Du kan använda pivottabell- och pivotdiagramvyerna när du behöver göra interaktiv dataanalys eller skapa dynamiska, interaktiva diagram. I den här artikeln förklaras de steg som krävs för att skapa och anpassa varje vy.
Vad vill du göra?
Lär dig mer om pivottabellvyer
En pivottabell är en interaktiv tabell som snabbt kombinerar och jämför stora mängder data. Du kan rotera raderna och kolumnerna för att se olika sammanfattningar av källdata, och du kan visa information om intresseområden. Använd en pivottabell när du vill analysera relaterade summor, särskilt när du har en lång lista med tal att summera och du vill jämföra flera fakta om varje figur.
Exempel på pivottabellvy
Följande bild visar en fråga med fakturadata i pivottabellvyn. I den här vyn visas endast summerade värden.
Fältet Land filtreras för att endast visa data för USA.
Fältet Anpassat område är ett anpassat gruppfält. Med anpassade gruppfält kan du gruppera objekt som du vill för bättre dataanalys. Här grupperas objekten stad i två kategorier: Västkusten och Resten av landet.
Totalt transvärde visar, som ett procentvärde, det totala värdet av transaktioner som hanteras av en säljare i var och en av de två regionerna.
Nej. av Trans visar antalet transaktioner som hanteras av en säljare i var och en av de två regionerna.
I föregående bild kan du enkelt jämföra data mellan olika säljare och regioner. Eftersom tabellen är interaktiv kan du snabbt ändra filter, summor och detaljnivå som visas, så att du kan analysera dina data på olika sätt.
Visa detaljerade data
Du kan klicka på plustecknet (+) till höger om en säljare eller under en region för att se enskilda detaljposter. I följande bild visas detaljdata för Anne Dodsworth.
De här detaljfälten finns i den underliggande datakällan.
Ett beräknat detaljfält använder ett uttryck baserat på andra detaljfält.
Dessa enskilda transaktioner hanterades av Anne Dodsworth i västkustregionen.
Sammanfattningsfält och data visas längst ned i vyn.
Du kan klicka på minustecknet (-) till höger om en säljare eller region om du vill dölja motsvarande detaljinformation.
Obs!: Om du döljer detaljdata förbättras prestandan för pivottabellvyn.
Visa enskilda objekt
När ett kolumnområde har fler än ett fält kan du klicka på plustecknet (+) eller minustecknet (-) till vänster om ett objekt för att visa eller dölja objekt på lägre nivå. Om du till exempel vill visa sammanfattade data eller detaljdata för varje stad på västkusten klickar du på plustecknet (+) till vänster om västkusten.
Följande bild visar summerade värden för varje stad i west coast-gruppen.
Objekt i fältet Ort som är grupperade under den anpassade gruppen Västkusten.
Sammanfattningsdata för Elgin.
När du klickar här visas kunder baserade på Elgin och sammanfattningsdata för varje kund.
När du klickar här visas information om Elgin.
Skapa en pivottabellvy
Du kan också skapa pivottabell- och pivotdiagramvyer för Access-frågor, tabeller och formulär. I den här artikeln förklaras hur du skapar en pivottabellvy och en pivotdiagramvy för en Access-fråga.
Steg 1: Skapa en fråga
Om du inte redan har en fråga som du vill använda för pivottabellvyn skapar du en ny:
-
Klicka på Frågeguiden i gruppen Frågor på fliken Skapa om du vill ha en guide som hjälper dig att skapa frågan eller Frågedesign om du vill skapa frågan själv.
När du lägger till fält i frågerutnätet ska du se till att inkludera:
-
Fält som innehåller de data du vill summera (till exempel valutabelopp eller andra numeriska data).
-
Fält med vilka du vill jämföra data, till exempel anställd, region eller datum.
Om du planerar att räkna objekt i pivottabellen bör du även inkludera ett unikt ID-fält för de objekt du räknar. Om du till exempel vill räkna antalet fakturor bör frågan innehålla ID:t för fakturatabellen.
Mer information om hur du skapar frågor finns i artikeln Introduktion till frågor.
Steg 2: Öppna frågan i pivottabellvyn
-
Om frågan inte redan är öppen dubbelklickar du på frågan i navigeringsfönstret.
-
Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Pivottabellvy.Access visar en tom pivottabellvy utan några fält eller data.
Steg 3: Lägga till datafält i pivottabellvyn
I det här steget lägger du till fälten som utgör rad- och kolumnrubrikerna i pivottabellvyn samt detalj- och filterfälten. Det gör du genom att visa fältlistan.
