ค้นหาระเบียนที่มีวันที่ล่าสุดหรือน้อยที่สุด

พิจารณาใช้ตัวกรองแทนคิวรีที่มีค่าสูงสุด

โดยปกติแล้ว ตัวกรองจะดีกว่าถ้าคุณมีวันที่ที่เฉพาะเจาะจงอยู่ในใจ เมื่อต้องการกําหนดว่าคุณควรสร้างคิวรีค่าสูงสุดหรือนําตัวกรองไปใช้ ให้พิจารณาดังต่อไปนี้:

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับวันที่ ก่อนหน้า หรือหลังจากวันที่ที่ระบุ ให้ใช้ตัวกรอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูวันที่สําหรับยอดขายระหว่างเดือนเมษายนและกรกฎาคม ให้คุณใช้ตัวกรอง

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับจํานวนที่ระบุของระเบียนที่มีวันที่ล่าสุดหรือวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูล และคุณไม่ทราบค่าวันที่ที่แน่นอน หรือไม่สําคัญ คุณสร้างคิวรีค่าสูงสุด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูไตรมาสยอดขายที่ดีที่สุดห้าไตรมาส ให้ใช้คิวรีที่มีค่าสูงสุด

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้ตัวกรอง ให้ดูบทความ นําตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

ด้านบนของหน้า

วางข้อมูลตัวอย่างลงในเวิร์กชีต Excel

1. เริ่มต้น Excel เวิร์กบุ๊กเปล่าจะเปิดขึ้น

2. กด SHIFT+F11 เพื่อแทรกเวิร์กชีต (คุณจะต้องมีสี่รายการ)

3. คัดลอกข้อมูลจากแต่ละตารางตัวอย่างลงในเวิร์กชีตเปล่า รวมส่วนหัวของคอลัมน์ (แถวแรก)

สร้างตารางฐานข้อมูลจากเวิร์กชีต

1. เลือกข้อมูลจากเวิร์กชีตแรก รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์

2. คลิกขวาที่บานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก วาง

3. คลิก ใช่ เพื่อยืนยันว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์

4. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 1-3 สําหรับแต่ละเวิร์กชีตที่เหลือ

สร้างคิวรีค่าสูงสุดพื้นฐาน

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. ดับเบิลคลิกที่ตาราง พนักงาน แล้วคลิก ปิด

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้เพิ่มตาราง Employees ลงในคิวรี

3. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณลงในตารางออกแบบ คุณสามารถดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูล หรือลากแล้วปล่อยแต่ละเขตข้อมูลบนเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล

   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้เพิ่มเขตข้อมูล ชื่อ นามสกุล และ วันเกิด

4. ในเขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดของคุณ (เขตข้อมูล วันเกิด ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง) ให้คลิกแถว เรียงลําดับ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย

   ลําดับการจัดเรียงจากมากไปหาน้อยจะส่งกลับวันที่ล่าสุด และลําดับการจัดเรียงจากน้อยไปหามากจะส่งกลับวันที่แรกสุด

   สิ่งสำคัญ: คุณต้องตั้งค่าในแถว เรียงลําดับ เท่านั้น สําหรับเขตข้อมูลที่มีวันที่ของคุณ ถ้าคุณระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับเขตข้อมูลอื่น คิวรีจะไม่ส่งกลับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก ทั้งหมด (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

6. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

7. บันทึกคิวรีเป็น NextBirthDays

คุณจะเห็นว่าคิวรีที่มีค่าสูงสุดชนิดนี้สามารถตอบคําถามพื้นฐาน เช่น ใครคือบุคคลที่เก่าที่สุดหรืออายุน้อยที่สุดในบริษัท ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการใช้นิพจน์และเกณฑ์อื่นๆ เพื่อเพิ่มพลังและความยืดหยุ่นให้กับคิวรี เกณฑ์ที่แสดงในขั้นตอนถัดไปจะส่งกลับวันเกิดของพนักงานสามคนถัดไป

เพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรี

ขั้นตอนเหล่านี้ใช้คิวรีที่สร้างไว้ในกระบวนงานก่อนหน้านี้ คุณสามารถทําตามคิวรีที่มีค่าสูงสุดอื่นได้ ตราบใดที่คิวรียังมีข้อมูลวันที่/เวลาจริง ไม่ใช่ค่าข้อความ

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่คิวรี NextBirthDays แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ทางด้านขวาของ BirthDate ให้ใส่ดังต่อไปนี้:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate])
   นิพจน์นี้จะแยกเดือนจาก BirthDate โดยใช้ฟังก์ชัน DatePart

3. ในคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบคิวรี ให้ใส่ดังต่อไปนี้:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   นิพจน์นี้จะแยกวันของเดือนจาก BirthDate โดยใช้ฟังก์ชัน DatePart

4. ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง สําหรับแต่ละนิพจน์สองนิพจน์ที่คุณเพิ่งใส่

5. คลิกแถว เรียงลําดับ สําหรับแต่ละนิพจน์ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก

6. ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ วันเกิด ให้พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date()):
   

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) ระบุว่าวันเกิดของพนักงานแต่ละคนจะอยู่ในเดือนในอนาคต

   • Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) ระบุว่าถ้าวันเกิดเกิดขึ้นในเดือนปัจจุบัน วันเกิดจะตรงกับหรือหลังวันปัจจุบัน

     โดยสรุป นิพจน์นี้ไม่รวมระเบียนใดๆ ที่วันเกิดเกิดขึ้นระหว่างวันที่ 1 มกราคมและวันที่ปัจจุบัน

     เคล็ดลับ:  สําหรับตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้พิมพ์ 3 ในกล่อง Return

8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม

กระบวนงานนี้ใช้ ตารางตัวอย่างเหตุการณ์ และ ตารางตัวอย่าง EventType เพื่อตอบคําถามนี้:

เหตุการณ์ล่าสุดของแต่ละประเภทเหตุการณ์ไม่รวมคอนเสิร์ตคือเมื่อใด

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. ดับเบิลคลิกที่ตาราง เหตุการณ์ และ EventType
   แต่ละตารางจะปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี

3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล EventType ของตาราง EventType และเขตข้อมูล EventDate จากตาราง เหตุการณ์ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางออกแบบคิวรี

4. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูล EventType ให้ใส่ <>คอนเสิร์ต

   เคล็ดลับ:  สําหรับตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์ ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

6. ในตารางออกแบบคิวรี ให้คลิกแถว ผลรวม ของเขตข้อมูล EventDate แล้วคลิก Max

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมอง SQL

8. ในหน้าต่าง SQL ที่ส่วนท้ายของส่วนคําสั่ง SELECT หลังจากคําสําคัญ AS ให้แทนที่ MaxOfEventDate ด้วย MostRecent

9. บันทึกคิวรีเป็น MostRecentEventByType

สร้างคิวรีที่สองเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม

กระบวนงานนี้ใช้คิวรี MostRecentEventByType จากกระบวนงานก่อนหน้าเพื่อตอบคําถามนี้:

ใครคือลูกค้าที่เหตุการณ์ล่าสุดของแต่ละชนิดเหตุการณ์

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. บนแท็บ คิวรี ให้ดับเบิลคลิกคิวรี MostRecentEventByType

3. บนแท็บ ตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง เหตุการณ์ และตาราง ลูกค้า

4. ในตัวออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลต่อไปนี้:

   1. บนตาราง เหตุการณ์ ให้ดับเบิลคลิกที่ EventType

   2. บนคิวรี MostRecentEventByType ให้ดับเบิลคลิก MostRecent

   3. บนตาราง ลูกค้า ให้ดับเบิลคลิกที่ บริษัท

5. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เรียงลําดับ ของคอลัมน์ EventType ให้เลือก จากน้อยไปหามาก

6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า