การเรียกข้อมูลรายการตัวกรองรายงาน PivotTable ทีละครั้ง

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคําสั่ง ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart อยู่บนแถบเครื่องมือด่วน หากคุณไม่เห็น ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

   แถบเครื่องมือด่วนอยู่ที่ไหน

   1. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากแถบเครื่องมือ จากนั้น คลิก คำสั่งเพิ่มเติม

   2. ที่ด้านล่าง เลือกคำสั่งจาก ให้เลือก คำสั่งทั้งหมด

   3. ในรายการ ให้เลือก ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart คลิก เพิ่ม จากนั้น คลิก ตกลง

2. ในตอนนี้ ให้คลิกไอคอน ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart บนแถบเครื่องมือด่วน

3. บนหน้า ขั้นตอนที่ 1 ของตัวช่วยสร้าง ให้เลือก แหล่งข้อมูลภายนอก แล้วคลิก ถัดไป

4. บนหน้า ขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก รับข้อมูล

5. เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ODBC ให้ดูที่ ใช้ Microsoft Query เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอก

6. บนหน้า ขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เค้าโครง

7. ในกล่องโต้ตอบ เค้าโครง ให้ลากเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลไปยังพื้นที่ ตัวกรองรายงาน

8. สําหรับเขตข้อมูลตัวกรองรายงานแต่ละเขตข้อมูล ให้ทําดังต่อไปนี้

   1. คลิกเขตข้อมูลสองครั้ง

      กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกขั้นสูงของเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้น

   2. เมื่อต้องการเรียกใช้เฉพาะข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลทุกครั้งที่คุณเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงาน ให้คลิก คิวรีแหล่งข้อมูลภายนอกเมื่อคุณเลือกรายการเขตข้อมูลตัวกรองรายงานแต่ละรายการ (ต้องใช้หน่วยความจําน้อยกว่า)

      เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ย้ายเขตข้อมูลตัวกรองรายงานไปยังพื้นที่ ป้ายชื่อแถวป้ายชื่อคอลัมน์ หรือ ค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปิดใช้งานการ Pivot ของเขตข้อมูลนี้ (แนะนํา)

      เมื่อต้องการกลับไปยังการดําเนินการเริ่มต้น การรับข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลทุกครั้งที่คุณเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงาน ให้คลิก เรียกใช้ข้อมูลภายนอก สําหรับรายการเขตข้อมูลตัวกรองรายงานทั้งหมด (ประสิทธิภาพที่รวดเร็วขึ้น)

คุณสามารถกําหนดค่าตัวกรองรายงานเพื่อเรียกใช้ข้อมูลที่เลือกจากแหล่งข้อมูลของ PivotTable ได้โดยใช้กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกขั้นสูงของเขตข้อมูล PivotTable ในตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Excel จะเรียกใช้ข้อมูลต้นฉบับทั้งหมดสําหรับ PivotTable ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ถูกกรองออก (ดังนั้นจึงไม่แสดงในรายงาน) เมื่อคุณสร้างหรือ รีเฟรช รายงาน เมื่อคุณกําหนดค่าตัวกรองรายงานให้เรียกใช้ข้อมูลเฉพาะสําหรับรายการที่คุณระบุในตัวกรองคุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลจํานวนน้อยตามที่ต้องการ ในแต่ละครั้งที่คุณแสดงรายการที่แตกต่างกันในตัวกรอง เฉพาะชุดย่อยของข้อมูลสําหรับรายการใหม่เท่านั้นที่จะถูกเรียกใช้ คุณสามารถกําหนดค่าตัวกรองรายงานได้มากเท่าที่คุณต้องการ แล้วนํามาใช้ตามต้องการ

ประสิทธิภาพได้รับผลกระทบอย่างไร

เมื่อตัวกรองรายงานถูกกําหนดค่าให้เรียกใช้ข้อมูลสําหรับรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการ (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด ) รายการ (ทั้งหมด) จะสรุปชุดข้อมูลทั้งหมดไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีจาง) และคําสั่ง แสดงหน้าตัวกรองรายงาน (บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม PivotTable เมื่อคุณคลิกลูกศรถัดจาก ตัวเลือก) จะไม่พร้อมใช้งานด้วย แต่ละครั้งที่คุณเลือกรายการอื่น คุณจะเรียกใช้ข้อมูลน้อยลง แต่คุณยังคงต้องรอให้เรียกใช้ข้อมูล ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากแหล่งข้อมูลภายนอก คุณจะไม่สามารถเลือกรายการอื่นได้จนกว่าคุณจะสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลนั้นอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณทํางานกับข้อมูลจํานวนมากเกินกว่าที่คุณจะทําได้

ถ้าคุณเรียกใช้ข้อมูลทั้งหมดสําหรับรายการทั้งหมด การดําเนินการเรียกข้อมูลเริ่มต้นอาจใช้เวลานานขึ้น แต่คุณสามารถเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงานได้โดยไม่หน่วงเวลา เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจะถูกโหลดลงในหน่วยความจําบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณยังสามารถเปิดสรุปชุดข้อมูลที่สมบูรณ์ได้โดยการเลือกรายการ (ทั้งหมด) และจัดระเบียบรายงานใหม่เพื่อใช้ตัวกรองรายงานในพื้นที่อื่น ตัวเลือก (ทั้งหมด) ช่วยให้คุณใช้งานได้หลากหลายที่สุดเมื่อจํานวนข้อมูลทั้งหมดที่จะเรียกใช้อยู่ภายในขีดจํากัดหน่วยความจําที่มีอยู่ของคอมพิวเตอร์ของคุณ

การย้ายตัวกรองรายงาน

ถ้าคุณลากตัวกรองรายงานที่ได้รับการกําหนดค่าให้เรียกข้อมูลทั้งหมดสําหรับรายการทั้งหมดไปยังตําแหน่งอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพยายามทําให้เป็นป้ายชื่อแถว Excel จะพยายามเรียกใช้ข้อมูลสําหรับรายการทั้งหมด และคุณอาจมีทรัพยากรคอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ทําเช่นนี้ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วน เรียกใช้ข้อมูลตัวกรองรายงานสําหรับแต่ละรายการหรือสําหรับรายการทั้งหมด

การดึงข้อมูลสําหรับรายการเมื่อตัวกรองรายงานไม่พร้อมใช้งาน

ความสามารถในการใช้ฟีเจอร์นี้ไม่พร้อมใช้งานภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• รายงานที่ยึดตามข้อมูลต้นฉบับจากฐานข้อมูล OLAP จะคิวรีข้อมูลตามที่จําเป็นโดยอัตโนมัติ และอย่าใช้ฟีเจอร์นี้

• PivotTable กําลังแชร์แคชข้อมูลกับ PivotTable อื่นอย่างน้อยหนึ่งรายการ

• โปรแกรมควบคุม ODBC สําหรับฐานข้อมูลภายนอกที่คุณกําลังสอบถามไม่สนับสนุนแบบสอบถามพารามิเตอร์ โปรแกรมควบคุม ODBC ที่ให้มาพร้อมกับ Microsoft Office แบบสอบถามพารามิเตอร์การสนับสนุนทั้งหมด คุณสามารถติดต่อผู้จําหน่ายโปรแกรมควบคุมของบริษัทอื่นเพื่อตรวจสอบว่ามีการสนับสนุนนี้หรือไม่