ในบทความนี้
ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server
SharePoint Foundation 2010 เป็นเทคโนโลยีพื้นฐานสําหรับไซต์ SharePoint ที่พร้อมใช้งานฟรี และถูกเรียกว่า Windows SharePoint Services ในเวอร์ชันก่อนหน้า SharePoint Server 2010 ใช้เทคโนโลยี SharePoint Foundation เพื่อให้เฟรมเวิร์กที่สอดคล้องกันและคุ้นเคยสําหรับรายการและไลบรารี การดูแลไซต์ และการกําหนดเองของไซต์ ฟีเจอร์ใดๆ ที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation จะมีให้ใช้งานใน SharePoint Server 2010 เช่นกัน
อย่างไรก็ตาม SharePoint Server 2010 จะขยาย SharePoint Foundation โดยให้ฟีเจอร์และความสามารถเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น ทั้ง SharePoint Server และ SharePoint Foundation มีเทมเพลตไซต์สําหรับการทํางานร่วมกับผู้ร่วมงานบนไซต์ทีม บล็อก และเวิร์กสเปซการประชุม อย่างไรก็ตาม SharePoint Server มีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมขั้นสูง เช่น การแท็กและตัวดึงข้อมูลข่าวสารที่ช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณค้นพบ จัดระเบียบ นําทาง และแชร์ข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานได้ ในทํานองเดียวกัน SharePoint Server ปรับปรุงเทคโนโลยีการค้นหาจาก SharePoint Foundation เพื่อรวมฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์สําหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น ความสามารถในการค้นหาข้อมูลทางธุรกิจใน SAP, Siebel และแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ
ทั้ง SharePoint Foundation และ SharePoint Server ได้รับการออกแบบมาให้ทํางานกับโปรแกรม เซิร์ฟเวอร์ และเทคโนโลยีอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงโปรแกรมในระบบ Microsoft Office ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทําให้ไซต์ รายการ หรือไลบรารีออฟไลน์ใน SharePoint Workspace ทํางานกับเนื้อหาของไซต์ในขณะที่คุณยกเลิกการเชื่อมต่อจากเครือข่ายของคุณ แล้วซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่ออีกครั้ง คุณสามารถทํางาน SharePoint ได้มากมายจากภายในโปรแกรม Microsoft Office ที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มต้นหรือเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายจากภายใน Microsoft Word
ความสามารถของ SharePoint Server
ความสามารถของ SharePoint Server 2010 จะเน้นที่หกด้าน บทความนี้จะแนะนําความสามารถแต่ละอย่างสั้นๆ แล้วลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องที่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้
การทํางานร่วมกันและการประมวลผลทางสังคม
SharePoint Server 2010 ขยายฟีเจอร์การทํางานร่วมกันของ SharePoint Foundation โดยการส่งเสริมการเขียนอย่างง่ายจากเบราว์เซอร์หรือจากแอปพลิเคชันที่คุ้นเคย เช่น Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้เชื่อมโยงทรัพยากรกับการแท็กและการให้คะแนน และช่วยให้ผู้อื่นสามารถค้นหาคําตอบได้รวดเร็วยิ่งขึ้นผ่านตัวดึงข้อมูลข่าวสารและการค้นหาบุคคล
หนึ่งในตําแหน่งหลักที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้คือบน ไซต์ของฉัน ของคุณ ไซต์ของฉัน เป็นไซต์ SharePoint ของคุณเองที่คุณสามารถแชร์เอกสาร ลิงก์ และข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์ออนไลน์ได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถบล็อกเกี่ยวกับหัวข้อที่น่าสนใจหรือค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการในการทํางานของคุณ
คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการแชร์ และข้อมูลใดที่คุณต้องการเก็บเป็นส่วนตัวบน ไซต์ของฉัน ของคุณ คุณสามารถแท็กลิงก์ไปยังข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่บุคคลอื่นแท็กหรือแชร์บนตัวดึงข้อมูลข่าวสารของพวกเขาได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบน ไซต์ของฉัน ของคุณ ให้ดูที่ จัดการข้อมูลที่คุณแชร์ผ่าน ไซต์ของฉัน และโปรไฟล์ของคุณ
SharePoint Server 2010 ยังเปิดใช้งานการเข้าร่วมได้จากทุกที่ด้วยการนําเสนอประสบการณ์การใช้งาน SharePoint Workspace ที่สมบูรณ์ในขณะที่ออนไลน์หรือถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากเครือข่ายของคุณ และทําให้ผู้ใช้ทํางานร่วมกันระหว่างเดินทางได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
การจัดการเนื้อหาองค์กร
การจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) จาก Microsoft ช่วยให้องค์กรเอาชนะความท้าทายที่เกิดจากเนื้อหาที่ไม่มีการจัดการจํานวนมาก SharePoint Server 2010 เป็นส่วนศูนย์กลางของโซลูชัน Microsoft ECM ซึ่งขยายการจัดการเนื้อหาให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรผ่านการรวมกับเครื่องมือที่คุ้นเคย เช่น ระบบ Microsoft Office โซลูชัน Microsoft ECM ให้ความสามารถในการจัดการตลอดวงจรชีวิตของเนื้อหา ตั้งแต่การสร้าง การแก้ไข และการทํางานร่วมกัน ไปจนถึงการหมดอายุ บนแพลตฟอร์มแบบรวมเดียว
SharePoint Server 2010 ช่วยองค์กรในการจัดการวงจรชีวิตของเนื้อหาทั้งหมดโดยให้ชุดฟีเจอร์ที่แตกต่างกันซึ่งทําให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายต่อไปนี้:
