สร้างไซต์การสื่อสาร SharePoint ของคุณ

ขั้นแรก เริ่มต้นด้วยการวางแผนไซต์การสื่อสาร SharePoint ของคุณ ในขั้นตอนการวางแผน คุณจะได้เรียนรู้วิธีคิดเกี่ยวกับการนําทางไซต์ สิทธิ์ และการกําหนดเองเพื่อเตรียมคุณในการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ใช้บทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint 

ต้องการสร้างไซต์ทีมใช่ไหม คุณยังสามารถทําตามคําแนะนําในบทความนี้ แต่โปรดเข้าใจว่าโดยทั่วไปแล้วไซต์ทีมจะมีผู้ชมจํานวนน้อยกว่ามากโดยมีเป้าหมายและงานที่เฉพาะเจาะจงมากๆ ที่จําเป็นต้องทําให้สําเร็จ ไซต์การสื่อสารได้รับการออกแบบมาสําหรับการติดต่อสื่อสารในวงกว้าง 

สร้างไซต์ของคุณ

คุณสามารถสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณโดยใช้ดีไซน์มาตรฐานอันใดอันหนึ่ง (ธีม เรื่องเด่น ว่าง) หรือดีไซน์ไซต์แบบกําหนดเองที่สร้างขึ้นสําหรับองค์กรของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์ Admin คุณยังสามารถจัดเตรียมหนึ่งในการออกแบบไซต์ใน Lookbook เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับไซต์ของคุณ

อ่าน คําแนะนําทีละขั้นตอนสําหรับการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารนี้

หรือข้ามไปยังการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร 

ปรับแต่งลักษณะที่แสดง

คุณสามารถกําหนดธีม ส่วนหัว และโลโก้ไซต์ได้เองเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ขององค์กรหรือไซต์ของคุณ เรียนรู้วิธีการกําหนดลักษณะที่ปรากฏของไซต์ SharePoint ของคุณเอง ถ้าไซต์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของ ฮับ คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนธีมของไซต์ได้ ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกในการเปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณ แสดงว่าผู้ดูแลระบบของคุณอาจปิดใช้งานความสามารถในการทําดังกล่าว

เข้าถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ใน การตั้งค่า > เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ

ข้อมูลจําเพาะสําหรับโลโก้:

• โลโก้ไซต์ของคุณอาจเป็น JPG, GIF หรือ PNG ก็ได้ การใช้ไฟล์ PNG ช่วยให้มีพื้นหลังโปร่งใส
• ถ้าคุณต้องการโลโก้สี่เหลี่ยมจัตุรัสสําหรับไซต์ของคุณ ขนาดต่ําสุดคือ 64 x 64 พิกเซล
• สําหรับโลโก้สี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาดคือ 192 x 64
• เพิ่มขนาดเหล่านี้เป็นสองเท่าเพื่อการแสดงผลที่ดีที่สุดด้วยความละเอียดสูง
• เมื่อต้องการลดผลกระทบต่อประสิทธิภาพของไซต์ของคุณ อย่าใช้รูปภาพที่ใหญ่กว่า 300 MB สําหรับโลโก้ไซต์ของคุณ

ตั้งค่าไลบรารีหน้าไซต์

ไลบรารีหน้าไซต์เป็นไลบรารีเอกสารชนิดพิเศษที่ใช้เพื่อโฮสต์หน้าทั้งหมดบนไซต์ของคุณ คุณสามารถมีไลบรารีหน้าไซต์ได้เพียงไลบรารีเดียวในไซต์ของคุณ โพสต์ข่าวสารจะถูกเก็บไว้ในไลบรารีหน้าไซต์บนไซต์ของคุณ เนื่องจากเป็นหน้าไซต์ชนิดพิเศษ

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการให้ง่ายต่อการดูข่าวสารในหน้าไซต์และหน้าใดที่เป็นหน้าไซต์ "ปกติ" ให้เพิ่มคอลัมน์สถานะที่เลื่อนระดับลงในมุมมองในไลบรารีหน้าไซต์ของคุณ โพสต์ข่าวสารเป็น สถานะที่ได้รับการเลื่อนระดับ = 2 หน้าไซต์ "ปกติ" มีสถานะที่เลื่อนระดับ = 0

