สิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการบันทึกอัตโนมัติ

การเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

การบันทึกอัตโนมัติมีประโยชน์ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ แต่มีบางกรณีที่ผู้ใช้ของคุณอาจต้องเปลี่ยนวิธีการทํางานตามปกติ และเราต้องการให้คุณเตรียมพร้อมเพื่อช่วยเหลือพวกเขา สําหรับแต่ละสถานการณ์เราได้สรุปว่าสถานการณ์คืออะไรสิ่งที่อาจผิดพลาดและคําแนะนําสําหรับวิธีแก้ไข

• เริ่มต้นจากไฟล์ที่มีอยู่ ทําการแก้ไข แล้วทําบันทึกสําเนาเป็นไฟล์ใหม่ - ใครก็ตามที่เริ่มต้นจากไฟล์ก่อนหน้า (ตัวอย่างเช่น รายงานรายได้ของไตรมาสที่แล้ว) แก้ไข แล้วทําบันทึกสําเนาเพื่อเริ่มต้นรายงานรายได้ของไตรมาสนี้จะทําให้การเปลี่ยนแปลงถูกบันทึกในทั้งสองไฟล์ถ้าเปิดบันทึกอัตโนมัติอยู่ เราขอแนะนําให้ทุกคนดําเนินการ บันทึกสําเนา ก่อนที่จะทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ และเพิ่มตัวเตือนในผลิตภัณฑ์เมื่อเกิดกรณีนี้ขึ้น ถ้าผู้ใช้ทําการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ พวกเขาควรใช้ฟีเจอร์ ประวัติเวอร์ชัน เพื่อคืนค่าเอกสารต้นฉบับ

• การดําเนินการ "สมมุติฐาน" หรือ "what-if" จะเปลี่ยนแปลงไฟล์ - ใครก็ตามที่เปิดไฟล์และทําการวิเคราะห์สมมติฐานบางอย่าง (เช่น การคาดการณ์ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงตลาดต่องบประมาณ) ที่มีความต้องการปิดไฟล์โดยไม่บันทึกจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังไฟล์โดยไม่ตั้งใจในขณะที่เปิดการบันทึกอัตโนมัติ เราขอแนะนําให้ปิดการบันทึกอัตโนมัติขณะทําการวิเคราะห์สมมติฐาน แล้วเปิดอีกครั้งเมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะบันทึกอีกครั้ง

• แดชบอร์ดและการดูไฟล์ที่มีการเรียงลําดับ/ตัวกรองใน Excel - ใครก็ตามที่เรียงลําดับหรือกรองแดชบอร์ดขณะที่เปิดบันทึกอัตโนมัติอยู่จะมีผลต่อมุมมองของทุกคนในไฟล์ ถ้าไฟล์มีไว้เพื่อเป็นแดชบอร์ดหรือใช้โดยบุคคลหลายคนที่มีการเรียงลําดับและตัวกรอง เราขอแนะนําให้ตั้งค่าคุณสมบัติ Read-Only ที่แนะนํา บนไฟล์นั้นโดยใช้ ข้อมูล > ไฟล์ > ป้องกันเวิร์กบุ๊ก > เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ ดังนั้น ผู้ดูแดชบอร์ดจะไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงของพวกเขา เว้นแต่ว่าพวกเขาเลือกที่จะแก้ไขไฟล์อย่างชัดเจน

• ไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์หรือไฟล์ที่เผยแพร่ - ใครก็ตามที่แก้ไขไฟล์ที่สมบูรณ์และเผยแพร่โดยไม่ได้ตั้งใจโดยเปิดบันทึกอัตโนมัติจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาลงในไฟล์ เมื่อไฟล์เสร็จสมบูรณ์แล้ว เราขอแนะนําให้ตั้งค่าคุณสมบัติ Read-Only ที่แนะนํา หรือ กําหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย บนไฟล์ ดังนั้น การแก้ไขโดยไม่ตั้งใจจากผู้ดูและผู้อ่านไฟล์จะไม่ถูกบันทึก

การกําหนดค่าการตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติใน Office

การบันทึกอัตโนมัติสามารถกําหนดค่าได้ดังนี้

• เจ้าของไฟล์สามารถตั้งค่าเป็น เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ เพื่อช่วยป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งสามารถทําได้โดยการตั้งค่าไฟล์ให้เปิดใน แบบอ่านอย่างเดียว (ข้อมูล > ไฟล์ > ป้องกันเอกสาร/ เวิร์กบุ๊ก/ งานนําเสนอ > เปิดในแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ) หรือโดยการแชร์ไฟล์โดยไม่อนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไข (ไฟล์ > แชร์ > People ที่มีลิงก์สามารถแก้ไขและยกเลิกการเลือกกล่อง อนุญาตการแก้ไข)

