Ett organisationsschema är ett diagram över en rapporteringshierarki som ofta används för att visa relationer mellan anställda, befattningar och grupper.
Organisationsscheman kan vara allt från enkla diagram (som i bilden intill) till stora och komplexa diagram som är baserade på information från en extern datakälla. Formerna i organisationsschemat kan visa grundläggande information som namn och titel, eller information som avdelning och kostnadsställe. Du kan även lägga till bilder i formerna i organisationsschemat.
Skapa ett enkelt organisationsschema
Följ dessa steg när du vill skapa ett litet organisationsschema med standardinformationsfält:
Peka på Nytt på fliken Arkiv, klicka på Organisationsschema, välj Metriska enheter eller Am. enheter och välj sedan Skapa.
Välj Avbryt när du ser dialogrutan Guiden Organisationsscheman om du bara vill skapa ett enkelt organisationsschema själv med standardinformationsfält.
Alternativen på fliken Organisationsschema visar olika typer av former, som du kan använda för medlemmar i organisationen utifrån deras positioner.
Obs
Mer information om hur du lägger till mer data i formerna finns i Lägga till data i former.
Om du vill koppla ihop formerna automatiskt drar du de underordnade formerna till överordnade former enligt organisationens hierarki, eller så kan du välja att koppla ihop dem manuellt med hjälp av kopplingsformerna. Skriv namn och titel för varje medlem och lägg även till en bild på medlemmarna om du vill.
Du kan ordna organisationsschemats layout, utrymmet mellan former, höjd och bredd på former med hjälp av de olika kommandona och alternativen på fliken Organisationsschema .
Skapa ett organisationsschema automatiskt från en ny datatabell
Du kan använda den här metoden om du vill ändra eller lägga till mer information än standardinformationsfälten och du inte redan har dina data i en annan programfil.
Peka på Nytt på fliken Arkiv, välj Organisationsschema, välj Metriska enheter eller Am. enheter och välj sedan Skapa.
På den första sidan i guiden Organisationsscheman väljer du Information som jag anger med hjälp av guiden och väljer sedan Nästa.
Välj Excel eller Avgränsad text, skriv ett namn på den nya filen och välj sedan Nästa.
Obs
Om du väljer Excel öppnas ett Microsoft Office Excel-kalkylblad med exempeltext. Om du väljer Avgränsad text öppnas en sida i Microsoft Anteckningar med exempeltext.
När Excel eller Anteckningar öppnas använder du exempeltexten som ett exempel på den typ av information som ska tas med, och skriver din egen information över exempeltexten.
Viktigt!
Ta inte bort namn och Reports_to kolumner, men du kan ändra, ta bort eller lägga till andra kolumner som du kan behöva för organisationsschemat.
Avsluta Excel- eller Anteckningar-filen när du har lagt till informationen och välj sedan Nästa för att fortsätta.
Om du vill ta med bilder i organisationsschemat väljer du Ta inte med bilder i organisationsschemat, annars väljer du Leta upp den mapp som innehåller organisationsbilderna. Följ de återstående instruktionerna på den här sidan och välj sedan Nästa för att fortsätta.
På den sista sidan i guiden kan du ange hur mycket av organisationen som ska visas på varje sida. Du kan välja Jag vill ange hur mycket av min organisation som ska visas på varje sida, eller så kan du låta guiden definiera varje sida automatiskt genom att välja Jag vill att guiden automatiskt ska dela upp organisationsschemat över sidorna.
Om du vill hyperlänka och synkronisera anställningsformen över sidorna väljer du alternativen Hyperlänka anställdsform över sidorna och Synkronisera anställdsform över sidorna.
När du har gjort alla dina val väljer du Slutför.
Obs
Specifik hjälp finns tillgänglig för de flesta guidesidor. Öppna Hjälp genom att trycka på F1 eller välja knappen Hjälp .
Skapa ett organisationsschema automatiskt med hjälp av en befintlig datakälla
Den här metoden är bäst om den information som du vill inkludera i organisationsschemat redan finns i ett dokument som ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, Microsoft Exchange Server -katalog, en ODBC-kompatibel datakälla eller en Org Plus-textfil.
Kontrollera att tabellen eller kalkylbladet innehåller kolumner för anställdas namn, unika ID:n och vem som rapporterar till vem.
