Microsoft Access 2010 använder filformatstillägget .accdb som infördes i Access 2007. Access fortsätter att ge visst stöd för filformatet som används i tidigare versioner av Access. I den här artikeln förklaras varför du bör använda det nya filformatet när det är möjligt och varför du kan behöva använda det tidigare versionsfilformatet i vissa fall. Du får också uttryckligen lära dig hur du konverterar en databas till det nya filformatet.
Artikelinnehåll
Det nya filformatet (.accdb)
Access 2010 använder ett filformat som stöder ett antal produktförbättringar. När du skapar en ny databas använder databasen det nya filformatet som standard och får filnamnstillägget .accdb.
Du bör använda det nya filformatet när det är möjligt eftersom det stöder nya funktioner, till exempel flervärdesfält och bifogade filer. Om du vill konvertera din skrivbordsdatabas till en webbdatabas med hjälp av Access Services måste skrivbordsdatabasfilen dessutom vara i .accdb-format.
Men det nya filformatet kan inte öppnas eller länkas till med tidigare versioner av Access, det stöder inte replikering och det stöder inte säkerhet på användarnivå. Om du behöver använda databasen med tidigare versioner av Access, eller om du behöver använda replikering eller säkerhet på användarnivå, måste du använda ett tidigare versionsfilformat.
Funktioner som tillhandahålls av .accdb-filformatet
-
Webbpublicering med Access Services
Om du har en server som kör Access Services, en komponent i SharePoint Server, kan du publicera ett .accdb-filformat på webben, suibject till vissa kompatibilitetsbegränsningar. Vissa designfunktioner och paradigm är annorlunda för webbdatabaser än för skrivbordsdatabaser – vissa skrivbordsdatabaser kan inte publiceras på webben utan att först göra designändringar.
När du har publicerat en databas på webben kan du fortfarande öppna .accdb-filen för att göra designändringar och sedan synkronisera ändringarna med den publicerade versionen. Personer kan använda den publicerade webbdatabasen i en webbläsare utan att ha Access installerat.
-
Flervärdesfält
Anta att du behöver tilldela en aktivitet till en av dina anställda men bestämmer dig för att du behöver tilldela den till fler än en person. I Access 2010 kan du skapa ett flervärdesfält där anställdas namn kan väljas från eller anges i en ruta.
När du klickar på rutan anger kryssrutorna som är markerade dina val. De valda anställda lagras i flervärdesfältet och avgränsas med kommatecken (som standard) när de visas.
Tanken med flervärdesfält är att göra det enkelt att välja och lagra fler än ett val, utan att behöva skapa en mer avancerad databasdesign. Flervärdesfält är också viktiga för integrering med Microsoft SharePoint Foundation eftersom SharePoint-listor också har stöd för flervärdesfält.
-
Datatypen Bifogad fil
Med den nya datatypen Bifogad fil kan du enkelt lagra alla typer av dokument och binära filer i databasen utan en överdriven ökning av databasens fysiska storlek. Bifogade filer komprimeras automatiskt för att maximera utrymmesanvändningen. Du kan bifoga ett Word dokument till en post eller spara en serie digitala bilder. Du kan till och med behålla flera bifogade filer i en enskild post.
-
Förbättrad integrering med SharePoint och Outlook
Tidigare har Access-filer i .mdb-format blockerats av SharePoint eller Outlook på grund av att osäker kod kan tas med i en Access-databas. Access 2010 tillåter att kod verifieras som säker eller inaktiverad. Det gör det möjligt att integrera Access-databaser mer fullständigt med SharePoint eller Outlook.
-
Spårning av PM-fälthistorik
PM-fält är användbara för lagring av stora mängder information. Från och med Access 2007 kan du ange en egenskap (AppendOnly) som tvingar Access att behålla en historik över alla ändringar i ett PM-fält. Du kan sedan visa en historik över ändringarna. Den här funktionen har också stöd för versionshanteringsfunktionen i Windows SharePoint Services 3.0 så att du kan använda Access för att spåra ändringar i flera rader i ett textfält som lagras i en SharePoint-lista (förutsatt att fältet har alternativet Lägg till ändringar i befintlig text inställt på Ja).
-
Förbättrad kryptering
Du kan välja att ange ett databaslösenord och kryptera innehållet i databasen. När du gör det med Access 2007 och en fil som använder det nya filformatet används Windows Crypto API för att kryptera data. Krypteringsverktyg från tredje part kan också användas.
Det tidigare versionsfilformatet (.mdb)
Tidigare versioner av Access än Office Access 2007 stöd för filformat som använder filnamnstillägget .mdb. I Access 2010 kan du fortfarande öppna .mdb filer. Om filen lagras i Access 2002-2003- eller Access 2000-filformatet kan du öppna den och använda den i Access 2010 som vanligt. Men du kan inte dra nytta av de nya funktioner som kräver .accdb-filformatet.
Om filen lagras i Access 95- eller Access 97-filformatet kan access när du först öppnar den i Access 2010 uppgradera databasen till det filformat som för närvarande anges som standardfilformat (vanligtvis .accdb-filformatet, såvida du inte eller en administratör har ändrat inställningen). Om du inte planerar att använda databasen med tidigare versioner av Access än Access 2007 och du inte kommer att dela databasen med andra användare som använder versioner av Access tidigare än Access 2007 och du inte använder replikering eller säkerhet på användarnivå, bör du uppgradera databasfilen till det nya .accdb-formatet. När du har uppgraderat databasen till .accdb-filformatet kan du inte längre öppna databasen med hjälp av en tidigare version av Access än Access 2007.
Om filen lagras i Access 95- eller Access 97-format och du väljer att inte uppgradera till .accdb-formatet kan du inte göra designändringar. Du kan visa objekt och göra ändringar i dina data via Access 2010, men du kan inte göra designändringar.
Konvertera till det nya filformatet
Om du uttryckligen vill konvertera en Access-databas till det nya .accdb-filformatet måste du först öppna databasen och sedan spara den i .accdb-filformatet.
Viktigt!: Följande procedur gäller för filer som skapats i Access 97, Access 2000, Access 2002 eller Access 2003.
Öppna först databasen:
-
Klicka på fliken Arkiv.
-
Klicka på Öppna till vänster.
-
I dialogrutan Öppna markerar och öppnar du den databas som du vill konvertera.
Konvertera databasen:
-
Klicka på fliken Arkiv.
-
Klicka på Dela till vänster.
-
Klicka på Spara databas som under Spara hela databasen.
-
Klicka på Access-databas under Databasfiltyper till höger.
-
I dialogrutan Spara som i rutan Filnamn anger du ett filnamn eller använder filnamnet som anges.
-
Klicka på Spara.
En kopia av databasen skapas i .accdb-filformatet.