  

• ผู้ใช้สามารถปิดการบันทึกอัตโนมัติสําหรับไฟล์ในขณะที่เปิดอยู่ได้โดยการคลิกตัวสลับ บันทึกอัตโนมัติ ซึ่งจะปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติสําหรับเอกสารปัจจุบันสําหรับผู้ใช้รายนั้น บันทึกอัตโนมัติจะปิดในครั้งถัดไปที่ผู้ใช้รายเดียวกันเปิดเอกสาร ถ้าพวกเขาเปิดเอกสารอื่น การบันทึกอัตโนมัติจะไม่ได้รับผลกระทบจากตัวเลือกของพวกเขาในเอกสารอื่น

  

• ผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้บันทึกอัตโนมัติปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นสําหรับไฟล์ทั้งหมดที่เปิดในแอปพลิเคชันนั้นๆ (Word, Excel, PowerPoint ) บนอุปกรณ์นั้น

  

  หมายเหตุ: ผู้ใช้ยังสามารถตั้งค่าให้บันทึกอัตโนมัติเปิดอยู่สําหรับแต่ละไฟล์ได้โดยใช้การสลับ บันทึกอัตโนมัติ ตามที่อธิบายไว้ด้านบน

• คุณ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าให้บันทึกอัตโนมัติปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นสําหรับไฟล์ทั้งหมดที่เปิดในแอปพลิเคชันนั้น (Word, Excel, PowerPoint ) โดยใช้นโยบายกลุ่ม

การตั้งค่านโยบายกลุ่มสําหรับการบันทึกอัตโนมัติ

เรากําลังแทนที่การตั้งค่า "ไม่บันทึกไฟล์อัตโนมัติใน Excel /PowerPoint /Word " นโยบายกลุ่ม ด้วยการตั้งค่า "ปิดการบันทึกอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นในการตั้งค่า Excel /PowerPoint /Word " นโยบายกลุ่ม

ถ้าคุณใช้นโยบายกลุ่มในองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้การตั้งค่านโยบายเพื่อปิดการบันทึกอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นได้ มีการตั้งค่านโยบายแยกต่างหากสําหรับ ExcelPowerPoint และ Word

ตัวอย่างเช่น การตั้งค่านโยบายสําหรับ Word มีชื่อว่า "ปิดการบันทึกอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นใน Word" และสามารถพบได้ภายใต้เส้นทางนโยบาย "Microsoft Office 2016\บันทึกอัตโนมัติ"

หากต้องการใช้การตั้งค่านโยบายเหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ ดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตการดูแลระบบล่าสุด (ADMX/ADML) จากศูนย์ดาวน์โหลด Microsoft

การทํางานกับแฟ้มภายในเครื่อง

การบันทึกอัตโนมัติจะไม่พร้อมใช้งานเมื่อทํางานกับไฟล์ภายในเครื่อง ลักษณะการทํางานการกู้คืนอัตโนมัติแบบเก่าจะยังคงพร้อมใช้งานเพื่อบันทึกสําเนาของไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงเป็นระยะๆ เพื่อช่วยลดการสูญเสียข้อมูลในกรณีที่เกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น การหยุดทํางาน

อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนําให้ผู้ดูแลระบบ IT สนับสนุนให้ผู้ใช้บันทึกไฟล์ของพวกเขาไปยัง OneDrive, OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือ SharePoint ใน Microsoft 365 เพื่อเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติและหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล คุณสามารถสนับสนุนให้เกิดการนํา OneDrive, OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือ SharePoint ใน Microsoft 365 ไปใช้ทางการศึกษาของผู้ใช้ และด้วยการปรับใช้การย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จัก ซึ่งจะซิงค์โฟลเดอร์หลักไปยังระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่และไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียข้อมูลที่สําคัญ

ดูเพิ่มเติม

บันทึกอัตโนมัติคืออะไร

ช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงไฟล์เวอร์ชั่นสุดท้าย

ดูไฟล์ Office เวอร์ชันก่อนหน้า

ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในกรณีที่เกิดการหยุดทํางานด้วยการกู้คืนอัตโนมัติ

อัปเดตล่าสุด 4 มิถุนายน 2019