Skapa och köra en uppdateringsfråga

Artikelinnehåll

• Översikt

• Använda en uppdateringsfråga

• Uppdatera data från en tabell till en annan

• Ange att en fråga inte ska spärras i inaktivt läge

• SQL-version: UPDATE-programsats

Översikt

Det här är likheter och skillnader mellan Sök och ersätt och en uppdateringsfråga:

Liksom dialogrutan Sök och ersätt kan du använda en uppdateringsfråga för att ange vilket värde som ska ersättas och vad det nya värdet är.

Till skillnad från Sök och ersätt kan du med en uppdateringsfråga:

• Använda kriterier som inte är beroende av det värde som du vill ersätta.

• Uppdatera många poster samtidigt.

• Ändra poster i mer än en tabell samtidigt.

Använda en uppdateringsfråga

Enligt regelverket bör du först skapa en urvalsfråga för identifiering av de poster som du vill uppdatera och sedan konvertera den frågan till en uppdateringsfråga som du kan köra för att uppdatera posterna. Genom att först välja data kan du kontrollera att önskade poster uppdateras innan du ändrar data.

Så här säkerhetsuppdaterar du databasen

1. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Spara som. 

2. Till höger, under Avancerat, klickar du på Säkerhetskopiera databas.

3. Ange ett namn och en plats för säkerhetskopian i dialogrutan Spara säkerhetskopia som och klicka på Spara.

   Den ursprungliga filen stängs, säkerhetskopian skapas och sedan öppnas den ursprungliga filen igen.

   Om du vill återgå till säkerhetskopian, stänger du och byter namn på den ursprungliga filen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen. Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen och öppna sedan säkerhetskopian med det nya namnet i Access.

I det här avsnittet

• Steg 1: Skapa en urvalsfråga för att identifiera de poster som ska uppdateras

• Steg 2: Uppdatera posterna

Steg 1: Skapa en urvalsfråga för att identifiera de poster som ska uppdateras

1. Öppna databasen som innehåller posterna du vill uppdatera.

2. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa. 

3. Klicka på fliken Tabeller.

4. Markera tabellen eller tabellerna som innehåller de poster du vill uppdatera, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

   Tabellen eller tabellerna visas som ett eller flera fönster i frågedesignern, och i fönstren visas alla fält i respektive tabell. I den här bilden visas frågedesignern med en vanlig tabell.

   

   1. Tabellen visas i frågedesignern

   2. Frågerutnät

5. Dubbelklicka på fälten som du vill uppdatera i tabellfönstren. De valda fälten visas i raden Fält i frågerutnätet.

   Du kan lägga till ett tabellfält per kolumn i frågerutnätet.

   Om du snabbt vill lägga till alla fält i en tabell dubbelklickar du på asterisken (*) högst upp i listan med tabellfält i tabellfönstren. I den här bilden visas frågerutnätet med alla fält tillagda.

   

6. Om du vill begränsa sökresultaten baserat på fältvärden anger du det villkor som du vill använda för att begränsa resultatet på raden Villkor i frågerutnätet.

   Tabell med exempel på villkor

   I tabellen nedan visas några exempel på villkor och hur de påverkar resultatet från en fråga.

   Obs!: I många av exemplen i den här tabellen används jokertecken som gör frågan mer flexibel och avancerad.

