ฟีเจอร์ส่วนประกอบด่วนใน Outlook มีแบบเอกสารสําเร็จรูป ส่วนของเนื้อหาที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ หรือส่วนของข้อความอีเมลอื่นๆ ที่ถูกเก็บไว้ในแกลเลอรี คุณสามารถเข้าถึงและนําแบบเอกสารสําเร็จรูปมาใช้ใหม่ได้ตลอดเวลา คุณยังสามารถบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปและแจกจ่ายเอกสารสําเร็จรูปด้วยเทมเพลตเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถใช้แบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณสร้างขึ้นได้
-
เลือกเนื้อหาหรือส่วนของข้อความอีเมลที่คุณต้องการจัดเก็บเป็นแบบเอกสารสําเร็จรูปที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
เมื่อต้องการเก็บการจัดรูปแบบย่อหน้า ได้แก่ การเยื้อง การจัดแนว ระยะห่างบรรทัด และการแบ่งหน้ากับรายการข้อมูล รวมถึงเครื่องหมายย่อหน้า () ในส่วนที่เลือก
หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูเครื่องหมายย่อหน้า บนแท็บ จัดรูปแบบข้อความ ให้คลิกปุ่ม ย่อหน้า
-
บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน
-
คลิก บันทึกส่วนที่เลือกลงในแกลเลอรีส่วนประกอบด่วน
-
กรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่:
-
ชื่อ พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแบบเอกสารสําเร็จรูป
-
แกลเลอรี เลือกแกลเลอรีที่คุณต้องการให้แบบเอกสารสําเร็จรูปปรากฏขึ้น
-
ประเภท เลือกประเภท เช่น ทั่วไป หรือ มีอยู่แล้วภายใน หรือสร้างประเภทใหม่
-
คำอธิบาย พิมพ์คําอธิบายของแบบเอกสารสําเร็จรูป
-
บันทึกใน คลิกชื่อของเทมเพลตในรายการดรอปดาวน์
เทมเพลตจะต้องเปิดอยู่จึงจะแสดงในรายการดรอปดาวน์ของชื่อเทมเพลต
-
ตัวเลือก ให้เลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้:
-
เลือก แทรก ในย่อหน้าเพื่อ ทําให้เนื้อหาลงในย่อหน้านั้นๆ แม้ว่าเคอร์เซอร์ของผู้ใช้จะอยู่ตรงกลางย่อหน้าก็ตาม
-
เลือก แทรกเนื้อหาในหน้าของตัวเอง เพื่อทําให้เนื้อหาลงในหน้าของตัวเอง
-
เลือก แทรกเฉพาะเนื้อหาเท่านั้น สำหรับเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมด
-
-
คุณต้องบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปอย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อทํางานนี้
-
คลิกตําแหน่งที่คุณต้องการแทรกแบบเอกสารสําเร็จรูปในข้อความอีเมล
-
บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน
-
คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี ถ้าคุณเห็นแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการ ให้เลือกแบบเอกสารสําเร็จรูปนั้น ถ้าคุณไม่เห็นแบบเอกสารสําเร็จรูป บนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ
ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ
-
เลือกแบบเอกสารสําเร็จรูป แล้วคลิก แทรก
-
บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน
-
คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี และบนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ
ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ
-
คลิกชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วคลิก แก้ไขคุณสมบัติ
-
ในกล่องโต้ตอบ ปรับเปลี่ยนแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับรายการ แล้วคลิก ตกลง
-
เมื่อถูกถามว่าคุณต้องการกําหนดรายการแบบเอกสารสําเร็จรูปใหม่หรือไม่ ให้คลิก ใช่
คุณสามารถเข้าถึงและนําแบบเอกสารสําเร็จรูปมาใช้ใหม่ได้ตลอดเวลา คุณยังสามารถกระจายแบบเอกสารสําเร็จรูปที่มีเทมเพลตได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแบบเอกสารสําเร็จรูปในเทมเพลตและแจกจ่ายเทมเพลตให้กับผู้ใช้รายอื่น ที่สามารถบันทึกเทมเพลตลงในโฟลเดอร์แบบเอกสารสําเร็จรูปและใช้แบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณสร้างขึ้นได้
-
คลิก ใหม่ เพื่อสร้างข้อความอีเมลเปล่า
-
คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น
Outlook 2007 เท่านั้น: คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึกเป็น
-
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จากรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก เทมเพลต Outlook
-
พิมพ์ชื่อสําหรับเทมเพลตใหม่ คลิก เทมเพลต Outlook ในรายการ บันทึกเป็นชนิด แล้วคลิก บันทึก
Outlook 2007 เท่านั้น: คุณยังสามารถบันทึกเทมเพลตเป็นเทมเพลต Word Macro-Enabled (ไฟล์ .dotm) หรือเทมเพลต Word 97-2003 (ไฟล์ .dot) ได้
-
ในเทมเพลตที่เปิดอยู่ ให้สร้างและบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ใช้รายอื่น เมื่อคุณกรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสําเร็จรูปใหม่ อย่าลืมคลิกชื่อเทมเพลตในรายการ บันทึกใน
ใช้ชื่อประเภทเดียวกันสําหรับตัวเลือกทั้งหมดที่คุณต้องการให้ผู้ใช้มีสําหรับแบบเอกสารสําเร็จรูปหนึ่งๆ
หมายเหตุ: หลังจากที่คุณบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปลงในแกลเลอรีแล้ว คุณสามารถลบเนื้อหาออกจากเทมเพลตได้ เนื้อหาจะยังคงสัมพันธ์กับแบบเอกสารสําเร็จรูป
-
กระจายเทมเพลต ถ้าผู้รับไม่คุ้นเคยกับการใช้เทมเพลต คําแนะนําจะพร้อมใช้งานใน ส่งข้อความอีเมลโดยยึดตามเทมเพลต
-
เปิดเทมเพลตที่มีแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการลบ
-
บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน
-
คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี และบนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ
ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ
-
เลือกรายการ แล้วคลิก ลบ
-
ปิดเทมเพลต แล้วคลิก ใช่ เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้บันทึกเทมเพลต
แบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณลบจะไม่พร้อมใช้งานในแกลเลอรีเมื่อคุณแจกจ่ายเทมเพลตอีกต่อไป แม้ว่าเนื้อหาจะยังคงปรากฏในเทมเพลต