บทความนี้มีไว้สําหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ เช่น โปรแกรมผู้บรรยาย Windows, JAWS หรือ NVDA ที่มีเครื่องมือหรือฟีเจอร์ของ Windows และผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 บทความนี้ เป็นส่วนหนึ่งของชุดเนื้อหาวิธีใช้และการเรียนรู้เกี่ยวกับการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่คุณสามารถค้นหาข้อมูลการช่วยสำหรับการเข้าถึงเพิ่มเติมในแอปของเรา สําหรับความช่วยเหลือทั่วไป โปรดไปที่ ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft
ใช้ Access กับคีย์บอร์ดของคุณและโปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปไปยังไฟล์ข้อความ (*.txt) เราได้ทดสอบด้วยผู้บรรยาย, JAWS และ NVDA แต่อาจทำงานร่วมกับโปรแกรมอ่านหน้าจออื่นๆ ได้ตราบใดที่โปรแกรมดังกล่าวเป็นไปตามมาตรฐานและเทคนิคการเข้าถึงทั่วไป คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกเพื่อส่งออกข้อมูล เช่น ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน หรือระเบียนที่เลือกในมุมมองแบบหลายระเบียน เช่น แผ่นข้อมูล ไปยังไฟล์ข้อความธรรมดา เพื่อให้คุณสามารถใช้ข้อมูลในแอปอื่นที่ไม่สนับสนุนข้อมูล Access โดยตรง
หมายเหตุ
- ฟีเจอร์ Microsoft 365 ใหม่จะค่อยๆ เผยแพร่ให้กับสมาชิก Microsoft 365 ดังนั้นแอปของคุณอาจยังไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้ เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีรับฟีเจอร์ใหม่ได้รวดเร็วขึ้น เข้าร่วมโปรแกรม Office Insider
- เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมอ่านหน้าจอ ให้ไปที่ วิธีการที่โปรแกรมอ่านหน้าจอทำงานกับ Microsoft 365
ในหัวข้อนี้
เตรียมข้อมูลของคุณสําหรับการส่งออก
ก่อนที่จะส่งออกข้อมูลของคุณ โปรดสละเวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบข้อมูลและตัดสินใจเลือกวิธีที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลไม่มีตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาดหรือค่าความผิดพลาด มิฉะนั้น ปัญหาอาจเกิดขึ้นในระหว่างการส่งออก และค่า Null อาจปรากฏในไฟล์ข้อความ สําหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา ให้ไปที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและไม่ถูกต้องในไฟล์ข้อความใน ส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ข้อความ
- เลือกไฟล์ข้อความปลายทางและการเข้ารหัสข้อความ ถ้าคุณส่งออกตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานที่มีการจัดรูปแบบไปยังไฟล์ข้อความที่มีอยู่ ไฟล์จะถูกเขียนทับ คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังไฟล์ข้อความที่มีอยู่
ส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและเค้าโครง
เมื่อคุณส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยฟอร์มย่อย รายงานย่อย หรือแผ่นข้อมูลย่อย เฉพาะฟอร์มหลัก รายงาน หรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณต้องทําซ้ําการดําเนินการส่งออกสําหรับแต่ละฟอร์มย่อย รายงานย่อย และแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการส่งออกไปยังไฟล์ข้อความ
คุณสามารถส่งออกวัตถุฐานข้อมูลได้เพียงหนึ่งวัตถุในการดําเนินการส่งออกครั้งเดียว
เมื่อคุณส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและเค้าโครงเป็นไฟล์ข้อความ Access จะพยายามสร้างเค้าโครงตารางใหม่โดยใช้อักขระเส้นประ (-) และแถบแนวตั้ง (|)
หลังจากเปิดฐานข้อมูลต้นฉบับ ให้ย้ายไปยัง บานหน้าต่างนําทาง โดยการกด F6 จนกว่าคุณจะได้ยิน "บานหน้าต่างนําทาง" หรือชื่อของวัตถุ Access
เมื่อต้องการเลือกวัตถุที่จะส่งออก ให้กดแป้น Tab เพื่อย้ายไปยังรายการวัตถุ แล้วใช้แป้นลูกศรขึ้นและลงเพื่อนําทางไปยังวัตถุที่คุณต้องการ ถ้าวัตถุเป็นตาราง คิวรี หรือฟอร์ม และคุณต้องการส่งออกเฉพาะข้อมูลบางส่วน ให้เปิดวัตถุใน มุมมองแผ่นข้อมูล แล้วเลือกระเบียนที่คุณต้องการ