-
จัดการเนื้อหาที่หลากหลาย ความสามารถในการ จัดการเอกสาร ใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรสามารถรวมเนื้อหาที่หลากหลายจากหลายตําแหน่งที่ตั้งลงในที่เก็บที่มีการจัดการจากส่วนกลางโดยมีการจัดประเภทที่สอดคล้องกัน ฟีเจอร์ชุดเอกสารใหม่ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่ครอบคลุมเอกสารหลายรายการ ความสามารถในการค้นหาแบบรวมช่วยให้ผู้คนค้นหา แชร์ และใช้ข้อมูลนี้ได้ ความสามารถในการจัดการเมตาดาต้า เช่น ฟีเจอร์ที่เก็บคําแบบใหม่สามารถช่วยให้องค์กรสามารถจัดการ Metadata จากส่วนกลางข้ามไซต์ได้ Metadata คือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ใช้เพื่อช่วยระบุ จัดโครงสร้าง ค้นหา และจัดการข้อมูล การสนับสนุนใหม่สําหรับการนําทางที่อิงตามเมตาดาต้า และความสามารถในการฝังเขตข้อมูล Metadata ในเอกสารจะช่วยปรับปรุงการค้นหาและการค้นพบข้อมูล เนื้อหายังสามารถได้รับการป้องกันจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องมือการทํางานร่วมกัน เช่น เวิร์กโฟลว์ ช่วยให้ผู้อื่นสามารถทํางานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นเพื่อสร้าง ตรวจทาน และอนุมัติเอกสารในแบบที่มีโครงสร้าง
-
เป็นไปตามข้อกําหนดและข้อกําหนดทางกฎหมาย ความสามารถในการ จัดการระเบียน ใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บและป้องกันระเบียนทางธุรกิจไม่ว่าจะอยู่ในตําแหน่งถัดจากระเบียนที่กําลังดําเนินการหรือในที่เก็บส่วนกลางที่ล็อกไว้ องค์กรต่างๆ สามารถนํานโยบายการหมดอายุไปใช้กับระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ตามระยะเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับหรือนโยบายธุรกิจขององค์กร ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายต่อองค์กร บันทึกการตรวจสอบจะให้หลักฐานกับผู้ตรวจสอบภายในและภายนอกที่บันทึกข้อมูลไว้อย่างเหมาะสม การระงับสามารถวางไว้บนบันทึกที่เฉพาะเจาะจงภายใต้การค้นพบทางกฎหมายเพื่อป้องกันการทําลายของพวกเขา
-
จัดการเว็บไซต์หลายเว็บไซต์อย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถในการ จัดการเนื้อหาเว็บ ใน SharePoint Server 2010 ทําให้ผู้ใช้สามารถประกาศเนื้อหาเว็บด้วยเครื่องมือการสร้างเนื้อหาที่ใช้งานง่ายและกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่แล้วภายใน พนักงานสามารถอัปโหลดเนื้อหา ซึ่งรวมถึงรูปภาพ เสียง และวิดีโอไปยังเว็บไซต์ในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่ต้องขอรับการสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่ IT อย่างกว้างขวาง การสนับสนุนใหม่สําหรับ Rich Media มีไลบรารีแอสเซทใหม่พร้อมมุมมองและตัวเลือกที่หลากหลาย การสนับสนุนสําหรับวิดีโอเป็นชนิดเนื้อหา SharePoint โครงสร้างพื้นฐานของวิดีโอแบบสตรีม และโปรแกรมเล่นสื่อ Silverlight ที่สามารถสกินได้ เทมเพลตในรูปแบบของหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าจะช่วยให้องค์กรสามารถนําการกําหนดตราสินค้าที่สอดคล้องกันไปใช้กับหน้าได้ ฟีเจอร์การวิเคราะห์เว็บในตัวให้การสนับสนุนสําหรับรายงานการวิเคราะห์ปริมาณการใช้งาน การค้นหา และสินค้าคงคลัง SharePoint Server 2010 ยังมีโครงสร้างพื้นฐานในการปรับใช้และการจัดการแบบเดียวสําหรับอินทราเน็ต เอกซ์ทราเน็ต และไซต์อินเทอร์เน็ต รวมถึงไซต์หลายภาษา
การค้นหาระดับองค์กร
SharePoint Server 2010 นําเสนอโครงสร้างพื้นฐานการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเสริมความสามารถด้านประสิทธิภาพทางธุรกิจอื่นๆ เช่น การจัดการเนื้อหาองค์กรและการทํางานร่วมกันเพื่อช่วยให้ผู้คนได้รับคําตอบได้เร็วขึ้นและเพิ่มผลกระทบของความรู้และความเชี่ยวชาญ
การค้นหาจะคํานึงถึงบริบทส่วนบุคคลของคุณและช่วยให้คุณปรับปรุงการค้นหาโดยใช้การนําทางแบบโต้ตอบเพื่อแนะนําคุณเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการ SharePoint Server จะขยายการเข้าถึงการค้นหาข้ามแหล่งเนื้อหาและชนิดเนื้อหาเพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลทั้งหมดในองค์กรของคุณ รวมถึงแอปพลิเคชันสําหรับองค์กร เช่น SAP, Siebel หรือฐานข้อมูลแบบกําหนดเอง และทําให้ข้อมูลพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่ต้องการ
ข่าวกรองธุรกิจ
ข่าวกรองธุรกิจคือชุดของวิธีการ เทคโนโลยี และกระบวนการที่ใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบขององค์กร และทําให้สามารถดําเนินการได้โดยนําข้อมูลนั้นไปใช้ในมือของบุคคลที่ต้องการใช้มากที่สุด เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลได้ ในฐานะที่เป็นส่วนสําคัญของแพลตฟอร์มข่าวกรองธุรกิจของ Microsoft SharePoint Server 2010 สามารถช่วยขยายความสามารถด้านข่าวกรองธุรกิจให้กับทุกคนภายในองค์กรเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อทําการตัดสินใจที่เหมาะสม
องค์กรของคุณอาจจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล ข้อความอีเมล และไฟล์สเปรดชีต SharePoint Server 2010 ช่วยให้คุณแยกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ และนําเสนอข้อมูลนั้นในรูปแบบที่อํานวยความสะดวกในการวิเคราะห์และการตัดสินใจ
