การแชร์ใน Outlook ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการแชร์และชนิดของการเข้าถึงที่คุณต้องการมอบให้กับบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแชร์กล่องจดหมายเดียวระหว่างบุคคลหลายคนที่จดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมดมาจากกล่องจดหมายนั้น หรือคุณสามารถแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ หรือทั้งกล่องจดหมายของคุณกับผู้อื่น คุณยังสามารถอนุญาตให้ผู้อื่นจัดการปฏิทินหรือกล่องจดหมายของคุณได้
เมื่อคุณให้สิทธิ์บุคคลอื่นในการจัดการกล่องจดหมายของคุณ คุณกําลังมอบสิทธิ์ผู้รับมอบสิทธิ์ให้แก่พวกเขา การดําเนินการนี้ทําได้มากกว่าสิทธิ์ในการแก้ไข และเป็นสิ่งที่อนุญาตให้ผู้อื่นส่งหรือตอบกลับจดหมายหรือรายการปฏิทินในนามของคุณ ในกรณีพิเศษ คุณสามารถอนุญาตการจัดการกล่องจดหมายและปฏิทินของคุณอย่างเต็มรูปแบบซึ่งผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณมีสิทธิ์ที่จะทําหน้าที่ เหมือนกับคุณ เมื่อสร้างหรือตอบกลับข้อความหรือเหตุการณ์ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้รับมอบสิทธิ์ ให้ดู เกี่ยวกับผู้รับมอบสิทธิ์: อนุญาตให้ผู้อื่นจัดการจดหมายและปฏิทินของคุณใน Outlook
ถ้าและวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการแชร์ต่างๆ เหล่านี้ใน Outlook ยังขึ้นอยู่กับชนิดของบัญชีที่คุณกําลังใช้อยู่ด้วย ตัวอย่างเช่น ตัวเลือกการแชร์บางอย่างจะถูกจํากัดไว้ที่บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนที่ใช้ในองค์กร ตัวเลือกอื่นๆ เช่น การแชร์ปฏิทิน มีการเข้าถึงที่กว้างขึ้น และสามารถทําได้ด้วยบัญชีส่วนบุคคล เช่น Outlook.com หรือบัญชี Hotmail.com
เคล็ดลับ: เมื่อต้องการทําความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชี ให้ดู ความแตกต่างระหว่างบัญชี Microsoft และบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนคืออะไร
วิธีต่างๆ ในการแชร์ใน Outlook
ตารางด้านล่างนี้อธิบายวิธีต่างๆ ในการแชร์ใน Outlook ชนิดของบัญชีที่จําเป็น และคุณต้องการให้ผู้ดูแลระบบ IT ขององค์กรของคุณตั้งค่านี้ให้คุณหรือไม่
|
ชนิดของการแชร์ |
คำอธิบาย |
ตัวอย่างของสถานการณ์สมมติ |
ชนิดของบัญชี |
จําเป็นต้องมีการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ IT |
|
กล่องจดหมายที่แชร์ |
กล่องจดหมายที่แชร์ให้การเข้าถึงกล่องจดหมายทั้งหมดเป็นกลุ่มหรือแต่ละรายการ ซึ่งรวมถึงเนื้อหาของกล่องจดหมาย เช่น โฟลเดอร์ ปฏิทิน และที่ติดต่อ เมื่อบุคคลในกลุ่มตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะปรากฎว่ามาจากที่อยู่ที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย สิทธิ์ในกล่องจดหมายที่แชร์อาจแตกต่างกันระหว่างสมาชิก |
ทีมบริการลูกค้าต้องการกล่องจดหมายเดียวที่อีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมดไปยัง info@contoso.com สมาชิกของทีมบริการลูกค้าที่มีสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์สามารถรับและตอบกลับข้อความได้ การตอบกลับจะถูกส่งจาก info@contoso.com ไม่ว่าใครจากกลุ่มจะตอบกลับข้อความนั้นก็ตาม |
บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน |
