การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานได้อย่างรวดเร็วโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลสองครั้งในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล (หรือถ้าคุณลากเขตข้อมูลจากรายการไปยังฟอร์มหรือรายงานของคุณ) Microsoft Access จะสร้างตัวควบคุมที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย แล้วผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณไม่มีฟอร์มหรือรายงานอยู่แล้วเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล ให้ดู ทำความรู้จักกับฟอร์ม หรือ ทำความรู้จักกับรายงาน เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

คุณต้องการทำอะไร

• เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
• เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยไม่ใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

1. เปิดรายงานของคุณในมุมมอง เค้าโครง หรือมุมมอง ออกแบบ
   ถ้าบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไม่แสดง ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ 
     หรือ
   • กด ALT+F8

2. ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้ค้นหาตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนรายการเขตข้อมูลในแต่ละตาราง ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) หรือเครื่องหมายลบ (-) ที่อยู่ถัดจากชื่อตาราง

   หมายเหตุ

   ถ้าฐานข้อมูลไม่มีตารางใดอยู่เลย บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะว่างเปล่า

3. เมื่อคุณพบเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มลงในฟอร์มหรือรายงาน

   • คลิกเขตข้อมูลสองครั้ง

   • ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน

   • กดปุ่ม CTRL ค้างไว้แล้วคลิกหลายๆ เขตข้อมูล แล้วลากเขตข้อมูลเหล่านั้นทั้งหมดไปยังฟอร์มหรือรายงานพร้อมกัน

     หมายเหตุ

     เทคนิคนี้สามารถใช้ได้เฉพาะกับเขตข้อมูลในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เท่านั้น

   • เพิ่มช่วงเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในฟอร์มหรือรายงานโดยทำดังต่อไปนี้:

   • คลิกเขตข้อมูลแรกในช่วง

   • กดปุ่ม SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกเขตข้อมูลสุดท้ายในช่วง
     Access จะเลือกเขตข้อมูลที่คุณคลิก และเขตข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ระหว่างเขตข้อมูลดังกล่าว

   • ลากเขตข้อมูลที่เลือกทั้งหมดไปยังฟอร์มหรือรายงาน

     หมายเหตุ

     เทคนิคนี้สามารถใช้ได้เฉพาะกับเขตข้อมูลในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เท่านั้น

4. Access จะสร้างตัวควบคุมที่เหมาะสมเพื่อแสดงแต่ละเขตข้อมูล และจะผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลนั้น นอกจากนี้ Access จะสร้างป้ายชื่อที่แนบมาสําหรับตัวควบคุม คุณสามารถแก้ไขป้ายชื่อได้โดยการคลิกหนึ่งครั้งเพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางจุดแทรกในป้ายชื่อ จากนั้น คุณจะสามารถแก้ไขป้ายชื่อได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณใช้แก้ไขข้อความในเอกสาร

5. ถ้าคุณต้องการแสดงเขตข้อมูลในตัวควบคุมชนิดอื่นที่ไม่ใช่ชนิดที่ Access สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนตัวควบคุมเป็นชนิดอื่นได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนเป็นชนิดตัวควบคุมที่เหมาะสมกับเขตข้อมูลนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนกล่องคําสั่งผสมเป็นกล่องข้อความหรือกล่องรายการ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนกล่องคําสั่งผสมเป็นปุ่มคําสั่งได้
   เปลี่ยนตัวควบคุมจากชนิดหนึ่งเป็นอีกชนิดหนึ่ง

   1. เปิดฟอร์มหรือรายงานในมุมมองออกแบบโดยการคลิกขวาในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
   2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก เปลี่ยนเป็น
      ถ้ารายการเมนู เปลี่ยนเป็น ไม่พร้อมใช้งาน แสดงว่าไม่มีชนิดตัวควบคุมอื่นที่เหมาะสมกับเขตข้อมูลนี้ ไม่เช่นนั้น Access จะแสดงรายการของชนิดตัวควบคุม
   3. คลิกหนึ่งในชนิดตัวควบคุมที่พร้อมใช้งานเพื่อเปลี่ยนตัวควบคุมเป็นชนิดนั้น
      ตัวควบคุมจะยังคงผูกอยู่กับเขตข้อมูล แต่คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติบางอย่างเพื่อทําให้ชนิดตัวควบคุมใหม่ทํางานตามวิธีที่คุณต้องการ เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม ให้คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก แล้วกด F4