Excel Services ช่วยให้ผู้มีอํานาจตัดสินใจสามารถประกาศ แชร์ และจัดการเวิร์กบุ๊ก Excel บนไซต์ SharePoint ได้ จากนั้น บุคคลอื่นๆ ในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนค่าเซลล์ สูตร และการจัดรูปแบบจากเบราว์เซอร์ขณะที่พวกเขาวิเคราะห์ข้อมูลได้
PerformancePoint Services ใน SharePoint Server 2010 สามารถเพิ่มความสามารถในการมองเห็นวัตถุประสงค์และเมตริกที่สําคัญขององค์กร และทําให้การวิเคราะห์และข้อมูลเชิงลึกมีเชิงลึกยิ่งขึ้น คุณหรือผู้อื่นในองค์กรของคุณสามารถสร้างและใช้แดชบอร์ดแบบโต้ตอบกับ Scorecard รายงาน และตัวกรองเพื่อค้นหาแนวโน้มได้ คุณยังสามารถเพิ่มแผนภูมิที่หลากหลายลงในไซต์ SharePoint ของคุณ และเชื่อมต่อแผนภูมิกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น รายการ SharePoint, รายการข้อมูลภายนอก, Business Data Connectivity Services, Excel Services หรือ Web Part อื่นๆ
พอร์ทัล
ด้วย SharePoint Server 2010 องค์กรสามารถสร้างและดูแลรักษาพอร์ทัลไซต์สําหรับทุกแง่มุมของธุรกิจของตน (พอร์ทัลอินทราเน็ตขององค์กร เว็บไซต์อินเทอร์เน็ตขององค์กร และพอร์ทัลไซต์กอง) อินทราเน็ตขององค์กรและพอร์ทัลแผนกสามารถเชื่อมต่อแต่ละไซต์ทั่วทั้งองค์กรและรวมการเข้าถึงแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ ทีมและบุคคลในองค์กรสามารถใช้พอร์ทัลไซต์เพื่อเข้าถึงความเชี่ยวชาญ ข้อมูล และแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่พวกเขาต้องการเพื่อทํางานของตนได้
บุคคลภายในองค์กรที่ใช้พอร์ทัลไซต์สามารถใช้ประโยชน์จากไซต์ ไซต์ของฉัน ของพวกเขาได้ ไซต์ของฉัน เป็นไซต์ส่วนบุคคลที่ให้ตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลางในการจัดการและจัดเก็บเอกสาร เนื้อหา ลิงก์ และที่ติดต่อของคุณ ไซต์ของฉัน ทําหน้าที่เป็นจุดติดต่อสําหรับผู้ใช้รายอื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคุณ ทักษะและความสนใจของคุณ ไซต์ของฉันมีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ในบทความนี้
SharePoint Server 2010 ยังมีฟีเจอร์ที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับแต่งประสบการณ์การใช้งานพอร์ทัลไซต์สําหรับผู้ใช้แต่ละราย เช่น การกําหนดเนื้อหาเป้าหมายให้กับผู้ใช้บางชนิด องค์กรของคุณสามารถกําหนดพอร์ทัลไซต์เองได้มากขึ้นโดยใช้โปรแกรมออกแบบเว็บที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น SharePoint Server 2010
กระบวนการและแบบฟอร์มทางธุรกิจ
SharePoint Server 2010 มีฟีเจอร์มากมายที่สามารถช่วยให้คุณรวมและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของการประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติโครงการหรือการตรวจทานเอกสาร โดยการจัดการและติดตามงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านั้น SharePoint Server 2010 มีเวิร์กโฟลว์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหลายเวิร์กโฟลว์ซึ่งคุณสามารถใช้ตามที่คุณต้องการหรือกําหนดเองได้ คุณยังสามารถใช้ Designer SharePoint เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองที่สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ
คุณยังสามารถสร้างฟอร์มบนเบราว์เซอร์และรวบรวมข้อมูลจากองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Microsoft InfoPath 2010
ส่วนต่างๆ ของไซต์ SharePoint
ไซต์คือกลุ่มของเว็บเพจที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งองค์กรของคุณสามารถทํางานในโครงการ จัดการประชุม และแชร์ข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมีไซต์ของตนเองที่จัดเก็บกําหนดการ ไฟล์ และข้อมูลขั้นตอน ทีมไซต์ของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์องค์กรขนาดใหญ่ที่แผนก ต่างๆ เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เขียนและประกาศข้อมูลและทรัพยากรสําหรับส่วนที่เหลือขององค์กร
ไซต์ SharePoint ทั้งหมดมีองค์ประกอบทั่วไปที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน ได้แก่ รายการ ไลบรารี Web Part และมุมมอง
รายการ รายการคือคอมโพเนนต์ของเว็บไซต์ที่องค์กรของคุณสามารถจัดเก็บ แชร์ และจัดการข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อติดตามงานที่มอบหมายหรือติดตามเหตุการณ์ของทีมบนปฏิทิน คุณยังสามารถทําแบบสํารวจหรือจัดการสนทนาบนกระดานอภิปรายได้
ไลบ รา รี ไลบรารีเป็นรายการชนิดพิเศษที่จัดเก็บแฟ้ม รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มต่างๆ คุณสามารถควบคุมวิธีการดู ติดตาม จัดการ และสร้างไฟล์ในไลบรารีได้
มุมมอง คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูข้อมูลในรายการหรือไลบรารีที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณหรือที่ตรงกับวัตถุประสงค์ได้ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมุมมองของรายการทั้งหมดในรายการที่นําไปใช้กับแผนกที่ระบุ หรือเพื่อเน้นเอกสารเฉพาะในไลบรารี คุณสามารถสร้างมุมมองของรายการหรือไลบรารีหลายมุมมองที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ คุณยังสามารถใช้ Web Part เพื่อแสดงมุมมองของรายการหรือไลบรารีบนหน้าที่แยกต่างหากของไซต์ของคุณ
