บันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกให้เป็นข้อกำหนด

เมื่อคุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าหรือตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าที่คุณใช้เป็นข้อกําหนดเพื่อให้คุณสามารถทําซ้ําการดําเนินการได้ตลอดเวลา ข้อกําหนดมีข้อมูลทั้งหมดที่ Access ต้องการเพื่อทําซ้ําการดําเนินการโดยที่คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลใดๆ ตัวอย่างเช่น ข้อกําหนดที่นําเข้าข้อมูลจากเวิร์กบุ๊ก Excel จะจัดเก็บชื่อของไฟล์ Excel ต้นฉบับ ชื่อของฐานข้อมูลปลายทาง และรายละเอียดอื่นๆ เช่น ว่าคุณผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่หรือนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ ข้อมูลคีย์หลัก และชื่อเขตข้อมูล

คุณสามารถบันทึกการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออกที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบไฟล์ใดๆ ที่ได้รับการสนับสนุนใน Access คุณไม่สามารถบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการเชื่อมโยงหรือการดําเนินการที่คุณส่งออกเฉพาะบางส่วนของแผ่นข้อมูล

แม้ว่าวัตถุประสงค์หลักของข้อกําหนดคือ การบันทึกรายละเอียดหลักๆ ทั้งหมดเพื่อให้คุณสามารถทําซ้ําการนําเข้าหรือส่งออกโดยผู้ใช้ไม่ต้องป้อนข้อมูล ข้อกําหนดยังคงมีความยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของไฟล์ต้นฉบับหรือไฟล์ปลายทางก่อนที่คุณจะเรียกใช้ข้อกําหนดอีกครั้ง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้ข้อกําหนดเดียวกับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางที่แตกต่างกันหลายไฟล์

ข้อกําหนดที่ส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบไปยัง Excel หรือ Word จะคํานึงถึงการตั้งค่าตัวกรองและคอลัมน์ปัจจุบันของวัตถุต้นฉบับใน Access ถ้าวัตถุต้นฉบับ (ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงาน) เปิดอยู่เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกําหนด Access จะส่งออกเฉพาะข้อมูลที่แสดงอยู่ในมุมมองในปัจจุบัน ถ้าวัตถุต้นฉบับไม่ได้เปิดอยู่ การตั้งค่าที่ถูกบันทึกไว้ล่าสุดกับวัตถุนั้นจะระบุว่าข้อมูลใดถูกส่งออก

สร้างข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออก

1. เริ่มการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกจาก Access
   ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกจะพร้อมใช้งานบนแท็บ ข้อมูลภายนอก ตัวช่วยสร้างการนำเข้าจะอยู่ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ และตัวช่วยสร้างการส่งออกจะอยู่ในกลุ่ม ส่งออก
2. ทําตามคําแนะนําในตัวช่วยสร้าง หลังจากที่คุณคลิก ตกลง หรือ เสร็จสิ้น และถ้า Access ดําเนินการสําเร็จ หน้า บันทึกขั้นตอนการนําเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก จะปรากฏขึ้นในตัวช่วยสร้าง
3. บนหน้าตัวช่วยสร้าง ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการเป็นข้อกำหนด
   Access จะแสดงชุดตัวควบคุมเพิ่มเติม รูปนี้แสดงกล่องโต้ตอบที่มีตัวควบคุมเหล่านั้น
   
4. ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับข้อกำหนด
5. ในกล่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายเพื่อช่วยให้คุณหรือผู้ใช้รายอื่นๆ ระบุการดำเนินการได้ในภายหลัง
6. เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่เตือนคุณเมื่อถึงเวลาที่จะทำซ้ำการดำเนินการนี้ ให้คลิก สร้างงาน Outlook
7. คลิก บันทึก นําเข้า หรือ บันทึกส่งออก เพื่อบันทึกข้อกําหนด Access จะสร้างและจัดเก็บข้อกําหนดในฐานข้อมูลปัจจุบัน
8. ถ้าคุณคลิก สร้างงาน Outlook บนหน้า บันทึกขั้นตอนการนําเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก ของตัวช่วยสร้าง หน้าต่างงาน Outlook จะปรากฏขึ้น ใส่รายละเอียดของงาน แล้วคลิก บันทึก & ปิด

ฉันต้องรู้อะไรอีก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเรียกใช้ข้อกำหนดที่บันทึกไว้ ให้ดูบทความ การเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก
• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการข้อกำหนดเพื่อเรียกใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ดูบทความ การจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก
• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนชื่อข้อกำหนด ลบข้อกำหนด หรืออัปเดตชื่อของไฟล์ต้นฉบับในข้อกำหนด ให้ดูบทความ จัดการงานข้อมูล

วิดีโอ: การบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

ต่อไปนี้คือวิดีโอที่คุณสามารถรับชมซึ่งจะแนะนําคุณเกี่ยวกับตัวอย่างการบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออก วิดีโอนี้ยังแสดงวิธีการสร้างแมโครที่จะเรียกใช้ข้อกําหนดการนําเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้