รวมข้อมูลโดยใช้คิวรี

นำไปใช้กับ
Access for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ฟังก์ชันการรวมใน Access เพื่อรวมข้อมูลในชุดผลลัพธ์คิวรี นอกจากนี้ ยังอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ เช่น COUNT และ AVGเพื่อนับหรือหาค่าเฉลี่ยของค่าในชุดผลลัพธ์ นอกจากนี้ จะอธิบายวิธีการใช้แถว ผลรวม เพื่อรวมข้อมูลโดยไม่ต้องเปลี่ยนการออกแบบคิวรีของคุณ

คุณต้องการทำอะไร

ทําความเข้าใจวิธีการรวมข้อมูล

คุณสามารถหาผลรวมคอลัมน์ของตัวเลขในคิวรีได้โดยใช้ชนิดฟังก์ชันที่เรียกว่าฟังก์ชันการรวม ฟังก์ชันการรวมจะทําการคํานวณบนคอลัมน์ของข้อมูลและส่งกลับค่าเดียว Access มีฟังก์ชันการรวมที่หลากหลาย รวมถึง Sum, , ( Avg สําหรับการคํานวณค่าเฉลี่ย) และ MinMax. Count คุณสามารถรวมข้อมูลได้โดยการเพิ่มฟังก์ชันไปยัง Sum คิวรีของคุณ คุณนับข้อมูลโดยใช้ Count ฟังก์ชัน และอื่นๆ

นอกจากนี้ Access ยังมีวิธีมากมายในการเพิ่ม Sum ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ไปยังคิวรี คุณสามารถ:

  • เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล และเพิ่มแถวผลรวม แถวผลรวม ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใน Access ช่วยให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ของชุดผลลัพธ์คิวรีได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงการออกแบบคิวรีของคุณ
  • สร้างคิวรีผลรวม คิวรีผลรวมจะคํานวณผลรวมย่อยในกลุ่มของระเบียน แถวผลรวมจะคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ของข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการหาผลรวมย่อยของยอดขายทั้งหมดตามเมืองหรือตามไตรมาส คุณใช้คิวรีผลรวมเพื่อจัดกลุ่มระเบียนตามประเภทที่ต้องการ จากนั้นจึงรวมตัวเลขของยอดขายให้ได้
  • สร้างคิวรีแบบตาราง คิวรีแบบตารางเป็นคิวรีชนิดพิเศษที่แสดงผลลัพธ์ในเส้นตารางที่คล้ายกับเวิร์กชีต Excel คิวรีแบบตารางจะสรุปค่าของคุณ แล้วจัดกลุ่มตามข้อเท็จจริงสองชุด ชุดหนึ่งจะตั้งค่าไว้ด้านข้าง (ส่วนหัวของแถว) และอีกชุดหนึ่งอยู่ด้านบน (ส่วนหัวของคอลัมน์) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คิวรีแบบตารางเพื่อแสดงยอดขายรวมสําหรับแต่ละเมืองในช่วงสามปีที่ผ่านมา ตามที่แสดงในตารางต่อไปนี้
เมือง 2003 2004 2005
Paris 254,556 372,455 467,892
Sydney 478,021 372,987 276,399
Jakarta 572,997 684,374 792,571
⁠...⁠ ... ... ...

หมายเหตุ

ส่วนวิธีใช้ในเอกสารนี้จะเน้นการใช้ Sum ฟังก์ชัน แต่คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ในแถวผลรวมและคิวรีของคุณได้อีกด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูการ อ้างอิงฟังก์ชันการรวม ที่ส่วนท้ายในบทความนี้

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มแถวผลรวม การใช้คิวรีผลรวมเพื่อรวมข้อมูลข้ามกลุ่ม และการใช้คิวรีแบบตารางที่หาผลรวมย่อยข้อมูลข้ามกลุ่มและช่วงเวลา ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าฟังก์ชันการรวมจํานวนมากจะทํางานกับข้อมูลในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันจะ SUM ทํางานกับเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลข ทศนิยม หรือสกุลเงินเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่แต่ละฟังก์ชันต้องใช้ ให้ดูการ อ้างอิงฟังก์ชันการรวม ที่ส่วนท้ายในบทความนี้

สําหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชนิดข้อมูล ให้ดูบทความ ปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนชุดชนิดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

เตรียมข้อมูลตัวอย่าง

ส่วนวิธีใช้ในบทความนี้มีตารางของข้อมูลตัวอย่าง ขั้นตอนต่อไปนี้จะใช้ตารางตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทํางานของฟังก์ชันการรวม ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเลือกเพิ่มตารางตัวอย่างลงในฐานข้อมูลใหม่หรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้

Access มีหลายวิธีในการเพิ่มตารางตัวอย่างเหล่านี้ลงในฐานข้อมูล คุณสามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกแต่ละตารางลงในโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel แล้วนําเข้าเวิร์กชีตลงใน Access หรือคุณสามารถวางข้อมูลลงในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad และนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความที่เป็นผลลัพธ์ได้

ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการป้อนข้อมูลในแผ่นข้อมูลว่างด้วยตนเอง และวิธีการคัดลอกตารางตัวอย่างไปยังโปรแกรมสเปรดชีต แล้วนําเข้าตารางเหล่านั้นลงใน Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการนําเข้าข้อมูลข้อความ ให้ดูบทความ นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ข้อความ

ขั้นตอนการดําเนินการในบทความนี้ใช้ตารางต่อไปนี้ ใช้ตารางเหล่านี้เพื่อสร้างข้อมูลตัวอย่างของคุณ

ตารางประเภท

ประเภท
ตุ๊กตา
เกมและปริศนา
ศิลปะและการจัดเฟรม
วิดีโอเกม
ดีวีดีและภาพยนตร์
นางแบบและงานอดิเรก
กีฬา

ตาราง ผลิตภัณฑ์ :

ชื่อผลิตภัณฑ์ ราคา ประเภท
แอ็คชั่นฟิกเกอร์โปรแกรมเมอร์ $ 12.95 ตุ๊กตา
สนุกกับ C# (เกมกระดานสําหรับทั้งครอบครัว) $ 15.85 เกมและปริศนา
ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ $ 22.50 ศิลปะและการจัดเฟรม
ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ (500 ชิ้น) $ 32.65 เกมและปริศนา
การเข้าถึง! เกม! $ 22.95 เกมและปริศนา
นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน $ 78.50 วิดีโอเกม
แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! $ 14.88 ดีวีดีและภาพยนตร์
Ultimate Flying Pizza $ 36.75 กีฬา
ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) $ 65.00 นางแบบและงานอดิเรก
ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา $ 78.88 ตุ๊กตา
ความมืดมน 1,500.00 บาท วิดีโอเกม
สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง $ 77.95 นางแบบและงานอดิเรก

ตารางคําสั่งซื้อ:

วันที่สั่งซื้อ วันที่จัดส่ง เมืองเรือ ค่าจัดส่ง
11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
11/14/2005 11/15/2005 Sydney 1,760.00$
11/16/2005 11/17/2005 Sydney $ 87.00
11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $ 43.00
11/17/2005 11/18/2005 Paris $ 105.00
11/17/2005 11/18/2005 สตุตการ์ท $ 112.00
11/18/2005 11/19/2005 เวียนนา $ 215.00
11/19/2005 11/20/2005 ไมอามี่ 1,525.00$
11/20/2005 11/21/2005 เวียนนา $ 198.00
11/20/2005 11/21/2005 Paris $ 187.00
11/21/2005 11/22/2005 Sydney $ 81.00
11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $ 92.00

ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ ชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ ส่วนลด
1 สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง 1.2 $ 77.95 9 5%
1 ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา 2 $ 78.88 4 7.5%
2 แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! 7 $ 14.88 6 4%
2 ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ 4 $ 32.65 8 0
2 นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน 6 $ 78.50 4 0
3 การเข้าถึง! เกม! 5 $ 22.95 5 15%
4 Programmer Action Figure 1 $ 12.95 2 6%
4 Ultimate Flying Pizza 8 $ 36.75 8 4%
5 ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) 9 $ 65.00 4 10%
6 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 1.2 6.5%
7 ความมืดมน 11 1,500.00 บาท 6 8%
7 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 4 9%

หมายเหตุ

โปรดจําไว้ว่าในฐานข้อมูลทั่วไป ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อจะมีเฉพาะเขตข้อมูลรหัสผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่เขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์ ตารางตัวอย่างจะใช้เขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์เพื่อทําให้ข้อมูลอ่านง่ายขึ้น

ป้อนข้อมูลตัวอย่างด้วยตัวเอง

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง Access จะเพิ่มตารางเปล่าตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลของคุณ

    หมายเหตุ

    คุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลใหม่ที่ยังว่างอยู่ แต่คุณจะต้องทำทุกครั้งที่คุณต้องเพิ่มตารางลงในฐานข้อมูลนั้น

  2. ดับเบิลคลิกที่เซลล์แรกในแถวส่วนหัว แล้วใส่ชื่อของเขตข้อมูลในตารางตัวอย่าง ตามค่าเริ่มต้น Access จะแสดงข้อความ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ที่เขตข้อมูลว่างในแถวส่วนหัว ดังนี้: เขตข้อมูลใหม่ในแผ่นข้อมูล

  3. ใช้แป้นลูกศรเพื่อย้ายไปยังเซลล์ส่วนหัวถัดไปที่ว่าง แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่สอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถกดหรือ TAB ดับเบิลคลิกที่เซลล์ใหม่ได้อีกด้วย ทําซ้ําขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะใส่ชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด

  4. ใส่ข้อมูลในตารางตัวอย่าง ขณะที่คุณใส่ข้อมูล Access จะอนุมานชนิดข้อมูลสําหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณควรตั้งค่าชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือวันที่/เวลา สําหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ การตั้งชนิดข้อมูลจะช่วยให้ป้อนข้อมูลได้ถูกต้อง และยังช่วยป้องกันข้อผิดพลาด เช่น ใช้หมายเลขโทรศัพท์ในการคํานวณเลข สําหรับตารางตัวอย่างเหล่านี้ คุณควรให้ Access อนุมานชนิดข้อมูล

  5. เมื่อคุณใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก คีย์ลัด กด CTRL+S กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

  6. ในกล่อง ชื่อตาราง ให้ใส่ชื่อของตารางตัวอย่าง แล้วคลิก ตกลง คุณใช้ชื่อของตารางตัวอย่างแต่ละตาราง เนื่องจากคิวรีในส่วนวิธีใช้จะใช้ชื่อเหล่านั้น

  7. ทําซ้ําขั้นตอนเหล่านี้จนกว่าคุณจะสร้างตารางตัวอย่างแต่ละตารางที่แสดงที่จุดเริ่มต้นของส่วนนี้

ถ้าคุณไม่ต้องการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ให้ทําตามขั้นตอนถัดไปเพื่อคัดลอกข้อมูลไปยังไฟล์สเปรดชีต จากนั้นนําเข้าข้อมูลจากไฟล์สเปรดชีตลงใน Access

สร้างเวิร์กชีตตัวอย่าง

  1. เริ่มโปรแกรมสเปรดชีตของคุณ แล้วสร้างไฟล์เปล่าใหม่ ถ้าคุณใช้ Excel จะสร้างเวิร์กบุ๊กเปล่าขึ้นใหม่ตามค่าเริ่มต้น

  2. คัดลอกตารางตัวอย่างแรกที่แสดงไว้ด้านบน และวางลงในเวิร์กชีตแรก โดยเริ่มที่เซลล์แรก

  3. ใช้เทคนิคที่โปรแกรมสเปรดชีตของคุณให้มา เพื่อเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต ตั้งชื่อเวิร์กชีตเป็นชื่อเดียวกับตารางตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางตัวอย่างมีชื่อว่า ประเภท ให้ตั้งชื่อเวิร์กชีตของคุณเป็นชื่อเดียวกัน

  4. ทําตามขั้นตอนที่ 2 และ 3 อีกครั้ง คัดลอกตารางตัวอย่างแต่ละตารางลงในเวิร์กชีตเปล่าและเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต

    หมายเหตุ

    คุณอาจต้องเพิ่มเวิร์กชีตลงในไฟล์สเปรดชีตของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทํางานดังกล่าว ให้ดูวิธีใช้สําหรับโปรแกรมสเปรดชีตของคุณ

  5. บันทึกเวิร์กบุ๊กไปยังตำแหน่งที่สะดวกบนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ และไปยังขั้นตอนถัดไป

สร้างตารางฐานข้อมูลจากเวิร์กชีต

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูล>ใหม่จากไฟล์>Excel กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel จะปรากฏขึ้น
  2. คลิกเรียกดู เปิดไฟล์สเปรดชีตที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า แล้วคลิกตกลง ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทำงาน
  3. ตามค่าเริ่มต้น ตัวช่วยนําเข้าสเปรดชีตจะเลือกเวิร์กชีตแรกในเวิร์กบุ๊ก (เวิร์กชีต ลูกค้า ถ้าคุณทําตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า) และข้อมูลจากเวิร์กชีตจะปรากฏในส่วนด้านล่างของหน้าตัวช่วยนําเข้า คลิก ถัดไป
  4. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก แถวแรกที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิกถัดไป
  5. อีกทางหนึ่งคือ ในหน้าถัดไป ให้ใช้กล่องข้อความและรายการภายใต้ ตัวเลือกเขตข้อมูล เพื่อเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลและชนิดข้อมูล หรือละเว้นไม่ใช้เขตข้อมูลในการดําเนินการนําเข้า มิฉะนั้น ให้คลิก ถัดไป
  6. เลือกตัวเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลักไว้ แล้วคลิก ถัดไป
  7. ตามค่าเริ่มต้น Access จะใช้ชื่อของเวิร์กชีตของคุณในตารางใหม่ ยอมรับชื่อนั้นหรือใส่ชื่ออื่น แล้วคลิก เสร็จสิ้น
  8. ทําตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 ซ้ําจนกว่าคุณจะได้สร้างตารางจากทุกเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก

เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลคีย์หลัก

หมายเหตุ

เมื่อคุณนําเข้าเวิร์กชีต Access จะเพิ่มคอลัมน์คีย์หลักลงในตารางแต่ละตารางโดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้น Access จะตั้งชื่อคอลัมน์ ID นั้นและตั้งค่าเป็น AutoNumber ชนิดข้อมูล ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีเปลี่ยนชื่อแต่ละเขตข้อมูลคีย์หลัก การดําเนินการดังกล่าวจะช่วยให้คุณระบุเขตข้อมูลทั้งหมดในคิวรีได้อย่างชัดเจน

