สร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ของคุณ

ขั้นแรก ให้เริ่มด้วยการวางแผนไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ของคุณ ในขั้นตอนการวางแผน คุณจะได้เรียนรู้วิธีการคิดเกี่ยวกับการนําทางไซต์ สิทธิ์ และการกําหนดเองเพื่อเตรียมความพร้อมให้คุณสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ใช้บทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint 

ต้องการ สร้างไซต์ทีมใช่ไหม คุณยังคงสามารถทําตามคําแนะนําในบทความนี้ได้ แต่เข้าใจว่าโดยทั่วไปแล้วไซต์ทีมจะมีผู้ชมจํานวนน้อยที่มีเป้าหมายและงานเฉพาะที่จําเป็นต้องทําให้สําเร็จ ไซต์การติดต่อสื่อสารได้รับการออกแบบมาสําหรับการสื่อสารในวงกว้าง 

สร้างไซต์ของคุณ

คุณสามารถสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณโดยใช้การออกแบบมาตรฐานแบบใดแบบหนึ่ง (หัวข้อ งานแสดง ที่ว่างเปล่า) หรือการออกแบบไซต์แบบกําหนดเองที่สร้างขึ้นสําหรับองค์กรของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์ Admin คุณยังสามารถเตรียมใช้งานหนึ่งในการออกแบบไซต์ในหนังสือค้นหาเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับไซต์ของคุณได้

ตรวจทานคําแนะนํานี้สําหรับการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร

หรือข้ามไปยังการสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร 

กําหนดลักษณะที่แสดงเอง

คุณสามารถกําหนดธีม ส่วนหัว และโลโก้ไซต์เองได้เพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์องค์กรหรือไซต์ของคุณ เรียนรู้วิธี การกําหนดลักษณะของไซต์ SharePoint ของคุณเอง หากไซต์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของ ฮับ คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนธีมของไซต์ได้ ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกในการเปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจปิดใช้งานความสามารถในการทําเช่นนั้น

เข้าถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ใน การตั้งค่า > เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ

ข้อกําหนดสําหรับโลโก้:

• โลโก้ไซต์ของคุณสามารถเป็น JPG, GIF หรือ PNG ได้ การใช้ไฟล์ PNG ช่วยให้พื้นหลังโปร่งใส
• ถ้าคุณต้องการโลโก้สี่เหลี่ยมจัตุรัสสําหรับไซต์ของคุณ ขนาดต่ําสุดคือ 64 x 64 พิกเซล
• สําหรับโลโก้สี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาดคือ 192 x 64
• สองเท่าของขนาดเหล่านี้เพื่อการแสดงผลที่ดีที่สุดในความละเอียดสูง
• เพื่อลดผลกระทบต่อประสิทธิภาพของไซต์ของคุณ อย่าใช้รูปภาพที่มีขนาดใหญ่กว่า 300 MB สําหรับโลโก้ไซต์ของคุณ

ตั้งค่าไลบรารีหน้าของไซต์

ไลบรารี หน้าไซต์ เป็นไลบรารีเอกสารชนิดพิเศษที่ใช้เพื่อโฮสต์หน้าทั้งหมดบนไซต์ของคุณ คุณสามารถมีไลบรารี หน้าไซต์ ได้เพียงรายการเดียวในไซต์ของคุณ โพสต์ข่าวสารจะถูกเก็บไว้ในไลบรารีหน้าไซต์บนไซต์ของคุณ เนื่องจากโพสต์เหล่านั้นเป็นเพียงหน้าไซต์ชนิดพิเศษเท่านั้น

เคล็ด ลับ: เพื่อให้ง่ายต่อการดูว่าหน้าใดข่าวสารและหน้าใดเป็นหน้าไซต์ "ปกติ" ให้เพิ่มคอลัมน์ สถานะที่เลื่อนระดับ ลงในมุมมองในไลบรารี หน้าไซต์ ของคุณ โพสต์ข่าวคือ รัฐที่เลื่อนระดับ = 2 หน้าไซต์ "ปกติ" คือ สถานะที่เลื่อนระดับ = 0