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยไม่ใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

โดยทั่วไป การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการสร้างตัวควบคุม แล้วผูกกับเขตข้อมูล กระบวนงานต่อไปนี้จะแสดงวิธีการให้คุณทราบ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ
   ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุมเพื่อช่วยคุณในการสร้างปุ่มคําสั่ง กล่องรายการ ฟอร์มย่อย กล่องคําสั่งผสม และกลุ่มตัวเลือกได้ ตัวช่วยสร้างตัวควบคุมจะถามคําถามเกี่ยวกับลักษณะและการทํางานของตัวควบคุมที่คุณต้องการ แล้วจะสร้างตัวควบคุมและตั้งค่าคุณสมบัติของตัวควบคุมโดยยึดตามคําตอบของคุณ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก แกลเลอรีตัวควบคุม ถ้า ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไม่ถูกเน้นอยู่ ให้คลิกเพื่อเน้น
   
   ถ้าคุณต้องการสร้างตัวควบคุมโดยไม่ใช้ความช่วยเหลือจากตัวช่วยสร้าง ให้คลิก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม เพื่อยกเลิกการเลือก
   

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกเครื่องมือสำหรับชนิดตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม
   เมื่อต้องการกําหนดชื่อของเครื่องมือ ให้วางตัวชี้ที่เครื่องมือนั้น Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ

3. คลิกในตารางออกแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการจัดตําแหน่งให้อยู่ที่มุมซ้ายบนของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดเริ่มต้น หรือคลิกเครื่องมือแล้วลากลงในตารางออกแบบฟอร์มเพื่อสร้างตัวควบคุมตามขนาดที่คุณต้องการ

4. ถ้าคุณเลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม และตัวควบคุมที่คุณวางมีตัวช่วยสร้างเชื่อมโยงอยู่ด้วย ตัวช่วยสร้างจะเริ่มต้นและแนะนำคุณตลอดการตั้งค่าตัวควบคุม

5. ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมอย่างถูกต้องในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายได้โดยการทำดังต่อไปนี้:

   1. คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก ถ้ามีป้ายชื่อเชื่อมโยงอยู่กับตัวควบคุม ให้กดปุ่ม CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกป้ายชื่อเพื่อเลือก
   2. วางตัวชี้เหนือตัวควบคุมจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นตัวชี้การย้าย ตัว
   3. คลิกแล้วลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ตัวช่วยสร้างอาจมีขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลได้ ถ้าตัวช่วยสร้างไม่ได้ผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล และตัวควบคุมเป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูลได้ (ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องคําสั่งผสม) คุณจะต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุมของ ตัวควบคุมก่อนที่จะสามารถแสดงข้อมูลได้ ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล

1. แสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมโดยการคลิกตัวควบคุม แล้วกด F4
2. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในตัวควบคุม คุณยังสามารถพิมพ์นิพจน์ในกล่อง แหล่งตัวควบคุม ได้อีกด้วย
   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ โปรดดูบทความ สร้างนิพจน์

ด้านบนของหน้า

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

รายการต่อไปนี้มีเคล็ดลับเกี่ยวกับการทํางานกับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ที่อาจมีประโยชน์กับคุณ เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เปิดฟอร์มหรือรายงานในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ แล้วกด ALT+F8

• ถ้าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานว่างเปล่า และคุณลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะกรอกข้อมูลลงในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานให้คุณโดยอัตโนมัติ

• ถ้าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นคำสั่ง SELECT หรือชื่อตาราง คุณจะสามารถสลับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้แสดงระหว่างสองคำสั่งต่อไปนี้:

  • เขตข้อมูลฐานข้อมูลทั้งหมด แสดงส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามีตารางอยู่) และส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น (ถ้ามีตารางอยู่)

  • เขตข้อมูลแหล่งระเบียนเท่านั้น แสดงเฉพาะส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้
    เมื่อต้องการสลับระหว่างสองโหมด ให้คลิก แสดงเฉพาะเขตข้อมูลในแหล่งระเบียนปัจจุบันเท่านั้น หรือแสดงตารางทั้งหมด ทางด้านล่างของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