เคล็ดลับ: ทําให้มุมมอง ทุกหน้า เป็นมุมมองเริ่มต้นสําหรับหน้าไซต์ ในมุมมองนี้ จะแสดงคอลัมน์ต่อไปนี้นอกเหนือจากชนิดและชื่อ: ชื่อเรื่อง (ลิงก์กับรายการที่มีเมนูแก้ไข) สถานะที่เลื่อนระดับ เวอร์ชัน จํานวนถูกใจ และจํานวนข้อคิดเห็น คุณจะสามารถเพิ่มคอลัมน์เหล่านี้ทั้งหมด ยกเว้นเวอร์ชัน โดยการเลือกเมนูดรอปดาวน์สําหรับ + เพิ่มคอลัมน์ แล้วเลือกแสดง/ซ่อนคอลัมน์ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดง แล้วคลิก นําไปใช้ เมื่อต้องการเพิ่มเวอร์ชันลงในมุมมองของคุณ ให้เลือกดรอปดาวน์ของมุมมอง แล้วเลือกแก้ไขมุมมองปัจจุบัน จากนั้นเลือกกล่องด้านหน้าของเวอร์ชัน แล้วกดตกลงเพื่อบันทึกมุมมอง

การทําความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาของไซต์

ไซต์การติดต่อสื่อสารทุกไซต์จะมีรายการและไลบรารีเริ่มต้นหลายรายการ:

• ไลบรารีเอกสาร – ตําแหน่งที่ตั้งในการอัปโหลดไฟล์ ไซต์ของคุณมาพร้อมกับไลบรารีเริ่มต้นหนึ่งรายการ แต่คุณสามารถเพิ่มเพิ่มได้อีกตามต้องการ
• รายการเหตุการณ์ – รายการที่จัดเก็บรายการปฏิทิน
• ไลบรารีหน้าไซต์ – ไลบรารีที่หน้าไซต์ทั้งหมดของคุณอยู่
• เทมเพลตฟอร์มและไลบรารีสไตล์ - ไลบรารีเหล่านี้เป็นไลบรารีดั้งเดิมที่สืบทอดมาจาก SharePoint เวอร์ชันปัจจุบัน

เคล็ดลับสําหรับการกําหนดค่าเนื้อหาของไซต์ มีดังนี้

• เพิ่มชื่อเรื่องของหน้าก่อนที่คุณจะเพิ่มรูปภาพลงในหน้า ถ้าคุณไม่เพิ่มชื่อหน้าก่อน ชื่อโฟลเดอร์ย่อยของแอสเซทของไซต์ (ที่พบใน แอสเซทของไซต์) สําหรับหน้าของคุณอาจเป็นสตริงของอักขระสุ่ม ทําให้ค้นหารูปภาพที่เชื่อมโยงกับหน้าของคุณในภายหลังได้ยากขึ้น
• ไม่ต้องอัปโหลดเอกสารโดยใช้ Web Part ลิงก์ด่วน อัปโหลดไฟล์เหล่านั้นไปยังไลบรารีเอกสารเสมอ แล้วลิงก์ ไปยัง ไฟล์จากลิงก์ด่วน ถ้าคุณอัปโหลดเอกสารในขณะที่คุณกําลังเพิ่มลิงก์ใน ลิงก์ด่วน เอกสารจะถูกจัดเก็บในไลบรารีแอสเซทของไซต์ ซึ่งจะทําให้ค้นหาได้ยากขึ้นถ้าคุณจําเป็นต้องอัปเดตในภายหลัง
• ใส่ช่องว่าง (ไม่ใช่เส้นประหรือขีดล่าง) ระหว่างคําในชื่อไฟล์เพื่อให้อ่านได้ดียิ่งขึ้น ชื่อไฟล์และชื่อเอกสารควรมีความหมายสําหรับผู้ใช้ เนื่องจากข้อมูลนี้จะมีความสําคัญเมื่อผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาในไซต์ของคุณ
• หลีกเลี่ยงการใช้วันที่และหมายเลขเวอร์ชันในชื่อไฟล์ SharePoint จะติดตามเวอร์ชันต่างๆ ให้คุณโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณเพิ่มวันที่ลงในชื่อไฟล์ แล้วเพิ่มสําเนาของไฟล์ที่ใหม่กว่า ลิงก์ของคุณไปยังไฟล์เก่าจะไม่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณอัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ที่มีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่ ลิงก์ของคุณจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ
• ใช้ป้ายชื่อที่รู้จักสําหรับไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมด อย่าสร้างคําศัพท์เมื่อคุณกําลังเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาในไซต์ของคุณ สําหรับคําแนะนําเพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อลิงก์ ให้ดูคําแนะนําสําหรับป้ายชื่อในการวางแผนการนําทางสําหรับประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ที่ทันสมัย คําแนะนําในการตั้งชื่อป้ายชื่อในบทความนี้ไม่ได้ใช้กับป้ายชื่อการนําทางด้านบนเท่านั้น แต่ใช้กับลิงก์ใดๆ บนหน้าของคุณด้วย

ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับหน้าของคุณอย่างไร

ประโยชน์ที่สําคัญอย่างหนึ่งของประสบการณ์การใช้งาน SharePoint สมัยใหม่คือมีวิธีในตัวสําหรับผู้เยี่ยมชมเพื่อมีส่วนร่วมในไซต์ของคุณและบนหน้าของคุณ:

• ข้อคิดเห็นของหน้า แต่ละหน้าจะถูกสร้างขึ้นโดยเปิดใช้งานการสลับข้อคิดเห็นของหน้า คุณสามารถเลือกที่จะปล่อยให้เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานก็ได้ ถ้าคุณปล่อยให้เปิดใช้งานข้อคิดเห็นของหน้าไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังตรวจทานข้อคิดเห็นบ่อยๆ เพื่อตอบกลับตามที่ต้องการ
• บันทึกไว้ใช้ภายหลัง คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้อ่านสามารถบันทึกหน้าเพื่อตรวจทานในภายหลังได้ หน้าที่บันทึกไว้จะแสดงบนหน้าเริ่มของ SharePoint หรือในแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
• ชอบ. คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมระบุความเกี่ยวข้องกับหน้าของคุณได้ จํานวน "ชอบ" ทั้งหมดจะแสดงขึ้นสําหรับทุกหน้าและบทความข่าวสาร
• มุมมอง ฟีเจอร์นี้จะบอกเจ้าของไซต์และผู้เยี่ยมชมจํานวนครั้งที่มีการดูหน้าเว็บ
• การสนทนา Yammer การเพิ่ม Web Part Yammer ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมเพจสามารถดู เริ่มต้น และเข้าร่วมในการสนทนาชุมชน Yammer จากหน้า SharePoint ของคุณได้

การกำหนดเนื้อหาให้กับผู้ชมเป้าหมาย

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าเนื้อหาเว็บไซต์ของคุณมีความเกี่ยวข้องกับผู้เข้าชมมากขึ้นคือการปรับแต่งวิธีที่ผู้เข้าชมดูหน้าเว็บและข่าวสารโดยใช้การกําหนดผู้ชมเป้าหมาย การกําหนดผู้ชมเป้าหมายจะทําให้สามารถกําหนดเป้าหมายเนื้อหาไปยังผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งของผู้ชมเฉพาะได้ การกําหนดผู้ชมเป้าหมายยังช่วยให้ข่าวได้รับการจัดลําดับความสําคัญให้กับสมาชิกของผู้ชมบนหน้าเริ่มต้นของ SharePoint ข่าวสารในแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และ Web Part ข่าวสาร

การกําหนดผู้ชมเป้าหมายจะถูกกําหนดค่าในไลบรารีหน้าไซต์ก่อน จากนั้นใน Web Part ข่าวสารหรือเนื้อหาที่เน้น ถ้ามีการระบุผู้ชมสําหรับหน้า Web Part เหล่านี้จะแสดงหน้านั้นเฉพาะกับบุคคลที่เป็นสมาชิกของผู้ชมนั้นเท่านั้น ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิก สามารถ ค้นหาเนื้อหาได้โดยใช้การค้นหา เนื่องจากการกําหนดเป้าหมายไปยังหน้าไม่เหมือนกับการรักษาความปลอดภัยหน้า อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกจะไม่ถูก นําเสนอ ด้วยหน้าหรือบทความข่าวสาร

นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มการกําหนดผู้ชมเป้าหมายไปยังการนําทางสําหรับไซต์ของคุณได้ด้วย การทําเช่นนี้อนุญาตให้คุณเลือกบุคคลที่จะเห็นเนื้อหาในการนําทางไซต์ของคุณโดยใช้ผู้ชมกลุ่มเดียวกับที่มีสําหรับหน้าเว็บ

สร้างการอนุมัติหน้าอัตโนมัติ

คุณต้องการให้ผู้อื่นหรือกลุ่มอนุมัติหน้าก่อนที่จะเผยแพร่หรือไม่ เวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นในไลบรารีหน้าไซต์ ด้วยการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ คุณสามารถ กําหนดค่าการอนุมัติหน้าได้อย่างง่ายดาย จากเมนูดรอปดาวน์ อัตโนมัติ ในไลบรารีหน้าไซต์ นี่อาจเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณวางแผนที่จะมีผู้เขียนหลายคนและคุณต้องการตรวจทานหน้าสุดท้ายก่อนที่จะเผยแพร่ โปรดสังเกตว่าถึงแม้ว่าจะไม่ได้เปิดใช้งานการอนุมัติหน้า จะมีเพียงสมาชิกและเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูหน้าที่ไม่เผยแพร่ได้ (แม้ว่าผู้เยี่ยมชมจะสามารถดูเวอร์ชันที่เผยแพร่ล่าสุดของหน้าได้)