Web Part Web Part คือหน่วยแบบโมดูลาร์ของข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นแบบเอกสารสําเร็จรูปพื้นฐานของหน้าส่วนใหญ่บนไซต์ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้าบนไซต์ของคุณ คุณสามารถใช้ Web Part เพื่อกําหนดไซต์ของคุณเองเพื่อแสดงรูปภาพและแผนภูมิ ส่วนของเว็บเพจอื่นๆ รายการเอกสาร มุมมองแบบกําหนดเองของข้อมูลทางธุรกิจ และอื่นๆ
เฉพาะไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์ของคุณ
ข้อมูลเฉพาะของการติดตั้งและการกําหนดค่า SharePoint ของคุณมีผลต่อสิ่งที่คุณเห็นและตัวเลือกที่พร้อมใช้งานบนไซต์ของคุณ
สิทธิ์ ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดเริ่มต้น คุณจะมีตัวเลือกในการจัดการไซต์อย่างเต็มรูปแบบ ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์ สนับสนุน หรือ อ่าน ตัวเลือกของคุณและการเข้าถึงเนื้อหาของไซต์จะถูกจํากัดมากขึ้น ตัวเลือกต่างๆ ที่กล่าวถึงในบทความนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่มีระดับสิทธิ์ผู้อ่าน ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้อ่านเนื้อหาแต่ไม่ทําการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากสิทธิ์ได้รับการออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและสามารถกําหนดเองได้ องค์กรของคุณอาจมีการตั้งค่าที่ไม่ซ้ํากันของตนเอง
กำหนด เอง องค์กรของคุณอาจกําหนดสิทธิ์และตราสินค้าของไซต์ของคุณเอง หรือแม้แต่การนําทางไซต์แบบกําหนดเองและตัวควบคุมที่ย้าย เช่น เมนู การกระทําในไซต์ ไปยังตําแหน่งที่ตั้งอื่นบนหน้า ในทํานองเดียวกัน องค์กรของคุณอาจตัดสินใจที่จะไม่ใช้ฟังก์ชันการทํางานของ Ribbon ที่เริ่มนํามาใช้ใน SharePoint 2010
เวอร์ชันของ SharePoint บทความนี้อธิบายวิธีการเริ่มต้นใช้งานใน SharePoint Server 2010 ถ้าคุณกําลังใช้ SharePoint เวอร์ชันก่อนหน้า ให้ดูวิธีใช้สําหรับเวอร์ชันนั้น
การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์
คุณสามารถเพิ่มข้อมูลลงในรายการและแฟ้มลงในไลบรารีได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ปุ่มที่คุณใช้เพื่อดําเนินการกระทําทั่วไปจะอยู่บน Ribbon ซึ่งอยู่ใกล้กับด้านบนสุดของหน้าบนหน้าส่วนใหญ่ของไซต์
ปุ่มบน Ribbon อาจเป็นสีเทาเนื่องจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งต่อไปนี้:
-
การดําเนินการนี้ไม่สามารถใช้ได้ หรือขึ้นอยู่กับการดําเนินการอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายสําหรับเอกสารก่อนที่คุณจะสามารถเช็คเอาท์ได้
-
คุณไม่มีสิทธิ์ในการทํางานให้เสร็จสมบูรณ์
-
ฟีเจอร์นี้ไม่ได้เปิดใช้งานสําหรับไซต์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์อาจไม่เปิดใช้งานบนไซต์
คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมไคลเอ็นต์บางโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ไปยังไลบรารีบนไซต์ SharePoint ขณะที่คุณทํางานใน Word
เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในรายการหรือไฟล์ลงในไลบรารี คุณต้องมีสิทธิ์ในการสนับสนุนรายการหรือไลบรารีนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณใช้สิทธิ์และระดับสิทธิ์ ให้สอบถามเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ
เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลหรือไฟล์ บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์อ่านรายการจะสามารถดูข้อมูลหรือไฟล์ได้ เว้นแต่จะต้องได้รับการอนุมัติ ถ้าข้อมูลหรือไฟล์นั้นต้องได้รับการอนุมัติ ข้อมูลนั้นจะถูกเก็บไว้ในสถานะรอดําเนินการในรายการหรือไลบรารีจนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะอนุมัติข้อมูลนั้น ถ้าคุณกําลังดูรายการหรือไลบรารีอยู่แล้วเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลหรือไฟล์ คุณอาจต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูรายการหรือไฟล์ใหม่
Lists และไลบรารียังสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อีเมลได้ ถ้ามีการเปิดใช้งานจดหมายขาเข้าหรือขาออกบนไซต์ของคุณ บางรายการ สามารถตั้งค่าได้ เช่น ปฏิทิน ข้อความประกาศ บล็อก และกระดานอภิปราย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเนื้อหาลงในรายการเหล่านั้นได้โดยการส่งอีเมล รายการอื่นๆ เช่น งานและรายการติดตามประเด็น สามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังบุคคลเมื่อมีการกําหนดรายการให้กับพวกเขา
นอกจากการเพิ่มเนื้อหาลงในรายการและไลบรารีที่มีอยู่แล้ว คุณอาจมีสิทธิ์ในการสร้างรายการและไลบรารีใหม่ได้ เทมเพลตรายการและไลบรารีช่วยให้คุณเริ่มต้นได้เลย คุณยังสามารถสร้างและกําหนดหน้าและไซต์ใหม่ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ
รายการ
แม้ว่าจะมีรายการหลายชนิด แต่ขั้นตอนการเพิ่มรายการไปยังรายการจะคล้ายกัน ดังนั้นคุณจึงไม่จําเป็นต้องเรียนรู้เทคนิคใหม่หลายอย่างเพื่อทํางานกับรายการชนิดต่างๆ ข้อมูลในรายการมีข้อความในชุดของคอลัมน์ แต่บางรายการอาจอนุญาตให้เพิ่มสิ่งที่แนบมาลงในข้อมูลได้
เพิ่มข้อมูลลงในรายการ
-
ในรายการที่คุณต้องการเพิ่มรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ บน Ribbon (ซึ่งเป็นแท็บ เหตุการณ์ สําหรับปฏิทิน)
-
คลิก รายการใหม่ (เหตุการณ์ใหม่ สําหรับปฏิทิน)
