การวางแผนชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint

ภาพรวมของชนิดเนื้อหา

ชนิดเนื้อหาจะกำหนดแอตทริบิวต์ของตัวเลือกรายการเอกสารหรือโฟลเดอร์ ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุสิ่งต่อไปนี้:

• คุณสมบัติเพื่อเชื่อมโยงกับรายการชนิด

• Metadata ที่จะเชื่อมโยงกับรายการชนิด

• เวิร์กโฟลว์ที่สามารถเริ่มต้นจากรายการชนิดนั้นได้

• นโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงกับรายการชนิด

• เทมเพลตเอกสาร (สำหรับชนิดเนื้อหาเอกสาร)

• ฟีเจอร์แบบกำหนดเอง

คุณสามารถเชื่อมโยงชนิดเนื้อหากับรายการหรือไลบรารี เมื่อคุณทำเช่นนี้คุณจะระบุว่ารายการหรือไลบรารีสามารถมีรายการของชนิดเนื้อหานั้นและคำสั่งใหม่ในรายการหรือไลบรารีนั้นจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายการใหม่ของชนิดนั้นได้

ไลบรารีเอกสารและรายการสามารถมีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ตัวอย่างเช่นไลบรารีสามารถมีทั้งเอกสารและกราฟิกที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ เมื่อรายการหรือไลบรารีมีชนิดเนื้อหาหลายชนิดจะมีการนำไปใช้ต่อไปนี้:

• ตามค่าเริ่มต้นคำสั่งใหม่ในรายการหรือไลบรารีนั้นจะช่วยให้ผู้ใช้เลือกจากชนิดเนื้อหาที่พร้อมใช้งานทั้งหมดเมื่อพวกเขาสร้างรายการใหม่ เจ้าของชนิดเนื้อหาสามารถกำหนดค่าคำสั่งใหม่เพื่อแสดงเฉพาะบางชนิดเนื้อหาเท่านั้น

• คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องกับชนิดเนื้อหาที่พร้อมใช้งานทั้งหมดจะแสดงขึ้น

คุณสามารถกำหนดชนิดเนื้อหาแบบกำหนดเองในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ ชนิดเนื้อหาแบบกำหนดเองจะต้องสืบทอดมาโดยตรงหรือโดยอ้อมจากชนิดเนื้อหาหลักเช่นเอกสารหรือรายการ หลังจากที่กำหนดไว้ในไซต์ชนิดเนื้อหาแบบกำหนดเองจะพร้อมใช้งานในไซต์นั้นและในไซต์ทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างของไซต์นั้น เมื่อต้องการทำให้ชนิดเนื้อหาพร้อมใช้งานมากที่สุดตลอดทั้งไซต์คอลเลกชันให้กำหนดในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ระดับบนสุด ใน SharePoint Server 2016 คุณยังสามารถสร้างชนิดเนื้อหาแบบกำหนดเองภายในฮับชนิดเนื้อหาที่กำหนดไว้ในอินสแตนซ์บริการ metadata ที่มีการจัดการ เมื่อมีการสร้างขึ้นใน hub ชนิดเนื้อหาชนิดเนื้อหาจะพร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันอื่นๆที่เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันบนเว็บที่เชื่อมโยงกับอินสแตนซ์บริการ metadata ที่มีการจัดการ

ตัวอย่างเช่นถ้าองค์กรของคุณใช้เทมเพลตราทั่ระบุที่เฉพาะเจาะจงในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชันคุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาที่กำหนด metadata สำหรับสัญญานั้นเทมเพลตของสัญญาและเวิร์กโฟลว์ที่จำเป็นสำหรับการตรวจทานและทำสัญญาให้เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นไลบรารีเอกสารใดๆในไซต์คอลเลกชันของคุณที่คุณเชื่อมโยงชนิดเนื้อหาของสัญญาจะรวมถึงฟีเจอร์เหล่านี้ทั้งหมดและจะช่วยให้ผู้เขียนสร้างสัญญาใหม่โดยยึดตามเทมเพลต