ใช่ ต้องมีการตั้งค่าผู้ดูแลระบบผู้ดูแลระบบจะกําหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ทั้งหมดที่ต้องการการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ |
|
ปฏิทินที่ถูกแชร์ |
ปฏิทินที่แชร์จะถูกจํากัดไว้ที่โฟลเดอร์ปฏิทินภายในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะแชร์ปฏิทินของคุณกับบุคคลหนึ่งคนหรือหลายคน สิทธิ์อาจแตกต่างกันระหว่างบุคคลที่คุณกําลังแชร์ปฏิทินด้วย และขึ้นอยู่กับบัญชีที่คุณใช้เพื่อแชร์ปฏิทินของคุณด้วย บางแง่มุมของการแชร์ปฏิทินจะจํากัดเฉพาะบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนเท่านั้น |
คุณอาจต้องการแชร์ปฏิทินกับตัวจัดกําหนดการ ผู้ดูแลระบบผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน เพื่อน ครอบครัว หรือบุคคลที่น่าเชื่อถืออื่นๆ |
บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนและบัญชีส่วนบุคคล |
ไม่จําเป็นต้องตั้งค่าผู้ดูแลระบบ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถเลือกปฏิทินที่คุณต้องการแชร์และกําหนดสิทธิ์จากภายใน Outlook ได้ ถ้าคุณกําลังใช้บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียน คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้รับมอบสิทธิ์ซึ่งอนุญาตให้ผู้รับมอบสิทธิ์ส่งและตอบกลับคําเชิญเข้าร่วมการประชุมในนามของคุณได้ |
|
โฟลเดอร์ที่แชร์ |
เลือกแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณกับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ คุณสามารถตั้งค่าระดับการเข้าถึงสําหรับแต่ละบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วยได้ โดยการให้สิทธิ์สําหรับดูเท่านั้น แก้ไข หรือมอบสิทธิ์สิทธิ์การใช้งานการรับมอบสิทธิ์มีสองชนิด คุณสามารถเลือกให้ผู้อื่นส่งในนามของคุณ หรือส่งเป็นคุณก็ได้ |
สถานการณ์สมมติที่ 1: คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์ดูเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณกําลังจัดการโครงการและต้องการให้บุคคลในทีมของคุณเข้าถึงอีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น คุณสามารถอนุญาตให้บุคคลนี้สามารถตอบกลับข้อความได้ แต่พวกเขาสามารถตอบกลับได้เฉพาะตนเองเท่านั้น ไม่ใช่ในนามของคุณสถานการณ์สมมติที่ 2: ผู้จัดการกําหนดสิทธิ์ผู้รับมอบสิทธิ์ให้กับผู้ช่วยของพวกเขา เพื่อให้ผู้ช่วยสามารถตรวจสอบและตอบกลับอีเมลในนามของพวกเขาได้ หรือพวกเขาต้องการให้ผู้ช่วยมีการจัดการกล่องจดหมายของพวกเขาอย่างสมบูรณ์ และให้สิทธิ์ ส่งเป็น แก่พวกเขา ในทั้งสองอินสแตนซ์ ผู้จัดการสามารถเลือกที่จะแชร์ทั้งกล่องจดหมาย (รวมถึงปฏิทินของพวกเขา) หรือแชร์โฟลเดอร์ที่เลือกเท่านั้น |
บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน |
อาจจําเป็นต้องมีการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึง คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณได้ ซึ่งรวมถึงการเพิ่มบุคคลเป็นผู้รับมอบสิทธิ์และให้สิทธิ์ ส่ง ในนามของ สิทธิ์เหล่านั้น อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการให้สิทธิ์ ส่งเป็น แก่บุคคลอื่น คุณต้องติดต่อผู้ดูแลระบบ IT ที่รับผิดชอบในการจัดการ Outlook ในองค์กรของคุณเพื่อตั้งค่านี้ให้กับคุณ |
พร้อมที่จะเริ่มแชร์แล้วหรือยัง
เลือกบทความด้านล่างสําหรับวิธีการเริ่มต้นการแชร์
