เมื่อคุณตั้งค่า SharePoint ใน Microsoft 365 ใน Microsoft 365 คุณอาจมีเอกสารและไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในไซต์ทีมของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีบางอย่างที่คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาชนิดต่างๆ ลงในไซต์ของคุณได้
หมายเหตุ
สําหรับบทความเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือที่โรงเรียนและไซต์ทีมเพื่อให้คุณสามารถใช้ร่วมกันได้ ให้ดู ตั้งค่าที่เก็บข้อมูลและการแชร์ไฟล์ Office 365
ในบทความนี้
- ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
- สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย
- อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์
- พิจารณาสร้างรายการ SharePoint สําหรับที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต
- พิจารณาโซลูชัน SharePoint สําหรับความต้องการทางธุรกิจธรรมดา
- ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะเริ่มย้ายไฟล์ ให้ตรวจสอบจํานวนที่เก็บข้อมูลที่คุณมีสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ใน Microsoft 365 เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับขีดจํากัดที่เก็บข้อมูลสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดู ขีดจํากัดของ SharePoint
เคล็ดลับ
เป็นสิ่งสําคัญที่ต้องจําไว้ว่าใน Microsoft 365 ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูลสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 (ไซต์ทีมของคุณ) แตกต่างจากขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูลสําหรับ Exchange Online (สําหรับบัญชีอีเมล) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูลในกล่องจดหมาย ให้ดู ผู้รับ ใน คําอธิบายบริการของ Microsoft 365 สําหรับ Exchange Online
ขั้นตอนถัดไปคือการวิเคราะห์เนื้อหาที่คุณมีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงเอกสาร รูปภาพ แบบฟอร์ม และอื่นๆ
เคล็ดลับ
ใน File Explorer ให้ค้นหาไฟล์ที่มีอยู่ตามขนาดและวันที่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุไฟล์ที่เพิ่งใช้งานล่าสุดหรือไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มากได้อย่างรวดเร็ว
ลองคิดเกี่ยวกับปริมาณเนื้อหาที่ใช้เป็นประจํา และคุณต้องการจัดเก็บเนื้อหาทั้งหมดใน Microsoft 365 หรือไม่ เช่นเดียวกับที่คุณทําเมื่อคุณย้ายไปยังบ้านขนาดเล็กเป้าหมายคือการตัดสินใจว่าอะไรจะพอดีกับเว็บไซต์ใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณใช้ที่เก็บข้อมูลมากกว่าขีดจํากัดของ Microsoft 365 สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 คุณต้องตัดสินใจดังนี้:
- คุณต้องการย้ายไฟล์ใด
- คุณต้องการซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมหรือไม่
- คุณควรวางแผนที่จะมีพื้นที่สําหรับให้ไซต์ของคุณเติบโตขึ้นหรือไม่ (มันจะแน่นอน)
ถ้าองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ให้พิจารณาเชิญผู้เชี่ยวชาญมาช่วยเหลือคุณ คุณสามารถค้นหาความช่วยเหลือที่มีชื่อเสียงได้ที่ Microsoft Pinpoint Pinpoint เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายสําหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลกในการค้นหาผู้เชี่ยวชาญและบริการระดับมืออาชีพของ Microsoft ที่ได้รับการรับรอง
สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย
หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาที่คุณต้องการย้ายแล้ว ให้คิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบ คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์ทีมของคุณ เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดระเบียบเนื้อหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณคาดว่าในที่สุดคุณจะมีไฟล์จํานวนมาก เมื่อปริมาณเนื้อหาเพิ่มขึ้น คุณสามารถสร้างไลบรารีเอกสาร ไลบรารีฟอร์ม และไลบรารีรูปภาพเพิ่มเติมเพื่อจัดเก็บเนื้อหานั้นได้ คุณยังสามารถสร้างไซต์ย่อยสําหรับเอกสารหรือโครงการชนิดต่างๆ ได้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีวางแผนโครงสร้างเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์ของคุณ ให้ดูที่ วางแผนเนื้อหาสําหรับไซต์ทีมของคุณ
อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์
เมื่อต้องการอัปโหลดไฟล์ เช่น เอกสาร Word ไฟล์ PDF หรือรูปถ่าย JPG ให้อัปโหลดไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไลบรารี
หมายเหตุ
ขนาดไฟล์สูงสุดสําหรับไฟล์เดียวที่สามารถอัปโหลดไปยัง SharePoint ในไลบรารี Microsoft 365 คือ 2GB ในปัจจุบัน นอกจากนี้ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ได้ครั้งละ 100 ไฟล์หรือน้อยกว่าเท่านั้น
วิธีที่ดีที่สุดในการทําเช่นนี้ขึ้นอยู่กับจํานวนไฟล์ ก่อนอื่น ให้เรียกดูไลบรารีปลายทาง แล้วใช้ตารางนี้เพื่อเลือกวิธีการดังนี้
| จํานวนไฟล์ | วิธีการอัปโหลด |
|---|---|
| เอกสารเดียว | เลือก เอกสาร>ใหม่อัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ แล้วเรียกดูไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ |
| เอกสารและโฟลเดอร์จํานวนมาก | เลือกปุ่ม เปิดด้วย Explorer บนแท็บ ไลบรารี ของ Ribbon จากนั้นลากแล้วปล่อยไฟล์โดยใช้ File Explorer |