   Villkor	Effekt
   >234	Returnerar alla tal som är större än 234. Om du vill hitta alla tal som är mindre än 234 använder du < 234.
   >="Cajhen"	Returnerar alla poster från Cajhen till och med slutet på alfabetet.
   Mellan #2020-02-02# Och #2020-12-01#	Returnerar datum från 2-februari-17 till 1-dec-17 (ANSI-89). Om databasen använder jokertecken från ANSI-92 ska du använda enkla citattecken (') i stället för nummertecken (#). Exempel: Mellan 2020-02-02 och 2020-12-01.
   Not "Tyskland"	Hittar alla poster där det exakta innehållet i fältet inte är exakt detsamma som "Tyskland". Villkoret returnerar poster som innehåller tecken förutom "Tyskland", till exempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)".
   Not "T*"	Hittar alla poster som inte börjar med bokstaven T. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).
   Not "*t"	Hittar alla poster som inte slutar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).
   In(Kanada,Storbritannien)	Hittar alla poster i en lista som innehåller Kanada eller Storbritannien.
   Som "[A-D]*"	Hittar alla poster i ett textfält som börjar med bokstäverna A t.o.m. D. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).
   Som "*ar*"	Hittar alla poster som innehåller teckensekvensen "ar". Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).
   Som "Hotel Star???"	Hittar alla poster som börjar med "Hotel" och innehåller en andra sträng på fem bokstäver där de första fyra bokstäverna är "Star" och den sista bokstaven är okänd. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda understreck (_) i stället för frågetecken (?).
   #2/2/2020#	Hittar alla poster för 2 februari 2020. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du omge datumet med enkla citattecken (') i stället för nummertecken (#); till exempel ('2020-02-02').
   < Datum( ) - 30	Använder funktionen Datum för att returnera alla datum som är äldre än 30 dagar.
   Datum()	Använder funktionen Datum för att returnera alla poster som innehåller dagens datum.
   Mellan Datum( ) Och DatumLäggTill("M", 3, Datum( ))	Använder funktionerna Datum och DatumLäggTill för att returnera alla poster mellan dagens datum och tre månader framåt.
   Är Null	Returnerar alla poster som innehåller ett null-värde (tomma eller odefinierade).
   Är Icke Null	Returnerar alla poster som innehåller ett värde.
   ""	Returnerar alla poster som innehåller en sträng med nollängd. Du använder strängar med nollängd när du behöver lägga till ett värde i ett obligatoriskt fält, men inte vet vilket värdet är. Ett fält kanske ska innehålla ett faxnummer, men vissa av kunderna kanske inte har faxar. I så fall anger du ett par med dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") i stället för ett tal.

7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Frågedesign.

8. Kontrollera att frågan returnerar posterna som du vill uppdatera.

9. Om du vill ta bort något fält som du inte vill inkludera i frågan markerar du fältet och trycker på DELETE.

10. Om du vill lägga till något fält som du vill inkludera i frågan drar du det fältet till frågerutnätet.

Steg 2: Uppdatera posterna

1. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Frågedesign.

   I den här proceduren visas hur du ändrar urvalsfrågan till en uppdateringsfråga. När du gör detta läggs raden Uppdatera till i frågerutnätet. I följande bild visas en uppdateringsfråga som returnerar alla tillgångar som har köpts in sedan den 5 januari 2005 och ändrar platsen till "Warehouse 3" för alla poster om uppfyller det villkoret.

   

2. Leta reda på fältet som innehåller de data du vill ändra och skriv uttrycket (ändringsvillkoret) i raden Ändra till för fältet.

   Du kan använda valfritt uttryck i raden Uppdatera till.

   Tabell med exempel på uttryck

   I tabellen nedan visas några exempeluttryck och beskrivningar av hur du kan ändra informationen.

   Uttryck	Funktion
   "Försäljare"	I fältet Kort text ändrar du ett textvärde till Försäljare.
   #8/10/20#	I ett datum-/tidsfält ändrar du ett datumvärde till 10-aug-20.
   Ja	Ändrar ett Nej-värde till Ja i ett ja/nej-fält.
   "PN" & [ArtNr]	Tillfogar "PN" i början av alla angivna artikelnummer.
   [Enhetspris] * [Antal]	Multiplicerar värdena i fälten Enhetspris och Antal.
   [Frakt] * 1,5	Ökar värdena i fältet Frakt med 50 procent.
   DSumma("[Antal] * [Enhetspris]", "Orderdetaljer", "[ProductID]=" & [ProductID])	Där Produktnr-värdena i den aktuella tabellen matchar Produktnr-värdena i tabellen Orderdetaljer, uppdaterar uttrycket försäljningsbeloppet genom att multiplicera värdet i fältet Antal med värdet i fältet Enhetspris. Uttrycket använder funktionen DSumma eftersom den kan användas på fler än en tabell och fler än ett tabellfält.
   Höger([Fraktpostnr], 5)	Kortar av (tar bort) tecknen längst till vänster i en text- eller numerisk sträng och lämnar kvar fem tecken.
   OOM(ÄrNull([Enhetspris]), 0, [Enhetspris])	Ändrar ett null-värde (okänt eller odefinierat) till ett nollvärde (0) i fältet Enhetspris.

3. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Frågedesign.

   Ett varningsmeddelande visas.

4. Klicka på Ja om du vill köra frågan och uppdatera data.

   Obs!: När du kör frågan kanske du ser att vissa fält saknas i resultatet. Om frågan innehåller fält som du inte uppdaterar, visas inte dessa fält som standard i resultatet. Du kanske tar med ID-fält från två tabeller som ska säkerställa att frågan identifierar och uppdaterar rätt poster. Om du inte uppdaterar dessa ID-fält visas de inte i resultatet.

