สร้างและแชร์แดชบอร์ดด้วย Excel และ Microsoft Groups

รับข้อมูลของคุณ

1. คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลลงใน Excel ได้โดยตรง หรือคุณสามารถตั้งค่าคิวรีจากแหล่งข้อมูลได้ สําหรับหัวข้อนี้ เราใช้คิวรี การวิเคราะห์การขาย จากเทมเพลต Northwind Traders สําหรับ Microsoft Access ถ้าคุณต้องการใช้ คุณสามารถเปิด Access และไปที่ ไฟล์ > ใหม่ > ค้นหา และใน ค้นหา ให้ใส่ "Northwind" แล้วสร้างฐานข้อมูลเทมเพลต เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงคิวรีใดๆ ที่รวมอยู่ในเทมเพลตได้ เราได้ใส่ข้อมูลนี้ลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ให้คุณแล้ว คุณจึงไม่ต้องกังวลถ้าคุณไม่มี Access

2. ตรวจสอบว่าข้อมูลของคุณมีโครงสร้างอย่างถูกต้องโดยไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่หายไป แต่ละแถวควรแสดงถึงระเบียนหรือรายการแต่ละรายการ สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการตั้งค่าคิวรีหรือถ้าจําเป็นต้องจัดการข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ รับ & แปลงใน Excel

   

3. ถ้ายังไม่ได้จัดรูปแบบ ให้จัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel เมื่อคุณนําเข้าจาก Access ข้อมูลจะถูกนําเข้าไปยังตารางโดยอัตโนมัติ

สร้าง PivotTable

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในช่วงข้อมูลของคุณ แล้วไปที่ แทรก > PivotTable > เวิร์กชีตใหม่ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลในเวิร์กชีต

2. เพิ่มเขตข้อมูล PivotTable ที่คุณต้องการ แล้วจัดรูปแบบตามต้องการ PivotTable นี้จะเป็นพื้นฐานสําหรับผู้อื่น ดังนั้นคุณควรใช้เวลาปรับเปลี่ยนสไตล์ เค้าโครงรายงาน และการจัดรูปแบบทั่วไปที่จําเป็นในตอนนี้ คุณจึงไม่จําเป็นต้องทําหลายครั้ง สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดู ออกแบบเค้าโครงและรูปแบบของ PivotTable

   ในกรณีนี้ เราได้สร้างสรุปยอดขายระดับบนสุดตามประเภทผลิตภัณฑ์ และเรียงลําดับตามเขตข้อมูลยอดขายจากมากไปหาน้อย

   

   ดู เรียงลําดับข้อมูลใน PivotTable หรือ PivotChart สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

3. เมื่อคุณสร้าง PivotTable หลักของคุณแล้ว ให้เลือก PivotTable จากนั้นคัดลอกและวางหลายครั้งเท่าที่จําเป็นในพื้นที่ว่างในเวิร์กชีต สําหรับตัวอย่างของเรา PivotTable เหล่านี้สามารถเปลี่ยนแถวได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนคอลัมน์ได้ เราจึงวางคอลัมน์เหล่านั้นไว้ในแถวเดียวกันที่มีคอลัมน์ว่างอยู่ระหว่างแต่ละคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบว่าคุณจําเป็นต้องวาง PivotTable ของคุณไว้ใต้กันถ้าสามารถขยายคอลัมน์ได้

   สิ่งสำคัญ: PivotTable ไม่สามารถซ้อนทับกันได้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบของคุณจะช่วยให้มีพื้นที่ว่างระหว่าง PivotTable เพียงพอที่จะอนุญาตให้ขยาย และทําสัญญาเมื่อค่าถูกกรอง เพิ่ม หรือเอาออก

   ในขั้นตอนนี้ คุณอาจต้องการตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับ PivotTable ของคุณ เพื่อให้คุณทราบว่า PivotTable ของคุณทําอะไร มิฉะนั้น Excel จะตั้งชื่อเป็น PivotTable1, PivotTable2 และอื่นๆ คุณสามารถเลือกแต่ละรายการ แล้วไปที่ วิเคราะห์ PivotTable > PivotTable แล้วใส่ชื่อใหม่ในกล่อง ชื่อ PivotTable นี่เป็นสิ่งสําคัญเมื่อถึงเวลาที่จะเชื่อมต่อ PivotTable ของคุณกับตัวแบ่งส่วนข้อมูลและตัวควบคุมไทม์ไลน์

