สร้างพื้นที่การทํางานร่วมกันของโครงการใน SharePoint

SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปในธุรกิจโดยใช้ Web Part และแอปพลิเคชันสําเร็จรูป สถานการณ์สมมติทางธุรกิจเฉพาะของคุณจะกําหนดชนิดของไซต์และ Web Part ที่จะใช้

รีวิวเรื่องราวตัวอย่างด้านล่างนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการสร้างไซต์ ใช้เรื่องราวเพื่อดูว่าบทบาทและแผนกประเภทต่างๆ ภายในองค์กรสามารถทํางานร่วมกันเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพวกเขาได้อย่างไร ทําความเข้าใจขั้นตอนการสร้างไซต์ - วางแผน สร้าง และจัดการ และชนิดของงานในแต่ละขั้นตอน จากนั้น เริ่มต้นสร้างไซต์ SharePoint ของคุณ

พิจารณาใช้และกําหนด เทมเพลตไซต์การจัดการโครงการ เองเพื่อเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว

แหล่งข้อมูลที่เป็นแรงบันดาลใจเพิ่มเติม:

ดูสิ่งที่เป็นไปได้ด้วยหนังสือลักษณะที่ปรากฏของ SharePoint
รับคําแนะนําการสร้างไซต์ทีละขั้นตอนด้วยคําแนะนําทีละขั้นตอน
อ่านเรื่องราวการสร้างไซต์ SharePoint เพิ่มเติม

สถานการณ์: ทีมผลิตภัณฑ์จําเป็นต้องสร้างพื้นที่ที่แชร์และปลอดภัยเพื่อจัดเก็บเอกสาร แชร์การอัปเดตสถานะ และติดต่อสื่อสาร

เมแกนเป็นผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการเป็นผู้นําทีมที่ทํางานเพื่อปล่อยผลิตภัณฑ์ใหม่ในอีก 6 เดือนข้างหน้า เธอรู้ว่าเธอต้องการสถานที่สําหรับเก็บเอกสารของทีม ทํางานร่วมกันบนเนื้อหา แชร์การอัปเดตเกี่ยวกับข่าวสารโครงการ และติดต่อสื่อสารกับทีม ขณะนี้ทีมของเมแกนกําลังใช้อีเมลเป็นรูปแบบหลักของการติดต่อสื่อสารและเอกสารโครงการบางอย่างจะถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่แชร์ แต่ไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยภายนอกสํานักงานหรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ไซต์ทีมใหม่:

รูปของไซต์ทีมที่มีตัวจับเวลานับถอยหลัง บทความข่าว และ Planner

เป้าหมายของสถานการณ์สมมติ:

สร้างสถานที่รวมศูนย์สําหรับข่าวสารโครงการ การทํางานร่วมกันของทีม และการสื่อสารโครงการ
เปิดใช้งานวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสื่อสารโดยใช้การสนทนาแบบเรียลไทม์และการประชุมทางวิดีโอ
รวมทรัพยากรของทีม เช่น ปฏิทินอีเมลแอดเดรส OneNote และเครื่องมือการจัดการงานของทีม
จัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ไว้ในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลบนอุปกรณ์ใดก็ได้อย่างปลอดภัย

ขั้นตอนในการสร้างไซต์:

วางแผนไซต์ - 1/2 วัน

เมแกนเริ่มต้นด้วยการระดมความคิดกับผู้จัดการโครงการคนอื่นที่สร้างเว็บไซต์ที่คล้ายกันในอดีต เธอเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มไซต์โครงการของเธอคือการขอให้ทีมของเธอให้คําติชมเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการติดต่อสื่อสาร ทํางานร่วมกัน และชนิดของฟีเจอร์ที่จะมีประโยชน์มากที่สุดสําหรับไซต์โครงการใหม่ เมแกนระบุลําดับความสําคัญสูงสุดของทีมและเริ่มรวบรวมเอกสาร รูปภาพ และเนื้อหาอื่นๆ

