ใช้เทมเพลตไซต์การจัดการโครงการ SharePoint

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการ เพิ่มเทมเพลตลงในไซต์ใหม่หรือไซต์ที่มีอยู่

สํารวจเนื้อหาของไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดค่าไซต์ใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ 

เนื้อหาเทมเพลตของไซต์ รายการ และโพสต์ข่าวสารที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - เป็นสถานที่เริ่มต้นสําหรับทีมเพื่อแชร์เนื้อหา ทํางานร่วมกัน และรับการอัปเดตสําหรับโครงการได้อย่างง่ายดาย

• ปฏิทิน - แสดงปฏิทิน Outlook ของทีม

• ติดตาม โครงการรายการ r - ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• รายการ ตัวติดตามปัญหา - ติดตามปัญหาใดๆ ที่อาจรบกวนการทํางานของโครงการ  กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• ไลบรารีเอกสาร - การเข้าถึงไฟล์โครงการที่ง่ายและปลอดภัย

• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาที่เกี่ยวกับโครงการที่ถูกละทิ้งเมื่อเร็วๆ นี้ 

• เทมเพลตรายงานสถานะ - ใช้เทมเพลตสําเร็จรูปนี้เพื่อเผยแพร่รายงานสถานะของโครงการไปยังทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย กําหนดเทมเพลตโพสต์ข่าวสารนี้โดยการแก้ไขรายการ Web Part ข้อความและรูป

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์การจัดการโครงการแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง 

ตรวจสอบสถานะโครงการและรายการตัวติดตามปัญหา - ใช้ Web Part Hero เพื่อให้สมาชิกในทีมอัปเดตเกี่ยวกับสถานะของโครงการ นับถอยหลังของการเปิดใช้โครงการ - ใช้ Web Part ตัวจับเวลานับถอยหลังเพื่อให้สมาชิกของทีมทราบเวลาที่เหลืออยู่เพื่อเตรียมพร้อมสําหรับการเปิดใช้โครงการ เน้นทรัพยากรที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสาร เพื่อให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรและไฟล์ของทีมได้อย่างรวดเร็ว  รีวิวกิจกรรมไซต์ทีมล่าสุด - ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์ เพื่อดูเนื้อหาที่ดูล่าสุดโดยสมาชิกทีมคนอื่นๆ แสดงรายการกําหนดการโครงการและวันครบกําหนด - ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการของวันครบกําหนดของทีมที่สําคัญ แชร์ข่าวสารและประกาศของทีม - ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อเผยแพร่ประกาศของทีมและโอกาสของเหตุการณ์ แสดงรายการของเครื่องมือที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วน เพื่อทําให้การทํางานร่วมกันง่ายขึ้นโดยการคอมไพล์รายการของเครื่องมือที่ใช้บ่อยสําหรับโครงการ  ให้การเข้าถึงที่ติดต่อหลัก - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการจุดหลักของที่ติดต่อสําหรับการจัดการโครงการ

กําหนด ลักษณะที่ปรากฏของไซต์ การนําทางไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของผู้ชมและองค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงใหม่ เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการแก้ไขได้

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นสถานะโครงการ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไข

2. จากนั้นเลือกตัวเลือก ชั้น และ ไทล์ ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขWeb Part Hero

2. ใช้ Web Part ตัวจับเวลานับถอยหลังเพื่อให้สมาชิกของทีมทราบเวลาที่เหลืออยู่

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ตัวจับเวลานับถอยหลัง แล้วเลือก แก้ไข

2. เพิ่มวันที่และเวลาของเหตุการณ์  

3. เลือก รูปแบบ สําหรับการแสดงตัวจับเวลา

4. เพิ่ม การดําเนินการ กระตุ้นให้ดําเนินการ โดยการเปลี่ยนข้อความวางซ้อนและเพิ่มลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติม

5. กําหนดรูปพื้นหลังของ Web Part เองโดยการเลือก เปลี่ยน เลือกแหล่งรูป แล้วเลือก แทรก  

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ตัวจับเวลานับถอยหลัง

3. ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงแหล่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

1. เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองหรือแหล่งโฟลเดอร์สําหรับ Web Part ไลบรารีเอกสาร ให้เลือก แก้ไข

2. เมื่อต้องการแก้ไขโฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร ป้ายชื่อ และเนื้อหา ให้นําทางไปยังไลบรารีใน เนื้อหาของไซต์ ทําการแก้ไขและเนื้อหาของคุณจะอัปเดตใน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ไลบรารีเอกสาร

4. ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อติดตามกิจกรรมของทีมอยู่เสมอ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part กิจกรรมของไซต์ และเลือก แก้ไข Web Part

2. ใส่ตัวเลขในกล่องเครื่องมือภายใต้ แสดงรายการจํานวนมากนี้ในแต่ละครั้ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์

5. ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อติดตามวันที่และวันครบกําหนด

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part เหตุการณ์ แล้วเลือก แก้ไข

2. เลือก แหล่งข้อมูล

3. จากนั้นเลือก ช่วงวันที่ ที่ควรแสดงบนไซต์ 

4. ถัดไป ให้เลือก เค้าโครง

5. เลือก จํานวนสูงสุดของรายการที่ ควรแสดงใน Web Part นี้ 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับWeb Part เหตุการณ์

6. ใช้ Web Part ข่าวเพื่อเน้นการประกาศทีมโครงการและโอกาสของเหตุการณ์

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข่าวสาร แล้วเลือก แก้ไข

2. จากนั้น เลือก แหล่งข้อมูล ข่าวสารที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดง

3. เลือก เค้าโครงตัวเลือกการดู และ ตัวกรอง ที่แสดงสมาชิกของทีมขององค์กรได้ดีที่สุด

4. ในส่วน จัดระเบียบ ให้กําหนดลําดับที่จะแสดงข่าวสาร

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข่าวสาร

7. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อคอมไพล์รายการของเครื่องมือที่ใช้บ่อยสําหรับโครงการ

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน และเลือกลิงก์ จากนั้น แก้ไข

2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย หากจําเป็น

3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูชนิดต่างๆ ของเค้าโครงและตัวเลือกการแก้ไขสําหรับ Web Part ลิงก์ด่วน

8. ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการประเด็นหลักของที่ติดต่อสําหรับโครงการ

1. เริ่มต้นด้วยการลบรูปของ Web Part People

2. จากนั้นเพิ่ม Web Part People เข้าที่ด้วยการเลือกเส้นที่มี + ในวงกลม ดังนี้

   

3. เลือก แก้ไข บน Web Part People

4. ใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม แล้วเลือก บันทึก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

กําหนดหน้าต่อไปนี้ภายในไซต์ด้วยตนเอง: 

• ติดตาม โครงการรายการ r - ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้ เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• รายการ ตัวติดตามปัญหา - ติดตามปัญหาใดๆ ที่อาจรบกวนการทํางานของโครงการ  กําหนดเทมเพลตรายการนี้ เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• เทมเพลตรายงานสถานะ - เข้าถึงเทมเพลตนี้ใน การตั้งค่า แล้วเลือก เนื้อหาของไซต์ ใช้เทมเพลตสําเร็จรูปนี้เพื่อเผยแพร่รายงานสถานะของโครงการไปยังทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย กําหนดเทมเพลตโพสต์ข่าวสารนี้โดยการแก้ไขรายการ Web Part ข้อความและรูป

กําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของไซต์เอง

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ใส่การตกแต่งไซต์ของคุณโดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง

• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณเอง

• เพิ่มหรือเอาเพจ ออกจากไซต์นี้หรือ การนําทางของไซต์ เพื่อให้เข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่

• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้เข้ากับไซต์ฮับ ภายในองค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ลงในการนําทางของไซต์ฮับที่มีอยู่ ถ้าจําเป็น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณตรวจทานแล้ว และเผยแพร่แบบร่างสุดท้าย 

1. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก สิทธิ์ของไซต์

2. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม จากนั้น เพิ่ม เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาไซต์ทีมอย่างเต็มรูปแบบ ทรัพยากรที่แชร์ เช่น สิทธิ์ปฏิทิน Outlook ของทีมและสิทธิ์การแก้ไขในไซต์

3. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก แชร์ไซต์เท่านั้น แล้วเลือก บันทึก เพื่อแชร์ไซต์ แต่ไม่ใช่ทรัพยากรที่แชร์หรือสิทธิ์การแก้ไขไซต์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนสําคัญถัดไปคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะรักษาเนื้อหาและ Web Part ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความถูกต้องและเกี่ยวข้อง

• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - แจกจ่ายประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดทั่วทั้งองค์กร  เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นการประกาศวิธีที่พวกเขาสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้

• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากมูลค่าทั้งหมดของไซต์ของคุณ

• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้รายงานข้อมูลการใช้งานที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ

• ตรวจสอบการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint แล้ว คุณสามารถ ทําการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ สําหรับไซต์ได้