เคล็ด ลับ: ทําให้มุมมอง หน้าทั้งหมด เป็นมุมมองเริ่มต้นสําหรับ หน้าไซต์ ในมุมมองนี้ แสดงคอลัมน์ต่อไปนี้นอกเหนือจาก ชนิดและชื่อ: ชื่อเรื่อง (ลิงก์ไปยังรายการที่มีเมนูแก้ไข), สถานะที่เลื่อนระดับ, เวอร์ชัน, จํานวนที่เหมือนกัน และ จํานวนข้อคิดเห็น คุณจะสามารถเพิ่มคอลัมน์เหล่านี้ทั้งหมด ยกเว้น เวอร์ชัน โดยการเลือกรายการดรอปดาวน์สําหรับ + เพิ่มคอลัมน์ และเลือก แสดง/ซ่อนคอลัมน์ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดง แล้วคลิก นําไปใช้ เมื่อต้องการเพิ่ม เวอร์ชัน ลงในมุมมองของคุณ ให้เลือกรายการดรอปดาวน์มุมมอง แล้วเลือก แก้ไขมุมมองปัจจุบัน จากนั้น เลือกกล่องด้านหน้าของ เวอร์ชัน แล้วกด ตกลง เพื่อบันทึกมุมมอง

การทําความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาของไซต์

ไซต์การติดต่อสื่อสารทุกไซต์จะมีรายการและไลบรารีเริ่มต้นหลายรายการ ดังนี้

• ไลบรารีเอกสาร – ตําแหน่งที่ตั้งในการอัปโหลดไฟล์ ไซต์ของคุณมาพร้อมกับไลบรารีเริ่มต้นหนึ่งไลบรารี แต่คุณสามารถเพิ่มได้ตามต้องการ
• รายการเหตุการณ์ – รายการที่จัดเก็บรายการปฏิทิน
• ไลบรารีหน้าไซต์ – ไลบรารีที่มีหน้าไซต์ทั้งหมดของคุณอยู่
• เทมเพลตฟอร์มและไลบรารีสไตล์ - ไลบรารีเหล่านี้เป็นไลบรารีดั้งเดิมที่ดําเนินการจาก SharePoint เวอร์ชันที่น่าสงสัย

เคล็ดลับสําหรับการกําหนดค่าเนื้อหาของไซต์:

• เพิ่มชื่อหน้าก่อนที่คุณจะเพิ่มรูปภาพลงในหน้า ถ้าคุณไม่เพิ่มชื่อหน้าก่อน ชื่อโฟลเดอร์ย่อย แอสเซทของไซต์ (ที่พบใน แอสเซทของไซต์) สําหรับหน้าของคุณอาจเป็นสตริงของอักขระแบบสุ่ม ทําให้การค้นหารูปภาพที่เกี่ยวข้องกับหน้าของคุณในภายหลังเป็นเรื่องยากมาก
• อย่าอัปโหลดเอกสารโดยใช้ Web Part ลิงก์ด่วน อัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารเสมอ แล้ว ลิงก์ ไปยังไลบรารีเอกสารเหล่านั้นจากลิงก์ด่วน ถ้าคุณอัปโหลดเอกสารในขณะที่คุณกําลังเพิ่มลิงก์ในลิงก์ด่วน เอกสารจะถูกเก็บไว้ในไลบรารี แอสเซทของไซต์ ซึ่งจะทําให้ค้นหาได้ยากขึ้นมาก ถ้าคุณจําเป็นต้องอัปเดตในภายหลัง
• เว้นวรรค (ไม่ใช่เส้นประหรือขีดล่าง) ระหว่างคําในชื่อไฟล์เพื่อปรับปรุงความยากง่ายในการอ่าน ชื่อไฟล์และชื่อเอกสารควรสื่อความหมายสําหรับผู้ใช้ เนื่องจากข้อมูลนี้จะมีความสําคัญเมื่อผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาในไซต์ของคุณ
• หลีกเลี่ยงการใช้วันที่และหมายเลขเวอร์ชันในชื่อไฟล์ SharePoint จะติดตามเวอร์ชันให้คุณโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณเพิ่มวันที่ลงในชื่อไฟล์ แล้วเพิ่มสําเนาที่ใหม่กว่าของไฟล์ ลิงก์ของคุณไปยังไฟล์เก่าจะไม่ถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณอัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ที่มีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่ ลิงก์ของคุณจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ
• ใช้ป้ายชื่อที่รู้จักสําหรับไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมด อย่าคิดค้นคําเมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาในไซต์ของคุณ สําหรับคําแนะนําเพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อลิงก์ ให้ตรวจสอบคําแนะนําสําหรับป้ายชื่อในการนําทางการวางแผนสําหรับประสบการณ์ SharePoint สมัยใหม่ คําแนะนําในการตั้งชื่อป้ายชื่อในบทความนี้ใช้ได้กับป้ายการนําทางด้านบนเท่านั้น แต่ใช้ได้กับลิงก์ใดๆ บนหน้าของคุณ

ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับหน้าของคุณอย่างไร

ประโยชน์ที่สําคัญอย่างหนึ่งของประสบการณ์ SharePoint สมัยใหม่คือ มีบางวิธีที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อให้ผู้เยี่ยมชมมีส่วนร่วมในไซต์และบนหน้าของคุณ:

• ข้อคิดเห็นของหน้า แต่ละหน้าจะถูกสร้างขึ้นโดยเปิดใช้งานการสลับข้อคิดเห็นของหน้า คุณสามารถเลือกที่จะปล่อยให้เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานได้ ถ้าคุณเปิดใช้งานข้อคิดเห็นในหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังตรวจสอบข้อคิดเห็นบ่อยๆ เพื่อตอบกลับตามต้องการ
• บันทึกไว้ใช้ภายหลัง ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้อ่านสามารถบันทึกหน้านี้เพื่อตรวจสอบในภายหลังได้ หน้าที่บันทึกไว้จะแสดงบนหน้าเริ่มต้นของ SharePoint หรือในแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
• ชอบ นะ คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมสามารถระบุความสัมพันธ์กับหน้าของคุณได้ จํานวนการถูกใจทั้งหมดจะแสดงสําหรับทุกหน้าและบทความข่าว
• มุมมอง ฟีเจอร์นี้จะบอกเจ้าของไซต์และผู้เยี่ยมชมว่ามีการดูหน้ากี่ครั้ง
• การสนทนา Yammer การเพิ่ม Web Part Yammer ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมหน้าสามารถดู เริ่ม และเข้าร่วมในการสนทนาชุมชน Yammer ได้จากหน้า SharePoint ของคุณ

การกำหนดเนื้อหาให้กับผู้ชมเป้าหมาย

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าเนื้อหาของไซต์ของคุณมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นสําหรับผู้เข้าชมคือการปรับแต่งวิธีที่ผู้เยี่ยมชมดูหน้าและข่าวสารโดยใช้การกําหนดผู้ชมเป้าหมาย การกําหนดผู้ชมเป้าหมายช่วยให้สามารถกําหนดเนื้อหาเป้าหมายให้กับผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งของผู้ชมที่ระบุได้ การกําหนดผู้ชมเป้าหมายยังทําให้สามารถจัดลําดับความสําคัญของข่าวสารกับสมาชิกผู้ชมในหน้าเริ่มต้นของ SharePoint ข่าวในแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และใน Web Part ข่าวสาร

การกําหนดผู้ชมเป้าหมายจะถูกกําหนดค่าก่อนในไลบรารีหน้าไซต์ จากนั้นใน Web Part ข่าวสารหรือเนื้อหาที่เน้น ถ้าผู้ชมถูกระบุไว้สําหรับหน้า Web Part เหล่านี้จะแสดงเฉพาะหน้าให้กับบุคคลที่เป็นสมาชิกของผู้ชมเท่านั้น ผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก อาจ พบเนื้อหาโดยใช้การค้นหา เนื่องจากการกําหนดเป้าหมายเพจไม่เหมือนกับการรักษาความปลอดภัยเพจ อย่างไรก็ตามผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกจะไม่ แสดง พร้อมกับหน้าหรือบทความข่าว

นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มการกําหนดผู้ชมเป้าหมายลงในการนําทางสําหรับไซต์ของคุณได้ ซึ่งจะทําให้คุณสามารถเลือกได้ว่าใครบ้างที่จะเห็นเนื้อหาใดในการนําทางของไซต์ของคุณโดยใช้ผู้ชมรายเดียวกันที่พร้อมใช้งานสําหรับหน้า

สร้างการอนุมัติหน้าอัตโนมัติ

คุณต้องการให้บุคคลหรือกลุ่มอนุมัติเพจก่อนที่จะได้รับการประกาศหรือไม่ เวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นในไลบรารีหน้าไซต์ เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ คุณจะสามารถ กําหนดค่าการอนุมัติหน้า ได้อย่างง่ายดายจากเมนูดรอปดาวน์ ทําให้เป็นอัตโนมัติ ในไลบรารี หน้าไซต์ วิธีนี้เป็นความคิดที่ดีถ้าคุณวางแผนที่จะมีผู้เขียนหลายคนและคุณต้องการตรวจทานหน้าสุดท้ายก่อนที่จะเผยแพร่ โปรดทราบว่าแม้จะไม่มีการเปิดใช้งานการอนุมัติหน้า แต่เฉพาะสมาชิกและเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูหน้าที่ไม่ได้ประกาศได้ (แม้ว่าผู้เยี่ยมชมจะสามารถดูหน้าเวอร์ชันที่เผยแพร่ล่าสุดได้)

