แชร์ข้อมูลภายนอกโดยใช้ไฟล์ ODC (Power Query)

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชร์ข้อมูลระหว่างผู้ใช้ Excel คือการใช้ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้พกพาสะดวกและอัปเดตได้ง่าย เราขอแนะนําให้ใช้วิธีการต่อไปนี้ในการแชร์แหล่งข้อมูลภายนอกกับข้อมูลที่จัดรูปแบบโดย Power Query

ในตัวอย่างนี้ เราแชร์เวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูลที่นําเข้าจากเวิร์กบุ๊กข้อมูล แต่กระบวนการนี้ใช้กับแหล่งข้อมูลภายนอกเกือบทั้งหมดที่ Excel สามารถนําเข้าและเชื่อมต่อได้ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวคือ คุณไม่สามารถบันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังไฟล์ ODC สําหรับตาราง Excel หรือช่วงที่มีชื่อในเวิร์กบุ๊กเดียวกันกับที่คุณนําเข้ามา (โดยใช้ ข้อมูล > จากตาราง/ช่วง)

สําคัญ ถ้าคุณพบปัญหาเกี่ยวกับการรับรองความถูกต้องหรือความเป็นส่วนตัว ให้ดู จัดการการตั้งค่าแหล่งข้อมูลและสิทธิ์ และ ตั้งค่าระดับความเป็นส่วนตัว

เมื่อต้องการทําให้ข้อมูลง่ายต่อการแชร์ ผู้ใช้หนึ่งคนทําสิ่งต่อไปนี้:

เลือก ข้อมูล > รับ > ข้อมูลจาก > ไฟล์จากเวิร์กบุ๊ก
ในกล่องโต้ตอบ นําเข้าข้อมูล ให้ค้นหาและเลือกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูล แล้วเลือก เปิด
ในกล่องโต้ตอบ ตัวนําทาง ให้เลือกตาราง แล้วเลือก แปลงข้อมูล
ในตัวแก้ไข Power Query ให้จัดรูปแบบข้อมูลตามที่คุณต้องการ แล้วเลือก หน้าแรก > ปิด & โหลด
ในเวิร์กชีต Excel ที่มีข้อมูลคิวรี ให้เลือกเซลล์ในตาราง เลือก ข้อมูล เลือกลูกศรถัดจาก รีเฟรชทั้งหมด เลือก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ เลือกแท็บ ข้อกําหนด จากนั้นที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือก ส่งออกไฟล์การเชื่อมต่อ
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกไฟล์ ให้ใส่ชื่อไฟล์ เลือก บันทึก แล้วเลือก ตกลง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ไปยังแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ในตําแหน่งที่ตั้งที่บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงได้ เช่น โฟลเดอร์เครือข่าย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ให้ดูที่ เอกสารที่เชื่อถือได้ดู ตัวเลือกความเป็นส่วนตัวของฉันในศูนย์ความเชื่อถือ และ เพิ่ม เอาออก หรือเปลี่ยนตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้
บันทึกเวิร์กบุ๊ก

ผลลัพธ์

ไฟล์ ODC จะมีข้อมูลการเชื่อมต่อทั้งหมดเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลภายนอก และขั้นตอนและสูตรของการดําเนินการ Power Query ถ้าคุณต้องการ ให้เปิดไฟล์ ODC ใน Notepad เพื่อตรวจสอบรูปแบบ XML ที่ใช้

เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน บุคคลอื่นจะดําเนินการดังต่อไปนี้:

ใช้ File Explorer ค้นหาไฟล์ ODC ที่สร้างในส่วนก่อนหน้า แล้วดับเบิลคลิกExcel จะเปิดไฟล์ ODC ลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ใหม่
ถ้าคุณได้รับข้อความเกี่ยวกับการให้ความเชื่อถือแหล่งข้อมูล ให้เลือก เปิดใช้งาน
ในกล่องโต้ตอบ นําเข้าข้อมูล ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการนําเข้าข้อมูล แล้วเลือก ตกลง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบนี้ ให้เลือกเครื่องหมายคําถาม (?)
เมื่อต้องการยืนยันว่าทุกอย่างทํางานอย่างถูกต้อง ให้อัปเดตแหล่งข้อมูลของเวิร์กบุ๊ก แล้วรีเฟรชข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กนี้โดยการกด Ctrl + Alt + F5
บันทึกเวิร์กบุ๊ก