เคล็ดลับ: วิธีที่รวดเร็วอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินคือ ให้ชี้ไปที่วันที่บนปฏิทิน แล้วคลิก เพิ่ม
-
กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลที่จําเป็นและเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการทําให้เสร็จสมบูรณ์
-
คลิก บันทึก
แก้ไขหรือลบข้อมูลในรายการ
-
ชี้ไปที่รายการ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากรายการนั้น
เคล็ดลับ: คุณสามารถดําเนินการกับหลายรายการได้โดยเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลายกล่อง
-
บนแท็บ รายการ บน Ribbon ให้คลิก แก้ไขรายการ หรือ ลบรายการ ตามความเหมาะสม
ในไซต์หลายชนิด บางรายการจะถูกสร้างขึ้นสําหรับคุณ รายการเริ่มต้นเหล่านี้มีตั้งแต่กระดานอภิปรายไปจนถึงรายการปฏิทิน ถ้าคุณมีสิทธิ์ คุณสามารถสร้างรายการจากเทมเพลตรายการหลายชนิดซึ่งมีโครงสร้างและการตั้งค่าเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้เลย
สร้างรายการ
-
เมื่อต้องการสร้างรายการ ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทําในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้น คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างรายการ
-
บนหน้า สร้าง ให้คลิกชนิดของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่น ลิงก์
-
พิมพ์ ชื่อ สําหรับรายการ กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการทําให้สมบูรณ์ แล้วคลิก สร้าง
ไลบรารี
ไลบรารีคือตําแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเดต และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีมได้ แต่ละไลบรารีจะแสดงรายการไฟล์และข้อมูลสําคัญเกี่ยวกับไฟล์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้ไฟล์เพื่อทํางานร่วมกันได้
คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีได้โดยการอัปโหลดไฟล์จากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หลังจากที่คุณเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีแล้ว บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะสามารถดูไฟล์นั้นได้ ถ้าคุณกําลังดูไลบรารีอยู่แล้วเมื่อมีการเพิ่มไฟล์ คุณอาจต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูไฟล์ใหม่
ถ้าคุณกําลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยยึดตามเทมเพลตในขณะที่คุณกําลังทํางานในไลบรารี คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมอื่นได้ เช่น SharePoint Workspace หรือ Microsoft Word
เพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี
-
ในไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ ให้คลิกแท็บ เอกสาร บน Ribbon
-
คลิก อัปโหลดเอกสาร
-
เรียกดูเอกสาร แล้วคลิก ตกลง
เคล็ดลับ: ถ้าคุณกําลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 เช่น Microsoft Word 2010 คุณสามารถลากแล้วปล่อยเอกสารจาก Windows Explorer ลงในกล่องโต้ตอบ อัปโหลดเอกสาร ได้
แก้ไขหรือลบไฟล์ในไลบรารี
-
ชี้ไปที่ไฟล์ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากไฟล์นั้น
-
บนแท็บ เอกสาร บน Ribbon ให้คลิก แก้ไขเอกสาร หรือ ลบเอกสาร ตามความเหมาะสม
ไลบรารีเริ่มต้นที่เรียกว่า เอกสารที่แชร์ จะถูกสร้างขึ้นให้คุณเมื่อคุณสร้างไซต์หลายชนิด เอกสารที่แชร์ คือไลบรารีเอกสารที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดเก็บไฟล์หลายชนิดได้ คุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติม ได้ เช่น ไลบรารีรูปภาพสําหรับจัดเก็บรูป ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ
สร้างไลบรารีเอกสาร
-
เมื่อต้องการสร้างไลบรารีเอกสาร ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทําในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้น คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี
-
พิมพ์ ชื่อ สําหรับไลบรารี กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการทําให้สมบูรณ์ แล้วคลิก สร้าง
เมื่อต้องการดูไลบรารีชนิดอื่นๆ ที่คุณสามารถสร้างได้ ให้คลิก การกระทําในไซต์ แล้วคลิก ตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคําอธิบาย
สร้างไลบรารีชนิดอื่น
-
เมื่อต้องการสร้างไลบรารี ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทําในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้น คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี
-
ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคําอธิบาย
-
พิมพ์ ชื่อ สําหรับไลบรารี กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการทําให้สมบูรณ์ แล้วคลิก สร้าง
เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือก เช่น ให้ไลบรารีปรากฏบน เปิดใช้ด่วน หรือไม่ ให้คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม ก่อนที่คุณจะคลิก สร้าง
การลบไลบรารี
-
คลิกชื่อของไลบรารีบน เปิดใช้ด่วน หรือคลิก การกระทําในไซต์
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
สําหรับไลบรารีรูปภาพ บนเมนู การตั้งค่า
-
สําหรับไลบรารีอื่นๆ ภายใต้ เครื่องมือไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี จากนั้นในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารี
-
-
ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก ลบชนิดไลบรารี <นี้> ไลบรารี
-
เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบ ให้คลิก ตกลง ถ้าคุณแน่ใจว่าคุณต้องการลบไลบรารี
ไซต์และหน้า
ไซต์สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทั่วไป เช่น การจัดเก็บกําหนดการ หลักเกณฑ์ ไฟล์ และข้อมูลอื่นๆ ที่ทีมของคุณกล่าวถึงบ่อยๆ หรือไซต์อาจใช้วัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น การติดตามการประชุม หรือโฮสต์บล็อก ซึ่งสมาชิกในองค์กรของคุณมักจะโพสต์ข่าวสารและแนวคิด
องค์กรของคุณสามารถใช้หน้า ไซต์ย่อย และไซต์ระดับบนสุดเพื่อแบ่งเนื้อหาของไซต์ออกเป็นไซต์ที่แตกต่างกันและสามารถจัดการแยกกันได้ ตัวอย่างเช่น แต่ละแผนกในองค์กรของคุณอาจมีไซต์ทีมของตนเองที่เป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์ขนาดใหญ่ขึ้น
คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ได้โดยการเพิ่มรายการและไลบรารี ถ้าคุณได้รับสิทธิ์ คุณยังสามารถเพิ่มหน้าลงในไซต์ของคุณได้ คุณอาจพิจารณาการเพิ่มหน้าของ Web Part ซึ่งทําให้คุณสามารถใช้ Web Part เพื่อเพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิกได้อย่างรวดเร็ว
ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตไซต์หลายชนิดเพื่อให้คุณเริ่มสร้างไซต์ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว คุณจะสามารถสร้างไซต์และไซต์ย่อยได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณได้ตั้งค่าไซต์ของไซต์และสิทธิ์ในการสร้างไซต์เหล่านั้นหรือไม่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณจัดการสิทธิ์ในไซต์ ให้ดูเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ
สร้างไซต์
-
เมื่อต้องการสร้างไซต์ ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทําในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้น คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไซต์
-
พิมพ์ ชื่อเรื่อง และ ชื่อ URL สําหรับไซต์
-
ภายใต้ การเลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตไซต์
-
เลือกตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง
สร้างหน้า
หมายเหตุ: ขั้นตอนในการสร้างหน้า ของฉัน จะแตกต่างกันไปตามชนิดของไซต์ที่คุณใช้ ฟีเจอร์การประกาศจะเปิดใช้งานหรือไม่ และจําเป็นต้องมีการอนุมัติเพื่อประกาศหน้าหรือไม่
-
เมื่อต้องการสร้างเพจ ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทําในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างหน้า
-
พิมพ์ชื่อสําหรับหน้า แล้วคลิก สร้าง
-
บนหน้าใหม่ที่คุณสร้าง ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้
-
เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ
-
เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ ให้คลิกแท็บ จัดรูปแบบข้อความ บน Ribbon แล้วเลือกปุ่ม
-
เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ ให้คลิกแท็บ แทรก คลิกปุ่มที่เหมาะสม แล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่ม
-
เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ ให้คลิกแท็บ แทรก พิมพ์ชื่อสําหรับรายการของคุณ คลิกชนิดรายการเพื่อเลือก แล้วคลิก ตกลง
-
-
เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก บน Ribbon
แก้ไขหน้า
-
เมื่อต้องการแก้ไขหน้า ให้คลิกปุ่ม แก้ไข บน Ribbon
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม แก้ไข คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้า
-
ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ
-
เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ ให้คลิกแท็บ จัดรูปแบบข้อความ บน Ribbon แล้วเลือกปุ่ม
-
เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ ให้คลิกแท็บ แทรก คลิกปุ่มที่เหมาะสม แล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่ม
-
เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ ให้คลิกแท็บ แทรก พิมพ์ชื่อสําหรับรายการของคุณ คลิกชนิดรายการเพื่อเลือก แล้วคลิก ตกลง
-
-
เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก บน Ribbon
การจัดการและการทํางานกับเนื้อหาของไซต์
เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการและขยายเนื้อหาในรายการ ไลบรารี และไซต์ ฟีเจอร์บางอย่างช่วยให้ทีมของคุณค้นหาและทํางานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ฟีเจอร์อื่นๆ ช่วยให้คุณจัดการการเข้าถึงข้อมูลได้
การนําทางไปยังเนื้อหา
องค์ประกอบการนําทางช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้ รายการการนําทางสองรายการที่คุณสามารถกําหนดเองได้คือแถบลิงก์บนสุดและ เปิดใช้ด่วน
โดยการใช้หน้าการตั้งค่าสําหรับแต่ละรายการหรือไลบรารี คุณสามารถเลือกได้ว่ารายการและไลบรารีใดจะปรากฏบนเปิดใช้ด่วน คุณยังสามารถเปลี่ยนลําดับของลิงก์ เพิ่มหรือลบลิงก์ และเพิ่มหรือลบส่วนที่ลิงก์ถูกจัดระเบียบได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการมากเกินไปในส่วน รายการ คุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สําหรับงาน Lists ที่คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังรายการงานของคุณได้ คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้ไปยัง เปิดใช้ด่วน ได้จากภายในเบราว์เซอร์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังหน้าภายนอกไซต์ได้ด้วย