กําหนดสิทธิ์สําหรับรายการและไลบรารีเอง

คุณต้องการมีบางรายการหรือไลบรารีที่ผู้เยี่ยมชมไซต์สามารถมีส่วนร่วมหรือไม่ คุณสามารถกําหนด สิทธิ์สําหรับรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งรายการ บนไซต์ของคุณเพื่อกําหนดสิทธิ์สนับสนุนให้กับกลุ่มผู้เยี่ยมชมของคุณได้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือ พยายามหลีกเลี่ยงการละเมิดสิทธิ์ในไลบรารีหน้าไซต์ การแบ่งสิทธิ์ในไลบรารี หน้าไซต์ อาจส่งผลให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ซับซ้อนและสับสน และต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เอาสิทธิ์ออกจากหน้าที่ผู้ใช้ทุกคนต้องการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณยังสามารถใช้ Web Part Microsoft Forms เพื่อเพิ่มฟอร์มลงในหน้าที่ผู้เยี่ยมชมสามารถมีส่วนร่วม หรือ Web Part Power Apps เพื่อเพิ่มแอปที่คุณกําหนดค่าไว้

ข้อควรพิจารณาพิเศษสําหรับการสร้างไซต์คลาสสิกให้ทันสมัย

ถ้าคุณกําลังทําไซต์ SharePoint แบบคลาสสิกที่มีอยู่ให้ทันสมัยเพื่อสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณหรือแปลงจากแพลตฟอร์มอื่นเป็น SharePoint เป็นไปได้ว่าคุณจะมีเนื้อหาที่จะโยกย้ายไปยังไซต์ใหม่ของคุณ

แนวทางปฏิบัติสําหรับการโยกย้าย:

• ใช้การย้ายไปยังไซต์การติดต่อสื่อสารใหม่เพื่อนึกถึงเรื่องราวของไซต์ของคุณอีกครั้ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงเกี่ยวข้องกัน วางแผนไซต์ใหม่ของคุณโดยใช้คําแนะนําที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรลืมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้วโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการใช้เนื้อหาและอัปเดตอยู่เสมอ แต่นี่เป็นกรณีของเนื้อหาปัจจุบัน ทั้งหมด ของคุณหรือไม่

• พูดคุยกับผู้เยี่ยมชมไซต์ของคุณ ค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ เนื้อหาบนไซต์เก่าของคุณยังคงบรรลุเป้าหมายสําหรับไซต์ใหม่ของคุณหรือไม่ ดูข้อมูลการใช้งานสําหรับไซต์ที่มีอยู่ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกําหนดว่าเนื้อหาใดที่ควรถูกโยกย้ายไปยังไซต์ใหม่ของคุณ

• สร้างและตรวจสอบคลังเนื้อหาสําหรับไซต์ปัจจุบันของคุณ สําหรับแต่ละองค์ประกอบในสินค้าคงคลัง ให้ระบุว่าควรเป็น:

  • ลบแล้ว - ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ทําทันที!
  • เก็บถาวร - เนื่องจากเป็นเรกคอร์ดธุรกิจ
  • โยกย้าย - เนื่องจากเป็นปัจจุบันและคุณยังคงต้องการ
  • อัปเดตแล้วถูกโยกย้าย
  • วางบนไซต์อื่นและลิงก์บนไซต์ของคุณเอง

• เนื้อหาควรได้รับตําแหน่งบนไซต์ใหม่ของคุณ

  • เนื้อหานี้เพิ่มคุณค่าให้กับธุรกิจ/ผู้เยี่ยมชมหรือไม่
  • ฉันมุ่งมั่นที่จะทําให้ทันสมัยอยู่เสมอหรือไม่
  • กลุ่มธุรกิจของฉันรับผิดชอบเนื้อหานี้หรือไม่ หากไม่มี ก็ถึงเวลาบอกลาเนื้อหา หากไม่ใช่ของคุณ ให้เจ้าของเพิ่มลงในไซต์ของพวกเขา และสร้างลิงก์ไปยังเนื้อหาบนไซต์ของคุณ

• ค้นหา "บ้าน" สําหรับเนื้อหาใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกองค์ประกอบมีบ้านและถ้าไม่ให้คิดว่าคุณอาจพลาดหมวดหมู่ในการวางแผนของคุณหรือไม่

ถัดไป:

จัดการไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ของคุณ