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ อัปโหลด สร้าง หรือลบไฟล์ในไลบรารี
หมายเหตุ
มีแฟ้มบางชนิดที่ไม่สามารถอัปโหลดไปยังไลบรารีได้ สําหรับรายการเหล่านี้ ให้ดูบทความ ชนิดของไฟล์ที่ไม่สามารถเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้
พิจารณาสร้างรายการ SharePoint สําหรับที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต
ทุกธุรกิจจะมีข้อมูลในหลายฟอร์ม เช่น ปฏิทิน งาน และสเปรดชีต สําหรับข้อมูลชนิดนี้ คุณสามารถย้ายหรือแปลงเนื้อหานั้นลงในรายการบนไซต์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลงรายการที่ติดต่อทางธุรกิจของคุณให้เป็นรายการที่ติดต่อได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแปลงปฏิทินเป็น Calendar SharePoint ซึ่งเป็นรายการชนิดพิเศษได้
- เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีสร้างปฏิทินกลุ่มใน SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดูวิดีโอนี้: วิดีโอ: สร้างปฏิทินของคุณเอง
ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Microsoft Excel เพื่อติดตามข้อมูล คุณสามารถอัปโหลดสเปรดชีตเหล่านี้ไปยังไลบรารีเอกสารใน SharePoint ใน Microsoft 365 ได้โดยตรง หรือคุณสามารถนําเข้าสเปรดชีตเป็นรายการ SharePoint ได้ เนื่องจากบุคคลจํานวนมากสามารถอัปเดตรายการได้ในเวลาเดียวกัน รายการ SharePoint จึงช่วยสนับสนุนการทํางานร่วมกัน คุณสามารถสร้างมุมมองต่างๆ ของรายการเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการ
- เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานกับรายการ ให้ดูที่ การฝึกอบรม: สร้างและตั้งค่ารายการ
พิจารณาโซลูชัน SharePoint สําหรับความต้องการทางธุรกิจธรรมดา
อีกวิธีหนึ่งในการย้ายเนื้อหาคือการใช้โซลูชัน SharePoint เพื่อจัดการงานที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น องค์กรส่วนใหญ่ต้องการรวบรวมและแบ่งปันความรู้ประจําวันของบุคคลที่ทํางานที่นั่น Wiki บนไซต์ของคุณอาจเหมาะสําหรับการแชร์แบบนี้
ตารางนี้จะอธิบายฟีเจอร์ของ SharePoint ที่สามารถช่วยคุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
| กระบวนการทางธุรกิจ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ใช้ Wiki เพื่อแชร์ความรู้และการทํางานร่วมกันของทีม | Wiki เป็นไซต์พิเศษที่ชุมชนของผู้ใช้สร้างและเก็บรักษาข้อมูล Wiki เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจับภาพและแชร์ข้อมูลกระบวนการหรือข้อมูลอ้างอิงทั่วไปที่สําคัญสําหรับงานของคุณ |
| ย้ายการจัดกําหนดการทรัพยากรไปยังปฏิทินกลุ่ม SharePoint | ปฏิทินกลุ่มอาจเป็นวิธีที่ดีในการจัดกําหนดการทรัพยากรทั่วไป เช่น ห้องประชุม อุปกรณ์โสตทัศน์ และอื่นๆ เนื่องจากปฏิทินกลุ่มอยู่บน SharePoint ในไซต์ Microsoft 365 ทุกคนในทีมของคุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายบน SharePoint หรือใน Outlook |
| แปลงโปรแกรมฐานข้อมูลเป็นแอป Access | คุณสามารถใช้ Microsoft Access 2013 เพื่อออกแบบและประกาศฐานข้อมูล แล้วสร้างแอป Access เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนไซต์ทีมของคุณ |
| ทําให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ | เวิร์กโฟลว์ทําให้ระบบอัตโนมัติและติดตามงานสําคัญในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งเหมาะสําหรับงานต่างๆ เช่น กระบวนการอนุมัติหรือการรวบรวมคําติชม |
ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ
หลังจากที่คุณย้ายเอกสารและไฟล์ของคุณไปยังไซต์ทีมของคุณแล้ว ให้แจ้งผู้ใช้ไซต์คนอื่นๆ เกี่ยวกับเอกสารและไฟล์นั้น คุณสามารถเสนอวิธีต่างๆ มากมายที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อค้นหาเนื้อหาบนไซต์ได้
ตารางนี้อธิบายวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้
| วิธีการ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ใช้การค้นหาเพื่อค้นหาเนื้อหา | วิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุตําแหน่งเนื้อหาบน SharePoint ในไซต์ Microsoft 365 คือการใช้ฟีเจอร์การค้นหา
|
| การกําหนดค่ามุมมองบนรายการและไลบรารีเพื่อให้เนื้อหาสามารถมองเห็นได้ | คุณสามารถเลือกองค์ประกอบที่ปรากฏในมุมมองได้ ตัวอย่างเช่น ในมุมมองเดียว คุณอาจแสดงชื่อเรื่องและผู้เขียน ในมุมมองอื่น คุณอาจต้องการแสดงเฉพาะรายการที่เพิ่มหลังจากวันที่ที่กําหนด |
| การกำหนดการนำทางไซต์เอง | คุณสามารถกําหนดการนําทางสําหรับไซต์ทีมของคุณเองเพื่อให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาได้ง่ายขึ้น |
| ค้นหาเนื้อหาแบบออนไลน์เมื่อคุณออฟไลน์ | คุณสามารถใช้ OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียนหรือ Outlook เพื่อค้นหาเนื้อหาที่อยู่บน SharePoint ในไซต์ Microsoft 365 เมื่อคุณออฟไลน์ |
| ติดตามการอัปเดตเนื้อหา |
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการที่คุณสามารถช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย ให้ดูบทความ คู่มือการวางแผน วางแผนเนื้อหาสําหรับไซต์ทีมของคุณ
โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ ถ้ามีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าไม่มีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าอะไรที่น่าสับสนหรือขาดหายไป เราจะใช้คําติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้