หมายเหตุ
- คุณไม่สามารถส่งออกบางส่วนของรายงานได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกหรือเปิดตารางหรือคิวรีที่รายงานยึดตาม แล้วส่งออกส่วนของข้อมูลในวัตถุนั้นได้
- เมื่อต้องการเปิดวัตถุในมุมมอง แผ่นข้อมูล เมื่ออยู่บนวัตถุในทรีการนําทาง ให้กด Enter เพื่อเปิดวัตถุนั้น กด F6 จนกว่าคุณจะได้ยิน "แถบสถานะ" และชื่อของมุมมองปัจจุบัน กดแป้นลูกศรขวาหรือซ้ายจนกว่าคุณจะได้ยิน "มุมมองแผ่นข้อมูล" แล้วกด Enter เพื่อเลือก ถ้าตัวเลือก มุมมองแผ่นข้อมูล ไม่พร้อมใช้งาน คุณจําเป็นต้องเปิดใช้งานมุมมองสําหรับวัตถุนั้น สําหรับคําแนะนํา ให้ไปที่ เปิดใช้งานมุมมองแผ่นข้อมูลสําหรับวัตถุ
เมื่อต้องการเริ่มตัวช่วยสร้างการส่งออกไฟล์ข้อความ ให้กด Alt+X, T กล่องโต้ตอบ ส่งออก - ไฟล์ข้อความ จะปรากฏขึ้น
ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ถ้าคุณต้องการส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ข้อความใหม่ ให้กด Alt+F เพื่อย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลข้อความ ชื่อไฟล์ Access จะแนะนําชื่อของวัตถุต้นฉบับเป็นชื่อไฟล์สําหรับไฟล์ที่ส่งออก เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อ ให้ลบชื่อที่แนะนํา แล้วพิมพ์ชื่อใหม่
- ถ้าคุณมีไฟล์ข้อความที่มีอยู่ที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล ให้กด Alt+R เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ บันทึกไฟล์ แล้วเรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการ เมื่อคุณอยู่บนไฟล์ ให้กด Enter เพื่อเลือก กล่องโต้ตอบจะปิดและโฟกัสจะย้อนกลับไปยังกล่องโต้ตอบ ส่งออก - ไฟล์ข้อความ
ถ้าคุณกําลังส่งออกตารางหรือคิวรี ให้กด Alt+W เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก ส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและเค้าโครง
หมายเหตุ
ถ้าคุณกําลังส่งออกฟอร์มหรือรายงาน ตัวเลือกนี้จะถูกเลือกเสมอ และคุณไม่สามารถยกเลิกการเลือกได้
ถ้าคุณต้องการให้ไฟล์ข้อความปลายทางเปิดโดยอัตโนมัติหลังจากการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ให้กด Alt+A เพื่อย้ายและเลือกตัวเลือก เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากการส่งออกเสร็จสมบูรณ์
ถ้าวัตถุต้นฉบับเปิดอยู่ และถ้าคุณเลือกระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในมุมมองก่อนที่จะเริ่มการส่งออก และระเบียนเหล่านี้เป็นระเบียนที่คุณต้องการส่งออก ให้กด Alt+S เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก ถ้าคุณต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดที่แสดงในมุมมอง ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้
หมายเหตุ
ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก ตัวเลือกนี้จะใช้ไม่ได้
เมื่อต้องการยืนยันการเลือกของคุณและเริ่มส่งออก ให้กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน "ตกลง" แล้วกด Enter เพื่อเลือก ถ้ามีไฟล์ข้อความที่คุณกําหนดไว้อยู่แล้ว Access จะถามว่าคุณต้องการแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่หรือไม่ เมื่อต้องการเขียนทับไฟล์ ให้กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน "ใช่" แล้วกด Enter เพื่อเลือก กล่องโต้ตอบ เข้ารหัสเป็น จะปรากฏขึ้น
เมื่อต้องการเลือกการเข้ารหัสข้อความและส่งออกไฟล์ ให้กดแป้นลูกศรขึ้นหรือลงจนกว่าคุณจะได้ยินการเข้ารหัสที่คุณต้องการ แล้วกด Enter เพื่อเลือก
ถ้าการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกขั้นตอนการส่งออกเพื่อทําซ้ําอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก เมื่อต้องการเลือกตัวเลือกนี้ ให้กด Alt+V เมื่อต้องการตั้งชื่อขั้นตอนการส่งออก ให้กด Alt+A แล้วพิมพ์ชื่อสําหรับการดําเนินการส่งออก เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนการส่งออก ให้กด Alt+S