   

สร้าง PivotChart

1. คลิกที่ใดก็ได้ใน PivotTable แรก แล้วไปที่ วิเคราะห์ PivotTable > เครื่องมือ > PivotChart แล้วเลือกชนิดแผนภูมิ เราเลือกแผนภูมิผสมที่มียอดขายเป็นแผนภูมิคอลัมน์แบบกลุ่ม และ % ผลรวม เป็นแผนภูมิเส้นที่ลงจุดบนแกนทุติยภูมิ

   

2. เลือกแผนภูมิ จากนั้นเลือกขนาดและรูปแบบตามต้องการจากแท็บ วิเคราะห์ PivotChart, ออกแบบ และ รูปแบบ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูชุดแผนภูมิ การจัดรูปแบบของเรา

3. ทําซ้ําสําหรับแต่ละ PivotTable ที่เหลือ

4. ถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนชื่อ PivotChart ของคุณด้วย ไปที่ วิเคราะห์ PivotChart > PivotChart แล้วใส่ชื่อใหม่ในกล่อง ชื่อแผนภูมิ

เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลและไทม์ไลน์

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลและไทม์ไลน์ช่วยให้คุณสามารถกรอง PivotTable และ PivotChart ของคุณได้อย่างรวดเร็ว คุณจึงสามารถเห็นเฉพาะข้อมูลที่สื่อความหมายสําหรับคุณ

1. เลือก PivotTable แล้วไปที่ วิเคราะห์ PivotTable > ตัวกรอง > แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล แล้วเลือกแต่ละรายการที่คุณต้องการใช้สําหรับตัวแบ่งส่วนข้อมูล สําหรับแดชบอร์ดนี้ เราเลือก ประเภทชื่อผลิตภัณฑ์พนักงาน และชื่อลูกค้า เมื่อคุณคลิก ตกลง ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในกลางหน้าจอ เรียงซ้อนทับกัน ดังนั้นคุณจะต้องจัดเรียงและปรับขนาดตามที่จําเป็น

   

2. ตัวเลือกตัวแบ่งส่วนข้อมูล: ถ้าคุณคลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลใดๆ คุณสามารถไปที่แท็บ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล และเลือกตัวเลือกต่างๆ เช่น สไตล์ และจํานวนคอลัมน์ที่แสดง คุณสามารถจัดแนวตัวแบ่งส่วนข้อมูลหลายตัวได้โดยการเลือกตัวแบ่งส่วนข้อมูลเหล่านั้นด้วย Ctrl+คลิกซ้าย แล้วใช้เครื่องมือ จัดแนว บนแท็บ เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูล

3. Connections ตัวแบ่งส่วนข้อมูล: ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะเชื่อมต่อกับ PivotTable ที่คุณใช้สร้างเท่านั้น คุณจึงต้องเลือกตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละรายการ แล้วไปที่ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล > ตัวแบ่งส่วนข้อมูล > รายงาน Connections และตรวจสอบว่า PivotTable ใดที่คุณต้องการเชื่อมต่อ ตัวแบ่งส่วนข้อมูลและไทม์ไลน์สามารถควบคุม PivotTable บนเวิร์กชีตใดก็ได้ แม้ว่าเวิร์กชีตจะถูกซ่อนก็ตาม

   

4. เพิ่มไทม์ไลน์: เลือก PivotTable แล้วไปที่ วิเคราะห์ PivotTable > ตัวกรอง > แทรกไทม์ไลน์ แล้วเลือกแต่ละรายการที่คุณต้องการใช้ สําหรับแดชบอร์ดนี้ เราเลือก วันที่สั่งซื้อ