-
Om fältlistan inte visas klickar du på Fältlista i gruppen Visa/dölj på fliken Design.
Lägga till radfält
Radfält är de som utgör raderna i pivottabellen. I illustrationerna i början av den här artikeln är Försäljare radfältet.
Så här lägger du till ett radfält:
-
Dra fältet från fältlistan till det område som är markerat med Släpp radfält här i pivottabellen.
Du kan också lägga till filterfältet på följande sätt:
-
Markera fältet i fältlistan.
-
Längst ned i fältlistan väljer du Radområde i listrutan och klickar sedan på Lägg till i.
Lägga till kolumnfält
Som namnet antyder är kolumnfält de som utgör kolumnerna i pivottabellen. I illustrationerna i början av den här artikeln är Ort och Kundnr kolumnfält.
Så här lägger du till ett kolumnfält:
-
Dra fältet från fältlistan till området Som är markerat Med kolumnfält här i pivottabellen.
Du kan också lägga till filterfältet på följande sätt:
-
Markera fältet i fältlistan.
-
Längst ned i fältlistan väljer du Kolumnområde i listrutan och klickar sedan på Lägg till i.
Lägga till detaljfält
Det är detaljfälten som utgör detaljcellerna i pivottabellen. I illustrationerna i början av den här artikeln är fälten Produktnamn, Enhetspris och Antal alla detaljfält.
Så här lägger du till ett detaljfält:
-
Dra fältet från fältlistan till området Drop Totals eller Detail Fields Here i pivottabellen.
Du kan också lägga till filterfältet på följande sätt:
-
Markera fältet i fältlistan.
-
Längst ned i fältlistan väljer du Detaljområde i listrutan och klickar sedan på Lägg till i.
Lägga till filterfält
Filterfält är valfria. Om du lägger till ett filterfält kan du filtrera hela pivottabellen efter ett värde. I den första illustrationen i början av den här artikeln har till exempel fältet Land lagts till som ett filterfält. Det innebär att hela pivottabellen kan filtreras för specifika länder.
Så här lägger du till ett filterfält:
-
Dra fältet från fältlistan till det område som är markerat med Listfilterfält här i pivottabellen.
Du kan också lägga till filterfältet på följande sätt:
-
Markera fältet i fältlistan.
-
Längst ned i fältlistan väljer du Filterområde i listrutan och klickar sedan på Lägg till i.
Flytta ett fält
-
Dra fältnamnet till önskad plats. Se till att dra själva fältnamnet (till exempel Försäljare) och inte ett av fältvärdena.
Ta bort ett fält
-
Välj det fältnamn du vill ta bort och klicka sedan på Ta bort fält i gruppen Aktivt fält på fliken Design.
Obs!: Den här instruktionen tar bort fältet från vyn, men fältet är fortfarande tillgängligt i den underliggande datakällan.
Steg 4: Lägga till beräknade detaljfält och summafält i vyn
Lägga till beräknade detaljfält
-
Klicka på Formler i gruppen Verktyg på fliken Design och klicka sedan på Skapa beräknat detaljfält.Dialogrutan Egenskaper visas i Access.
-
Ange ett namn för det beräknade fältet i rutan Namn .
-
I den större rutan under rutan Namn skriver du den beräkning som du vill utföra, till exempel: Enhetspris * Antal
Tips: När du skriver beräkningen kan du använda listrutan och knappen Infoga referens till längst ned i dialogrutan Egenskaper för att lägga till fält i beräkningen.
-
Klicka på Ändra. Det beräknade fältet läggs till i fältlistan.
-
Upprepa steg 2 till 4 för andra beräknade fält som du vill skapa.
-
Stäng dialogrutan Egenskaper.
-
Lägg till det beräknade fältet i pivottabellen enligt anvisningarna i avsnittet Lägga till detaljfält.
Lägga till summafält
-
Kontrollera att detaljceller visas: välj en kolumnrubriketikett och klicka sedan på Visa information i gruppen Visa/dölj på fliken Design.
-
Välj ett av de detaljvärden som du vill lägga till en summa för.
-
Klicka på Autoberäkning i gruppen Verktyg på fliken Design och klicka sedan på den typ av summa du vill lägga till.
-
Upprepa steg 3 för alla andra typer av summor som du vill lägga till.
Steg 5: Ändra fältbeskrivningar och formatera data
-
I pivottabellen väljer du etiketten för det fält som du vill ändra.
-
Klicka på Egenskaper i gruppen Verktyg på fliken Design.
-
Klicka på fliken Beskrivningar i dialogrutan Egenskaper.
-
Skriv den bildtext du vill använda i rutan Beskrivning och tryck sedan på RETUR.