แถบลิงก์บนสุดจะให้วิธีที่ผู้ใช้ไซต์ของคุณเข้าถึงไซต์อื่นๆ ในไซต์คอลเลกชันโดยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนของทุกหน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกว่าจะรวมไซต์ไว้บนแถบการเชื่อมโยงบนสุดของไซต์แม่หรือไม่ และเลือกว่าจะใช้แถบการเชื่อมโยงบนสุดจากไซต์แม่หรือไม่
ถ้าไซต์ของคุณใช้แถบลิงก์บนสุดที่ไม่ซ้ํากัน คุณสามารถกําหนดลิงก์ที่ปรากฏบนแถบลิงก์บนสุดสําหรับไซต์ได้ ไซต์ใดๆ ที่สร้างขึ้นภายในไซต์แม่ยังสามารถแสดงบนแถบการเชื่อมโยงบนสุดได้ด้วย โดยที่ไซต์นั้นได้รับการกําหนดค่าให้สืบทอดแถบการเชื่อมโยงบนสุดของไซต์แม่ คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยังไซต์อื่นภายนอกไซต์คอลเลกชันของคุณได้
การจัดการการเข้าถึงเนื้อหา
เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบสามารถให้ระดับสิทธิ์แก่ผู้ใช้และกลุ่ม SharePoint ที่มีผู้ใช้ได้ สิทธิ์สามารถนําไปใช้กับไซต์ รายการและไลบรารีบนไซต์ และข้อมูลในรายการและไลบรารีได้
คุณสามารถกําหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสําหรับวัตถุต่างๆ เช่น ไซต์ รายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ภายในรายการหรือไลบรารี ข้อมูลในรายการ หรือเอกสาร
การจัดระเบียบรายการและไลบรารี
วิธีที่คุณจัดระเบียบรายการและไลบรารีของคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่มของคุณและวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนบางอย่างสามารถช่วยให้คุณตั้งค่าโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดสําหรับองค์กรของคุณ
ข้อมูลในรายการและไลบรารีจะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์ เช่น ชื่อเรื่อง นามสกุล หรือบริษัท คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลําดับและกรองรายการได้เหมือนกับที่คุณทําในสเปรดชีตโดยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี คุณยังสามารถใช้มุมมองเพื่อดูข้อมูลในรายการหรือไลบรารีที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณได้อีกด้วย
เปลี่ยนมุมมองของรายการหรือไลบรารี
-
ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนมุมมอง ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี บน Ribbon
-
ในกลุ่ม จัดการมุมมอง ภายใต้ มุมมองปัจจุบัน ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรายการมุมมอง แล้วเลือกมุมมอง
ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลในรายการหรือไฟล์ในไลบรารี คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อช่วยคุณเรียงลําดับ จัดกลุ่ม และสร้างมุมมองรายการของคุณได้หลายมุมมอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลําดับรายการตามวันครบกําหนด หรือจัดกลุ่มรายการตามชื่อแผนก
คุณมีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทคอลัมน์ที่คุณสร้าง รวมถึง ข้อความบรรทัดเดียว ตัวเลือกรายการดร็อปดาวน์ จำนวนที่คำนวณจากคอลัมน์อื่น หรือแม้แต่ชื่อและรูปภาพของผู้คนบนไซต์ของคุณ
สร้างคอลัมน์
-
ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี บน Ribbon
-
คลิก สร้างคอลัมน์
-
พิมพ์ชื่อสําหรับคอลัมน์และเลือกชนิดคอลัมน์
-
เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมแล้วคลิก ตกลง
คุณยังสามารถใช้คอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีเพื่อสร้างมุมมองเพื่อช่วยให้แผนกที่ระบุสามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาสนใจมากที่สุด เช่น งานที่มีลําดับความสําคัญสูงสุดหรือรายการทั้งหมดที่กําหนดให้กับแต่ละบุคคล สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างและการปรับเปลี่ยนมุมมอง ให้ดูที่ สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมอง
ฟีเจอร์บางรายการสามารถช่วยให้ทีมของคุณสร้างและจัดการรายการต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลายรายการหรือหลายไลบรารี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลในรายการ แล้วแชร์กับรายการอื่นๆ ได้ หรือถ้าคุณต้องการทําให้ไฟล์พร้อมใช้งานในหลายไลบรารี คุณสามารถคัดลอกไฟล์ไปยังไลบรารีอื่นบนไซต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณจะได้รับพร้อมท์สําหรับการอัปเดตถ้าไฟล์มีการเปลี่ยนแปลง
การใช้ฟีเจอร์การช่วยสําหรับการเข้าถึง
ไซต์ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สามารถเข้าถึงรายการ ไลบรารี และฟีเจอร์อื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์โดยใช้การกดแป้นเท่านั้น โหมดที่สามารถเข้าถึงได้มากขึ้นช่วยให้ผู้ใช้ที่ใช้เทคโนโลยีที่สามารถเข้าถึงได้สามารถโต้ตอบกับเมนูและตัวควบคุมต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น ข้ามไปยังลิงก์เนื้อหาหลัก ช่วยให้ผู้ใช้คีย์บอร์ดข้ามลิงก์การนําทางที่ทําซ้ําๆ ไปยังเนื้อหาที่มีความหมายมากขึ้นบนหน้าได้