เมแกนกําหนดว่า ทีมไซต์ SharePoint จะเหมาะสมกับความต้องการของทีมและโครงการของเธอมากที่สุด อย่างไรก็ตาม ทีมไซต์ SharePoint ไม่อนุญาตให้มีการแชทแบบเรียลไทม์ เว้นแต่คุณจะรวม Microsoft Teams Megan ทํางานควบคู่ไปกับผู้ดูแลระบบผู้เช่า SharePoint เพื่อให้แน่ใจว่า Microsoft Teams พร้อมใช้งาน เธอเรียนรู้ว่าองค์กรของเธอมีสิทธิ์ในการใช้ Microsoft Teams อยู่แล้ว และสิ่งที่เธอต้องทําคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมไซต์ของเธอเชื่อมต่อกับกลุ่ม Office 365

ตอนนี้ Megan พร้อมที่จะเริ่มสร้างพื้นที่โครงการที่เชื่อมต่อ Office 365 ของเธอและไซต์ทีม

สร้างไซต์ - 1/2 วัน

Megan สร้างไซต์ทีม SharePoint เชื่อมต่อไซต์กับกลุ่ม Office 365 และสร้างทีม Microsoft ที่เชื่อมต่อกัน ด้วยการเชื่อมต่อกับกลุ่ม เธอจะทําให้ทีมสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่แชร์ เช่น ปฏิทินกลุ่ม, OneNote, Planner และที่อยู่อีเมลโดยอัตโนมัติ

เมื่อใช้ Web Part Planner ทีมสามารถติดตามและแชร์รายละเอียดความคืบหน้าของโครงการ
Web Part ข่าวสารช่วยสื่อสารการอัปเดตโครงการและหลักเป้าหมายให้กับองค์กร
ทีมสามารถเข้าถึงความพร้อมใช้งานของกันและกันได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Web Part ปฏิทินกลุ่ม
การใช้ Web Part ลิงก์ด่วน ลิงก์ภายในที่ใช้บ่อยจะถูกเน้นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
การรวม Microsoft Teams ช่วยให้สามารถสื่อสารและ ทํางานร่วมกัน ด้วย การสนทนาแบบเรียลไทม์ การประชุมทางวิดีโอ ตัวเลือกในการบันทึกการประชุม และ จัดเก็บทรัพยากรที่แชร์ ไว้จากทีมไซต์ SharePoint

จัดการไซต์ - ต่อเนื่อง

ทุกสัปดาห์ Megan โพสต์การอัปเดตสถานะโครงการในรูปแบบของ โพสต์ข่าวสาร ที่สามารถค้นหาได้ แสดงใน Web Part ข่าว และ โพสต์ไปยังแชนเนล Teams โดยอัตโนมัติ
เมแกนตรวจทานไซต์ทีมแบบครึ่งเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าวันครบกําหนดของโครงการและข่าวสารเป็นปัจจุบัน
เมื่อโครงการเปิดตัวเมแกนวางแผนที่จะแก้ไขบางส่วนของเนื้อหาและ Web Part ของไซต์เพื่อปรับให้เข้ากับจังหวะธุรกิจใหม่ของการสนับสนุนผลิตภัณฑ์
รายเดือน Megan โฮสต์ Q สด&เซสชัน A ที่โฮสต์โดย Microsoft Stream และซิงค์โดยอัตโนมัติกับแท็บ Stream ในแชนเนล Teams

ผลลัพธ์:

ช่วยให้สมาชิกทีมเชื่อมต่อถึงการอัปเดตที่สําคัญและขยายการสนทนาผ่านการสนทนาแบบถาวรและการประชุมทางวิดีโอ
เพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของทีมโดยทําให้สมาชิกทีมสามารถทํางานร่วมกันบนเนื้อหาใน Teams หรือ SharePoint ที่เคยทํางานอยู่
ลดปริมาณการประชุมและอีเมลก่อนการเปิดตัวทีมไซต์โดยการเพิ่มการรับรู้ข้อมูล
เปิดใช้งานสมาชิกทีมระยะไกลเพื่อให้ทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น