmet och spara data i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil) innan du kan importera data till Access.

2. I dialogrutan Hämta externa data klickar du på Bläddra för att hitta källdatafilen eller skriver den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn .

3. Klicka på det alternativ som du vill använda (alla program kan du importera och vissa låter dig lägga till eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data eller (med vissa program) lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som upprätthåller en länk till data i källprogrammet.

4. Om en guide startas följer du instruktionerna på de nästföljande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.
   Om du importerar objekt eller länkar tabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller . Välj önskade objekt och klicka sedan på OK.
   Den exakta processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

5. Du får en fråga om du vill spara informationen från den import som du just slutförde. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen i framtiden klickar du på Spara importsteg och anger sedan informationen. Sedan kan du enkelt upprepa åtgärden senare genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera & länka på fliken Externa data . Om du inte vill spara åtgärdsinformationen klickar du på Stäng.

Om du väljer att importera en tabell importeras informationen till en ny tabell i Access och tabellen visas sedan under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väljer att länka till data skapas en länkad tabell under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Lägga till en programdel

Du kan använda en programdel för att lägga till funktioner i en befintlig databas. En programdel kan bestå av så lite som en enda tabell eller så kan den bestå av flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett bundet formulär.

Till exempel består programdelen Kommentarer av en tabell med ett AutoNumber-ID-fält, ett datumfält och ett PM-fält. Du kan lägga till det i valfri databas och använda det som det är eller med minimala anpassningar.

1. Öppna den databas där du vill lägga till en programdel.
2. Click the Create tab.
3. Klicka på Programdelar i gruppen Mallar. En lista över tillgängliga delar öppnas.
4. Klicka på den programdel som du vill lägga till.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialogrutan Öppna .

3. Gör något av följande:

   • Dubbelklicka på databasen för att öppna den i standardläget som angetts i dialogrutan Access-alternativ eller i det läge som angetts av en administrativ princip.
   • Klicka på Öppna för att öppna databasen för delad åtkomst i en miljö med flera användare, så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.
   • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd så öppnas databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och skriva till databasen.
   • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt för att öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.
   • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd för att öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Tips

• Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på Senaste på fliken Arkiv och klickar sedan på filnamnet för databasen. Access öppnar databasen med samma alternativ som senast du öppnade den. Om listan över senast använda filer inte visas klickar du på Alternativ på fliken Arkiv. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Under Visa anger du hur många dokument som ska visas i listan Senast använda dokument, upp till högst 50.
  Du kan också visa de senaste databaserna i navigeringsfältet i Backstage-vyn, för åtkomst med två klick: 1) fliken Arkiv , 2) den senaste databasen som du vill öppna. Längst ned på fliken Senaste markerar du kryssrutan Kom snabbt åt följande antal senaste databaser och justerar sedan antalet databaser som ska visas.
• Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv kan du visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare öppnat genom att klicka på Senast använda dokument i dialogrutan Öppna .

Överst på sidan