กําหนดสิทธิ์สําหรับรายการและไลบรารีเอง

คุณต้องการให้มีรายการหรือไลบรารีบางรายการที่ผู้เยี่ยมชมไซต์สามารถมีส่วนร่วมหรือไม่ คุณสามารถ กําหนดสิทธิ์สําหรับรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งรายการบน ไซต์ของคุณเอง เพื่อกําหนดสิทธิ์สนับสนุนให้กับกลุ่มผู้เยี่ยมชมของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือพยายามหลีกเลี่ยงการทําลายสิทธิ์ในไลบรารีหน้าไซต์ การแบ่งสิทธิ์ในไลบรารีหน้าไซต์อาจส่งผลให้ประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้ซับซ้อนและสับสน และจําเป็นต้องมีการจัดการอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลบสิทธิ์ออกจากหน้าที่ผู้ใช้ทั้งหมดต้องการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณยังสามารถใช้ Web Part ของ Microsoft Forms เพื่อเพิ่มฟอร์มลงในหน้าที่ผู้เยี่ยมชมสามารถมีส่วนร่วม หรือ Web Part ของ Power Apps เพื่อเพิ่มแอปที่คุณกําหนดค่าไว้

ข้อควรพิจารณาพิเศษสําหรับการปรับปรุงไซต์แบบคลาสสิกให้ทันสมัย

ถ้าคุณกําลังปรับปรุงไซต์ SharePoint คลาสสิกที่มีอยู่ให้ทันสมัยเพื่อสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณ หรือแปลงจากแพลตฟอร์มอื่นไปยัง SharePoint มีแนวโน้มว่าคุณจะมีเนื้อหาที่จะโยกย้ายไปยังไซต์ใหม่ของคุณ

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการโยกย้าย:

• ใช้การย้ายไปยังไซต์การติดต่อสื่อสารใหม่เพื่อทบทวนเรื่องราวของไซต์ของคุณใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความเกี่ยวข้องอยู่ วางแผนไซต์ใหม่ของคุณโดยใช้คําแนะนําที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรลืมสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเนื้อหานั้นถูกใช้งานและอัปเดตอยู่เสมอ แต่นี่เป็นกรณีของเนื้อหาปัจจุบัน ทั้งหมดของคุณ หรือไม่

• พูดคุยกับผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ ค้นหาว่าพวกเขาต้องการอะไรจริงๆ เนื้อหาบนไซต์เดิมของคุณยังคงเป็นไปตามเป้าหมายสําหรับไซต์ใหม่ของคุณหรือไม่ ดูที่ข้อมูลการใช้งานสําหรับไซต์ที่มีอยู่ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกําหนดว่าเนื้อหาใดที่ควรโยกย้ายไปยังไซต์ใหม่ของคุณ

• สร้างและรีวิวคลังเนื้อหาสําหรับไซต์ปัจจุบันของคุณ สําหรับแต่ละองค์ประกอบในสินค้าคงคลัง ให้ระบุว่าควรเป็น:

  • ลบแล้ว - ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ทําทันที!
  • เก็บถาวร - เนื่องจากเป็นระเบียนทางธุรกิจ
  • โยกย้าย - เนื่องจากเป็นรุ่นปัจจุบัน และคุณยังต้องการ
  • อัปเดตแล้วโยกย้าย
  • วางบนไซต์อื่น และลิงก์บนไซต์ของคุณเอง

• เนื้อหาควรได้รับตําแหน่งบนไซต์ใหม่ของคุณ

  • เนื้อหานี้เพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ/ผู้เข้าชมหรือไม่
  • ฉันมุ่งมั่นที่จะอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอหรือไม่
  • กลุ่มธุรกิจของฉันรับผิดชอบต่อเนื้อหานี้หรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้น ก็ถึงเวลาบอกลาเนื้อหา ถ้าไม่ใช่ของคุณ ให้ขอให้เจ้าของเพิ่มลงในไซต์ของพวกเขาและสร้างลิงก์ไปยังเนื้อหาบนไซต์ของคุณ

• ค้นหา "หน้าแรก" สําหรับเนื้อหาใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกองค์ประกอบมีบ้าน และถ้าไม่มี ให้คิดว่าคุณอาจพลาดหมวดหมู่ในการวางแผนของคุณหรือไม่

ถัดไป:

จัดการไซต์การสื่อสาร SharePoint ของคุณ