คุณสามารถรวบรวมหรืออัปเดตข้อมูลได้แม้ว่าอีเมลของคุณโดยใช้ Microsoft Access ๒๐๐๗หรือ Access ๒๐๑๐ด้วย Microsoft Outlook ๒๐๐๗หรือ Microsoft Outlook ๒๐๑๐ Access จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างฟอร์มการรวบรวมข้อมูลและการส่งฟอร์มในข้อความอีเมล เมื่อผู้รับอีเมลของคุณส่งกลับฟอร์มที่เสร็จสมบูรณ์คุณสามารถเลือกที่จะให้ข้อมูลที่รวบรวมจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติและเก็บไว้ในฐานข้อมูล Access ที่ระบุได้ การเก็บรวบรวมข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามที่มักจะเกี่ยวข้องกับการคัดลอกและวางหรือกระบวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อรวบรวมข้อมูล:
แบบสำรวจ คุณสามารถทำแบบสำรวจและคอมไพล์ผลลัพธ์ได้โดยการสร้างฐานข้อมูล Access ด้วยตารางที่จำเป็นเพื่อจัดเก็บผลลัพธ์และการใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างฟอร์มแบบสำรวจแล้วจดหมายเหล่านั้นไปยังผู้เข้าร่วมแบบสำรวจ เมื่อผู้เข้าร่วมตอบกลับข้อมูลแบบสำรวจจะถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูล
รายงานสถานะ ไม่ว่าจะเป็นสถานะระดับสต็อกล่าสุดหรือข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับปัญหาที่ค้างอยู่ทีมของคุณจะสามารถแจ้งให้คุณทราบได้โดยการส่งข้อความอีเมลที่มีข้อมูลปัจจุบันตามช่วงเวลาปกติ
การจัดการเหตุการณ์ เมื่อจัดระเบียบการประชุมหรือการฝึกอบรมหรือเหตุการณ์อื่นๆคุณสามารถส่งฟอร์มอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มเป็นข้อความอีเมลเพื่อรวบรวมข้อมูลที่ติดต่อการเดินทางและการกำหนดลักษณะของโรงแรมและอื่นๆ ถ้าคุณเลือกที่จะประมวลผลการตอบกลับโดยอัตโนมัติผู้เข้าร่วมจะสามารถเปลี่ยนแปลงการกำหนดลักษณะของพวกเขาได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องแจ้งให้คุณทราบและคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดเพื่อวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจได้เสมอ
บทความนี้จะอธิบายถึงสิ่งที่คุณจำเป็นต้องใช้ในกระบวนการนี้วิธีการเริ่มต้นใช้งานตัวช่วยสร้างและให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆเพื่อให้คุณสามารถทำให้การเลือกที่มีการแจ้งให้ทราบมากที่สุดเท่าที่คุณทำตามตัวช่วยสร้าง
หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมได้ถ้าผู้รับของคุณใช้ Hotmail หรือ Yahoo ในการส่งฟอร์มการรวบรวมข้อมูลให้คุณ
ก่อนเริ่มดำเนินการ
ถ้านี่เป็นครั้งแรกของคุณที่รวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมลให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้งแอปพลิเคชันต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:
-
Access ๒๐๐๗หรือ Access ๒๐๑๐
-
Outlook ๒๐๐๗หรือ Outlook ๒๐๑๐ คุณต้องติดตั้ง Outlook และกำหนดค่าบนคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้เพื่อส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณติดตั้ง Outlook ไว้แล้วแต่ยังไม่ได้กำหนดค่าให้เริ่ม Outlook และทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการเริ่มต้นใช้งาน Outlook สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวช่วยสร้างให้ดูที่วิธีใช้ Outlook
-
ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้ฟอร์ม InfoPath ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี InfoPath ๒๐๐๗หรือรุ่นที่ใหม่กว่าติดตั้งอยู่และผู้รับของคุณจะต้องมี InfoPath ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา
-
คุณจะต้องมี InfoPath หรือไคลเอ็นต์อีเมลที่สนับสนุนรูปแบบ HTML ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเพื่อให้สามารถดูและแก้ไขฟอร์มได้
ฟอร์มที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมลไม่ใช่ฟอร์ม Access ตัวช่วยสร้างจะสร้างฟอร์มพิเศษในรูปแบบ HTML หรือ InfoPath
ระบุฐานข้อมูลปลายทาง ฐานข้อมูลอาจอยู่ในรูปแบบ .mdb หรือ .accdb นอกจากนี้ไฟล์ mde และ .accde ได้รับการสนับสนุน ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่คุณจะต้องสร้างฐานข้อมูลใหม่
-
-
ระบุหรือสร้างตารางที่คุณต้องการเติมข้อมูลจากการตอบกลับอีเมล ถ้าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลสำหรับตารางที่มีอยู่ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของพวกเขา
หมายเหตุ: ชนิดเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา AutoNumber, OLE และแบบหลายค่าจะไม่สามารถรวบรวมได้โดยใช้ข้อความอีเมล
ถ้าการดำเนินการรวบรวมข้อมูลของคุณรวบรวมตารางอย่างน้อยสองตารางคุณต้องสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและใช้เป็นแหล่งระเบียนของฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีรวมเขตข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจากตารางต้นแบบ ถ้าคุณกำลังใช้คิวรีที่มีอยู่ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของโฟลเดอร์นั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตารางให้ดูบทความบทนำสู่แบบสอบถาม
เก็บข้อมูลเป็นระเบียนใหม่ในสถานการณ์ต่อไปนี้:
-
ถ้าข้อมูลจะเติมข้อมูลหลายตาราง
-
ถ้าตารางปลายทางไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ค่าคีย์หลักจำเป็นต้องมีการแมปแต่ละการตอบกลับไปยังระเบียนที่มีอยู่ ถ้าตารางปลายทางของคุณไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลักให้เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตอนนี้หรือกำหนดเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันเป็นคีย์หลัก
-
ถ้าตารางปลายทางไม่มีระเบียนใดๆ ถ้าตารางว่างเปล่าตัวช่วยสร้างจะสันนิษฐานว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียน
-
ถ้าที่อยู่อีเมลของผู้รับไม่ได้ถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล เมื่อรวบรวมข้อมูลเพื่ออัปเดตระเบียนคุณจะไม่สามารถพิมพ์ที่อยู่ในข้อความที่สร้างตัวช่วยสร้างด้วยตนเองได้ เขตข้อมูลที่อยู่ต้องอยู่ในตารางปลายทางหรือในตารางที่มีความสัมพันธ์กับตารางปลายทาง
เริ่มต้นใช้งาน
-
เปิดฐานข้อมูลที่จะเก็บข้อมูลที่รวบรวมไว้
-
เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางเดียวให้เลือกตารางในบานหน้าต่างนำทาง เมื่อต้องการเติมข้อมูลหลายตารางที่เกี่ยวข้องให้เลือกคิวรีที่ถูกผูกไว้กับตารางเหล่านี้
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง:
-
บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มรวบรวมข้อมูลให้คลิกสร้างอีเมล
-
คลิกขวาที่ตารางหรือแบบสอบถามแล้วคลิกรวบรวมและอัปเดตข้อมูลผ่านทางอีเมล
หมายเหตุ: ถ้าตารางไม่มีเขตข้อมูลใดๆหรือมีเฉพาะ AutoNumber, วัตถุ OLE, สิ่งที่แนบมาหรือชนิดเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่า Access จะแสดงข้อความต่อไปนี้:ตารางหรือคิวรีที่เลือกไม่มีเขตข้อมูลใดๆที่สนับสนุนการรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล
-
ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่สนับสนุนการรวบรวมข้อมูลตัวช่วยสร้างจะเริ่มทำงาน ถ้าตารางปลายทางสนับสนุนทั้งการเพิ่มและการอัปเดตข้อมูลตัวช่วยสร้างจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนที่จำเป็นในการรวบรวมข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมล
ใช้ส่วนต่อไปนี้เป็นการอ้างอิงสำหรับคำถามใดๆที่คุณอาจมีถึง7ขั้นตอนหลักๆของกระบวนการดังต่อไปนี้
เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง
เลือกชนิดของฟอร์มที่ยึดตามความง่ายในการใช้งานสำหรับตัวคุณเองและผู้รับของคุณ
เลือกฟอร์ม HTML ฟอร์ม HTML สามารถดูและแก้ไขโดยผู้ใช้ที่มีอีเมลไคลเอ็นต์สนับสนุน HTML
เลือกฟอร์ม Microsoft InfoPath คุณจะเห็นตัวเลือกนี้ถ้า InfoPath ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น เลือกตัวเลือกนี้ก็ต่อเมื่อผู้รับของคุณทั้งหมดมี InfoPath และ Outlook ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเท่านั้น ฟอร์ม InfoPath มีการป้อนข้อมูลและสภาพแวดล้อมการแก้ไขข้อมูลที่ดียิ่งขึ้น
หน้าตัวช่วยสร้างที่แสดงถัดไปจะขึ้นอยู่กับว่าวัตถุปลายทางสนับสนุนการอัปเดตข้อมูลหรือไม่ ถ้าวัตถุเป็นแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตารางหรือถ้าตารางนั้นเป็นตารางที่ไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลักหรือไม่มีระเบียนใดตัวช่วยสร้างจะสันนิษฐานว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่และพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ในกรณีอื่นๆทั้งหมดตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุว่าคุณต้องการเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลก่อนที่จะขอให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม
เลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่
ระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อมูล ชนิดของฟอร์มที่คุณกำลังใช้จะมีผลต่อจำนวนของระเบียนใหม่ที่ผู้รับสามารถส่งให้คุณได้ในการตอบกลับเดียว เมื่ออัปเดตข้อมูลจำนวนระเบียนที่ต้องได้รับการอัปเดตโดยผู้รับระบุจำนวนของฟอร์มที่เสร็จสมบูรณ์แล้วซึ่งจะถูกรวมอยู่ในข้อความ
หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลในกล่องที่อยู่ของข้อความอีเมลเมื่อข้อความถูกสร้างขึ้น เมื่อต้องการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่อีเมลแอดเดรสของผู้รับจะต้องถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีต้นแบบหรือในตารางที่เกี่ยวข้อง
ระบุข้อมูลที่คุณต้องการเก็บรวบรวม
เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะรวมไว้ในฟอร์มของคุณคุณจะไม่จำเป็นต้องรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบในฟอร์ม อย่างไรก็ตามต้องเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้:
-
เขตข้อมูลที่จำเป็น: เขตข้อมูลที่ถูกทำเครื่องหมายด้วยสัญลักษณ์เครื่องหมายดอกจัน (*) เป็นเขตข้อมูลที่จำเป็น ถ้าคุณกำลังรวบรวมระเบียนใหม่ตัวช่วยสร้างจะรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีคุณสมบัติที่จำเป็นต้องถูกตั้งค่าเป็นYesโดยอัตโนมัติ ถ้าเขตข้อมูลที่จำเป็นต้องมีระเบียนว่างเปล่า Access จะไม่สามารถเพิ่มระเบียนลงในตารางได้
-
ชนิดเขตข้อมูลที่ไม่ได้รับการสนับสนุน: คุณจะไม่สามารถรวมชนิดเขตข้อมูลบางชนิดในฟอร์มเช่น AutoNumber สิ่งที่แนบมาวัตถุ OLE หรือเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่าได้
-
เขตข้อมูลคีย์หลัก: ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ค่าในเขตข้อมูลเมื่อเพิ่มระเบียนได้อย่างไรก็ตาม การตอบกลับจะไม่ถูกประมวลผลถ้าค่าที่ระบุถูกใช้งานอยู่
หมายเหตุ: สำหรับเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลที่รวมอยู่ภายใต้คุณสมบัติเขตข้อมูลให้ระบุป้ายชื่อแล้วคลิกอ่านอย่างเดียวถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในเขตข้อมูลนั้น
ระบุการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง
คุณสามารถเลือกการประมวลผลการตอบกลับโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง การประมวลผลอัตโนมัติหมายความว่าเมื่อคุณได้รับข้อความตอบกลับ Outlook และ Access จะทำงานร่วมกันเพื่อส่งออกข้อมูลไปยังตารางปลายทางในฐานข้อมูลของคุณ การประมวลผลอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายาม การดำเนินการด้วยตนเองหมายความว่าคุณเริ่มต้นการดำเนินการส่งออกเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook ไปยังตารางปลายทางใน Access
การตอบกลับจะถูกส่งออกไปยังตารางปลายทางตราบเท่าที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ในขณะที่การตอบกลับไปยังกล่องจดหมายของคุณ:
-
Outlook ต้องทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว ถ้า Outlook ไม่ได้ทำงานอยู่การประมวลผลจะเริ่มต้นในครั้งถัดไปที่คุณเริ่ม Outlook
-
Access ต้องไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากคุณได้ส่งข้อความอีเมล
-
ชื่อของตารางและแบบสอบถามและคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่รวมอยู่ในฟอร์มจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล
-
คุณต้องมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของตารางและแบบสอบถามต้นแบบ
หมายเหตุ: ถ้าการประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลวให้ลองแก้ไขปัญหาใดๆจากนั้นส่งออกการตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆที่เข้าถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหายังคงมีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ
ตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
เมื่อต้องการระบุโฟลเดอร์ Outlook อื่นที่จัดเก็บการตอบกลับบนหน้าระบุวิธีที่คุณต้องการประมวลผลหน้าการตอบกลับของตัวช่วยสร้างให้คลิกชื่อโฟลเดอร์ ในกล่องโต้ตอบเลือกโฟลเดอร์ให้เลือกโฟลเดอร์อื่นหรือคลิกใหม่เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่