ถ้าการส่งออกล้มเหลวเนื่องจากมีข้อผิดพลาด Access จะแสดงข้อความที่อธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาด
ถ้าคุณเลือกที่จะเปิดไฟล์ปลายทาง คุณสามารถตรวจทานผลลัพธ์การส่งออกในตัวแก้ไขข้อความเริ่มต้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
เปิดใช้งานมุมมองแผ่นข้อมูลสําหรับวัตถุ
- เมื่ออยู่บนวัตถุในทรีการนําทาง ให้กด Shift+F10 เพื่อเปิดเมนูบริบท
- ในเมนู ให้กด D เพื่อเปิดมุมมองออกแบบ
- ในมุมมองออกแบบ ให้กด F4 เพื่อเปิดบานหน้าต่าง แผ่นคุณสมบัติ
- กด F6 หนึ่งครั้ง โฟกัสจะย้ายไปยังแถวคุณสมบัติในบานหน้าต่าง แผ่นคุณสมบัติ คุณจะได้ยินหมายเลขแถว ตามด้วยเนื้อหาของเซลล์คุณสมบัติ
- เมื่อต้องการย้ายโฟกัสไปยังรายการดรอปดาวน์ ชนิดการเลือก ให้กด Shift+Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน "เขตข้อมูลทั้งหมด" ตามด้วยค่าปัจจุบัน และ "แก้ไขคําสั่งผสม" ถ้าค่าปัจจุบันคือ ฟอร์ม คุณสามารถดําเนินการต่อในขั้นตอนถัดไป มิฉะนั้น ให้กด Alt+แป้นลูกศรลงเพื่อขยายรายการ จากนั้นกดแป้นลูกศรขึ้นหรือลงจนกว่าคุณจะได้ยิน "แบบฟอร์ม" แล้วกด Enter เพื่อเลือก
- ในบานหน้าต่าง แผ่นคุณสมบัติ ให้กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยินรายการแท็บที่เลือกในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น "รายการแท็บข้อมูล ถูกเลือก" ถ้าแท็บปัจจุบันเป็นแท็บ รูปแบบ คุณสามารถดําเนินการขั้นตอนถัดไปได้ มิฉะนั้น ให้กดแป้นลูกศรซ้ายหรือขวาจนกว่าคุณจะได้ยิน: "รายการแท็บรูปแบบ" คุณสมบัติของแท็บ รูปแบบ จะแสดงขึ้น
- บนแท็บ รูปแบบ ให้กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน: "แถวสี่, ไม่, ยุบอยู่" โฟกัสจะอยู่บนคุณสมบัติ อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติเป็น ใช่ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง จากนั้นกดแป้นลูกศรขึ้นหนึ่งครั้ง แล้วกด Enter เพื่อเลือกค่าใหม่
- เมื่อต้องการปิดบานหน้าต่าง แผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4
- เมื่อต้องการเปิดวัตถุที่เลือก ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้กด Alt+J, D, W แล้วกด H
ดูเพิ่มเติม
ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างตารางในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access
ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างคิวรีในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access
ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างฟอร์มในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access
แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Access
ตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณเพื่อทำงานกับการช่วยสำหรับการเข้าถึงใน Microsoft 365
ความช่วยเหลือทางเทคนิคสำหรับลูกค้าผู้ทุพพลภาพ
Microsoft ต้องการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของเรา ถ้าคุณมีความบกพร่องทางร่างกายหรือคําถามเกี่ยวกับการช่วยสําหรับการเข้าถึง โปรดติดต่อ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อขอความช่วยเหลือทางเทคนิค ทีมสนับสนุน Disability Answer Desk ได้รับการฝึกฝนให้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่ได้รับความนิยมมากมาย และสามารถให้ความช่วยเหลือเป็นภาษามือแบบอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และอเมริกัน โปรดไปที่ไซต์ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อค้นหารายละเอียดที่ติดต่อสำหรับภูมิภาคของคุณ
ถ้าคุณเป็นหน่วยงานภาครัฐ พาณิชย์ หรือผู้ใช้ในองค์กร โปรดติดต่อ Disability Answer Desk สําหรับองค์กร