Obs
Du kan namnge kolumnerna vad du vill. När du kör guiden Organisationsscheman kan du se vilka kolumner (eller fältnamn) som innehåller namn, ID och rapport till.
- Namn på anställd Så som de anställdas namn visas i det här fältet visas de i formerna i organisationsschemat.
- Unik identifierare Om varje namn inte är unikt infogar du en kolumn med en unik identifierare, till exempel ett anställningsnummer, för varje anställd.
- Den person som den anställda rapporterar till Det här fältet måste innehålla varje överordnads unika identifierare, t.ex. ett namn eller anställningsnummer. (Lämna fältet tomt för den anställda som finns överst i organisationsschemat.)
Peka på Nytt på fliken Arkiv, välj Organisationsschema, välj Metriska enheter eller Am. enheter och välj sedan Skapa.
På den första sidan i guiden väljer du Information som redan är lagrad i en fil eller databas och väljer sedan Nästa för att fortsätta.
Välj den filtyp där organisationsinformationen lagras genom att välja Bläddra och sedan bläddra till platsen för den här filen. Välj det språk du vill använda i diagramguiden och välj sedan Nästa för att fortsätta.
På nästa sida i guiden väljer du den kolumn (de fält) i datafilen som innehåller den information som definierar organisationen, till exempel Namn, Rapporterar till och Förnamn. Gå vidare genom att klicka på Nästa.
På nästa sida i guiden kan du definiera vilka specifika fält som ska visas med hjälp av knapparna Lägg till och Ta bort , och fältens visningsordning med hjälp av knapparna Upp och Ned . Gå vidare genom att klicka på Nästa.
På nästa sida i guiden kan du välja de fält från datafilen som du vill lägga till i organisationsschemaformer som formdatafält. Gå vidare genom att klicka på Nästa.
Om du vill ta med bilder i organisationsschemat väljer du Ta inte med bilder i organisationsschemat, annars väljer du Leta upp den mapp som innehåller organisationsbilderna. Följ de återstående instruktionerna på den här sidan och välj sedan Nästa för att fortsätta.
På den sista sidan i guiden kan du ange hur mycket av organisationen som ska visas på varje sida. Du kan välja Jag vill ange hur mycket av min organisation som ska visas på varje sida, eller så kan du låta guiden definiera varje sida automatiskt genom att välja Jag vill att guiden automatiskt ska dela upp organisationsschemat över sidorna.
Om du vill hyperlänka och synkronisera anställningsformen över sidorna väljer du alternativen Hyperlänka anställdsform över sidorna och Synkronisera anställdsform över sidorna.
När du har gjort alla dina val väljer du Slutför.
Obs
Specifik hjälp finns tillgänglig för de flesta guidesidor. Öppna Hjälp genom att trycka på F1 eller välja knappen Hjälp .
Visa grupper med hjälp av gruppramar eller prickade linjer
När du skapar ett organisationsschema kan du ordna om informationen så att den avspeglar virtuella teamförhållanden. Du kan flytta relaterade former så att de ligger nära varandra och sedan lägga till prickade linjer mellan dem för att visa sekundära rapporteringsstrukturer, eller använda formen Teamram för att framhäva ett virtuellt team. Den prickade linjen fungerar som en vanlig koppling. Teamramen är i grunden en modifierad rektangel som du kan använda för att gruppera och namnge team visuellt.
Uppdatera genererade organisationsscheman
Om du vill återspegla ändringar i strukturen i en organisation måste du uppdatera organisationsschemat manuellt eller generera ett nytt schema. Om du skapar ett nytt diagram inkluderas inga anpassningar av det tidigare diagrammet i det nya diagrammet. Om teman eller foton har lagts till i former måste de läggas till igen för att diagrammen ska se likadana ut.
Om formerna är länkade till data uppdateras data normalt när du kör Uppdatera data, men endast inuti befintliga former. Inga former läggs till eller tas bort när du uppdaterar data.
Se även
Video: Skapa organisationsschema
Skapa ett organisationsschema automatiskt utifrån data om anställda
Skapa ett organisationsschema utan externa data
Skapa ett organisationsschema med hjälp av Visio för webben
Visa eller dölja information i ett organisationsschema i Visio
Placera formerna i organisationsschemat
Om att dela organisationsschemat över flera sidor
Hitta exempel på organisationsschema, Visio-mallar och diagram
