Finns det vanliga fraser eller stycken som du använder upprepade gånger i e-post? Låt oss visa dig hur du skapar utdrag av innehåll som kan märkas, sparas och återanvändas i e-post.
Vad ska jag lära mig?
-
Så här skapar du återanvändningsbar e-posttext för märkesvaror
-
Så här delar du återanvändningsbar e-posttext med andra i mitt företag
Vad behöver jag?
-
5 minuter
-
Skrivbordsversionen av Outlook för Windows
Har du fått samma fråga i ett e-postmeddelande tio gånger idag. Spara tid och se till att e-postkommunikationen är konsekvent med återanvändbar text. Du kan kopiera innehållsblock från Word eller OneNote till Outlook och sedan spara blocken i snabbdelsgalleriet i Outlook för att svara på vanliga kundförfrågningar.
Se till att varumärket är konsekvent med färger
Färger i din logotyp, text och övergripande kommunikation är en viktig del i att fastställa din varumärkesidentitet. I följande textblock har vi använt fabrikams varumärkesfärg för rubriktexten i textblocket. Så här kan du ange text till en viss färg. I det här exemplet anger vi textfärgen i Word till RGB-värdet 241 90,43.
-
Markera den text du vill ändra färg på i Word, högerklicka och välj sedan nedåtpilen för knappen Teckenfärg.
-
Välj Fler färger och välj sedan fliken Anpassad .
-
Ange värdena Röd, Grön, Blå till 241, 90, 41 enligt följande exempel och välj sedan OK.
Kopiera innehåll från Word till Outlook
-
Välj Nytt Email i Outlook.
-
Markera det innehållsblock som du vill kopiera i Word och välj sedan CTRL+C för att kopiera.
-
Placera markören i Outlook-meddelandet där du vill klistra in innehållet och klicka sedan på CTRL+V.
När du kopierar innehåll från Word till Outlook kan du behöva göra några avståndsjusteringar innan du sparar innehåll i snabbdelsgalleriet. När du är klar bör innehållet se ut ungefär som i följande exempel.
Tips: Om du vill lagra styckeformatering – inklusive indrag, justering, radavstånd och sidnumrering – med posten tar du med stycketecknet ( ) i markeringen. Om du vill visa stycketecken klickar du på knappen Stycke på fliken Formatera text.
När du har blockeringen av innehåll formaterat enligt varumärkesriktlinjerna kan du spara det i snabbdelsgalleriet för regelbunden återanvändning i din e-postkommunikation med kunder.
-
I Outlook-meddelandet markerar du allt innehåll som du vill spara som en snabbdel enligt följande exempel.
-
Välj Infoga i menyraden .
-
Expandera meddelandefönstret och välj sedan Snabbdelar i gruppen Text.
-
Välj Spara markering i snabbdelsgalleriet
-
I dialogrutan Skapa nytt byggblock ger du delen ett namn, fyller i de andra alternativen och klickar sedan på OK.
I din e-postkommunikation med kunder kan du kombinera block med återanvändningsbart innehåll för att skapa ett komplett meddelande. I det här exemplet lägger vi bara till fabrikam demoinnehållsblocket som vi sparade i föregående avsnitt i det här exemplet.
-
Välj Nytt Email i Outlook.
-
Placera markören där du vill infoga en markering från snabbdelsgalleriet.
-
Klicka på Snabbdelar i gruppen Text på fliken Infoga och klicka sedan på den mening, fras eller annan sparad markering som du vill återanvända.
-
Texten visas i e-postmeddelandet enligt följande bild.
Nu när du har skapat den återanvändningsbara e-posttexten vill du dela den med andra i företaget. Det enkla sättet att dela återanvändningsbar text är att ta med den text du vill dela i ett meddelande. Tillsammans med återanvändningsbar text finns instruktioner för hur du sparar texten i snabbdelar och lägger till den i ett e-postmeddelande. Lägg till följande instruktioner i e-postmeddelandet.
-
Följ anvisningarna i steg 3 för att lägga till ett återanvändbart innehållsblock i ett e-postmeddelande och kopiera sedan anvisningarna från steg 2 för hur du sparar en snabbdel och steg 3 för hur du använder en snabbdel.
-
Skicka e-postmeddelandet till de personer i företaget som ska använda återanvändningsbart innehåll.
