จัดการขนาดของกล่องจดหมายของฉัน

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อรักษากล่องจดหมายของคุณให้ทํางานได้ไม่ติดกัน

ถ้าอีเมลของคุณถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล เช่น Exchange เมื่อกล่องจดหมายของคุณถึงขีดจํากัดสูงสุด ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเริ่มจํากัดฟังก์ชันการทํางาน ตัวอย่างเช่น ที่ขนาด 90 MB คุณอาจได้รับคําเตือนที่ขนาด 100 MB คุณอาจไม่สามารถส่งอีเมลและขนาด 110 MB คุณอาจไม่สามารถรับอีเมลได้

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีในการควบคุมขนาดกล่องจดหมายของคุณ:

• เก็บถาวรรายการเก่า – ย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไปยังที่เก็บถาวร คุณสามารถสร้าง ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหากที่คุณสามารถเปิดจาก Outlook ได้ตลอดเวลาที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้น Outlookเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาปกติ คุณยังสามารถ เก็บถาวรรายการด้วยตนเอง ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บถาวรรายการใด เมื่อใดควรเก็บถาวรเมื่อใด และจะจัดเก็บรายการเหล่านั้นไว้ที่ใด

  หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคําสั่ง เก็บถาวร แสดงว่าองค์กรของคุณอาจปิดฟีเจอร์นี้แล้ว

• ล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ – ล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ เป็นประจําเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บข้อความที่คุณไม่ต้องการไว้

• ล้างโฟลเดอร์ อีเมลขยะ – ล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะ เป็นระยะๆ เพื่อบันทึกพื้นที่กล่องจดหมายเข้าของคุณสําหรับข้อความที่คุณต้องการจริงๆ

• เก็บสิ่งที่แนบมาไว้ภายนอกกล่องจดหมายของคุณ เนื่องจากสิ่งที่แนบมาจะสะสมเมื่อเวลาผ่านไป สิ่งที่แนบมาเหล่านั้นอาจใช้พื้นที่จํานวนมาก สําหรับสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการเก็บไว้ ให้พิจารณาการบันทึกสิ่งที่แนบมาเหล่านั้นลงในไซต์ทีม OneDrive หรือบันทึกลงในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