ในไซต์ที่ยึดตาม SharePoint Server 2016 แต่ละรายการเริ่มต้นของรายการหรือไลบรารีรายการเช่นที่ติดต่องานหรือเอกสารจะมีชนิดเนื้อหาหลักที่สอดคล้องกันในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ เมื่อคุณวางแผนชนิดเนื้อหาคุณสามารถใช้ข้อกำหนดชนิดเนื้อหาหลักเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นและชนิดเนื้อหาใหม่ที่มีอยู่แล้วได้ตามต้องการ

ชนิดเนื้อหาจะถูกจัดระเบียบเป็นลำดับชั้นที่อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาหนึ่งชนิดสืบทอดลักษณะจากชนิดเนื้อหาอื่น การสืบทอดนี้จะช่วยให้ชั้นเรียนของเอกสารสามารถแชร์ลักษณะต่างๆในองค์กรได้และทำให้ทีมสามารถกำหนดลักษณะเหล่านี้สำหรับไซต์หรือรายการที่เฉพาะเจาะจงได้

ตัวอย่างเช่นเอกสารที่ผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรอาจจำเป็นต้องใช้ชุดของ metadata เช่นหมายเลขลูกค้าองค์กรหมายเลขโครงการและผู้จัดการโครงการ ด้วยการสร้างลูกค้าระดับบนสุดที่มีชนิดเนื้อหาที่ได้รับการสืบทอดชนิดเอกสารที่ลูกค้าอื่นทั้งหมดให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นเช่นหมายเลขบัญชีผู้ใช้และหมายเลขโครงการจะถูกเชื่อมโยงกับตัวแปรทั้งหมดของเอกสารที่ลูกค้าถูกนำไปใช้ในองค์กรของคุณ โปรดสังเกตว่าถ้าเจ้าของชนิดเนื้อหาเพิ่มคอลัมน์อื่นที่จำเป็นลงในชนิดเนื้อหาของลูกค้าระดับสูงสุดเจ้าของชนิดเนื้อหาจะสามารถเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงไปยังชนิดเนื้อหาทั้งหมดที่สืบทอดมาจากเอกสารนั้นซึ่งจะเป็นการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในเอกสารที่มีผลบังคับใช้ทั้งหมดของลูกค้า

ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่วางแผน

ขั้นตอนแรกในชนิดเนื้อหาของเอกสารการวางแผนคือการรีวิวชนิดเอกสารแต่ละชนิดที่แสดงอยู่ในเวิร์กชีตวิเคราะห์การใช้งานเอกสาร(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) ของคุณเพื่อกำหนดว่าชนิดเนื้อหาที่มีอยู่จะใช้งานได้กับเอกสารชนิดนั้นหรือไม่ ชนิดเนื้อหาของเอกสารแต่ละชนิดควรสืบทอดการตั้งค่าโดยตรงจากชนิดเนื้อหาเอกสารหลักหรือจากชนิดเนื้อหาที่มาจากชนิดเนื้อหาของเอกสาร การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจว่าคอลัมน์พื้นฐานสำหรับชนิดเอกสารของคุณเช่นชื่อเรื่องและที่สร้างขึ้นโดยมีอยู่และคุณสามารถเชื่อมโยงแม่แบบกับชนิดเนื้อหาได้ ถ้าชนิดเนื้อหาหลัก (เช่นเอกสาร) เพียงพอให้ใส่ชื่อชนิดเนื้อหาในคอลัมน์ชนิดเนื้อหาของเวิร์กชีต "วิเคราะห์การใช้เอกสาร"

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงชนิดเนื้อหาหลักให้ดาวน์โหลดเอกสารทางเทคนิค "คำแนะนำสำหรับการแก้ไขชนิดเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและคอลัมน์ของไซต์" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)

ชนิดเนื้อหาของรายการแผน

องค์ประกอบของชนิดเนื้อหารายการจะมีคอลัมน์ของ metadata ที่เชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ที่สามารถทำงานกับรายการของชนิดเนื้อหานั้นได้ ใช้ชนิดเนื้อหาของรายการเพื่อกำหนดชนิดของรายการที่ไม่ซ้ำกันสำหรับโซลูชันของคุณ ตัวอย่างเช่นในโซลูชันศูนย์บริการลูกค้าที่สนับสนุนผู้เชี่ยวชาญในการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาด้านเทคนิคของลูกค้าชนิดเนื้อหาของรายการจะถูกนำไปใช้เพื่อกำหนดมาตรฐานข้อมูลสำหรับแต่ละเหตุการณ์การสนับสนุนและเพื่อติดตามเหตุการณ์โดยใช้เวิร์กโฟลว์

การวางแผนเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจบนเอกสารเว็บเพจฟอร์มและรายการใน SharePoint Server 2016 พวกเขาสามารถเชื่อมโยงกับไลบรารีรายการหรือชนิดเนื้อหาได้

ในการจัดการเอกสารให้ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารจากบุคคลไปยังบุคคลเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานการจัดการเอกสารได้ทั้งหมดเช่นการตรวจทานเอกสารการอนุมัติสิ่งพิมพ์ของพวกเขาหรือการจัดการการจัดการ นอกจากนี้ให้ใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อย้ายเอกสารจากไซต์หรือไลบรารีหนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่ง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์เพื่อคัดลอกเอกสารจากไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่งได้เมื่อมีการจัดกำหนดการเอกสารให้ถูกเก็บถาวร

SharePoint Server 2016 มีเวิร์กโฟลว์สามสถานะซึ่งคุณสามารถใช้ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ติดตามสถานะของรายการผ่านสามสถานะหรือขั้นตอน SharePoint Server 2016 ยังมีเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ที่อยู่ในการจัดการเอกสารที่อยู่:

• รวบรวมคำติชม      ส่งเอกสารเพื่อตรวจทาน

• อนุมัติ      ส่งเอกสารสำหรับการอนุมัติมักจะเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นในการประกาศ

• การ      จัดการการหมดอายุของเอกสารและการจัดการ

• การรวบรวมลายเซ็น      กำหนดเส้นทางเอกสารสำหรับลายเซ็น

กำหนดความสัมพันธ์เวิร์กโฟลว์กับชนิดเนื้อหาเมื่อคุณต้องการทำให้เวิร์กโฟลว์นั้นพร้อมใช้งานเมื่อมีการใช้ชนิดเนื้อหานั้น ตัวอย่างเช่นชนิดเนื้อหาของใบสั่งซื้ออาจจำเป็นต้องมีการอนุมัติโดยผู้จัดการก่อนที่จะเสร็จสิ้นการทำธุรกรรม เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะพร้อมใช้งานเสมอเมื่อเริ่มต้นใบสั่งซื้อแล้วให้สร้างชนิดเนื้อหาใบสั่งซื้อและเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกับเวิร์กโฟลว์นั้น จากนั้นเพิ่มชนิดเนื้อหาของใบสั่งซื้อลงในไลบรารีเอกสารที่จะเก็บใบสั่งซื้อ

เมื่อต้องการวางแผนเวิร์กโฟลว์สำหรับโซลูชันการจัดการเอกสารของคุณให้วิเคราะห์ชนิดเนื้อหาของเอกสารแต่ละชนิดที่คุณวางแผนที่จะใช้และระบุกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานกับเนื้อหาของชนิดนั้น จากนั้นระบุเวิร์กโฟลว์ที่คุณจะต้องทำให้พร้อมใช้งานสำหรับเนื้อหานั้น

ต่อไปนี้คือตารางตัวอย่างที่วิเคราะห์เวิร์กโฟลว์สำหรับชนิดเนื้อหาสัญญา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่เวิร์กโฟลว์ใน SharePoint ๒๐๑๓

เวิร์กชีต

ใช้เวิร์กชีตต่อไปนี้เพื่อบันทึกข้อมูลที่กล่าวถึงในบทความนี้:

• ชนิดเนื้อหาและแผ่นงานการวางแผนเวิร์กโฟลว์(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)