    หมายเหตุ

    ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติแหล่ง ระเบียนของ ฟอร์มหรือรายงานเป็นคิวรีที่บันทึก บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเฉพาะ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับส่วนมุมมองนี้ เท่านั้น (จะไม่มีตัวเลือก แสดงตารางทั้งหมด ทางด้านล่างของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ) เมื่อต้องการแก้ไขแหล่งระเบียน ให้คลิกขวาเขตข้อมูลใดก็ได้ แล้วคลิก แก้ไขแหล่งระเบียน

• ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติแหล่ง ระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นตาราง และคุณลากเขตข้อมูลจากส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะเปลี่ยน แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นคําสั่ง SELECT ที่มีเขตข้อมูลที่คุณกําลังเพิ่ม ถ้า Access ไม่สามารถกําหนดความสัมพันธ์ตารางได้ โปรแกรมจะแสดงกล่องโต้ตอบ เลือกความสัมพันธ์ เพื่อให้คุณสามารถเลือกความสัมพันธ์ที่เหมาะสมได้

• ถ้าคุณลากเขตข้อมูลจากส่วนเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่นๆ ของบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะแสดงกล่องโต้ตอบระบุความสัมพันธ์ คุณต้องใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางอื่นและแหล่งระเบียนของฟอร์มหรือรายงาน ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใส่เขตข้อมูลใดในกล่องโต้ตอบนี้ คุณอาจต้องการคลิก ยกเลิก แล้วตรวจสอบความสัมพันธ์ของตารางของคุณ
  สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ให้ดู แนะนำความสัมพันธ์ตาราง หรือ สร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์
  เขตข้อมูลใน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในส่วน ตารางอื่นๆ ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล อาจเกี่ยวกับกับแหล่งระเบียนของฟอร์มหรือรายงานผ่านหนึ่งในตารางในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง ถ้าเป็นกรณีนี้ การลากเขตข้อมูลจากหนึ่งในตารางที่เกี่ยวข้องไปยังฟอร์มหรือรายงานอาจทําให้บางตารางถูกย้ายจากเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่นๆ ไปยังส่วนเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง

• ถ้าแหล่งระเบียนของฟอร์มหรือรายงานเป็นคําสั่ง SELECT หรือคิวรีที่บันทึก คุณสามารถดูและแก้ไขแหล่งระเบียนในตัวสร้างคิวรีได้โดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลใดก็ได้ในบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล แล้วคลิก แก้ไขแหล่งระเบียน ถ้าแหล่งระเบียนเป็นตาราง คําสั่งจะเรียกใช้ตัวสร้างคิวรีบนตาราง Access จะถามคุณว่า คุณต้องการสร้างคิวรีโดยยึดตามตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อเปลี่ยนแหล่งระเบียนเป็นคิวรี หรือ ไม่ใช่ เพื่อไม่เปลี่ยนแปลงแหล่งระเบียน

• คุณสามารถเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลได้โดยการคลิก แก้ไขตาราง ที่อยู่ถัดจากชื่อตาราง หรือโดยการคลิกขวาที่ชื่อตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล แล้วคลิก เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

• คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลการค้นหาลงในตารางโดยทําดังต่อไปนี้:

  1. คลิก แก้ไขตาราง ที่อยู่ถัดจากตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ค้นหา
     ตารางจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
  2. ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังแผ่นข้อมูล
  3. ตัวช่วยสร้างการค้นหาจะเริ่มทำงาน ทําตามคําแนะนําในตัวช่วยสร้าง บนหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

• คุณสามารถยกเลิกการเทียบชิดขอบของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จากด้านขวาของพื้นที่ทํางานของ Access ได้โดยการวางตัวชี้ในแถบชื่อเรื่องของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จนกระทั่งเปลี่ยนเป็นตัวชี้การย้าย ตัว จากนั้นลากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปทางซ้าย คุณสามารถจัดตําแหน่งรายการที่ใดก็ได้ในพื้นที่ทํางาน หรือคุณสามารถเทียบชิดขอบทางด้านซ้ายของพื้นที่ทํางานโดยการลากรายการไปทางซ้ายสุด

ด้านบนของหน้า