-
Ange andra formateringsalternativ för beskrivningarna.
-
Klicka på fliken Format i dialogrutan Egenskaper.
-
Använd kommandona på fliken Format för att sortera data och formatera texten och cellerna.
-
Om pivottabellen innehåller summarader klickar du på Dölj information på fliken Design för att dölja detaljfälten och bara visa totalfälten.
-
Upprepa steg 3 till 7 för att ange beskrivningar och format för totalfälten.
Tips: Om du vill visa summor som procent av en totalsumma markerar du en av summorna och klickar sedan på Visa som i gruppen Verktyg på fliken Design och väljer sedan vilken totalsumma du vill jämföra med (radsumma, kolumnsumma och så vidare).)
Steg 6: Filtrera, sortera och gruppera data
-
Om du vill filtrera data klickar du på nedpilen bredvid ett fältnamn och markerar eller kryssrutorna för att hämta önskad filtrering.
-
Så här grupperar du data:
-
Klicka på de värden som du vill gruppera i pivottabellen. Om du till exempel vill gruppera flera städer tillsammans klickar du på den första orten och håller sedan ned Ctrl-tangenten medan du klickar på de andra städer som du vill gruppera.
-
Högerklicka på ett av de markerade värdena och klicka sedan på Gruppera objekt. En anpassad gruppnivå skapas i Access. Du kan ändra gruppens bildtext och formatering genom att följa anvisningarna i avsnittet Steg 5: Ändra fältbeskrivningar och formatera data.
-
När du har lagt till en grupperingsnivå kan du markera gruppen och sedan använda kommandona Visa fält respektive Dölj fält på fliken Design för att visa eller dölja de enskilda fälten i gruppen.
Utforma en pivotdiagramvy
Skillnader mellan pivottabellvyn och pivotdiagramvyn
Layouten i en pivotdiagramvy liknar den i en pivottabellvy, förutom att pivottabellvyer som standard visar datainformation medan pivotdiagramvyer visar datasummor eller sammanfattningar (vanligtvis i form av summor eller antal).
I stället för rad- och kolumnområden visar pivotdiagramvyn även serier och kategoriområden. En serie är en grupp relaterade datapunkter och representeras vanligtvis i förklaringen av en viss färg. En kategori består av en datapunkt från varje serie och representeras vanligtvis av en etikett på kategoriaxeln (x).
De layoutändringar du gör i en tabell, fråga eller ett formulär i andra vyer är oberoende av objektets layout i en pivottabell- eller pivotdiagramvy. Men en layoutändring som du gör i pivottabellvyn, till exempel att flytta ett fält från radområdet till kolumnområdet, återspeglas i pivotdiagramvyn och tvärtom.
Exempel på pivotdiagramvy
I det första pivotdiagramvyn visas de fem säljare som hade de högsta försäljningsbeloppen (vilket anges av de totala enhetspriserna) i USA mellan 1996 och 1998. Varje brytpunkt utökas till värdet på värdeaxeln (y) som representerar summan av priserna för sålda enheter.
I filterområdet filtreras fältet Land så att endast usa-enhetspriser visas.
Dataområdet visar totalsummorna för sålda enhetspriser.
Ritytan utgör en bakgrund för brytpunkterna.
Stödlinjer gör det enklare att se var brytpunkter hamnar på värdeaxeln.
Den här brytpunkten representerar en kategoripunkt (i det här fallet en säljare) som består av tre seriepunkter (i det här fallet åren 1996, 1997 och 1998).
Serieområdet innehåller seriefältet Orderdatum. En förklaring har lagts till till höger i diagrammet och visas direkt under seriefältet.
Kategoriområdet består av kategorietiketter. I det här fallet är kategorietiketterna säljares namn.
Axelvärdeetiketten ger en referensram för varje brytpunkt.
Samma diagram kan "pivoteras" eller ändras för att illustrera olika uppsättningar analyser, till exempel i nästa exempel, som jämför de fem främsta länderna/regionerna för beställningar som gjorts. (Observera att i det här exemplet finns fältet Försäljare nu i filterområdet, medan fältet Land finns i kategoriområdet).
Skapa en pivotdiagramvy
Följande instruktioner baseras på antagandet att du har slutfört stegen ovan för att skapa en pivottabellvy.
Steg 1: Växla till pivotdiagramvyn
Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Design och klicka sedan på Pivotdiagramvy.
Steg 2: Lägga till och ta bort fält i pivotdiagramvyn
I det här steget kan du lägga till eller ta bort fält från diagrammet. När du tar bort ett fält från ett diagram är data fortfarande tillgängliga via fältlistan, men de visas inte i diagrammet.
