แชร์ข้อมูลภายนอกโดยใช้ไฟล์ ODC (Power Query)

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชร์ข้อมูลระหว่างผู้ใช้ Excel คือการใช้ไฟล์ Office Data Connection (ODC) ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้พกพาได้และง่ายต่อการอัปเดต เราขอแนะให้ใช้วิธีการต่อไปนี้เพื่อแชร์แหล่งข้อมูลภายนอกที่มีข้อมูลที่มีรูปร่างโดย Power Query

ในตัวอย่างนี้ เราจะแชร์เวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูลที่นําเข้าจากเวิร์กบุ๊กข้อมูล แต่ขั้นตอนนี้จะนําไปใช้กับแหล่งข้อมูลภายนอกเกือบทั้งหมดที่ Excel สามารถนําเข้าและเชื่อมต่อได้ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวคือคุณไม่สามารถบันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังไฟล์ ODC ของตาราง Excel หรือช่วงที่มีชื่อในเวิร์กบุ๊กเดียวกับที่คุณได้นําเข้า (โดยใช้ ข้อมูล>จากตาราง/ช่วง)

สําคัญ ถ้าคุณพบปัญหาเกี่ยวกับการรับรองความถูกต้องหรือความเป็นส่วนตัว ให้ดูที่จัดการการตั้งค่าและสิทธิ์ของแหล่งข้อมูล และ ตั้งค่าระดับความเป็นส่วนตัว

เมื่อต้องการแชร์ข้อมูลได้ง่าย บุคคลหนึ่งจะติดตาม:

เลือก ข้อมูล > รับ>จากไฟล์ >จากเวิร์กบุ๊ก
ในกล่องโต้ตอบ นํา เข้าข้อมูล ให้ค้นหาและเลือกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูล แล้วเลือกเปิด
ในกล่องโต้ตอบ ตัว นําทาง ให้เลือกตาราง แล้วเลือก แปลงข้อมูล
ใน ตัวแก้ไข Power Query ให้จัดรูปแบบข้อมูลตามที่คุณต้องการ แล้วเลือก หน้าแรก>ปิด&โหลด
ในเวิร์กชีต Excel ที่มีข้อมูลคิวรี ให้เลือกเซลล์ในตาราง เลือก ข้อมูลเลือกลูกศรที่อยู่ถัดจาก รีเฟรชทั้งหมด เลือก คุณสมบัติการเชื่อมต่อเลือกแท็บ ข้อนิยามจากนั้น ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือก ส่งออกไฟล์การเชื่อมต่อ
ในกล่องโต้ตอบ บันทึก ไฟล์ ให้ใส่ชื่อไฟล์ เลือกบันทึก แล้วเลือกตกลง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ลงในแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ในที่ที่บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงได้ เช่น โฟลเดอร์เครือข่าย For more information about trusted data sources, see Trusted documents, View my privacy options in the Trust Center, and Add, remove, or change a trusted location.
บันทึกเวิร์กบุ๊ก

ผลลัพธ์

ไฟล์ ODC มีข้อมูลการเชื่อมต่อทั้งหมดเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลภายนอกและขั้นตอนและสูตรของการดําเนินการ Power Query ถ้าคุณต้องการ ให้เปิดไฟล์ ODC ใน Notepad เพื่อตรวจสอบรูปแบบ XML ที่ใช้

เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลที่แชร์ บุคคลอื่นจะดการสิ่งต่อไปนี้:

ใช้ File Explorer ค้นหาไฟล์ ODC ที่สร้างในส่วน ก่อนหน้า แล้วดับเบิลคลิก

Excel จะเปิดไฟล์ ODC ลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ใหม่
ถ้าคุณได้รับข้อความเกี่ยวกับการเชื่อถือแหล่งข้อมูล ให้เลือกเปิดใช้งาน
ในกล่องโต้ตอบ นํา เข้าข้อมูล ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการนําเข้าข้อมูล แล้วเลือกตกลง For more information about using this dialog box, select the question mark (?).
เมื่อต้องการยืนยันว่าทุกอย่างใช้งานได้อย่างถูกต้อง ให้อัปเดตแหล่งข้อมูลเวิร์กบุ๊ก แล้วรีเฟรชข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กนี้โดยการกด Ctrl + Alt + F5
บันทึกเวิร์กบุ๊ก