สร้างบล็อกข้อความที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้สําหรับข้อความอีเมล

1. เลือกเนื้อหาหรือส่วนของข้อความอีเมลที่คุณต้องการจัดเก็บเป็นแบบเอกสารสําเร็จรูปที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้

   เมื่อต้องการเก็บการจัดรูปแบบย่อหน้า ได้แก่ การเยื้อง การจัดแนว ระยะห่างบรรทัด และการแบ่งหน้ากับรายการข้อมูล รวมถึงเครื่องหมายย่อหน้า () ในส่วนที่เลือก

   หมายเหตุ:  เมื่อต้องการดูเครื่องหมายย่อหน้า บนแท็บ จัดรูปแบบข้อความ ให้คลิกปุ่ม ย่อหน้า

2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน

3. คลิก บันทึกส่วนที่เลือกลงในแกลเลอรีส่วนประกอบด่วน

4. กรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่:

   • ชื่อ     พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแบบเอกสารสําเร็จรูป

   • แกลเลอรี     เลือกแกลเลอรีที่คุณต้องการให้แบบเอกสารสําเร็จรูปปรากฏขึ้น

   • ประเภท     เลือกประเภท เช่น ทั่วไป หรือ มีอยู่แล้วภายใน หรือสร้างประเภทใหม่

   • คำอธิบาย     พิมพ์คําอธิบายของแบบเอกสารสําเร็จรูป

   • บันทึกใน     คลิกชื่อของเทมเพลตในรายการดรอปดาวน์

     เทมเพลตจะต้องเปิดอยู่จึงจะแสดงในรายการดรอปดาวน์ของชื่อเทมเพลต

   • ตัวเลือก     ให้เลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้:

     • เลือก แทรก ในย่อหน้าเพื่อ ทําให้เนื้อหาลงในย่อหน้านั้นๆ แม้ว่าเคอร์เซอร์ของผู้ใช้จะอยู่ตรงกลางย่อหน้าก็ตาม

     • เลือก แทรกเนื้อหาในหน้าของตัวเอง เพื่อทําให้เนื้อหาลงในหน้าของตัวเอง

     • เลือก แทรกเฉพาะเนื้อหาเท่านั้น สำหรับเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมด

ด้านบนของหน้า

คุณต้องบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปอย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อทํางานนี้

1. คลิกตําแหน่งที่คุณต้องการแทรกแบบเอกสารสําเร็จรูปในข้อความอีเมล

2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน

3. คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี ถ้าคุณเห็นแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการ ให้เลือกแบบเอกสารสําเร็จรูปนั้น ถ้าคุณไม่เห็นแบบเอกสารสําเร็จรูป บนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ

   ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ

4. เลือกแบบเอกสารสําเร็จรูป แล้วคลิก แทรก

ด้านบนของหน้า

1. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน

2. คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี และบนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ

   ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ

3. คลิกชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วคลิก แก้ไขคุณสมบัติ

4. ในกล่องโต้ตอบ ปรับเปลี่ยนแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับรายการ แล้วคลิก ตกลง

5. เมื่อถูกถามว่าคุณต้องการกําหนดรายการแบบเอกสารสําเร็จรูปใหม่หรือไม่ ให้คลิก ใช่

ด้านบนของหน้า

คุณสามารถเข้าถึงและนําแบบเอกสารสําเร็จรูปมาใช้ใหม่ได้ตลอดเวลา คุณยังสามารถกระจายแบบเอกสารสําเร็จรูปที่มีเทมเพลตได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแบบเอกสารสําเร็จรูปในเทมเพลตและแจกจ่ายเทมเพลตให้กับผู้ใช้รายอื่น ที่สามารถบันทึกเทมเพลตลงในโฟลเดอร์แบบเอกสารสําเร็จรูปและใช้แบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณสร้างขึ้นได้

1. คลิก ใหม่ เพื่อสร้างข้อความอีเมลเปล่า

2. คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น

   Outlook 2007 เท่านั้น: คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึกเป็น

3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จากรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก เทมเพลต Outlook

4. พิมพ์ชื่อสําหรับเทมเพลตใหม่ คลิก เทมเพลต Outlook ในรายการ บันทึกเป็นชนิด แล้วคลิก บันทึก

   Outlook 2007 เท่านั้น: คุณยังสามารถบันทึกเทมเพลตเป็นเทมเพลต Word Macro-Enabled (ไฟล์ .dotm) หรือเทมเพลต Word 97-2003 (ไฟล์ .dot) ได้

5. ในเทมเพลตที่เปิดอยู่ ให้สร้างและบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ใช้รายอื่น เมื่อคุณกรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสําเร็จรูปใหม่ อย่าลืมคลิกชื่อเทมเพลตในรายการ บันทึกใน

   ใช้ชื่อประเภทเดียวกันสําหรับตัวเลือกทั้งหมดที่คุณต้องการให้ผู้ใช้มีสําหรับแบบเอกสารสําเร็จรูปหนึ่งๆ

   หมายเหตุ: หลังจากที่คุณบันทึกแบบเอกสารสําเร็จรูปลงในแกลเลอรีแล้ว คุณสามารถลบเนื้อหาออกจากเทมเพลตได้ เนื้อหาจะยังคงสัมพันธ์กับแบบเอกสารสําเร็จรูป

6. กระจายเทมเพลต ถ้าผู้รับไม่คุ้นเคยกับการใช้เทมเพลต คําแนะนําจะพร้อมใช้งานใน ส่งข้อความอีเมลโดยยึดตามเทมเพลต

ด้านบนของหน้า

1. เปิดเทมเพลตที่มีแบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณต้องการลบ

2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน

3. คลิกขวาในบานหน้าต่างแกลเลอรี และบนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดระเบียบและลบ

   ถ้าคุณทราบชื่อของแบบเอกสารสําเร็จรูป ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลําดับตามชื่อ

4. เลือกรายการ แล้วคลิก ลบ

5. ปิดเทมเพลต แล้วคลิก ใช่ เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้บันทึกเทมเพลต

   แบบเอกสารสําเร็จรูปที่คุณลบจะไม่พร้อมใช้งานในแกลเลอรีเมื่อคุณแจกจ่ายเทมเพลตอีกต่อไป แม้ว่าเนื้อหาจะยังคงปรากฏในเทมเพลต

ด้านบนของหน้า