Lägga till ett fält
-
Om du vill lägga till ett fält drar du det från fältlistan till någon av släppzonerna i diagrammet. Du kan också välja fältet i fältlistan och sedan välja det område som du vill lägga till fältet i längst ned i fältlistan och sedan klicka på Lägg till i.
-
Om släppzoner inte visas klickar du på Släppzoner i gruppen Visa/dölj på fliken Design.
-
Om du inte ser fältlistan klickar du på Fältlista i gruppen Visa/dölj på fliken Design.
-
Ta bort ett fält
-
Om du vill ta bort ett fält markerar du dess etikett i diagrammet och trycker sedan på DELETE. Du kan också dra fältet bort från diagrammet.
Steg 3: Gruppera, filtrera och sortera data
Om du vill göra ett diagram mer lättläst är det ofta en bra idé att gruppera, filtrera och sortera data. I illustrationerna i början av det här avsnittet grupperas exempelvis orderdatum efter år så att det är enkelt att snabbt se sammanfattningar för varje år i stället för att titta på varje enskilt orderdatum. Dessutom filtreras data för att se vilka fem säljare som hade de högsta försäljningsbeloppen. Slutligen sorteras varje brytpunkt efter dess totala värde i stigande ordning så att det är lätt att se vilken av de fem säljare som hade störst försäljning och vilken som hade lägst.
Gruppera data
-
Välj ett fältnamn i diagrammet.
-
Om dialogrutan Egenskaper inte redan visas högerklickar du på fältnamnet och klickar sedan på Egenskaper.
-
Klicka på fliken Filtrera och gruppera i dialogrutan Egenskaper.
-
Välj önskat grupperingsalternativ i listan Gruppera objekt efter under Gruppering. I ett datumfält kan du till exempel klicka på År. I ett textfält kan du gruppera efter prefixtecken, till exempel de tre första tecknen i ett namn.
Filtrera data
-
Välj en brytpunkt i diagrammet.
-
Om dialogrutan Egenskaper inte redan visas högerklickar du på brytpunkten och klickar sedan på Egenskaper.
-
På fliken Filter och grupp i dialogrutan Egenskaper , under Filtrering, väljer du vilken typ av filtrering och antal objekt som du vill visa. Om du till exempel vill se de 5 översta objekten väljer du Överst i listan Visa listan och skriver sedan 5 i rutan Objekt .
Sortera data
-
Högerklicka på en brytpunkt i diagrammet, peka på Sortera och klicka sedan på det sorteringsalternativ du vill använda.
Steg 4: Ändra diagramtyp
-
Högerklicka på ett tomt område i diagrammet och klicka sedan på Ändra diagramtyp.
-
Välj en allmän diagramtyp i listan till vänster i dialogrutan Egenskaper .
-
Välj den typ av diagram du vill använda i listan till höger.
Steg 5: Lägga till en förklaring
-
Klicka på ett tomt område i diagrammet.
-
Klicka på Förklaring i gruppen Visa/dölj på fliken Design.
Steg 6: Redigera och formatera text
Axelrubriker
-
Markera axelrubriken som du vill formatera.
-
Om dialogrutan Egenskaper inte redan visas högerklickar du på rubriken och klickar sedan på Egenskaper.
-
Klicka på fliken Format i dialogrutan Egenskaper och skriv den text du vill visa i rutan Beskrivning.
-
Under Textformat på samma flik väljer du de formateringsalternativ som du vill använda.
Dataetiketter
-
Klicka på en dataetikett (till exempel en av etiketterna längs kategoriaxeln (x).
-
Klicka på etiketten igen för att markera alla etiketter längs axeln.
-
Om dialogrutan Egenskaper inte redan visas högerklickar du på en av etiketterna och klickar sedan på Egenskaper.
-
Klicka på fliken Format i dialogrutan Egenskaper och välj sedan de formateringsalternativ du vill använda.
Steg 7: Formatera ritytan
-
Klicka i ritytan för att markera det. Ritytan är den ruta som innehåller brytpunkterna.
-
Om dialogrutan Egenskaper inte redan visas högerklickar du på ritytan och klickar sedan på Egenskaper.
-
Klicka på fliken Kantlinje/fyllning i dialogrutan Egenskaper.
-
Markera de formateringsalternativ som du vill använda för ritytan.
-
Markera ett stödlinjer i diagrammet.
-
Klicka på fliken Linje/markör i dialogrutan Egenskaper.
-
Markera de formateringsalternativ som du vill använda för stödlinjerna.
