สร้างไดเรกทอรีของชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ

1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ในขั้นตอนนี้ อย่ารวมข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียวในเอกสารไดเรกทอรีที่เป็นผลลัพธ์

1. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการทําซ้ําสําหรับแต่ละรายการในไดเรกทอรี เช่น ชื่อ: หรือ ที่อยู่ ป้ายชื่อ สําหรับแต่ละระเบียน

2. คลิกหรือแตะตําแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการวางเขตข้อมูลผสาน แล้วแทรกเขตข้อมูลผสาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เขตข้อมูลจดหมายเวียน

   เคล็ดลับ: 

   • เมื่อต้องการสร้างตารางที่มีป้ายชื่อหรือแถวหัวเรื่องหนึ่งแถว ให้สร้างส่วนหัวของเอกสาร ใส่แถวป้ายชื่อของตารางภายในส่วนหัว จากนั้นใส่เขตข้อมูลผสานลงในเนื้อหาของเอกสาร

   • 

   • วิธีนี้ใช้ได้ดีกับไดเรกทอรีขนาดยาวที่ครอบคลุมหลายหน้า เนื่องจากจะสร้างส่วนหัวสําหรับแต่ละหน้า

   คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน (« ») ด้วยตนเองได้ คุณต้องใช้บานหน้าต่างงานจดหมายเวียน

   

   ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น { MERGEFIELD City } Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนผลลัพธ์เขตข้อมูล การทําเช่นนี้ไม่มีผลต่อการผสาน แต่เป็นการยากที่จะจัดรูปแบบ คลิกขวาที่โค้ดเขตข้อมูล แล้วเลือก สลับโค้ดเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด

   

   ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

3. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 ตามต้องการ

4. หลังจากที่คุณทําเอกสารหลักเสร็จสมบูรณ์และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดแล้ว ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น

1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

2. ใช้ปุ่ม ย้อนกลับ และ ไปข้างหน้า เพื่อเลื่อนดูข้อมูลของคุณ หรือใช้ ค้นหาผู้รับ เพื่อค้นหาระเบียนที่ระบุ

3. ถ้าคุณต้องการแก้ไข ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อกลับไปยังมุมมองเขตข้อมูลผสาน

1. เลือก การส่งจดหมาย > เสร็จสิ้น & ผสาน แล้วเลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร คุณจะเห็นตัวเลือกอื่นๆ อีก 2 ตัวเลือก แต่คุณไม่สามารถใช้กับไดเรกทอรีได้

2. เลือกหนึ่งรายการ ดังนี้:

   • เมื่อต้องการผสานระเบียนทั้งหมด ให้เลือก ทั้งหมด

   • เมื่อต้องการผสานเฉพาะระเบียนที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร ให้เลือก ระเบียนปัจจุบัน

   • เมื่อต้องการผสานช่วงของระเบียน ให้พิมพ์หมายเลขระเบียนในกล่อง จาก และ ถึง

   เลือก ตกลง

3. ในเอกสารใหม่ ให้เพิ่มข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียว เช่น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือข้อความอื่นๆ

4. บันทึกหรือพิมพ์ไดเรกทอรีเช่นเดียวกับที่คุณทํากับเอกสารปกติใดๆ