Överst på sidan

Uppdatera data från en tabell till en annan

När du måste uppdatera data från en tabell till en annan, ska du ha följande regel i åtanke: datatyperna för käll- och målfälten måste antingen matcha eller vara kompatibla.

När du uppdaterar data från en tabell till an annan och använder kompatibla datatyper i stället för matchade datatyp, konverteras datatyperna automatiskt för dessa fält i måltabellen. Därför kan vissa data i målfälten att kortas av (tas bort). I avsnittet Restriktioner vid datatypskonvertering finns en tabell som anger hur du kan och inte kan konvertera datatyper. Tabellen i detta avsnitt förklarar också när en datatypskonvertering kan ändra eller ta bort alla data i ett fält och vilka data som eventuellt tas bort.

Så här uppdaterar du data från en tabell till en annan:

1. Skapa en uppdateringsfråga och lägg till både käll- och måltabellerna i frågan.

2. Koppla tabellerna med hjälp av fälten som innehåller den relaterade informationen.

3. Lägg till namnen på målfälten i raden Fält i frågerutnätet.

4. Lägg till namnen på källfälten i raden Uppdatera till i frågerutnätet med följande syntax: [källtabell].[källfält].

I dessa anvisningar förutsätts det att du använder två liknande tabeller. I det här exemplet finns tabellen Klienter i en databas som du nyligen har ärvt, och den innehåller nyare data än tabellen Kunder. Du ser att vissa chefers namn och adresser ändrats. Därför bestämmer du dig för att uppdatera tabellen Kunder med data från tabellen Klienter.

Skapa och köra uppdateringsfrågan

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa. 

2. Välj Lägg till tabeller.

3. Dubbelklicka på käll- och måltabellerna för att lägga till dem i frågan. Varje tabell visas i ett fönster i frågedesignern.

4. I de flesta fall sammankopplar Access automatiskt relaterade fält i en fråga. Om du vill sammankoppla fält som innehåller relevant information manuellt drar du relaterade fält från en tabell till motsvarande fält i den andra tabellen.

   Om du till exempel använder exempeltabellerna ovan, drar du fältet Klientnr till fältet Kundnr. Access skapar en relation mellan dessa fält i de två tabellerna och den relationen används för att koppla alla relaterade poster.

5. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Frågedesign.

6. Dubbelklicka i måltabellen på fälten som du vill uppdatera. Varje fält visas i raden Fält i frågerutnätet.

   Om du använder exempeltabellerna lägger du till alla fält utom fältet Kundnr. Observera att namnet på måltabellen visas i raden Tabell i rutnätet.

7. I raden Uppdatera till för frågan, i var och en av kolumnerna som innehåller ett målfält, ska du lägga till namnet på källtabellen och fältet i källtabellen som motsvarar fältet i måltabellen. Använd följande syntax: [Tabell].[Fält] där du omsluter tabell och fältnamnen med hakparentes och avgränsar tabell- och fältnamnen med punkt.

   I den här bilden visas en del av rutnätet och exempeltabellerna. Observera syntaxen för tabell- och fältnamnen i rutan Uppdatera till.

   

   Kom ihåg att du måste stava tabell- och fältnamnen i raden Uppdatera till korrekt och ta med eventuella skiljetecken från de ursprungliga tabell- och fältnamnen. Du kan emellertid skriva versaler och gemener hur du vill.

8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Frågedesign.

9. Klicka på Ja när du ombeds att bekräfta.

Restriktioner vid datatypskonvertering

I följande tabell anges vilka datatyper som finns i Access, vilka begränsningar som finns när de konverteras och en kort beskrivning av vilka data som kan försvinna vid konverteringen.

Överst på sidan

Ange att en fråga inte ska spärras i inaktivt läge

Om du försöker att köra en redigeringsfråga men inget verka hända, kontrollerar du om följande meddelande visas i statusfältet:

Den här åtgärden eller händelsen spärras i inaktivt läge.

I Access inaktiveras som standard alla redigeringsfrågor (uppdaterings-, tilläggs-, borttagnings- och tabellfrågor) såvida inte databasen finns på en betrodd plats eller om databasen är signerad och betrodd. Även om du inte har vidtagit någon av dessa åtgärder kan du aktivera frågan för den aktuella databassession genom att klicka på Aktivera innehåll i meddelandefältet.

Överst på sidan

SQL-version: UPDATE-programsats

Om du är van vid att arbeta med SQL kan du även skriva en UPDATE-programsats med hjälp av SQL-vyn. Om du vill använda SQL-vyn skapar du en tom, ny fråga och växlar sedan till SQL-vyn.

I detta avsnitt presenteras syntax och ett exempel för en UPDATE-programsats.