มาร์กอัปของหัวเรื่องได้รับการออกแบบมาเพื่อกําหนดโครงสร้างและปรับปรุงการนําทางให้ดียิ่งขึ้นสําหรับบุคคลที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ รูปภาพที่อัปโหลดไปยังไซต์จะอนุญาตให้กําหนดข้อความแสดงแทนแบบกําหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกําหนดข้อความแสดงแทนแบบกําหนดเองให้กับรูปที่ปรากฏบนโฮมเพจใน Web Part รูปของไซต์ หรือรูปภาพที่คุณเพิ่มลงในไลบรารีรูปภาพ สําหรับการดูไซต์ ตัวเลือกความคมชัดสูงใน Windows เหมาะสําหรับผู้ใช้ที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็น
การติดตามเวอร์ชัน
รายการหรือไลบรารีของคุณอาจถูกตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชัน ต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ถ้าคุณทําพลาดและดูประวัติเวอร์ชันของการเปลี่ยนแปลง เมื่อเวอร์ชันถูกติดตาม การตรวจทานแก้ไขรายการหรือไฟล์และคุณสมบัติของไฟล์จะถูกจัดเก็บ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้นเมื่อมีการแก้ไขและแม้แต่คืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าถ้าคุณทําผิดพลาดในเวอร์ชันปัจจุบัน การกําหนดเวอร์ชันจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีผู้ใช้หลายคนทํางานร่วมกันในโครงการ หรือเมื่อข้อมูลผ่านขั้นตอนต่างๆ ในการพัฒนาและตรวจสอบ
1. เวอร์ชันหลักที่ประกาศในปัจจุบันจะถูกเน้น และหมายเลขเวอร์ชันเป็นจํานวนเต็ม
2. เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณสมบัติหรือเมตาดาต้าเปลี่ยนแปลง
3. ไฟล์เวอร์ชันแรกจะเป็นเวอร์ชันรองหมายเลข 0.1 เสมอ
การกําหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสําหรับข้อมูลในรายการในชนิดรายการเริ่มต้นทั้งหมด ซึ่งรวมถึงปฏิทิน รายการการติดตามปัญหา และรายการแบบกําหนดเอง และสําหรับชนิดไฟล์ทั้งหมดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารี รวมถึงหน้า Web Part
การเขียนร่วมเอกสาร
ผู้ใช้อย่างน้อยสองรายสามารถแก้ไขเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint พร้อมกันได้ ฟีเจอร์ใหม่นี้ทําให้คุณสามารถอ่านและเขียนบางส่วนของไฟล์ที่จัดเก็บใน SharePoint ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทํางานบนย่อหน้าหนึ่งในเอกสาร Word ในขณะที่ผู้ร่วมงานทํางานบนอีกย่อหน้าหนึ่งในเอกสารเดียวกันและในเวลาเดียวกัน
อัปเดตการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
RSS เป็นวิธีที่สะดวกในการแจกจ่ายและรับข้อมูลในรูปแบบมาตรฐาน รวมถึงการอัปเดตรายการและไลบรารี รูปแบบไฟล์ XML มาตรฐานช่วยให้สามารถดูข้อมูลได้โดยโปรแกรมต่างๆ มากมาย คุณยังสามารถสมัครใช้งานรายการและไลบรารีได้โดยการตั้งค่าการแจ้งเตือน เพื่อให้คุณทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเมื่ออะไร
ทีมสามารถใช้ตัวดึงข้อมูลของพวกเขาเป็นวิธีหนึ่งในการกําหนดเนื้อหาสําหรับสมาชิกในทีมที่สมัครใช้งานเนื้อหาสรุปของตน และเสนอลิงก์กลับไปยังเว็บไซต์ของพวกเขา ตัวดึงข้อมูล RSS เป็นวิธีที่ง่ายในการติดตามความคืบหน้าของทีมและการอัปเดตโครงการ แทนที่จะเรียกดูเว็บไซต์ของทีมหลายไซต์ คุณจะได้รับข่าวสารล่าสุดหรือการอัปเดตล่าสุดจากไซต์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติ
การจัดการเวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทํางานร่วมกันบนเอกสารและจัดการงานโครงการได้โดยการใช้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะกับเอกสารและรายการในไซต์ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรโดยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ การทําเช่นนี้จะช่วยให้บุคคลที่ทํางานเหล่านี้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การทํางานแทนที่จะจัดการเวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและเวลาที่จําเป็นในการประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติโครงการหรือการตรวจทานเอกสาร โดยการจัดการและติดตามงานของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น องค์กรสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กําหนดไว้ล่วงหน้า หรือสร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอื่น
การทํางานกับชนิดเนื้อหา
รายการหรือไลบรารีของคุณอาจสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาช่วยให้องค์กรสามารถจัดระเบียบ จัดการ และจัดการเนื้อหาจํานวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้อนุญาตชนิดเนื้อหาหลายชนิด คุณสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาจากรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานที่องค์กรของคุณใช้บ่อย เช่น งานนําเสนอทางการตลาด หรือ สัญญา
หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีแล้ว คุณสามารถทําให้รายการหรือไลบรารีนั้นมีข้อมูลชนิดนั้นได้ จากนั้นผู้ใช้สามารถใช้ปุ่ม รายการใหม่ ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อสร้างรายการใหม่ชนิดนั้นได้
ข้อดีอย่างหนึ่งของชนิดเนื้อหาสําหรับรายการและไลบรารีคือ ทําให้สามารถมีรายการหรือไลบรารีเดียวที่มีชนิดรายการหรือชนิดของเอกสารหลายชนิด ซึ่งแต่ละชนิดอาจมีเมตาดาต้า นโยบาย หรือลักษณะการทํางานที่ไม่ซ้ํากัน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนําสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา