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่แต่ละตารางที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า แล้วคลิกมุมมองออกแบบ
  2. สําหรับตารางแต่ละตาราง ให้ค้นหาเขตข้อมูลคีย์หลัก ตามค่าเริ่มต้น Access จะตั้งชื่อแต่ละ ID ของเขตข้อมูล
  3. ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล สําหรับแต่ละเขตข้อมูลคีย์หลัก ให้เพิ่มชื่อของตาราง ตัวอย่างเช่น คุณจะเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ID สําหรับตารางประเภทเป็น "ID ประเภท" และเปลี่ยนเขตข้อมูลสําหรับตารางใบสั่งซื้อเป็น "รหัสใบสั่งซื้อ" สําหรับตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ ให้เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลเป็น "ID รายละเอียด" สําหรับตารางผลิตภัณฑ์ ให้เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลเป็น "รหัสผลิตภัณฑ์"
  4. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

เมื่อใดก็ตามที่ตารางตัวอย่างปรากฏในบทความนี้ จะมีเขตข้อมูลคีย์หลักรวมอยู่ด้วย และเขตข้อมูลจะถูกเปลี่ยนชื่อตามที่อธิบายไว้โดยใช้ขั้นตอนก่อนหน้า

กลับสู่ด้านบน

รวมข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม

คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในคิวรีได้โดยการเปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล เพิ่มแถว แล้วเลือกฟังก์ชันการรวมที่คุณต้องการใช้ เช่น Sum, Min, , MaxหรือAvg ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐานและเพิ่มแถวผลรวม คุณไม่จําเป็นต้องใช้ตารางตัวอย่างที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้านี้

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ ตารางที่เลือกจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ คุณสามารถใส่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลคําอธิบาย เช่น ชื่อและคําอธิบาย แต่คุณต้องใส่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน แต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏในเซลล์ในตารางออกแบบ
  4. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรี ชุดผลลัพธ์แบบสอบถามจะปรากฏอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล
  5. อีกทางหนึ่งคือ สลับไปยังมุมมองออกแบบและปรับคิวรีของคุณ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของคิวรี แล้วคลิกมุมมองออกแบบ จากนั้นคุณสามารถปรับคิวรีได้ตามต้องการ โดยการเพิ่ม หรือเอาเขตข้อมูลตารางออก เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้เลือกคอลัมน์ในตารางออกแบบแล้วกด DELETE
  6. บันทึกคิวรีของคุณ

เพิ่มแถวผลรวม

  1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีของคุณเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของคิวรี แล้วคลิกมุมมองแผ่นข้อมูล หรือ ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรี การดําเนินการนี้จะเรียกใช้คิวรีและโหลดผลลัพธ์ลงในแผ่นข้อมูล
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม ใหม่จะปรากฏขึ้นในแผ่นข้อมูลของคุณ
  3. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเซลล์ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้วเลือก ผลรวมจาก รายการ

ซ่อนแถวผลรวม

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถวผลรวม ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

คํานวณผลรวมทั้งหมดโดยใช้คิวรี

ผลรวมทั้งหมดคือผลรวมของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถคํานวณผลรวมทั้งหมดได้หลายชนิด ได้แก่:

  • ผลรวมทั้งหมดอย่างง่ายที่รวมค่าต่างๆ ในคอลัมน์เดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณค่าจัดส่งทั้งหมด
  • ผลรวมทั้งหมดจากการคํานวณที่รวมค่าในคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณยอดขายรวมโดยการคูณต้นทุนของหลายรายการด้วยจํานวนรายการที่สั่งซื้อ แล้วรวมค่าที่ได้
  • ผลรวมทั้งหมดที่ไม่รวมบางระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคํานวณยอดขายรวมเฉพาะเมื่อวันศุกร์ที่แล้วเท่านั้น

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีสร้างผลรวมทั้งหมดแต่ละชนิด ขั้นตอนเหล่านี้ใช้ตารางคําสั่งซื้อและรายละเอียดคําสั่งซื้อ

ตารางคําสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ วันที่สั่งซื้อ วันที่จัดส่ง เมืองเรือ ค่าจัดส่ง
1 11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
2 11/14/2005 11/15/2005 Sydney 1,760.00$
3 11/16/2005 11/17/2005 Sydney $ 87.00
4 11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $ 43.00
5 11/17/2005 11/18/2005 Paris $ 105.00
6 11/17/2005 11/18/2005 สตุตการ์ท $ 112.00
7 11/18/2005 11/19/2005 เวียนนา $ 215.00
8 11/19/2005 11/20/2005 ไมอามี่ 1,525.00$
9 11/20/2005 11/21/2005 เวียนนา $ 198.00
10 11/20/2005 11/21/2005 Paris $ 187.00
11 11/21/2005 11/22/2005 Sydney $ 81.00
1.2 11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $ 92.00

ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

ID รายละเอียด รหัสคำสั่งซื้อ ชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ ส่วนลด
1 1 สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง 1.2 $ 77.95 9 0.05
2 1 ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา 2 $ 78.88 4 0.075
3 2 แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! 7 $ 14.88 6 0.04
4 2 ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ 4 $ 32.65 8 0.00
5 2 นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน 6 $ 78.50 4 0.00
6 3 การเข้าถึง! เกม! 5 $ 22.95 5 0.15
7 4 Programmer Action Figure 1 $ 12.95 2 0.06
8 4 Ultimate Flying Pizza 8 $ 36.75 8 0.04
9 5 ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) 9 $ 65.00 4 0.10
10 6 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 1.2 0.065
11 7 ความมืดมน 11 1,500.00 บาท 6 0.08
1.2 7 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 4 0.09

คํานวณผลรวมทั้งหมดอย่างง่าย

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

  2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางใบสั่งซื้อ ตารางจะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี

  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูล ตัวเลข หรือ สกุลเงิน ถ้าคุณพยายามรวมค่าในเขตข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น เขตข้อมูลข้อความ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดชนิด ข้อมูลไม่ตรงกันในนิพจน์เกณฑ์ เมื่อคุณพยายามเรียกใช้คิวรี ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกคอลัมน์ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขเพิ่มเติมลงในเส้นตารางได้ ถ้าคุณต้องการคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับเขตข้อมูลเหล่านั้น คิวรีผลรวมสามารถคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ได้

  4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏ ในเซลล์ในคอลัมน์ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง

  5. เปลี่ยนค่าในเซลล์ในแถว ผลรวม ให้เป็นผลรวม

  6. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

    เคล็ดลับ

    Access จะผ SumOf นวกเข้ากับจุดเริ่มต้นของชื่อของเขตข้อมูลที่คุณรวม เมื่อต้องการเปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์เป็นอย่างอื่นที่มีความหมายมากขึ้น เช่น การจัดส่งทั้งหมด ให้สลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ แล้วคลิกในแถว เขตข้อมูล ของคอลัมน์ค่าธรรมเนียมการจัดส่งในตารางออกแบบ วางเคอร์เซอร์ถัดจาก ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง แล้วพิมพ์Total Shipping: Shipping Fee

  7. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรี และปิด

คํานวณผลรวมทั้งหมดที่แยกบางระเบียน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

  2. ดับเบิลคลิกที่ตารางการสั่งซื้อและตารางรายละเอียดการสั่งซื้อ

  3. เพิ่มเขตข้อมูล วันที่สั่งซื้อ จากตาราง การสั่งซื้อ ลงในคอลัมน์แรกในตารางออกแบบคิวรี

  4. ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์แรก ให้พิมพ์Date() -1 นิพจน์นั้นจะแยกระเบียนของวันปัจจุบันออกจากผลรวมจากการคํานวณ

  5. ถัดไป ให้สร้างคอลัมน์ที่คํานวณยอดขายสําหรับแต่ละธุรกรรม พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในแถว เขตข้อมูล ของคอลัมน์ที่สองในตาราง: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) ตรวจสอบให้แน่ใจว่านิพจน์ของคุณอ้างอิงเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน ถ้านิพจน์ของคุณอ้างอิงไปยังเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลอื่น Access จะแสดงข้อความชนิด ข้อมูลไม่ตรงกันในนิพจน์เกณฑ์ เมื่อคุณพยายามเรียกใช้คิวรี

  6. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และ จัดกลุ่มตามจะปรากฏ ในคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สอง

  7. ในคอลัมน์ที่สอง ให้เปลี่ยนค่าในเซลล์ของแถวผลรวมให้เป็นผลรวม ฟังก์ชัน Sum จะบวกตัวเลขยอดขายแต่ละรายการ

  8. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

  9. บันทึกคิวรีเป็น ยอดขายรายวัน

    หมายเหตุ

    ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดคิวรีในมุมมองออกแบบ คุณอาจสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในค่าที่ระบุไว้ใน แถวเขตข้อมูล และแถว ผลรวมของ คอลัมน์มูลค่ายอดขายรวม นิพจน์จะปรากฏอยู่ภายในฟังก์ชัน Sum และแถวผลรวมจะแสดงนิพจน์แทนที่จะเป็น Sum

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างและสร้างคิวรี (ตามที่แสดงในขั้นตอนก่อนหน้า) คุณจะเห็น: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

กลับสู่ด้านบน

คํานวณผลรวมของกลุ่มโดยใช้คิวรีผลรวม

ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีผลรวมที่คํานวณผลรวมย่อยในกลุ่มข้อมูล ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าตามค่าเริ่มต้น คิวรีผลรวมจะมีได้เฉพาะเขตข้อมูลที่มีข้อมูลกลุ่มของคุณเท่านั้น เช่น เขตข้อมูล "ประเภท" และเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม เช่น เขตข้อมูล "ยอดขาย" คิวรีไม่สามารถรวมเขตข้อมูลอื่นๆ ที่อธิบายรายการในประเภทได้ ถ้าคุณต้องการดูข้อมูลอธิบายดังกล่าว คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่สองที่รวมเขตข้อมูลในคิวรีผลรวมกับเขตข้อมูลเพิ่มเติม

ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างผลรวมและเลือกคิวรีที่จําเป็นในการระบุยอดขายรวมสําหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ ขั้นตอนจะสมมติว่าใช้ตารางตัวอย่างเหล่านี้:

ตารางผลิตภัณฑ์

ID ผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์ ราคา ประเภท
1 แอ็คชั่นฟิกเกอร์โปรแกรมเมอร์ $ 12.95 ตุ๊กตา
2 สนุกกับ C# (เกมกระดานสําหรับทั้งครอบครัว) $ 15.85 เกมและปริศนา
3 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ $ 22.50 ศิลปะและการจัดเฟรม
4 ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ (500 ชิ้น) $ 32.65 ศิลปะและการจัดเฟรม
5 การเข้าถึง! เกม! $ 22.95 เกมและปริศนา
6 นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน $ 78.50 วิดีโอเกม
7 แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! $ 14.88 ดีวีดีและภาพยนตร์
8 Ultimate Flying Pizza $ 36.75 กีฬา
9 ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) $ 65.00 โมเดลและงานอดิเรก
10 ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา $ 78.88 ตุ๊กตา
11 ความมืดมน 1,500.00 บาท วิดีโอเกม
1.2 สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง $ 77.95 โมเดลและงานอดิเรก

ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

ID รายละเอียด รหัสคำสั่งซื้อ ชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ ส่วนลด
1 1 สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง 1.2 $ 77.95 9 5%
2 1 ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา 2 $ 78.88 4 7.5%
3 2 แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! 7 $ 14.88 6 4%
4 2 ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ 4 $ 32.65 8 0
5 2 นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน 6 $ 78.50 4 0
6 3 การเข้าถึง! เกม! 5 $ 22.95 5 15%
7 4 Programmer Action Figure 1 $ 12.95 2 6%
8 4 Ultimate Flying Pizza 8 $ 36.75 8 4%
9 5 ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) 9 $ 65.00 4 10%
10 6 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 1.2 6.5%
11 7 ความมืดมน 11 1,500.00 บาท 6 8%
1.2 7 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 4 9%

ขั้นตอนต่อไปนี้สมมติว่ามีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มระหว่างเขตข้อมูล รหัสผลิตภัณฑ์ ในตาราง ใบสั่งซื้อ และตาราง รายละเอียดใบสั่งซื้อ โดยที่ตารางใบสั่งซื้ออยู่บนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์

สร้างคิวรีผลรวม

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

  2. เลือกตารางที่คุณต้องการทํางานด้วย แล้วคลิก เพิ่ม แต่ละตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างที่แสดงรายการก่อนหน้านี้ ให้คุณเพิ่มตารางผลิตภัณฑ์และรายละเอียดใบสั่งซื้อ

  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ ตามกฎ คุณจะเพิ่มเฉพาะเขตข้อมูลกลุ่มและเขตข้อมูลค่าลงในคิวรีเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้การคํานวณแทนเขตข้อมูลค่าได้ ซึ่งขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการดําเนินการดังกล่าว

    1. เพิ่มเขตข้อมูล ประเภท จากตาราง ผลิตภัณฑ์ ลงในตารางออกแบบ

    2. สร้างคอลัมน์ที่คํานวณยอดขายสําหรับแต่ละธุรกรรมโดยการพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในคอลัมน์ที่สองในตาราง Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่คุณอ้างอิงในนิพจน์เป็นชนิดข้อมูลตัวเลขหรือสกุลเงิน ถ้าคุณอ้างอิงเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลอื่น Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดชนิด ข้อมูลไม่ตรงกันในนิพจน์เกณฑ์ เมื่อคุณพยายามสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล

    3. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และในแถวนั้น จัดกลุ่มตาม จะปรากฏ ในคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สอง

    4. ในคอลัมน์ที่สอง ให้เปลี่ยนค่าในแถวผลรวมให้เป็นผลรวม ฟังก์ชัน Sum จะบวกตัวเลขยอดขายแต่ละรายการ

    5. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

    6. เปิดคิวรีไว้เพื่อใช้ในส่วนถัดไป ใช้เกณฑ์กับคิวรีผลรวม คิวรีที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้านี้ รวมระเบียนทั้งหมดในตารางพื้นฐาน โดยจะไม่ยกเว้นลําดับใดๆ เมื่อคํานวณผลรวม และจะแสดงผลรวมของประเภททั้งหมด ถ้าคุณต้องการแยกบางระเบียน คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์ไปยังคิวรีได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถละเว้นธุรกรรมที่น้อยกว่า $100 หรือคํานวณผลรวมสําหรับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์บางประเภทของคุณเท่านั้น ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีใช้เกณฑ์สามชนิด ดังนี้

    7. เกณฑ์ที่ละเว้นบางกลุ่มเมื่อคํานวณผลรวม ตัวอย่างเช่น คุณจะคํานวณผลรวมสําหรับประเภทวิดีโอเกม ศิลปะและการจัดเฟรม และกีฬาเท่านั้น

    8. เกณฑ์ที่ซ่อนผลรวมบางอย่างหลังจากการคํานวณแล้ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงผลรวมที่มากกว่า $150,000 เท่านั้น

    9. เกณฑ์ที่แยกระเบียนแต่ละระเบียนไม่ให้รวมอยู่ในผลรวม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแยกธุรกรรมการขายแต่ละรายการเมื่อค่า (Unit Price * Quantity) ลดลงต่ํากว่า $100 ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มเกณฑ์ทีละเกณฑ์และดูผลกระทบต่อผลลัพธ์คิวรี เพิ่มเกณฑ์ไปยังคิวรี

    10. เปิดคิวรีจากส่วนก่อนหน้าในมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของคิวรี แล้วคลิกมุมมองออกแบบ หรือ ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่คิวรี แล้วคลิกมุมมองออกแบบ

    11. ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์ ID ประเภท ให้พิมพ์=Dolls Or Sports or Art and Framing

    12. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

    13. สลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ และในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์มูลค่ายอดขายรวม ให้พิมพ์>100

    14. เรียกใช้คิวรีเพื่อดูผลลัพธ์ แล้วสลับกลับไปยังมุมมองออกแบบ

    15. ตอนนี้ให้เพิ่มเกณฑ์เพื่อแยกธุรกรรมการขายแต่ละรายการที่มีมูลค่าน้อยกว่า $100 เมื่อต้องการทําเช่นนี้ คุณต้องเพิ่มคอลัมน์อีก

      หมายเหตุ

      คุณไม่สามารถระบุเกณฑ์ที่สามในคอลัมน์ มูลค่ายอดขายรวม ได้ เกณฑ์ใดๆ ที่คุณระบุในคอลัมน์นี้จะนําไปใช้กับค่าผลรวม ไม่ใช่ค่าแต่ละค่า

    16. คัดลอกนิพจน์จากคอลัมน์ที่สองไปยังคอลัมน์ที่สาม

    17. ในแถวผลรวมสําหรับคอลัมน์ใหม่ ให้เลือก ตําแหน่ง และในแถวเกณฑ์ ให้พิมพ์>20

    18. เรียกใช้คิวรีเพื่อดูผลลัพธ์ จากนั้นบันทึกคิวรี

      หมายเหตุ

      ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดคิวรีในมุมมองออกแบบ คุณอาจสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในตารางออกแบบ ในคอลัมน์ที่สอง นิพจน์ในแถวเขตข้อมูลจะปรากฏขึ้นภายในฟังก์ชัน Sum และค่าในแถวผลรวมจะแสดงนิพจน์แทนที่จะเป็น ผลรวม

      Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) คุณยังจะเห็นคอลัมน์ที่สี่ คอลัมน์นี้เป็นสําเนาของคอลัมน์ที่สอง แต่เกณฑ์ที่คุณระบุในคอลัมน์ที่สองจะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของคอลัมน์ใหม่

กลับสู่ด้านบน

รวมข้อมูลในกลุ่มหลายกลุ่มโดยใช้คิวรีแบบตาราง

คิวรีแบบตารางเป็นคิวรีชนิดพิเศษที่แสดงผลลัพธ์ในตารางที่คล้ายกับเวิร์กชีต Excel คิวรีแบบตารางจะสรุปค่าของคุณ แล้วจัดกลุ่มตามข้อเท็จจริงสองชุด — ชุดหนึ่งอยู่ด้านข้าง (ชุดส่วนหัวของแถว) และอีกชุดหนึ่งอยู่ด้านบน (ชุดของส่วนหัวของคอลัมน์) รูปนี้แสดงส่วนของชุดผลลัพธ์สําหรับตัวอย่างคิวรีแบบตาราง

ตัวอย่างคิวรีแบบตาราง

ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าคิวรีแบบตารางจะไม่ใส่ข้อมูลทั้งหมดในชุดผลลัพธ์เสมอไป เนื่องจากตารางที่คุณใช้ในคิวรีจะไม่มีค่าสําหรับทุกจุดข้อมูลที่เป็นไปได้เสมอไป

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตาราง โดยทั่วไปแล้วคุณจะใส่ข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง และคุณมักจะใส่ข้อมูลสามชนิดเสมอ: ข้อมูลที่ใช้เป็นส่วนหัวของแถว ข้อมูลที่ใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ และค่าที่คุณต้องการหาผลรวมหรือคํานวณ

ขั้นตอนในส่วนนี้จะถือว่ามีตารางต่อไปนี้:

ตารางคําสั่งซื้อ

วันที่สั่งซื้อ วันที่จัดส่ง เมืองเรือ ค่าจัดส่ง
11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
11/14/2005 11/15/2005 Sydney 1,760.00$
11/16/2005 11/17/2005 Sydney $ 87.00
11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $ 43.00
11/17/2005 11/18/2005 Paris $ 105.00
11/17/2005 11/18/2005 สตุตการ์ท $ 112.00
11/18/2005 11/19/2005 เวียนนา $ 215.00
11/19/2005 11/20/2005 ไมอามี่ 1,525.00$
11/20/2005 11/21/2005 เวียนนา $ 198.00
11/20/2005 11/21/2005 Paris $ 187.00
11/21/2005 11/22/2005 Sydney $ 81.00
11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $ 92.00

ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ ชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ ส่วนลด
1 สร้างแป้นพิมพ์ของคุณเอง 1.2 $ 77.95 9 5%
1 ข้าราชการที่ไม่ใช่การกระทํา 2 $ 78.88 4 7.5%
2 แบบฝึกหัดสําหรับนักคอมพิวเตอร์! ดีวีดี! 7 $ 14.88 6 4%
2 ชิปคอมพิวเตอร์มหัศจรรย์ 4 $ 32.65 8 0
2 นักคอมพิวเตอร์ที่คลั่งไคล้และสิ่งมีชีวิตในตํานาน 6 $ 78.50 4 0
3 การเข้าถึง! เกม! 5 $ 22.95 5 15%
4 Programmer Action Figure 1 $ 12.95 2 6%
4 Ultimate Flying Pizza 8 $ 36.75 8 4%
5 ฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ภายนอกขนาด 5.25 นิ้ว (มาตราส่วน 1/4) 9 $ 65.00 4 10%
6 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 1.2 6.5%
7 ความมืดมน 11 1,500.00 บาท 6 8%
7 ไดอะแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ 3 $ 22.50 4 9%

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบตารางที่จัดกลุ่มยอดขายรวมตามเมือง คิวรีจะใช้นิพจน์สองรายการเพื่อส่งกลับวันที่ที่จัดรูปแบบและยอดขายรวม

สร้างคิวรีแบบตาราง

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แต่ละตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้ดับเบิลคลิกตารางคําสั่งซื้อและตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ ชื่อเขตข้อมูลแต่ละชื่อจะปรากฏในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ของตารางออกแบบ ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้เพิ่มเขตข้อมูลเมืองการจัดส่งและวันที่จัดส่งจากตารางคําสั่งซื้อ
  4. ในเซลล์ว่างถัดไปในแถว เขตข้อมูล ให้คัดลอกและวางหรือพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
  5. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ตาราง แถว ผลรวม และแถว แบบตาราง จะปรากฏในตารางออกแบบ
  6. คลิกเซลล์ในแถวผลรวมในเขตข้อมูล เมือง และเลือก จัดกลุ่มตาม ทําขั้นตอนเดียวกับเขตข้อมูล วันที่จัดส่ง เปลี่ยนค่าในเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูล ยอดขายรวม เป็น นิพจน์
  7. ในแถวแบบตาราง ให้ตั้งค่าเซลล์ในเขตข้อมูลเมืองเป็นส่วนหัวของแถว ให้ตั้งค่าเขตข้อมูลวันที่จัดส่งเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ และตั้งค่าเขตข้อมูลยอดขายรวมเป็นค่า
  8. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์คิวรีจะปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ตารางนี้แสดงและอธิบายฟังก์ชันการรวมที่ Access มีให้ในแถวผลรวมและในคิวรี โปรดจําไว้ว่า Access มีฟังก์ชันการรวมสําหรับคิวรีมากกว่าแถวผลรวม

ฟังก์ชัน คำอธิบาย ใช้กับชนิดข้อมูล
ค่าเฉลี่ย คํานวณค่าเฉลี่ยสําหรับคอลัมน์ คอลัมน์ต้องมีข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา
จำนวน นับจำนวนรายการในคอลัมน์ ชนิดข้อมูลทั้งหมด ยกเว้น ข้อมูลสเกลาซ้ําๆ ที่ซับซ้อน เช่น คอลัมน์ของรายการที่มีหลายค่า
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่มีหลายค่า ให้ดูบทความ สร้างหรือลบเขตข้อมูลที่มีหลายค่า
สูงสุด ส่งกลับรายการที่มีค่าสูงสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าสูงสุดคือค่าตัวอักษรสุดท้าย Access จะละเว้นตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา
ต่ำสุด ส่งกลับรายการที่มีค่าต่ําสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าต่ําสุดในค่าตัวอักษรแรก Access จะละเว้นตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null ตัวเลข สกุลเงิน วันที่/เวลา
ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน คํานวณการกระจายค่าจากค่าเฉลี่ย (มัชฌิม) มากน้อยเพียงใด
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล		 ตัวเลข สกุลเงิน
ผลรวม เพิ่มรายการในคอลัมน์ ทํางานกับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ตัวเลข สกุลเงิน
ค่าความแปรปรวน วัดค่าความแปรปรวนเชิงสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้เฉพาะกับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ถ้าตารางมีน้อยกว่าสองแถว Access จะส่งกลับค่า Null
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันความแปรปรวน ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล		 ตัวเลข สกุลเงิน

กลับสู่ด้านบน