ถ้าคุณคลิกตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือปรับการตั้งค่าการนำเข้าให้ดูตารางต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน:
|
ตัวเลือก |
ผลลัพธ์ |
|---|---|
|
ละทิ้งการตอบกลับจากผู้ที่คุณไม่ได้ส่งข้อความ |
เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการให้มีการประมวลผลข้อความที่ส่งโดยผู้รับเดิมของข้อความของคุณโดยอัตโนมัติ การตอบกลับจากบุคคลอื่นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางแต่จะไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ |
|
ยอมรับการตอบกลับหลายรายการจากผู้รับแต่ละราย |
เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการเพียงการตอบกลับครั้งแรกจากผู้รับแต่ละคนที่จะประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับที่สองและถัดมาจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางแต่จะไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ หมายเหตุ: การตั้งค่านี้จะควบคุมจำนวนการตอบกลับเท่านั้นและไม่ใช่จำนวนของระเบียนภายในการตอบกลับเดียวซึ่งจะถูกประมวลผล ในคำอื่นๆถ้าคุณส่งฟอร์ม InfoPath ผู้ใช้จะสามารถส่งระเบียนหลายระเบียนในการตอบกลับเดียวและ Access จะประมวลผลระเบียนทั้งหมดในการตอบกลับโดยอัตโนมัติแม้ว่าจะไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ไว้ก็ตาม |
|
อนุญาตให้มีการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น |
เมื่อผู้รับใช้ฟอร์ม InfoPath ในการอัปเดตข้อมูลข้อมูลเหล่านี้จะสามารถส่งระเบียนใหม่ได้นอกเหนือจากการอัปเดตเป็นระเบียนที่มีอยู่แล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อประมวลผลเฉพาะการอัปเดตไปยังระเบียนที่มีอยู่ |
|
จำนวนการตอบกลับที่จะประมวลผล |
พิมพ์จำนวนการตอบกลับทั้งหมด (จากผู้รับทั้งหมด) ที่คุณต้องการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้การตอบกลับทั้งหมดได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติให้ใส่ค่าที่มีขนาดใหญ่เช่น๕๐๐๐ในกล่องข้อความ การตอบกลับที่ได้รับหลังจากที่ค่าที่ระบุจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางแล้วแต่จะไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ |
|
วันที่และเวลาที่จะหยุด |
ระบุเวลาที่การประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติควรหยุดสำหรับข้อความอีเมลนี้ การตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันที่และเวลานี้จะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางแต่จะไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ |
เมื่อต้องการเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ในภายหลังบนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มรวบรวมข้อมูลให้คลิกจัดการการตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบจัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าแล้วคลิกตัวเลือกข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในกล่องโต้ตอบจะมีผลต่อการตอบกลับต่อมาทั้งหมดที่คุณได้รับสำหรับข้อความนั้น
การประมวลผลการตอบกลับด้วยตนเอง
เมื่อต้องการควบคุมเวลาและการตอบกลับที่ถูกประมวลผลอย่าเลือกตัวเลือกกระบวนการอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook จนกว่าคุณจะเลือกและคลิกขวาที่การตอบกลับแต่ละรายการในโฟลเดอร์แล้วคลิกส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Accessในเมนูทางลัด
ในบางกรณีคุณอาจจำเป็นต้องประมวลผลการตอบกลับที่ล้มเหลวในการประมวลผลโดยอัตโนมัติด้วยตนเอง
โปรดจำสิ่งต่อไปนี้ก่อนที่จะส่งออกข้อมูล
-
ไม่ควรเปิดฐานข้อมูล Access ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลและชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลนั้นจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากคุณได้ส่งข้อความอีเมล
-
ชื่อของตารางและแบบสอบถามและคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่รวมอยู่ในฟอร์มจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล
-
คุณต้องมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของตารางและแบบสอบถามต้นแบบ
เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ
ถ้าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลใหม่เท่านั้นคุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลได้สองวิธีดังนี้
-
พิมพ์ที่อยู่อีเมลแต่ละรายการในข้อความอีเมล Outlook หรือเลือกที่อยู่จากสมุดรายชื่อ
-
ใช้เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลในตารางหรือคิวรีของฐานข้อมูล Access ปัจจุบัน
หมายเหตุ: เมื่อรวบรวมข้อมูลเพื่ออัปเดตระเบียนที่มีอยู่คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้เนื่องจากที่อยู่อีเมลของผู้รับต้องพร้อมใช้งานเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูลก่อน
การใส่ที่อยู่อีเมลโดยตรงใน Outlook
ถ้าคุณกำลังระบุผู้รับของคุณใน Outlook คุณสามารถแสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความก่อนที่จะส่งได้ ในเนื้อความของข้อความอีเมลที่มีการแนะนำสั้นๆและฟอร์ม ขอแนะนำให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆกับฟอร์ม การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างฟอร์มอาจทำให้ไม่สามารถประมวลผลการตอบกลับได้
การใช้ที่อยู่อีเมลที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล
ตัวเลือกในการเลือกตารางที่เกี่ยวข้องอ้างอิงไปยังตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อต้องการดูหรือแก้ไขความสัมพันธ์ของตารางในฐานข้อมูลของคุณบนเครื่องมือฐานข้อมูล แท็บในกลุ่มความสัมพันธ์ให้คลิกความสัมพันธ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ให้ดูบทความคำแนะนำเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตาราง
ตรวจทานและระบุรายชื่อผู้รับ
ขั้นตอนหลักสุดท้ายที่เกี่ยวข้องกับการแสดงตัวอย่างและการปรับแต่งข้อความอีเมลปรับแต่งรายชื่อผู้รับของคุณแล้วส่งข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลของคุณ
สร้างและส่งข้อความอีเมล
เมื่อตัวช่วยสร้างจะแจ้งให้คุณทราบว่าตอนนี้คุณสามารถสร้างข้อความอีเมลได้แล้วและจะแสดงวิธีการดูสถานะอีเมลโดยใช้คำสั่งจัดการการตอบกลับข้อความเตือนบางข้อความอาจปรากฏขึ้น ตารางต่อไปนี้จะอธิบายคำเตือนแต่ละคำเตือนและการดำเนินการที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว
|
Warning ข้อความเตือน |
คำอธิบาย |
S olution |
|---|---|---|
|
บางระเบียนไม่มีที่อยู่ที่ถูกต้องในเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่ระบุ ไม่มีข้อมูลจะถูกส่งกลับสำหรับแถวเหล่านี้ |
เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกมีค่า null |
ถ้าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลสำหรับระเบียนทั้งหมดให้ออกจากตัวช่วยสร้างและแทนที่ค่า null ด้วยที่อยู่อีเมล จากนั้นเริ่มตัวช่วยสร้างอีกครั้ง |
|
ขณะนี้คุณมีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลบนฐานข้อมูลแล้ว การประมวลผลอัตโนมัติจะล้มเหลวจนกว่าจะมีการเปิดใช้งานการล็อก |
คุณมีฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลในขณะนี้ |
ถ้าคุณเลือกที่จะให้การประมวลผลการตอบกลับโดยอัตโนมัติการประมวลผลล้มเหลวเนื่องจาก Access ไม่สามารถเพิ่มหรืออัปเดตฐานข้อมูลที่มีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลได้ ปิดและเปิดฐานข้อมูลในโหมดที่ไม่ใช่เอกสิทธิ์เฉพาะหน้าทันทีหลังจากที่ส่งข้อความ |
|
ข้อความอีเมลเหล่านี้อาจมีข้อมูลที่เป็นความลับหรือเป็นธรรมชาติที่เป็นความลับ |
คุณกำลังรวบรวมข้อมูลเพื่ออัปเดตระเบียนที่มีอยู่และฟอร์มที่คุณกำลังจะส่งจะเสร็จสมบูรณ์ด้วยข้อมูลที่มีอยู่ |
ถ้าเขตข้อมูลฟอร์มบางเขตข้อมูลมีข้อมูลที่สำคัญให้กลับไปที่ขั้นตอนของตัวช่วยสร้างที่คุณเลือกเขตข้อมูลและเอาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่มีความสำคัญออกจากฟอร์ม |
หลังจากที่คุณแสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความแล้วคุณสามารถกรองเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลและเลือกผู้รับของคุณได้ เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่สอดคล้องกัน ถ้าคุณเห็นกล่องโต้ตอบแสดงรายการที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องให้ทำบันทึกย่อของที่อยู่ในรายการแล้วคลิกออก ตรวจสอบที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องให้ทำการแก้ไขที่จำเป็นแล้วลองส่งข้อความอีกครั้ง
