คุณสามารถใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บเพื่อช่วยในการจัดการอีเมลของคุณ
-
ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลควบคุมความยาวของข้อความของคุณจะถูกบันทึก
-
นโยบายการเก็บถาวรจะควบคุมความยาวของข้อความที่เหลืออยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะย้ายไปยังที่เก็บถาวร
ป้ายชื่อและนโยบายเหล่านี้สามารถกำหนดให้กับทั้งข้อความและโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณได้
หมายเหตุ: ตัวเลือกในการกำหนดป้ายการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรสำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณอาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับคุณถ้าผู้ดูแลระบบ IT ของคุณไม่ได้เปิดใช้งานสำหรับองค์กรหรือโรงเรียนของคุณ
เลือกเวอร์ชันของคุณสำหรับคำแนะนำ
คำแนะนำจะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ Outlook บนเว็บ รุ่นเบต้าอยู่หรือไม่ เลือก Outlook บนเว็บ เวอร์ชันที่คุณกำลังใช้เพื่อดูขั้นตอนที่คุณนำไปใช้ได้
|
ถ้ากล่องจดหมายของคุณมีลักษณะ... |
ถ้ากล่องจดหมายของคุณมีลักษณะ... |
|
|
|
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรของคุณมีโลโก้ในแถบเครื่องมือ คุณอาจเห็นบางอย่างที่แตกต่างไปจากที่แสดงทางด้านบน
คำแนะนำสำหรับ Outlook รุ่นเบต้าบนเว็บ
วิธีใช้งานสำหรับ Outlook แบบคลาสสิกบนเว็บ
หมายเหตุ: ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรถูกสร้างโดยผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ คุณอาจสามารถเพิ่มหรือเอาป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรเพิ่มเติมออกได้ ป้ายชื่อที่จำเป็นและนโยบายไม่สามารถเอาออกได้
เมื่อต้องการกำหนดป้ายชื่อการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวรให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์:
-
ไปที่หน้าลงชื่อเข้าใช้ของ Microsoft ๓๖๕ ใส่ที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านสำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณแล้วเลือกลงชื่อเข้าใช้
-
ในรายการข้อความหรือบานหน้าต่างโฟลเดอร์ให้คลิกขวาที่ข้อความหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการกำหนดนโยบายจากนั้นเลือกกำหนดนโยบาย
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของชนิดของป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรที่อาจพร้อมใช้งาน:
-
เลือกป้ายชื่อการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวรที่คุณต้องการกำหนดให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้ข้อความปฏิบัติตามนโยบายเดียวกันกับโฟลเดอร์ที่อยู่ในให้เลือกใช้นโยบายโฟลเดอร์แม่
ข้อความที่ถูกเอาออกโดยป้ายชื่อการเก็บข้อมูลอาจถูกลบออกอย่างถาวรหรืออาจถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ การกู้คืนรายการจะได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบ IT ขององค์กรของคุณนานเท่าใด ระยะเวลาเริ่มต้นคือ30วัน
เมื่อต้องการกู้คืนข้อความที่ถูกเอาออกโดยป้ายชื่อการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวร:
-
ใช้กู้คืนรายการที่ถูกลบในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ ถ้ารายการไม่อยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณอีกต่อไปให้ดูกู้คืนรายการที่ถูกลบหรืออีเมลใน Outlook บนเว็บ
-
เมื่อคุณกู้คืนรายการคุณจำเป็นต้องใส่ข้อมูลลงในโฟลเดอร์ที่ไม่มีนโยบายที่เกี่ยวข้องหรือเอานโยบายออกจากรายการหลังจากที่คุณกู้คืน มิฉะนั้นรายการอาจถูกเอาออกอีกครั้ง
-
คุณไม่สามารถกำหนดป้ายชื่อสำหรับการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวรสำหรับรายการบนปฏิทินของคุณได้
-
ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรจะได้รับการประมวลผลทุกๆ7วัน