5. ตัวเลือกไทม์ไลน์: คลิกที่ไทม์ไลน์ และไปที่แท็บ ไทม์ไลน์ แล้วเลือกตัวเลือก เช่น สไตล์ส่วนหัว และ คําอธิบายภาพ เลือกตัวเลือก Connections รายงาน เพื่อลิงก์ไทม์ไลน์ไปยัง PivotTable ที่คุณเลือก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแบ่งส่วนข้อมูลและตัวควบคุมไทม์ไลน์

ขั้นตอนต่อไป

ขณะนี้แดชบอร์ดของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่คุณอาจยังต้องจัดเรียงแดชบอร์ดให้เป็นไปตามที่คุณต้องการ และทําการปรับเปลี่ยนขั้นสุดท้าย ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มชื่อรายงานหรือพื้นหลัง สําหรับแดชบอร์ดของเรา เราได้เพิ่มรูปร่างรอบๆ PivotTable และปิดหัวเรื่องและเส้นตารางจากแท็บมุมมอง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทดสอบตัวแบ่งส่วนข้อมูลและไทม์ไลน์แต่ละรายการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่า PivotTable และ PivotChart ของคุณทํางานตามที่คุณต้องการ คุณอาจพบสถานการณ์ที่การเลือกบางอย่างทําให้เกิดปัญหาถ้า PivotTable หนึ่งต้องการปรับและเหลื่อมกัน ซึ่งไม่สามารถทําได้และจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ปัญหาเหล่านี้ควรได้รับการแก้ไขก่อนที่คุณจะแจกจ่ายแดชบอร์ดของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่าแดชบอร์ดของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกแท็บ แชร์แดชบอร์ด ของคุณ ที่ด้านบนของหัวข้อนี้เพื่อเรียนรู้วิธีการแจกจ่ายแดชบอร์ด

ขอแสดงความยินดีกับการสร้างแดชบอร์ดของคุณ! ในขั้นตอนนี้ เราจะแสดงวิธีการตั้งค่ากลุ่ม Microsoft เพื่อแชร์แดชบอร์ดของคุณ สิ่งที่เราจะทําคือปักหมุดแดชบอร์ดของคุณไว้ที่ด้านบนของไลบรารีเอกสารของกลุ่มของคุณใน SharePoint เพื่อให้ผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายตลอดเวลา

จัดเก็บแดชบอร์ดของคุณในกลุ่ม

ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกเวิร์กบุ๊กแดชบอร์ดของคุณในกลุ่ม คุณจะต้องย้ายเวิร์กบุ๊กนั้นไปที่นั่น ถ้าไฟล์อยู่ในไลบรารีไฟล์ของกลุ่มอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

1. ไปที่กลุ่มของคุณใน Outlook 2016 หรือ Outlook บนเว็บ

2. บนบัตรของกลุ่ม ให้เลือก ไฟล์ เพื่อเข้าถึงไลบรารีเอกสารของกลุ่ม

3. เลือก ไฟล์ > อัปโหลด > ไฟล์ จากนั้นเรียกดูและเลือกเวิร์กบุ๊กแดชบอร์ดของคุณ จากนั้นเลือก เปิด เพื่ออัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร

เพิ่มลงในไซต์ทีม SharePoint Online ของกลุ่มของคุณ

1. ไปที่ไซต์ทีม SharePoint Online ของกลุ่มของคุณ จาก Outlook ในกลุ่ม การติดต่อสื่อสาร ให้เลือก ไฟล์

2. ในบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ให้เลือก เอกสาร

3. ค้นหาเวิร์กบุ๊กแดชบอร์ดของคุณ และเลือกวงกลมการเลือกทางด้านซ้ายของชื่อ

4. เมื่อคุณเลือกเวิร์กบุ๊กแดชบอร์ดไว้ ให้เลือก ปักหมุดที่ด้านบน

ในตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้ของคุณมาที่หน้า เอกสาร ของทีมไซต์ SharePoint Online เวิร์กชีตแดชบอร์ดของคุณจะอยู่ทางด้านบน พวกเขาสามารถเลือกและเข้าถึงแดชบอร์ดเวอร์ชันปัจจุบันได้อย่างง่ายดาย